バックオフィスの基礎知識
まずは基礎知識として、バックオフィス部門の意味や重要性について解説していきます。
バックオフィスとは？
バックオフィスとは、顧客との直接的な関わりを持たない部門や職種、業務の総称です。
バックオフィスという言い方のほか、「間接部門」や「管理部門」とも呼ばれます。
バックオフィスと呼ばれる部門として、以下を挙げることができます。
- 経理：会社のお金そのものやお金の流れを記録・管理する部門
- 財務：資金計画を立て、資金調達や予算管理を行う部門
- 総務：設備・備品の管理や社内行事の運営など、組織全体に関わる業務を行う部門
- 営業事務：営業に関わる書類作成などの事務を担い、営業活動をサポートする部門
- 人事：従業員の採用や育成、評価、人員配置など、人材活用にまつわる部門
- 労務：労働時間や給与の計算のほか、保険手続きや福利厚生の管理などを行う部門
- 法務：コンプライアンス徹底や契約業務、紛争訴訟などのトラブル対応を行う部門
- 情報システム：ネットワークの構築・運用やセキュリティ対策などを行う部門
など
バックオフィスとは反対に、顧客と直接関わって利益を生み出す営業部門やマーケティング部門のことを「フロントオフィス」や「直接部門」と呼びます。
基本的に、バックオフィス部門は直接顧客と関わって利益を生み出すことはなく、フロントオフィスが業務を円滑に遂行できるように後方支援したり、企業活動を継続するための手続きなどの事務作業を主に担当します。
バックオフィスの重要性
次に、企業におけるバックオフィスの重要性について見ていきましょう。
バックオフィスは企業に直接利益をもたらす部門ではないため、フロントオフィスと比較して軽視されてしまうこともあるかもしれません。
しかし、フロントオフィスがパフォーマンスを発揮するためには、バックオフィスの存在が不可欠です。
たとえば、取引先への訪問で発生した交通費を経理が精算し、取引で発生した見積書や請求書などを営業事務が作成、新規取引先との契約内容を法務がチェック、といった具合に、フロントオフィス部門の業務にはバックオフィス部門が深く関わっています。
つまり、フロントオフィス部門が会社に利益をもたらす業務に注力できるのは、バックオフィス部門のサポートがあってこそだと言えます。
一方、バックオフィス部門が十分に機能していない場合、フロントオフィス部門の従業員が本来の業務に注力することができず生産性が低下したり、ガバナンスが効かずに経営の透明性が損なわれてしまうケースもあります。
このように、バックオフィス部門は組織全体の生産性や経営の健全性を支える重要な部門であり、近年はバックオフィス部門の強化やDX推進に着手する企業が増えつつあります。
紙ベースのバックオフィス業務の課題とは？
バックオフィス部門では文書を扱う業務が多く、それらの文書を紙媒体で扱っている場合、以下のような課題に直面してしまいがちです。
- 業務負担の増加・ミスの発生
- 文書管理・問い合わせ対応の煩雑化
- 業務の属人化が生じやすい
- テレワーク導入・定着が進まない
次は、バックオフィス部門における、紙ベースの業務の課題について見ていきましょう。
業務負担の増加・ミスの発生
バックオフィス部門では、取引先と交わす契約書や見積書・請求書といった企業間取引文書、稟議や社内申請などの手続きで利用する文書など、扱う文書の種類は多岐にわたります。
こうした文書を紙媒体で扱っている場合、文書の印刷や捺印、目視による確認、取引先への発送作業、手作業による業務システムへの入力などに多くの工数が割かれてしまい、ヒューマンエラーも発生しやすくなってしまうでしょう。
その結果、バックオフィス部門の負担が大きくなってしまい、場合によってはフロントオフィス部門の活動にも悪影響を与えてしまう恐れがあります。
文書管理・問い合わせ対応の煩雑化
企業が扱う文書には、法令で一定期間の保存が義務付けられているものも多く、発行・受領後も厳重に管理しておく必要があります。
文書を紙媒体で運用している場合、保管前の仕分けやファイリングを手作業で行う必要があるほか、持ち出しや改ざんなどの不正が起こらないよう物理的なセキュリティ対策が必要になります。
また、決算処理や監査対応、あるいは他部門からの問い合わせの際に、過去に発行・受領した文書を参照する場面も少なくありません。
紙文書の場合、大量の書類のなかから必要な文書を探し出すのは大きな手間になってしまい、業務が停滞してしまう要因となりかねません。
業務の属人化が生じやすい
バックオフィス部門のよくある課題として、業務が属人化しやすい点も挙げることができます。
経理や財務、法務、情報システムなど、バックオフィス部門は専門的な知識やスキルを必要とする場面が多々あります。
業務の専門性の高さに加え、先述した業務負担の大きさから、業務マニュアルの作成や引継ぎに時間を割くことができないケースもあります。
そのため、バックオフィス部門では業務の属人化が発生しやすく、業務の品質やガバナンスが低下してしまうリスクがあります。
テレワーク導入・定着が進まない
紙ベースの業務では、作成した文書の印刷やハンコを使った回覧、取引先への発送作業、保管場所への格納など、オフィスでしか行えない作業が少なくありません。
そのため、在宅では業務を完結することができず、テレワークを導入できなかったり、導入したとしても出社せざるを得ない状況が発生してしまいます。
とくに、文書を扱う機会が多いバックオフィス部門の場合、上述したような業務のためにテレワーク推進が遅れてしまうケースが少なくないのです。
バックオフィス強化には文書の電子化が不可欠
先述したような課題を解消し、バックオフィスを強化していくには、文書の電子化・ペーパーレス化が欠かせません。
