SVF Archiver活用シーン
業務書類・文書ごとの課題を
SVF Archiverで解決するイメージをご紹介します。
請求・支払書類（受領）
- 課題
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- 紙による承認作業や入力作業、ファイリング作業の負荷が高い
- 緊急、有事の際にすぐに書類を確認できない
- 書類を受け取るための出社がなくならない
- 解決策
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- 紙文書を電子化し、OCRによって記載内容をデータ化することで、入力作業を簡略化
- SVF Archiverに格納する際にタイムスタンプを付与し、取引先名/日付/金額等の情報を保持
- 基幹システム側で付与した、決算番号をSVF Archiverへ連携することで電子帳簿保存法（スキャナ保存）へ対応し、紙原本は破棄
- スキャニング時のみ出社し、その他業務はリモートワークが可能に
請求・支払書類（発行）
- 課題
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- 請求書や支払通知書などの印刷～発送作業、控えのファイリング管理の負担がかかっている
- 電子化を検討しても郵送を希望する取引先もおり、出社しなければならない
- 解決策
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- SVF Archiver上で請求書を送ることで郵送やファイリング作業が不要となり、
テレワークでも業務が可能 - 自動仕分け（分割や配布）によって、手作業によるセキュリティ事故を防げる
- 郵送希望の取引先には、サービス内で郵送代行も可能
- SVF Archiver上で請求書を送ることで郵送やファイリング作業が不要となり、
申込書・注文書
- 課題
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- 大量の申込書や注文書を業務システムに登録する作業の負荷が高い
- 紙やPDFファイルなどで受領するため一元管理が必要
- 解決策
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- OCRによって手書き文字やチェックボックス、丸囲い項目などを自動でデータ化し、業務システムに連携することでデータ入力の作業コストを大幅に削減
- 書類の電子保管と自動仕分けにより、文書種類や内容ごとに整理され保管コストを削減
図面・マニュアル
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紙・ファイルサーバー
運用の問題点 -
- 文書内情報で検索できず必要な文書が探せない
- 保管ルール通りにファイルが保存されない
- 新旧の図面やマニュアルが混在しているため、正しい版管理が難しい
- 情報漏洩リスクが高い
- 解決策
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- 多様な検索方法で目的の文書をすぐに見つけられる
- 自動仕分けで保管ルール通りに管理できるため運用が楽に
作業指示書・日報
- 紙運用の問題点
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- 作業日報の仕分けとシステムへの転記作業に工数がかかっている
- 災害や紛失などの情報漏洩リスクが高い
- 部門や拠点間の情報共有が難しい
- 解決策
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- OCRで文書内情報をデータ化、自動仕分けによって作業の工数を削減する
- 電子保管と多彩なセキュリティ機能で文書を保護できる
- マルチブラウザ／タブレット／多言語対応で幅広い情報共有が可能
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