請求書の管理方法は？よくある課題や効率化に役立つソリューションも紹介！

請求書の管理はなぜ重要？

冒頭でも触れた通り、請求書は適切に管理する必要があります。
まずは、請求書管理の重要性について法的な観点と業務効率の観点で確認していきましょう。

請求書は保存期間が定められている

請求書は取引があった事実を示す証憑書類であり、確定申告時に提出する決算書の根拠となる書類でもあるため、法律で一定期間の保存が定められています。
原則として法人の場合は7年間、個人事業主の場合は5年間の保存が必要であり、保存期間が満了するまで適切に保存しなければなりません。
また、税務調査の際に提出を求められることもあるため、要求に応じて速やかに提出できるよう整理整頓した状態で管理する必要があります。

業務効率の観点でも請求書管理は重要

適切に請求書管理を行うことは、業務効率の観点でも重要です。

請求書を適切に管理できていない場合、取引先への支払いや取引先からの入金内容の確認を効率的に行うことができず、ミスも発生しやすくなります。
また、取引先や社内から過去の請求書に関する問い合わせがあった際、整理整頓した状態で請求書を管理していなければ、当該の請求書を探し出すだけでも苦労してしまうでしょう。
このように、請求書を適切に管理していないことで、業務効率の低下を招く恐れがあるのです。

請求書管理の基本的な方法

次は、受領した請求書と自社で発行する請求書（控え）にわけて、基本的な管理方法を解説していきます。
なお、ここで紹介している請求書管理の方法は、紙媒体の請求書を想定しています。

受領した請求書管理の流れ

受領した請求書管理の大まかな流れは以下の通りです。

発行した請求書管理の流れ

請求書を発行する際は、取引先に送付する原本とは別に、控えを発行して保存します。
請求書控えを管理する大まかな流れは以下の通りです。

支払い・入金完了後の請求書の管理方法

支払い済みの請求書や、入金確認済みの請求書控えの管理は、大きく2つの方法にわけることができます。

• 請求月別に管理する方法
• 取引先別に管理する方法

請求書を月別に管理する方法は、月別にファイルを用意して請求書を入れていく方法です。
月単位での支払い・入金を確認するのが容易で、経理処理の際に全体を把握しやすいという特徴があります。
一方で、取引先の数が多い場合、後から特定の取引先の請求書を探し出すのに苦労してしまいます。

取引先別に管理する方法は、取引先ごとにファイルを作成し、その中で請求月順に請求書を入れていく方法です。
各取引先の請求・支払い状況を把握しやすく、後から請求書を探す際も比較的簡単に当該の請求書を参照することができます。
一方で、取引先ごとに仕分けしなければならないため、月別での管理よりもファイリングの手間がかかる可能性があります。

エクセルで管理表を作成するケースも

請求書や請求書控えの管理状況を一覧化するため、ファイルでの文書保管とは別に、エクセルで管理表を作成するケースもあります。
請求先・支払先の一覧を作成し、送付先・送付元情報や請求番号、請求日、ステータスなどを入力して管理します。
ステータスには「未確認」や「承認済み」、「入金済み」などの状況を記入し、確認漏れや入金漏れなどが発生しないよう管理します。

紙とエクセルによる請求書管理の課題

ここまでは主に紙ベースの請求書管理の方法について解説してきましたが、紙とエクセルによる請求書管理にはいくつかの課題が存在します。

次は、紙とエクセルによる請求書管理の課題について確認していきましょう。

業務効率の低下

紙とエクセルによる請求書管理の課題として、業務効率の低下を挙げることができます。

紙で請求書を管理していると、手作業による仕分けやエクセルへの入力などが必要になるため、多くの工数が掛かってしまいがちです。
また、手作業による作業はミスが発生しやすく、業務の正確性という面でも不安が残ります。
さらに、実際に書面を手に取って作業をする場面も多いことから、在宅勤務などのテレワーク導入・定着の妨げになってしまうケースも散見されます。

セキュリティ・ガバナンス面の不安

紙・エクセルによる請求書管理は、セキュリティ・ガバナンス面の不安もあります。

紙の請求書管理では手作業による仕分けやファイルを移す作業が発生し、その過程で請求書を紛失してしまう可能性があります。
また、第三者による盗み見や持ち出しを防ぐためのセキュリティ対策を徹底する必要があり、エクセルで管理している情報を誤って変更してしまったり、削除してしまったりといった事態も考えられるでしょう。

電子取引データは電子での保存が原則に

紙とエクセルによる請求書管理を行っている場合、電子帳簿保存法への対応も検討すべき課題のひとつと言えます。

請求書などの帳票類を電子データとして授受する行為は電子帳簿保存法における「電子取引」に該当しますが、電子データを紙媒体に出力して保存する「紙の保存に代える措置」が認められていました。
しかし、2022年1月に施行された改正電帳法で「紙の保存に代える措置」は廃止され、電子取引で授受した取引情報は電子データのまま保存することが原則となりました。
2023年12月31日までは宥恕措置が、2024年1月からは猶予措置が設けられているものの、あくまで電子データのまま保存することが原則です。

現在、電子データによる請求書のやり取りがある場合には、できるだけ早く電子帳簿保存法の要件を満たす運用体制を整えていくべきだと言えるでしょう。

請求書管理の効率化・電子化なら「invoiceAgent」

紙とエクセルを使った請求書管理の課題について解説しましたが、解消するにはどうすればよいのでしょうか。
上述したような請求書管理の課題を解消するには、請求関連業務の電子化が有効です。

