販売管理システムの必要性とは？従来の課題と導入メリット
Excelをはじめ、従来の販売管理方法にはさまざまな課題がありました。しかし、販売管理システムを導入することで、属人化や情報共有などの問題を解決できるのです。ここでは、従来の販売管理における課題と販売管理システム導入による改善効果について見ていきましょう。
従来の販売管理における課題とは？
従来手法の主な課題としては、属人化や情報共有の遅れなどが挙げられます。
属人化によるリスク
販売管理が特定の担当者の経験や勘に依存していると、属人的な管理体制になりがちです。例えば、受注処理や売上管理がExcelベースで行われていると、管理業務の流れやオペレーションが「その人にしかわからない」状態になってしまいます。
その結果、販売管理の担当者が不在の際に顧客対応が遅れたり、重要な商談の進捗が見えなくなったりすることがあります。また、管理業務に慣れていない従業員がExcelを扱うことで、ヒューマンエラーを起こしてしまう可能性もあるでしょう。業務引き継ぎのたびに多くの時間と労力がかかれば、部門全体の生産性にも影響を及ぼします。こうしたリスクは、業務の属人化が進むほど高まるのです。
ブラックボックス化してしまい見える化できていない状態では、業務改善も難しくなるでしょう。販売業務のインフラを整えるには、まず属人性を排除して、誰でも同じ精度で業務を行える体制を築く必要があります。
情報共有の遅れと機会損失
営業現場では、リアルタイムな情報共有が求められます。刻一刻と変化する状況に即時対応しなければならないためです。しかし、部署間での情報共有が滞るような管理方法では、対応が後手に回ってしまいます。
例えば、在庫状況把握の遅れは、お客様に対する提案内容にズレを生じさせる原因にもなります。売上データが週単位や月単位でしか集計されていない場合、現場の肌感覚との乖離が発生し、リアルタイムな判断を困難にします。こうした状況は、ビジネスチャンスを逃す可能性に繋がるのです。
情報共有の遅れは、顧客ごとの対応履歴や提案の進捗、現場の実績などの重要な情報の伝達を阻害します。これにより、営業や企画の判断材料不足、さらには経営戦略の立案にも大きく影響するでしょう。
販売管理システム導入による改善効果
販売管理システムを導入することで、業務の標準化や正確なデータによる意思決定が行えるようになります。
業務の標準化と効率化
販売管理システムの導入は、業務の標準化を実現し、誰でも一定のクオリティで対応できるようになるメリットがあります。
例えば、受注から出荷、請求までのフローを一貫して管理できるようになれば、確認や入力の手間が省かれ、ヒューマンエラーの発生率も大幅に抑えられるでしょう。入力された情報は自動的に集計されるため、集計業務や転記といった単純作業も不要になります。
業務が効率化されることで、営業部門は顧客対応や提案のための時間が増え、経営企画は分析と戦略に工数を割くことができるようになるのです。また、営業管理システムを導入する際に、必ずしも従来の業務プロセス自体を一新する必要はありません。既存の業務フローに組み込める形でシステムを活用すれば、現場の混乱を避けながら業務の標準化と効率化を図ることができます。
正確なデータに基づく意思決定の実現
どのような業務でも、意思決定にはスピードと正確さを両立しなければなりません。その基盤となるのは、信頼できる正確なデータです。例えば、最新の受注状況や得意先別の売上推移などがリアルタイムに可視化されていることで、現場の感覚に頼らずとも、正確な根拠を基に判断できるようになります。
また、経営層が企業全体の動きを見渡せるようになるため、中長期的な施策も打ち出しやすくなるでしょう。過去の実績や傾向がデータで確認できるため、販売におけるキャンペーンの成果や新商品投入の効果を視覚的に確認して検証できます。
正確な数字に裏打ちされた視点から意思決定ができる環境は、精度の高い戦略を立てるために不可欠です。そのためにも、販売管理に関するデータを活用しやすい形で管理する仕組み作りが重要なのです。
販売管理システムの主な機能
販売管理システムでは、どのようなことができるのでしょうか。ここでは、販売管理システムの主な機能を確認・おさらいしていきましょう。
受注から請求までを一元化する販売管理機能
販売管理システムの重要な機能が、販売活動における各フローを一元管理できる販売管理機能です。
販売活動では、受注・出荷・請求のプロセスが分断されていると、確認作業や入力ミスなどのリスクが高まり、管理コストも増加します。販売管理システムの基本機能である一元管理は、このような煩雑な業務を整理でき、精度を向上させることが可能です。
