電子帳簿保存法の対象書類は？
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の全部または一部について、電子データ（電磁的記録）による保存を認める法律のことで、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つの保存区分が存在します。
ここで言う国税関係帳簿書類とは、国税に関する法律において保存が義務付けられている書類を指し、大きく分けて3種類あります。
- 国税関係帳簿
- 国税関係書類（決算関係書類）
- 国税関係書類（取引関係書類）
なお、電子取引においては国税関係書類に相当する取引情報の電子データが保存の対象となります。
国税関係帳簿
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 売掛金元帳
- 買掛金元帳
- 補助元帳
- 固定資産台帳
- 現金出納帳 など
ただし、最初から一貫してコンピュータを使用して作成した帳簿が対象であり、作成の過程で一部を手書きで記録した場合には、電子帳簿保存法の適用外となります。
国税関係書類（決算関係書類）
- 賃借対照表
- 損益計算書
- 棚卸表 など
国税関係帳簿と同様、最初から一貫してコンピュータを使用して作成した書類が対象という点に注意しましょう。
国税関係書類（取引関係書類）
- 見積書（および控え）
- 注文書（および控え）
- 請求書（および控え）
- 領収書（および控え）
- 納品書（および控え）
- 契約書（および控え） など
取引先から受領した上記書類のほか、自社で発行した書類の控えも対象となります。
電子帳簿保存法の対象となる事業者は？
「自社も電子帳簿保存法の対象？」という疑問を抱いている事業者もいらっしゃるのではないでしょうか。
結論から言うと、電子帳簿保存法はすべての企業・個人事業主が対象となります。
ただし、電子帳簿保存法の3つの区分のうち、「電子帳簿等保存」および「スキャナ保存」については、紙で保存するか電子データで保存するかを事業者が任意で選択できるため、従来通り紙媒体での保存を続けることができます。
一方で「電子取引」に関しては、宥恕措置（～2023年12月）および猶予措置（2024年1月～）が設けられているものの、電子取引で授受した取引情報は電子データのまま保存することが原則となります。
そのため、電子取引を行っている場合には電子帳簿保存法の電子取引要件への対応が必須だと言えます。
- すべての事業者が電子帳簿保存法の対象
- 電子帳簿等保存・スキャナ保存への対応に関しては事業者の任意
- 電子取引を行っている場合は電子取引要件への対応が必要
電子取引の詳しい内容については以下の記事で詳しく解説しています。あわせてお読みください。
電子帳簿保存法への対応のポイント
次は、電子帳簿保存法への対応のポイントについて確認していきましょう。
「真実性」と「可視性」の確保が必要
電子帳簿保存法では、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保：保存したデータに改ざんが加えられていないことを証明すること
- 可視性の確保：保存したデータを必要なときに速やかに確認できる環境を整備すること
この2つの要件は、先述した3つの保存区分でそれぞれ細分化された規定が定められています。
そのため、どの保存区分に対応するかに応じて、「真実性の確保」と「可視性の確保」の対応方法が異なるので注意が必要です。
システム導入による対応がおすすめ
電子帳簿保存法への対応では「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要とお伝えしましたが、どの保存区分においても専用のシステムを導入して対応することをおすすめします。
専用システムを導入することなく要件を満たすことも可能ですが、運用体制の整備が大変で、実際の運用における負担も大きくなってしまいがちです。
たとえば電子取引においては、一定の条件を満たす対象者を除いて「検索機能の確保」が必要になります。
専用システムを導入せずに検索機能を確保するには、保存するデータに規則性のあるファイル名の設定や、別途作成した索引簿との紐づけなどの対応が必要になり、運用が煩雑化しやすくなります。
スムーズに電子帳簿保存法に対応しつつ、運用時の負担も軽減したいと考えるのであれば、専用システムの導入が有力な選択肢となるでしょう。
JIIMA認証の有無をチェック
専用システムを選定する際、必ずチェックするべきポイントが「JIIMA認証」の有無です。
JIIMA認証とは、国税庁公認の第三者機関である「公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」が管理する認証制度で、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアに対して認証が付与されます。
JIIMA認証にはいくつかの種類があるため、対応したい保存区分に応じて以下のようにシステムを選定しましょう。
- 電子帳簿等保存であれば「電子帳簿ソフト法的要件認証」や「電子書類ソフト法的要件認証」を取得しているシステム
- スキャナ保存であれば「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得しているシステム
- 電子取引であれば「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しているシステム
また、JIIMA認証を取得しているか否かは、製品の公式サイトやパッケージに認証マークが掲載されているかをチェックするほか、JIIMA公式サイトの「電子取引ソフト法的要件認証製品一覧ページ」でも確認可能です。
電子帳簿保存法への対応なら「invoiceAgent」
次は、電子帳簿保存法への対応を実現するソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」を紹介します。
