受領書とは？
受領書とは、商品やサービスを受領した旨を通知するために発注者が発行する文書のことで、「物品受領書」とも呼ばれます。
法的に発行が義務付けられている文書ではないものの、発行をルール化している企業は少なくありません。
まずは、受領書の役割や混同しがちな関連帳票との違いを確認していきましょう。
受領書が果たす役割
受領書は、取引の円滑化やトラブル防止といった役割を果たします。
発注者から「商品・サービスを受け取った」という通知がない場合、受注者は無事に納品できたかどうかを判断することができず、代金を請求することもできません。
発注者が受領書を発行して「たしかに商品・サービスを受け取った」という意思表示をすることで、その後のプロセスへとスムーズに移行することができます。
もちろん、受領書を発行せずに口頭で受領した旨を連絡をすることも可能です。
しかし、口頭での連絡では証拠が残らないため、後になって「納品した」「納品されていない」といったトラブルに発展してしまう恐れがあります。
受領書があることで、「たしかに商品・サービスの授受が行われたこと」を客観的に示すことができ、トラブルが発生した際の証拠として利用することができます。
関連帳票との違いをチェック
受領書と混同しやすい関連帳票に、納品書や検収書、領収書があります。
それぞれの意味や発行するタイミングの違いを確認していきましょう。
納品書との違い
納品書とは、「商品・サービスなどの納品物を送ったこと」を通知する文書です。
発行のタイミングは受領書よりも先で、受注者が発注者に対して発行する点も違いだと言えます。
検収書との違い
検収書は、「納品物に不備がなかったこと」を通知する文書です。
納品物の仕様や数量、品質などを検品して、注文内容と相違ないことを確認した後に検収書を発行します。
一方の受領書は、あくまで「納品物を受け取ったこと」を通知する文書であり、意味合いが異なるため注意が必要です。
領収書との違い
領収書は、「商品やサービスの対価として金銭を受け取ったこと」を通知する文書です。
先述の通り、受領書は商品・サービスを受け取った時点で発行する文書であり、受領書を発行する時点では金銭のやり取りは発生していません。
また、受領書は発注者が発行するのに対し、領収書は受注者が発行するという点も大きな違いと言えます。
受領書に収入印紙は必要？
領収書や請負契約書など企業間で交わされる文書は、収入印紙の貼付が必要になるケースがあります。
結論から述べると、基本的に受領書は収入印紙の貼付が不要です。
先述したように、受領書はあくまでも商品やサービスを受け取ったことを通知するための文書であり、課税文書には該当しません。
ただし、受領書という名目で発行していても、実質的な内容が金銭や有価証券の受領に関するものであれば、課税文書に該当する可能性があるため注意が必要です。
受領書の記載項目と書き方
受領書には決まった様式が存在せず、インターネット上で公開されているテンプレートを利用したり、自社で独自に作成したフォーマットを利用したりしても問題ありません。
ただし、先述したような受領書の役割を果たすためにも、記載するべき項目があります。
- 発行日
- 宛先の情報
- 発行元の情報
- 商品・サービスの内訳
- 押印
次は、受領書の記載項目や書き方のポイントを確認していきましょう。
発行日
「いつ発行された文書なのか」がわかるよう、受領書の発行日を記載しましょう。
可能であれば、商品・サービスが納品された日付も記載しておくとより親切です。
発行日や納品日の書き方は西暦・和暦のどちらでも問題ありませんが、社内で規定された表記ルールなどに則り統一しましょう。
宛先の情報
「誰に宛てた文書なのか」を明確にするため、宛先の情報を記載します。
会社名を正式名称で記載し、担当部署や担当者がわかる場合にはあわせて記載します。
会社名や部署名までを宛名とする場合には「御中」を、個人名までを宛名とする場合には「様」を敬称として付けましょう。
発行元の情報
「誰が発行した文書なのか」が伝わるように、発行元の情報を記載します。
会社名や部署、担当者名に加えて、会社住所やメールアドレス、電話番号などの連絡先情報も記載しておきましょう。
商品・サービスの内訳
受領した商品・サービスの内訳を記載して、「何についての受領書か」を明確にしましょう。
商品・サービスの名称はもちろん、数量や単価、合計金額などを詳細に記載します。