例えば、受注時に登録した情報が、そのまま出荷指示や納品書、請求書の作成に反映されることで、入力の手間が省けます。対応スピードも上がるでしょう。また、売上や請求の進捗もリアルタイムに把握できるため、営業活動の現場や今後の見通し、資金繰り企画にも役立てることが可能です。個々の業務をシステムで繋ぐことで、販売フロー全体のスムーズな運用ができるようになります。
在庫の適正化とコスト削減を両立する在庫管理機能
在庫管理機能は、在庫の適正化とコスト削減を両立させます。販売現場での在庫の過不足は大きな課題です。在庫を過剰に抱えれば保管コストがかさみます。逆に在庫不足は販売機会を逃す原因になってしまいます。在庫管理機能はこのようなリスクを回避して、必要な量を適切なタイミングで確保するために欠かせない機能なのです。
現在庫や入出庫履歴を在庫管理機能で把握できれば、担当者の勘に頼らない在庫判断が可能になります。需要予測データや販売実績データと連携させることができれば、特定商品や季節変動の動向を踏まえた在庫調達計画も立てやすくなるでしょう。
在庫管理機能は、単に在庫数を数えるための機能ではありません。コストを抑えながら安定した供給を保つための、経営的な視点を含んだシステムなのです。
仕入状況を見える化し、業務を効率化する購買管理機能
購買管理機能は、仕入れ状況の見える化と業務効率化を実現する機能です。
取引先とのやり取りがFAXやメールなどで個別に管理されていた場合、発注ミスや納期遅延などのトラブルの原因になります。購買管理機能では、発注から納品、検収、支払いまでの流れを一貫して管理できます。「だれ」が「いつ」、「どの取引先」に「何を発注したのか」が可視化されるため、購買業務の透明性が高まりますし、属人化を防ぐ効果も期待できます。
また、仕入先ごとの実績データや取引条件の比較、到達先の見直し、調達時の交渉材料としても活用できるため、営業の提案制度を高めることも可能です。
販売管理システムの有効活用に欠かせない「データ活用」
販売管理システムの活用で重要なのは、データの活用です。システムを導入するだけでは見えてこない課題を把握しておく必要があります。ここでは、システム導入後に見えてくる課題や、BIツールと連携したデータ分析の重要性、BIツールを活用した事例について見ていきましょう。
システム導入後に見えてくる新たな課題とは
販売管理システムを導入した企業の多くで、一定の業務効率化を実現しています。しかし、その先にある「データの活用」については、思うような成果を出せていないという企業が少なくありません。蓄積したデータが販売の現場や経営層の意思決定に生かされていないという課題が浮き彫りになっているのです。
例えば、売上や在庫の数字がシステムに記録されていても、単なる記録だけに留まり、データ分析や改善の材料として使われていないケースがあります。また、帳票やレポートの出力が複雑で、現場の担当者が使いこなせないことも問題の一つです。これは、システム導入によって蓄積されているデータが埋もれたままになり、「見える化」できていないことが原因となっています。
販売管理システムの本来の価値は、日々の業務を通じて蓄積されるデータをどのように次に繋げるのかにあります。システム導入後には、データ活用が問われるフェーズに入るのです。
BIツール連携による高度なデータ分析の可能性
販売活動における意思決定の質を高めるためには、データを活用して、仮説と検証を繰り返すことができる仕組み作りが大切です。そのためにおすすめなのが、BIツールとの連携です。
BIツールを活用することで、部門別や商品別、地域別などで可視化して、自社に合った切り口で販売実績や在庫推移を分析できるようになります。
例えば、「〇〇エリアでの売上低下は何に起因しているのか」「キャンペーンの効果が現れているのはどの購買層なのか」などを、数字を基に背景と理由を分析できるのです。また、ダッシュボードやグラフを通じて視覚的・直感的に状況把握が可能になるため、営業部門や経営層など、あらゆる立場に応じた視点でデータを活用できるようになります。
システムに蓄積したデータを単なる数字や報告資料にするだけではなく、改善の起点にするのが、BIツールと連携する最大のメリットだといえます。
株式会社成田デンタルの成功事例
主な用途：販売進捗管理、経営管理
株式会社成田デンタルは歯科技工の専門商社で、全国6,400軒の歯科医院と150社の歯科技工所の橋渡し役を担う企業です。同社では、歯科技工物の販売業務や、歯科医と技工所のコーディネーターとしての提案型営業、歯科医院へのコンサルティング業務などを行っています。これら営業活動において、分析レポート作成の属人化解消や営業活動の効率化、市場シェア拡大といった課題がありました。そして、同社は課題をBIツールの「MotionBoard（モーションボード）」導入によって解決したのです。
