電子契約の基礎知識
電子契約とは、インターネットを介して行う契約のことを指します。
現状、法律で電子契約の明確な定義はされていませんが、一般的には書面の契約書に署名や押印をする従来の形式に代わり、電子文書に「電子署名」や「タイムスタンプ」などを付与して契約を締結する形式を指します。
まずは電子契約の基礎知識として、電子契約の法的効力や注目を集める理由について確認していきましょう。
電子契約の効力
そもそも契約は、当事者同士の口約束でも成立します。つまり、契約書を作成することは契約成立の要件ではありません。
しかし、契約に関する事項についてトラブルや訴訟が発生した際、口頭での契約では合意内容について証明することが困難です。
こうした事態に備え、双方の合意により契約が成立した証拠として契約書が必要とされているのです。
裁判で書面による契約書を証拠とするには、「文書の成立が真正」であることを証明する必要があり、電子契約においては「電子文書の成立が真正」であることの証明が求められます。
そして、「電子署名法」の第3条では、「本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は、真正に成立したものであると推定される」と示されています。
つまり、電子文書に電子署名を行うことで、書面における署名や押印に相当する効力を持たせることができます。
電子契約が注目されている背景
電子契約に注目が集まる大きな要因として、以下の2点を挙げることができます。
- テレワークの普及
- DXの活発化
電子契約の注目度が増している背景について見ていきましょう。
テレワークの普及
電子契約の注目が高まっている要因のひとつに、テレワークの急速な普及が挙げられます。
2020年春の新型コロナウイルス感染症の急拡大により、多くの企業がテレワークへと移行しました。しかし、契約業務をはじめ、紙とハンコによるアナログ業務が障害となり、テレワークを導入できない、あるいは導入したもののやむを得ず出社する状況に直面した企業も少なくありませんでした。
こうした状況を受け、ペーパーレス・ハンコレスの一環として電子契約の導入を検討する企業が増えつつあるのです
以下の記事では、テレワークのメリットや促進のポイントについて解説しているので、あわせてお読みください。
DXの活発化
国内外の企業でDXの取り組みが活発化していることも、電子契約への注目が高まっている要因だと言えます。
DXとは「デジタル技術による生活やビジネスの変革」であり、グローバル化が進む市場で競争力を高めていくにはDXの取り組みは不可欠です。
そして、DXを実現するには、紙とハンコに代表されるアナログ業務から脱却する必要があります。
そうしたなか、DX推進の第一歩として電子契約への注目が高まりつつあるのです。
以下の記事では、DXの基礎知識や推進事例を紹介しているので、あわせてお読みください。
電子契約に必要な「電子署名」と「タイムスタンプ」とは？
書面契約と同等の効力を電子契約に持たせるためには、「電子文書の成立が真正」であることを証明する必要があるとお伝えしました。
そして、その証明に役立つのが「電子署名」と「タイムスタンプ」です。
次は、電子署名とタイムスタンプの概要と、電子契約との組み合わせについてご紹介します。
電子署名とは？
電子署名とは、データ化した電子文書への署名のことで、電子文書の本人性や非改ざん性を担保するための技術です。
電子文書に電子署名を付与することで、当該の電子文書が「本人によって作成されたものであること」を証明でき、「作成者以外が文書内容を変更した際に警告を表示し、改ざんを検知すること」ができます。
以下の記事では、電子署名について詳しく解説しているので、あわせてお読みください。
タイムスタンプとは？
タイムスタンプとは、電子文書が作成された日時を記録し、証明するための技術です。
電子文書にタイムスタンプを付与することで、当該の電子文書が「その時刻にたしかに存在したこと」と「その時刻以降に改ざんされていないこと」を証明することができます。
以下の記事では、タイムスタンプについて詳しく解説しているので、あわせてお読みください。
電子署名とタイムスタンプで電子契約の効力を担保
電子署名とタイムスタンプを組み合わせることで、「誰が」「いつ」締結した電子契約なのかを明確にすることができ、第三者による改ざんが加えられていないことを証明することができます。
これにより、電子文書の成立が真正であることの証拠となり、電子契約の有効性を担保することが可能です。
電子契約を導入するメリット
電子契約を導入することで、以下のようなメリットが期待できます。
- コスト削減
- 契約業務の効率化・迅速化
- 契約書の管理負担が軽減
- テレワークの促進
次は、企業が電子契約を導入することのメリットを詳しく確認していきましょう。
コストの削減
電子契約を導入することで、契約手続きで発生していた以下のようなコストを削減することが可能です。
- 紙代・インク代などの印刷費用
- 取引先への発送・返送コスト
- 収入印紙のコスト（印紙税）
- 契約書の保管場所の賃料や備品代
など
また、後述する契約業務の効率化・迅速化の効果により、契約業務にまつわる作業工数が削減され、人的コストの節約にもつなげることが可能です。
契約業務の効率化・迅速化
電子契約を導入するメリットとして、契約業務の効率化・迅速化を挙げることができます。
書面による契約手続きでは、契約書の作成・印刷、署名と押印、郵送準備、保管庫への格納、といった手作業が発生するため、作業効率が低下したりヒューマンエラーが発生しやすくなります。
また、契約書を郵送してから相手先に届くまで、そして取引先から返送された契約書が自社に届くまでに、数日のタイムラグが発生してしまいます。
一方、電子契約であれば一連の作業をデバイス上で完結させることができるため、業務の効率化や、契約締結までのスピードアップにつながります。