基本的に、見積書や注文書、納品書などの関連帳票と同じ記載内容になるはずです。
押印
受領書には、角印（会社印）を押すのが一般的です。
受領書への押印は法的に必須ではありませんが、角印が押されていることで「会社が正式に発行した文書です」という意思表示になるほか、偽造防止の観点でも一定の効果が期待できます。
受領書の保存期間と保存方法
受領書は発行が義務付けられている文書ではないものの、発行した場合には適切に保存する必要があります。
次は、受領書の保存期間と保存方法について確認していきましょう。
受領書の保存期間
受領書は取引の事実を証明する証憑に該当するため、一定期間の保存が必要です。
法人であれば原則として7年間の保存が必要で、欠損金の繰越がある事業年度は10年間の保存が求められます。
個人の場合、青色申告・白色申告を問わず5年間の保存が必要です。
これらの保存期間は、受領書の発行日ではなく、取引が発生した事業年度の確定申告期限日の翌日から起算するため注意しましょう。
受領書の保存方法
受領書は、紙媒体での保存が原則とされています。
ただし、電子帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、電子データとして保存しておくことも可能です。
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の一部またはすべてを電子データとして保存することを認める法律で、受領書も対象となります。
2022年1月の法改正により保存要件が大幅に緩和されたため、以前よりも受領書を含む帳票の電子化に着手しやすくなっています。
以下の記事では、電子帳簿保存法の意味や改正のポイントについて詳しく解説しているので、あわせてお読みください。
受領書を電子化するメリット
受領書は、電子帳簿保存法の要件を満たすことで電子保存することが可能とお伝えしました。
そして、受領書の運用を紙媒体から電子に切り替えることで、以下のようなメリットが期待できます。
- 取引の迅速化・効率化
- ペーパーレス化によるコスト削減
- テレワークの促進
では、受領書の電子化によって期待できるメリットについて確認していきましょう。
取引の迅速化・効率化
受領書を電子化することで、取引の迅速化・効率化の効果が見込めます。
受領書は、商品・サービスの納品を確認したら速やかに発行することが好ましいです。
しかし、紙媒体で受領書を運用している場合、書面の作成・印刷や押印、封入などの作業が必要になります。また、発送してから取引先の手元に届くまでに、数日のタイムラグが発生してしまいます。
一方、受領書を電子化することで、PCなどのデバイス上で受領書を作成・配信することができ、作業を効率化することが可能です。
また、リアルタイムに取引先へと通知することができるため、取引のスピードを早めることができるでしょう。
ペーパーレス化によるコスト削減
受領書を電子化することでペーパーレス化が進み、コスト削減につなげることも可能です。
紙ベースで受領書を運用している場合、以下のようにさまざまなコストが発生します。
- 紙代・インク代などの印刷コスト
- 郵送代や封筒代などの配送コスト
- 保管場所や備品などの管理コスト
など
受領書を電子化することで、上記のようなコストを削減できるほか、先述した業務効率化・迅速化によって作業工数が削減されれば、人的コストの削減にもつなげることができるでしょう。
テレワークの促進
受領書の電子化は、テレワークの促進にも有効です。
紙媒体で受領書を運用していると、先述したように書面の印刷や押印、封入作業などが発生するため、オフィス以外で業務を完結することが困難です。
一方、受領書を電子化することで、上記のような作業をPCなどのデバイス上で完結することができ、在宅勤務などのテレワーク中でも対応することが可能になります。
受領書の電子配信なら「invoiceAgent 電子取引」
多くのメリットが期待できる受領書の電子化ですが、具体的にどうやって電子化を進めればよいかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子取引プラットフォーム「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント電子取引）」です。
「invoiceAgent 電子取引」は、受領書はもちろん、企業間取引で交わされる帳票の電子配信を実現するソリューションです。