次は、バックオフィス業務のペーパーレス化を推進することで得られるメリットとして、以下の5点を紹介します。
- 業務効率・生産性の向上
- セキュリティの強化
- コスト削減
- テレワークの促進
- BCP対策としても有効
業務効率・生産性向上
文書を電子化することで、バックオフィス部門の業務効率化に効果が期待できます。
電子化された文書であれば、発行や社内回覧、取引先への配信、仕分けや保管といった作業をPCなどのデバイス上で完結でき、業務効率を高めることができます。
また、電子化によって文書内の情報をテキストデータとして扱うことが可能になり、業務システムへの入力作業や確認作業の負担が軽減され、RPAと連携することで定型作業を自動化することも可能です。
こうして削減された工数をより付加価値の高い業務に充てることで、組織全体の生産性向上にもつなげることができるでしょう。
セキュリティの強化
文書の電子化は、セキュリティ強化という面でも効果的です。
紙文書の場合、権限を持たない者による閲覧や不正な持ち出しを防ぐために、物理的なセキュリティ対策が必要になるほか、経年による文書の劣化や破損にも注意が必要です。
電子化した文書であれば、経年劣化の心配がなく、個別にパスワードを設定することで閲覧権限を管理することができるため、紙文書よりも柔軟にセキュリティ強度をコントロールすることが可能です。
また、証跡管理を行えるシステムを利用すれば、改ざんなどの不正防止にもつながります。
コスト削減
バックオフィス部門のペーパーレス化が進むことで、コスト削減に効果が期待できます。
たとえば、紙ベースの業務では以下のようにさまざまなコストが発生します。
- 文書の印刷代やインク代
- 複合機の維持・メンテナンス代
- 取引先や別拠点への輸送コスト
- 保管スペースの賃料やキャビネットなどの備品代
など
文書を電子化することで、上記のようなコストを削減することが可能です。また、文書作成や管理に費やされていたバックオフィス部門の工数が削減されることで、人的コストの節約にもつなげることができるでしょう。
テレワークの推進
先述の通り、紙ベースで文書を管理している場合、オフィスにいなければ行えない作業が少なくありません。
文書を電子化してペーパーレス化が進むことで、ノートPCなどのデバイス上で文書作成から管理、取引先への配信ができる仕組みを構築可能です。
そのため、文書を扱う機会が多いバックオフィス部門でもテレワークを導入しやすくなるでしょう。
BCP対策としても有効
文書の電子化は、BCP（事業継続計画）の観点でも有効です。
BCPとは「Business Continuity Plan」の頭文字を取った用語で、自然災害や感染症の流行といった緊急事態が発生した際に、損害を最小限に抑えつつ、中核業務を継続あるいは早期復旧するための計画を指します。
文書の電子化が進んでいれば、保管している文書の物理的な破損や紛失を防ぐことができるほか、出社が困難な状況でも在宅勤務により業務を遂行できる可能性も高まるでしょう。
文書を電子化するなら電帳法対応が必須
バックオフィスの強化には文書の電子化が重要とお伝えしましたが、紙の文書を単純にデータ化すればよいわけではありません。
企業が扱う国税関係帳簿書類は紙での保存が原則とされており、電子データとして保存するには電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるためです。
次は、電子帳簿保存法の概要と、電子帳簿保存法に対応するシステム選びのポイントをご紹介します。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法（通称：電帳法）とは、国税関係帳簿書類の一部もしくはすべてを電子データ（電磁的記録）で保存することを認める法律です。
電子帳簿保存法には「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件が定められており、対象文書を電子データとして保存するためには要件を満たした運用が求められます。
以下の記事では、電子帳簿保存法の概要や改正のポイントについて詳しく解説しています。詳しく知りたい方は、あわせてご確認ください。
JIIMA認証の有無をチェック
文書を電子化するシステムを選ぶ際、必ずチェックしたいポイントとしてJIIMA認証の有無を挙げることができます。
JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証制度で、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに付与されます。
JIIMA認証を取得しているシステムであれば、電子帳簿保存法に対応しつつ、安心して文書の電子化を進めることができるでしょう。
以下の記事では、電子帳票システムの選び方について詳しく紹介しているので、あわせてお読みください。
電帳法に準拠した文書の電子化なら「invoiceAgent」
バックオフィスの強化を目指して文書を電子化するのであれば、電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」がおすすめです。
「invoiceAgent」は電子帳簿保存法の法的要件を満たすJIIMA認証を取得しており、文書の電子化から一元管理、Web配信を実現することが可能です。
次は、「invoiceAgent」シリーズから以下4つのソリューションをご紹介します。
- 紙文書のデータ化を実現する「invoiceAgent AI OCR」
- 電子文書の一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
