生産性の基礎知識
まずは基礎知識として、生産性の意味や種類、業務効率との違いについて確認していきましょう。
生産性とは？
生産性を簡潔に説明すると、「投入（インプット）に対する産出（アウトプット）の割合」であり、「生産性＝産出（アウトプット）÷投入（インプット）」という計算式で表すことができます。
つまり、生産性は「ある成果（製品や売上など）を生み出すために、投入した生産要素（労働力や機械設備、原材料など）をどれだけ効率的に使用できたか」を測る指標だと言えます。
また、「より少ない投入（インプット）で、より多く産出（アウトプット）できる状態」にすることを「生産性向上」と呼びます。
主な投入と産出の例として、以下を挙げることができます。
- 投入（インプット）…労働力（労働者数や労働時間）、機械設備、原材料など
- 産出（アウトプット）…生産数量、売上金額、付加価値額など
生産性の種類
生産性は、「何を投入（インプット）とするか」によっていくつかの種類にわけることができます。
ここでは、企業で一般的に用いられる「労働生産性」と「資本生産性」の2種類を紹介します。
労働生産性
労働生産性は、「投入した労働力（労働者数もしくは労働時間）に対して、産出された成果（生産量や生産額）の割合」を表す指標です。
1人の労働者（もしくは1時間の労働）につき、どれだけ成果の産出に貢献できているかを把握するのに役立ちます。
計算式にすると、「労働生産性＝生産量や生産額÷労働者数や労働時間」となります。
資本生産性
資本生産性は、「保有する資本（機械設備や土地など）1単位に対して、産出された付加価値額の割合」を表す指標です。
保有している資本がどれだけ効率的に稼働・利用されているかを把握するのに役立ちます。
計算式にすると、「資本生産性＝生産量や生産額÷有形固定資産」となります。
「生産性向上」と「業務効率化」との違い・関係性
「生産性向上」とよく似た言葉に「業務効率化」があります。
業務効率化とは、業務工程から「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、少ない労働力や作業工数で業務を遂行できるようにすることを指します。
つまり業務効率化は、生産性における投入（インプット）の削減につながる取り組みであり、生産性向上を図るための手段のひとつと言えます。
生産性向上が必要な理由
企業において生産性向上が重要視されている理由として、以下の3点を挙げることができます。
- 日本企業における労働生産性の低迷
- 少子高齢化による労働力不足への対応
- ワークライフバランスの実現
次は、企業が生産性向上に取り組むべき理由を見ていきましょう。
日本企業における労働生産性の低迷
インターネットが普及したことで、ビジネスシーンのグローバル化が急速に進んでいます。
しかし、公益社団法人 日本生産性本部が公表している「労働生産性の国際比較 2021」では、日本企業の労働生産性が先進各国と比較して低水準であることが指摘されています。
この調査によれば、OECD（経済協力開発機構）に加盟する38カ国のなかで、2020年の日本の時間あたり労働生産性は23位（2019年は21位）、1人あたり労働生産性は28位（2019年は26位）となっています。
いずれも前年の順位から後退しており、データ取得可能な1970年以降もっとも低い順位です。
今後ますます競争が激化していく国際市場で日本企業が生き残っていくためには、生産性向上に取り組み競争力を高めていくことが不可欠だと言えるでしょう。
（参照：労働生産性の国際比較 | 調査研究・提言活動 | 公益財団法人日本生産性本部）
少子高齢化による労働力不足への対応
生産性向上が重要視されている背景には、深刻化する労働力不足の問題もあります。
少子高齢化が急速に進む日本では、生産年齢（15歳以上65歳未満）人口が減少傾向にあります。
国立社会保障・人口問題研究所が公表している「日本の将来推計人口（平成29年推計）」によると、日本の生産年齢人口は1995年の8,726万人をピークに減少を続け、2015年には7,728万人まで減少しています。
さらにこの資料では、将来の日本の生産年齢人口について、2029年には7,000万人、2040年には6,000万人、2056年には5,000万人を下回ることが示唆されています。
深刻化する労働力不足に企業が対応するためには、生産性向上に取り組み、少ない労働力でも生産力を維持・向上していく仕組みづくりが必要になるでしょう。
ワークライフバランスの実現
ワークライフバランスの重要性が高まっていることも、生産性向上が必要とされる理由のひとつです。