「invoiceAgent」は、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアの証「JIIMA認証」を取得しているサービスです。
では、「invoiceAgent」の特徴を見ていきましょう。
企業間取引の電子化なら「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、企業間で交わされる文書の送受信を電子化するソリューションです。
請求書や領収書などのPDFファイルをアップロードするだけで取引先との間で送受信することができ、CSVファイルの帳票データを所定のフォルダにアップロードして自動でPDF化することも可能です。
また、デジタルインボイス（電子化した適格請求書）の標準規格「Peppol（ペポル）」にも対応予定なので、電子帳簿保存法の電子取引要件だけでなく、インボイス制度への対応という面でも有効です。
紙文書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、活字・手書きを問わず紙文書のデータ化を実現するソリューションです。
特徴が異なる5つのOCR／AI OCRエンジンを搭載していて、文書の種類や読み取り項目にあわせて適切なエンジンを選択したり、複数のエンジンによるOCR処理を実行したりできます。
さらに、読み取り文書の歪みや傾きを修正する自動補正機能によって、文字認識率の低下を抑えます。
これらの特徴により、取引先から受領した紙帳票や、自社で発行・保存している紙帳票の控えを、高い精度でデータ化することが可能です。
文書管理の電子化を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、文書データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent」で作成・データ化した文書はもちろん、他システムで出力した文書もまとめて取り込み、設定したルールに基づき自動で仕分け・保存を実行します。
また、電子帳簿保存法の要件に対応する高度な検索機能を搭載しているので、必要な文書を速やかに参照・出力することができます。
さらに、文書の作成から破棄までの証跡を記録したり、保存期間に応じて自動削除したりできるので、効率的かつ安全に文書のライフサイクルマネジメントを行うことが可能です。
電帳法対応に「invoiceAgent」を活用している事例
最後に、電子帳簿保存法への対応に「invoiceAgent」を活用している企業事例をご紹介します。
改正電帳法に対応するワークフローを構築（ポリプラスチックス）
高性能エンジニアリングプラスチック製品の製造・販売を行うポリプラスチックス株式会社は、「invoiceAgent」を導入して改正電帳法への対応および経理業務のペーパーレス化を実現しました。
同社では全社的なDX推進活動として、さまざまなシステム・データベースで管理していた各種情報をSalesforceに一元化するプロジェクトに取り組んできました。
そうしたなか、経理領域において2022年1月施行の改正電帳法対応という要件が加わり、取引書類の電子保存対応および電帳法対応に伴う新たなワークフロー構築が必要になりました。
そこで同社は、Salesforceとの連携が容易な「invoiceAgent」で電帳法対応のための仕組みを構築することを決定。
2021年10月の開発着手から約半年で、Webベースの電帳法対応ワークフローを構築することに成功しました。
証憑類をペーパーレス化したことにより、業務工数の削減や検索性の向上を実現したほか、経理部門で週1回のリモートワークが可能になるなど、大きな効果を実感されています。
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ポリプラスチックス株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
電帳法対応とあわせて入力業務を改善（丸木医科器械）
医療機関向けの専門商社である丸木医科器械株式会社は、「invoiceAgent」の導入により、社外から受け取る帳票類と社内業務で発生する文書の電子保管を実現しました。
同社では従来、企業間取引や経費関係の業務を紙ベースで行っており、基幹システムへの入力作業の負担が大きいだけでなく、文書保管のための外部倉庫を利用するためのコストも発生していました。
こうした状況を受け、内部書類の電子保存を目的とした文書電子化プロジェクトを2020年7月に発足。
さらに、コロナ禍で電子取引促進の機運が高まるとともに、電帳法改正による要件緩和が決まったことで、取引書類も含む全社的な電帳法対応を目的としたシステム改修プロジェクトが開始しました。
OCRによるデータ化から文書管理まで行うことができ、費用対効果に優れていることが決め手となり「invoiceAgent」の導入を決定しました。
導入後、保管コストや印刷コストの削減に加え、システム入力の作業工数が大幅に削減されました。また、重要書類の運用におけるセキュリティ向上にも効果を実感しています。
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丸木医科器械株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、電子帳簿保存法の対象となる書類や事業者について解説するとともに、対応方法やソリューションを紹介してきました。
電子帳簿保存法はすべての企業や個人事業主が対象であり、国税関係帳簿書類を電子データとして保存するには対応が必要です。
とくに電子取引を行っている場合には、電子取引要件への対応が必要になります。
電子帳簿保存法への対応を予定している企業は、今回ご紹介した「invoiceAgent」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