課題
- 基幹システムからのデータ抽出が難しく、分析レポート作成作業が属人化していた
- 市場シェアを拡大するために、営業活動の効率化が必須
これら課題解決のためにMotionBoardを導入。データベースの専門知識がない社員でも、簡単に使えるシステムとしてダッシュボードを構築しました。また、営業活動の効率化に対しては、営業ルート関連情報を地図データ上に配置して、営業ルートを可視化しました。
「MotionBoard」導入の効果
- 分析レポート作成負担を約6割削減
- 新規開拓の余地と可能性が可視化
- 営業職の意識とモチベーションの向上
MotionBoardでレポート作成が自動化されるため、誰でも手軽に基幹データを分析できる環境が実現しました。また、MotionBoardに地図情報と営業ルートを取り込み、営業にてどのような道筋を通って市場を回っているのかが可視化されました。これにより、エリアごとの売上やルートの関係性などを把握できるようになったため、効率良く将来性のある営業ルートを組めるようになり、営業効率の大幅な向上に繋がっています。
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営業職一人ひとりが経営者視点を持てるように100期連続増収を目指したBIツールの導入と社内浸透の取組み
MotionBoardでデータを可視化し販売進捗管理
販売管理システムと連携するBIツールならば、「MotionBoard（モーションボード）」が活用できます。カスタマイズ性の高さや直感的な操作性はMotionBoardの魅力の一つです。販売管理システムと連携すれば、自社に適したダッシュボードを作成してデータ活用を促進できます。
販売管理システムとMotionBoardを連携し可視化
MotionBoardは、既存の販売管理システムと連携することで、さまざまなデータを一元的に集約・可視化できます。例えば、売上進捗をエリア別や担当者別に分けてグラフ化したり、受注状況と在庫推移を組み合わせて確認したりと、部門を横断した視点での分析が可能です。
MotionBoardでのデータ可視化例
ここでは、飲食店のMotionBoard活用例を見ていきましょう。
画面左のボタンから「売上」を選択すると、ダッシュボードには販売管理システムのデータが一つの画面に可視化されます。当月の売上や客数の実績、昨対比を表示することが可能です。
売上推移では、売上や客数、客単価だけではなく、クーポン売上やモバイルオーダーでの売上などを細かく選択できます。売上推移は、月度、週間、日別の進捗から、天気や気温、時間帯などと併せて販売動向を確認することで、詳細な分析が可能になります。
MotionBoard例：「売上ボード」
画面左の「在庫廃棄」ボタンを選択すれば、在庫廃棄ボードにて廃棄の状況を確認できます。
全体の廃棄金額や在庫金額や、品目別の廃棄種類、廃棄金額推移などもリアルタイムにチェックできます。
MotionBoard例：「在庫廃棄ボード」
また、MotionBoardを使えばRFM分析も可能です。会員数や客単価などはもちろん、男女年代別や商品分類別などのグラフを一元的に一つの画面で確認可能です。顧客の性質に合わせたマーケティングにおいて重要なデータをわかりやすく可視化できます。
MotionBoard例：「RFM分析ダッシュボード」
小売業では、商品別・店舗別はもちろん、時間帯や天気など多角的な分析が欠かせません。MotionBoardはそうした業種特有のニーズにも対応できるテンプレートが豊富に用意されているため、初期構築の負担を最小限に抑えながら、すぐに活用できる環境を整えられます。
成功する販売管理の実現に向けて
販売管理の目的は業務を効率化するだけではありません。蓄積した正確なデータを基にして、迅速で柔軟な意思決定を行い、収益の向上に繋がる施策を実現することにあります。販売管理システムを導入すれば、業務の効率は向上するでしょう。しかし、大切なのは、蓄積されたデータの有効活用です。そのためには、販売管理システムにBIツールを連携するなど、自社の要求に適したシステム構築が求められます。
販売管理システムのデータ活用を実現するならば、直感的な操作性と高いカスタマイズ性を兼ね備えた「MotionBoard」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