ワークライフバランスとは「仕事と生活の調和が取れている状態」を指し、内閣府はワークライフバランスの実現を官民一体で取り組む重要施策として位置づけています。
仕事と並行して子育てや介護を行ったり、趣味や自己啓発といったプライベートの時間を確保するためには、長時間労働の是正、時短勤務やテレワークといった柔軟な働き方への対応など、取り組むべき多くの課題が存在します。
生産性向上はそうした課題の解決にもつながる取り組みであり、ワークライフバランスの実現、ひいては働き方改革の促進の面でも非常に重要です。
生産性を高めるポイントとは？
次は生産性を高めるポイントとして、以下の3点をご紹介します。
- 現状分析と課題整理
- ITツール・システムの導入
- PDCAを回す仕組みの整備
それぞれ詳しく見ていきましょう。
現状分析と課題整理
まずは自社の生産性について現状分析を行い、生産性向上に向けた課題を整理することが大切です。
既存の業務フローを見直し、各工程で「誰がどんな作業をしているのか」、「何を使って作業をしているのか」、「どれくらいの工数をかけているのか」といった点を整理しましょう。
そうすることで、現状の労働生産性を算出・把握することができ、改善するべき課題を明確化できます。
ITツール・システムの活用
生産性を高めるには、ITツール・システムの活用も重要です。
企業で行われている業務には、利益に直結しない「ノンコア業務」があります。
たとえば、文書の仕分け・発送作業やシステム入力作業などは、ノンコア業務の代表例と言えます。
こうしたノンコア業務はルーティン化した定型作業であることが多く、ITツール・システムを活用することで省力化・自動化することが可能です。
ITツール・システム活用によってノンコア業務における人員や作業工数を減らすことができれば、生産性向上で重要な「投入（インプット）の削減」を実現できるでしょう。
PDCAを回す仕組みの整備
生産性向上の取り組みは、PDCA（Plan：計画、Do：実行、Check：評価、Action：改善）のサイクルを回しながら継続的に行うことが大切です。
「施策を実行してそこで終わり」ではなく、実施した施策の効果を評価し、その後の改善につなげていく必要があります。
PDCAサイクルを回しながら生産性向上を目指すためにも、定量的な目標を立てるとともに、データを客観的に評価・分析できる仕組みを整えることが重要です。
文書の電子化が生産性向上につながる
生産性を高める方法についてご紹介しましたが、何から取り組むべきか迷ってしまう方もいることでしょう。
そのような場合、文書の電子化から始めてみるのもひとつの方法です。
次は、文書の電子化が生産性向上につながる理由をご紹介します。
- 業務効率化・工数削減に効果的
- 多様な働き方への対応
- データ分析・活用基盤の構築
業務効率化・工数削減に効果的
文書の電子化は、先述したようなノンコア業務の効率化や工数削減に効果的です。
電子化した文書であれば、PCなどのデバイス上で文書作成や社内承認、取引先への配信を完結することができるため、文書運用を迅速化することできます。
また、文書内の情報をテキストデータとして扱えるため、照合作業やシステム入力などの工数を削減することが可能です。
さらに、紙の文書に比べて検索性が高いため、監査や問い合わせ対応で文書を参照・提出する際も速やかに対応することができます。
これらの特徴により、文書にまつわる業務の効率化・工数削減を実現でき、生産性向上につなげることができるでしょう。
多様な働き方への対応
文書を電子化することで、柔軟な働き方にも対応することが可能になります。
紙ベースの文書運用では、書類の確認や押印、印刷、郵送準備を行う際、基本的には社内で対応することになります。
一方、文書を電子化していれば、オフィスに縛られることなく業務を遂行することができるため、テレワークを推進することができます。
また、先述した業務効率化・工数削減が進むことで労働時間が短縮され、場合によっては時短勤務やフレックスタイム制を導入できるかもしれません。
多様な働き方に対応することで、従業員のモチベーションやパフォーマンスが高まり、結果として生産性向上にも効果を期待できるでしょう。
データ活用基盤の構築
DXの動きが活発化する昨今、生産性向上のためにはデータ活用は不可欠だと言えますが、文書の電子化はデータ活用基盤の構築という観点でも有効です。
紙文書の場合、書面の情報をそのままデータ分析に利用したり、ITツール・システムと連携することができません。
一方、電子化した文書であれば、文書内の情報をテキストデータとして扱うことが可能です。