次は、請求関連業務の電子化を叶える具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。
「invoiceAgent」が電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアの証である「JIIMA認証」を取得しているので、請求関連業務の電子化と電子帳簿保存法対応を同時に実現可能です。

では、「invoiceAgent」の特徴を見ていきましょう。

請求書の発行・受領を電子化するなら「invoiceAgent 電子取引」

「invoiceAgent 電子取引」は、請求書などの企業間取引文書の送受信を実現するソリューションです。

PDFファイルを「invoiceAgent 電子取引」のプラットフォームにアップロードすることで帳票データを配信することができ、取引先が発行する帳票データも「invoiceAgent」を介して受け取れます。
また、請求データがまとまったCSVファイルを所定のフォルダにアップロードすることで、指定した様式の請求書をPDFファイルとして生成することもできます。
取引先ごとに私書箱が設置されるため、複数の取引先とのやり取りであっても1つのプラットフォーム上で完結可能です。
さらに、デジタルインボイスの標準仕様である「Peppol」に対応しているので、インボイス制度への対応としても有効です。

請求書を含む文書データの一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」

「invoiceAgent 文書管理」は、請求書などの文書データの一元管理を実現するソリューションです。

「invoiceAgent」でデータ化した文書はもちろん、他システムで作成・出力した文書もまとめて取り込み、事前設定に基づき自動で仕分け・保存を実行します。
保存した文書は、検索機能で速やかに参照・出力することができ、複雑な検索条件にも対応。
さらに、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、証跡管理機能も備えているため、効率的にライフサイクルマネジメントを行うことができます。

紙で保存している請求書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」

「invoiceAgent AI OCR」は、紙文書のデータ化を実現するソリューションです。

高性能な5つのOCR／AI OCRエンジンを搭載しており、読み取り文書の種類や特徴に応じてOCR／AI OCRエンジンを使い分けたり、1つの読み取り文書に対して複数のOCR／AI OCRエンジンで処理を実行することも可能です。
また、読み取り文書の歪み・傾きを自動補正する機能で認識率の低下を防ぎます。
これらの特徴により、請求書や請求書控えを含め、紙媒体で保存・管理している文書を効率的にデータ化します。

「invoiceAgent」で請求書管理を効率化した事例

最後に、「invoiceAgent」で請求書管理を効率化した事例をご紹介します。

受領する電子請求書の承認・保管を効率化（住友不動産）

住友グループの総合不動産会社である住友不動産株式会社は、「invoiceAgent」の導入により受領する電子請求書の承認と保管における業務効率化を実現しました。

不動産業界は現在も紙のやり取りが多い業界であり、とくに事業規模が大きく取引量も多い同社においては、業務効率化のためのペーパーレス推進が大きな課題となっていました。

そうしたなか、電子帳簿保存法の改正が決まり、取引先から送られてくる請求書を改正電帳法の要件に則した形で電子保存するためのシステム対応を検討開始します。
複数製品を検討した結果、AI OCRを利用できる点や導入実績の豊富さなどが決め手となり、「invoiceAgent」の導入に至りました。

請求書受領者が電帳法の検索要件に則した形でファイル名を付けて「invoiceAgent」にアップロードし、上長が内容確認および支払承認を行うとPDFファイルに電子スタンプが付与され、経理担当者が確証として電子保存する、という仕組みを整えました。

現在、グループ全体で約700ユーザーが「invoiceAgent」を利用しており、年間3万枚規模の請求書の電子保存に対応する見通しとなっており、業務スピードの向上に効果を実感しています。

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月7,000枚の請求書を電子化（ロジクエスト）

配送代行・緊急配送・国際輸送の3つの物流事業を展開する株式会社ロジクエストは、「invoiceAgent」の導入により月報兼請求書の電子化を実現しました。

同社では、全国の契約ドライバーや協力会社から月に約7,000枚の月報兼請求書が届き、紙ベースで管理を行っていました。
しかし、保管用の倉庫を2つ借りており、過去の請求書が必要になった際に探し出すのが難しく、支店間で管理フローが統一されていない状況も課題となっていました。

そこで同社は、電子帳簿保存法に対応する電子保管の仕組み構築を検討開始。
JIIMA認証を取得している点や費用面、使いやすさなどを考慮した結果、「invoiceAgent」の導入に至り、以下のような請求書管理フローを構築しました。

1. 各支店で受領した月報兼請求書の電子データを社内の共有フォルダに集約
2. 担当者のチェックを経て「invoiceAgent」にアップロードするための監視フォルダに移動
3. 「invoiceAgent」でOCR処理を行いデータ化し、タイムスタンプを付与して保管

導入後、紙の印刷量が減少したほか、荷主企業からの問い合わせ時の書類検索が効率化。
今後は請求書以外の文書にも電子化の範囲を広げていき、物流業界の根強い紙文化から脱却することを目指しています。

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株式会社ロジクエストのinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、請求書管理の必要性や方法、よくある課題について解説しました。

紙とエクセルを使った請求書管理にはいくつかの課題が存在し、その課題を解消するには、請求業務の電子化が有効です。

そして請求業務の電子化は、記事内でもご紹介した「invoiceAgent」で実現することが可能です。

現在、紙とエクセルを使った請求書管理を行っている方は、今回ご紹介した情報も参考に「invoiceAgent」で請求業務の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。