PDF化した帳票データを「invoiceAgent 電子取引」にアップロードするだけで、取引先との間で帳票を送受信することができます。
取引先ごとに私書箱が設置され、複数の取引先とのやり取りを「invoiceAgent 電子取引」上で完結することが可能です。
また、「invoiceAgent 電子取引」はJIIMA認証を取得しており、送った受領書も受け取った受領書も電子保管することができ、2023年10月開始予定のインボイス制度に対応する機能も実装予定です。
「invoiceAgent」で受領書の電子化を実現した事例
最後に、実際に「invoiceAgent」を導入した企業事例をご紹介します。
受領書兼請求書のやり取りを電子配信に移行（フェリシモ）
オリジナル商品を中心としたファッション・雑貨などの通信販売事業を展開する株式会社フェリシモは、「invoiceAgent」の導入によって受領書兼請求書のやり取りを電子配信に切り替えました。
同社では従来、仕入れ先である約600社に対して紙の受領書を郵送し、確認・押印のうえ返送してもらうことで請求書に代える運用を行っていました。
しかし、受領書兼請求書を出力・郵送する業務は1.5日程度の工数を要し、残業や休日出勤が発生する要因となっていました。
また、コロナ禍に突入したことで自社・取引先がリモートワークへと移行していくなか、紙の受領書兼請求書をデジタル化する必要性が高まりました。
そこで同社は、「invoiceAgent」を導入して受領書兼請求書の発行・回収の仕組みをデジタル化することを決断。
導入決定から約3ヶ月という短期間で、受領書兼請求書を電子配信するための仕組みを構築しました。
導入後の効果として、紙の印刷・郵送作業にかかっていた工数が3分の1まで削減され、送料や封筒代などが不要になったことで月間10万円のコスト削減にもつながっています。
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株式会社フェリシモのinvoiceAgent導入事例をもっと見る
請求書や物品受領書のWeb配信を実現（伊藤忠商事）
大手商社として知られる伊藤忠商事株式会社は、「invoiceAgent」を導入して請求書や物品受領書などの社外向け帳票をWeb配信する仕組みを構築しました。
2016年から次世代基幹システム構築プロジェクトを開始し、2018年には帳票基盤の見直しも進めてきた同社。
従来、取引先向けの請求書は印刷センターで印刷して各取引部署に配送し、各営業部署が取引先に郵送するオペレーションとなっていました。
このオペレーションを各営業部署のユーザー自身が印刷する体制に変革するべくプロジェクトを推進していた矢先、新型コロナウイルス感染症の流行により紙運用の課題が顕在化。
郵送手続きなどの作業のためにコロナ禍でも出社せざるを得ない状況が発生し、社外向け帳票のWeb配信を検討開始しました。
既存の帳票レイアウトをそのまま利用できるため短期間での導入が見込め、タイムスタンプ機能による改ざん防止にも効果が期待できる点などを評価し、「invoiceAgent」の導入に至りました。
導入決定から2ヶ月後の2020年11月には物品受領書や納品書といった請求書付属書類のWeb配信を開始し、さらに4ヶ月後の2021年3月に請求書や請求書明細のWeb配信を実現。
同社では帳票の電子化をバックオフィスのDXの第一歩と位置づけ、さらなる利用拡大に取り組んでいます。
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伊藤忠商事株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
この記事では、受領書に焦点を当てて、役割や書き方、電子化のメリットや実現方法をご紹介しました。
受領書は発行が義務付けられている文書ではないものの、取引の円滑化やトラブル防止といった重要な役割を果たします。
そして、受領書を電子化することで、取引の迅速化やコスト削減、テレワークの促進といったメリットが期待できます。
紙ベースでの受領書の運用に課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考に「invoiceAgent 電子取引」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