契約書の管理負担が軽減
電子契約を導入することで、契約書の管理負担を軽減することができます。
紙の契約書の場合、後から契約内容を確認したいときに、大量の書類のなかから該当の契約書を探しだすのは大きな負担となってしまいます。
また、保存期間を過ぎた契約書は、セキュリティやコンプライアンスの観点から速やかに破棄するべきであり、定期的なチェックが必要になります。
電子契約であれば、取引先名や契約時期、契約書の内容などの条件で契約書データを検索することができるため、必要に応じて速やかに参照することができ、ライフサイクルマネジメントも効率化することができます。
テレワークの促進
電子契約の導入は、テレワークの促進にも効果的です。
テレワークを定着させるには、紙とハンコを使ったアナログ業務からの脱却が重要です。
書面で契約書を作成している場合、契約内容の確認や印刷、押印や取引先への発送など、オフィスにいなければ対応できない作業が発生してしまいます。
デバイス上で手続きが完結する電子契約であれば、在宅勤務などのテレワーク中でも円滑に契約を進めることができるでしょう。
電子契約で覚えておきたい注意点
導入することで多くのメリットが期待できる電子契約ですが、注意が必要な点も存在します。
次は、電子契約の導入を検討するときに覚えておきたい注意点を見ていきましょう。
一部契約では利用できない
一部の契約では、電子契約が認められない場合があるため注意が必要です。
たとえば、定期借地契約や定期建物賃貸借契約、マンション管理業務委託契約など、書面での作成が法令で定められている契約があります。
ただし、書面での締結が義務付けられている契約はごく一部であり、企業で一般的に取り交わされる契約の多くは電子契約が可能です。
取引先の理解が必要
契約は自社だけで完結するものではないため、電子契約の導入にあたって取引先の理解を得る必要があります。
年々、電子契約を導入する企業は増えてきているものの、電子契約の効力に対する不安や既存の契約フローを変更したくない、といった理由から電子契約の導入に消極的な企業も存在します。
そのため、事前に電子契約を導入する旨を取引先に通知し、電子契約のメリットや導入後の契約の流れを説明しておきましょう。
また、今まで通り書面での契約を希望する取引先に対しては引き続き書面で対応するなど、取引先への配慮を心がけることが大切です。
電子契約サービス選びのポイント
電子契約サービスを選ぶ際は、以下のポイントを確認することをおすすめします。
- 法的効力が担保されているか
- 社内承認フローを再現可能か
- 他システム・サービスと連携できるか
各ポイントについて詳しく確認していきましょう。
法的効力が担保されているか
先述の通り、契約自体は口約束でも成立しますが、トラブルや訴訟に発展した際には合意内容を証明する証拠が求められます。
そのため、書面契約と同等の法的効力が担保された電子契約サービスを選択することが大切です。
無料の電子契約サービスの場合、電子文書の本人性や非改ざん性を担保する機能が備わっておらず、トラブルや訴訟に発展した際に証拠として機能しない可能性があります。
万が一のトラブル・訴訟に備え、電子署名とタイムスタンプの機能が備わった電子契約サービスを選択することをおすすめします。
社内承認フローを再現可能か
契約手続きにおける社内の業務フローを再現可能かどうかも確認しておきましょう。
契約業務の一連の流れのなかで、契約内容について社内稟議を行い、承認・決裁を経てから契約書を発行するケースは少なくありません。
承認フロー機能を備えた電子契約サービスであれば、契約締結前の社内稟議をサービス上で再現することができ、既存の業務フローを大きく変えることなく導入することができるでしょう。
他システム・サービスと連携できるか
現在使用している、もしくは導入を検討しているシステム・サービスとの連携可否についても確認しておきましょう。
電子契約サービスを業務システムと連携することで、契約書の作成や顧客管理、締結後の管理などの利便性をさらに高めることが可能です。
また、契約書を電子保存するのであれば、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムとの連携が可能なサービスを選ぶことをおすすめします。
契約業務の電子化なら「invoiceAgent 電子契約」
最後に、電子契約を実現するソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔの「invoiceAgent 電子契約」をご紹介します。
電子署名＆タイムスタンプで契約の有効性を担保
「invoiceAgent 電子契約」は、契約者双方の社内承認を経た電子契約書に対し、タイムスタンプと電子署名を付与します。これにより、「電子文書の成立が真正」であることを証明し、電子契約の有効性を高めます。
また、契約締結後には、タイムスタンプと電子署名が施された完了証明書が出力されるので、信頼性とセキュリティを担保した電子契約が可能です。
他ソリューションとの連携で業務を効率化
「invoiceAgent 電子契約」を、ウイングアーク１ｓｔが提供するクラウドサービスと連携することで、さらなる業務効率化を見込めます。
「invoiceAgent」には電子契約以外にもさまざまなソリューションがあります。それらを組み合わせることで契約に付随する関連文書のWeb配信や、電子帳簿保存法に対応した電子保存・一元管理を実現可能です。
まとめ
今回は、電子契約に焦点を当て、その概要やメリット、電子契約サービスの選び方についてご紹介しました。
電子契約の導入は、コスト削減や業務効率化、テレワークの促進など、企業に多くのメリットをもたらします。
書面による契約業務に課題を感じている企業や、契約業務の電子化を検討している企業は、今回ご紹介した情報も参考に「invoiceAgent 電子契約」で電子契約を実現してみてはいかがでしょうか。