- 電子文書の送受信を実現する「invoiceAgent 電子取引」
- 契約業務の電子化なら「invoiceAgent 電子契約」
紙文書のデータ化を実現する「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、高精度なOCR機能によって紙文書をデータ化するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」には5つのOCRエンジンが搭載されていて、文書の形式に応じて適切なOCRエンジンを選択したり、1つの読み取り項目に対して複数のOCRエンジン処理を行うことが可能です。
上記の特徴に加え、自動画像補正機能が備わっているため精度の高い画像認識が可能で、目視による確認作業や手動による入力作業の負担を軽減します。
電子文書の一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、電子化した文書の一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」で電子化した文書はもちろん、他システムから出力したり新規作成した文書データも自動で仕分け・保存することが可能です。
文書の証跡管理機能や、保存期間に応じた自動削除機能も備わっているため、文書のライフサイクルマネジメントを効率化することができます。
電子文書の送受信を実現する「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、見積書や請求書、納品書などの企業間取引文書の送受信の効率化を実現するソリューションです。
PDF化した文書データを専用のWebサイトにアップロードするだけで取引先にWeb配信することができ、取引先から発行される帳票を専用サイト上でやり取りすることができます。
また、郵送サービスも利用できるので、紙での受け取りを希望する取引先にも配慮した紙・電子のハイブリッド運用も実現可能です。
契約業務の電子化なら「invoiceAgent 電子契約」
「invoiceAgent 電子契約」は、商取引における契約の一連の流れを電子化するソリューションです。
契約内容の確認から社内承認、双方の署名による締結から管理まで、面倒な契約業務をクラウド上で完結することができます。
また、ウイングアーク1ｓｔが立会人となって電子署名とタイムスタンプを付与することで、書面の契約と同等の効力を担保します。
「invoiceAgent」でバックオフィスを効率化した事例
最後に、「invoiceAgent」の導入によってバックオフィスの効率化を実現した企業事例を紹介します。
バックオフィスDXの第一歩として帳票を電子化（伊藤忠商事）
大手商社である伊藤忠商事株式会社では、請求書などの社外向け帳票をWeb配信する仕組みづくりに「invoiceAgent 」を活用しています。
「invoiceAgent」の導入以前、約600課ある営業部署それぞれの担当者が請求書発行業務を行っており、紙を中心とした企業間の取引は根強く残っていました。しかし、2020年春の新型コロナウイルス感染症の拡大により在宅勤務を余儀なくされるなか、請求書発行業務のために出社せざるを得ない状況が発生してしまいます。
そこで、「invoiceAgent」を活用した請求書の電子化およびWeb配信の仕組みづくりに着手。導入決定から約6ヶ月という短期間で本格運用を開始し、在宅勤務でも請求業務を行える仕組みを構築しました。
同社では、帳票の電子化をバックオフィスDXの第一歩と位置づけ、電子化およびWeb配信のさらなる範囲拡大を図っています。
▼事例詳細はこちら
伊藤忠商事株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
発注プロセスの電子化でリモートワークとBCP対策を実現（CTCビジネスエキスパート）
CTC（伊藤忠テクノソリューションズ株式会社）グループの財務・経理・受発注に関連するバックオフィス業務などを受託しているCTCビジネスエキスパート株式会社は、「invoiceAgent」を導入して紙の注文書発行と郵送による発注プロセスを電子化しました。
CTCにおける調達の多くは、グループ会社である同社を介して仕入先各社へ発注する体制となっており、発注業務は紙ベースで行われていました。
しかし、紙ベースの発注プロセスはアナログ作業が多いため工数がかかるほか、コロナ禍でも毎日出社しなければならない状況でした。
そこで同社は、注文書をWeb配信する仕組みを構築するため「invoiceAgent」を導入。
基幹システムで発注処理を行うだけで、自動で注文書が生成・配信される仕組みを実現しました。
Web配信の開始から2年が経過し、Web配信件数は平均で月間3,000件、年度末のピーク時は月間6,000件以上に上ります。
発注業務の作業が効率化し、リモートワークとBCP対策を実現したほか、下請法の遵守徹底にも効果を得ています。
▼事例詳細はこちら
CTCビジネスエキスパート株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、企業活動を内側から支えるバックオフィスに焦点を当て、その概要やよくある課題、電子化・ペーパーレス化のメリットをご紹介しました。
バックオフィス部門は、組織全体の生産性や経営の健全性と深く関係しています。そして、バックオフィス部門の強化には、文書の電子化・ペーパーレス化が不可欠です。
今回ご紹介した情報も参考に、バックオフィス部門の強化・DX推進の第一歩として文書の電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