たとえば、RPAツールと連携して業務システムへの入力を自動化したり、BIツールと連携してデータを可視化したりと、データ活用の幅を大きく広げることができるでしょう。
生産性向上に役立つ電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」
次は、文書の電子化を実現する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。
紙文書のデータ化「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙文書のデータ化を実現するソリューションです。
OCR（光学的文字認識）エンジンが5つ搭載されているほか、読み込み文書の歪みや傾きを自動補正する機能も備えています。
これらの機能により活字や手書き文字を高精度で認識・データ化し、目視や手動による確認・入力作業の効率化を実現します。
また、WebAPIやRPAとの連携によって、業務の自動化を見据えた運用も可能です。
企業間取引の電子化「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書や納品書などの企業間取引文書の送受信を電子化するソリューションです。
PDF形式の文書データを「invoiceAgent 電子取引」にアップロードすることで送受信を実現でき、複数の取引先とのやり取りを「invoiceAgent 電子取引」上で行うことができます。
既存の帳票フォーマットを変更することなく導入できるため、現場の混乱を防ぎつつ企業間取引の効率化・迅速化を実現することができるでしょう。
契約業務の電子化「invoiceAgent 電子契約」
「invoiceAgent 電子契約」は、契約業務の電子化を実現するソリューションです。
契約内容の確認や社内承認、契約締結までクラウド上で完結することができ、ウイングアーク１ｓｔが立会人となって電子署名とタイムスタンプを付与して契約の証拠力を担保します。
また、「invoiceAgent」の他製品と組み合わせることで、契約に紐づく関連文書の送受信と一元管理を実現することも可能です。
文書管理を一元化「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、データ化した文書の一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」でデータ化した文書だけでなく、他システムで出力した文書データもまとめて取り込むことができ、設定したルールに基づき自動で仕分け保存を実行します。
保存した文書データは、取引先名や取引日付、金額など、さまざまな条件の組み合わせで検索することができるため、必要な情報を速やかに参照・出力することができます。
さらに、保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんを防止する証跡管理機能が備わっているため、文書管理の効率化・工数削減を実現することが可能です。
「invoiceAgent」で年間185時間の工数を削減し、生産性向上を実現
収益用不動産の売買・仲介・賃貸管理を手掛ける武蔵コーポレーション株式会社は、「invoiceAgent」で紙文書から脱却し、生産性向上を実現しています。
同社では、2017年にウイングアーク１ｓｔの「MotionBoard Cloud」と「SVF Cloud」の連携により帳票自動出力の仕組みを構築していましたが、請求書にまつわる事務処理の効率化を図り、「invoiceAgent AI OCR」と「invoiceAgent 文書管理」を導入しました。
「invoiceAgent」の導入により、1件につき6分ほど費やしていた広告料に関する請求書処理の工数が3分に半減し、年間185時間を超える工数削減に成功。
さらに同社では、物件の修繕に関する請求書の効率化にも着手し、年間1,000時間以上の工数削減効果を見込んでいます。
今後はRPA連携による自動化も見据えるなど、生産性向上の取り組みに「invoiceAgent」を積極的に活用しています。
▼事例詳細はこちら
武蔵コーポレーション株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、生産性の基礎知識や生産性向上の必要性、取り組みのポイントなどをご紹介しました。
市場における競争力強化や労働力不足への対応、従業員のワークライフバランスの実現といった観点で、生産性向上の取り組みはあらゆる企業にとって非常に重要です。
今回ご紹介した情報も参考に、文書の電子化で生産性向上に取り組んでみてはいかがでしょうか。
