自治体向け
ソリューション

解決策より働きやすい自治体へ 予算編成業務を変える[概要編]

ウイングアーク1stは、次のような新しい自治体の姿の実現を通じ、自治体DXを実現したいと考えております。

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なぜ実現が必要なのか

働き方改革・テレワークの波は地方自治体にも及んでいます。しかしながら、その状況は自治体により千差万別です。背景には、都道府県と基礎自治体、基礎自治体の中でも政令市、一般市、特別区、町村などで事務分掌や組織体制に大きな差異があり、ある自治体や部署での働き方改革の成功例を、必ずしも他の自治体や部署に適用できるとは限らないという事情があります。

逆に、多くの自治体や部署で共通する業務を見出し、その業務改善を進めれば、その成功例は広く展開が可能となり、自治体の働き方改革が全国的に進展します。

一つの例として予算編成業務があります。予算編成業務は、すべての自治体と部署に共通する業務であり、また編成時期の職員は多忙を極めています。つまり、予算編成の業務改善を進めることは、自治体の働き方改革を全国的に推進する一つのカギであるといえます。

予算編成業務が自治体の職員にとって負担である理由は次の通りです。

①全ての部署が毎年必ず行う。

②原課(事業課)と財政課という2つの部署が関与するため、連絡調整が頻繁に発生し手間がかかる。

③原課が予算要求準備に着手するのが6月頃、終了するのが議会で議決される3月と、長期間に及ぶ業務である。

④4月の人事異動で着任したばかりの原課の職員は、担当事業について十分に理解していない状態で6月に予算要求作業を開始する必要がある。

⑤数値を取り扱うことから、その正確性が強く要請され、過誤が発生しやすい。そのたびに手戻りが発生する。

⑥予算編成支援システムを導入している場合でも、その支援の対象となるのは業務全体のうち限られた工程(タスク)に過ぎない。

これらの問題点に対して、今回はICTを活用した業務効率化のポイントをご紹介します。

予算編成業務改善ソリューションの概要

現状業務

① 原課担当者は、前年度資料を参照して予算見積書を作成。前年度資料は、パイプファイル、共有フォルダ、引継書類などにあるファイルを参照。

② 原課から文書作成ソフトや表計算ソフトで作成された予算見積書を財政部門が受領し、ファイルの各項目に入力されている数値を手集計でリスト化。予算編成支援システムが導入されている場合、予算見積明細はシステムにより自動集計。

③ 予算見積書、添付文書を原課毎に分けてファイルサーバ等に格納。

④ 各課からの提出状況をチェックシートなどで把握。

⑤ 予算見積書および添付文書はパイプファイルや共有フォルダなどで共有

⑥ 集計したデータに基づいて予算原案を作成。

⑦ 課ごとの査定書類を作成。

⑧ 首長査定用の書類を作成。

⑨ 議会説明用に書類を作成。

改善後の業務

① 前年度以前に作成された予算編成関連資料は、ライブラリー形式で一元的に格納された電子書庫から取得。資料保存場所の明確化、キーワード等による文書検索などにより効率化。

② 原課から提出された予算見積書ファイルはOCR機能により予算項目を自動集計、財務部門は既に集計された状態からCSVファイル等で全庁の予算明細を取得することが可能。また、予算編成支援システムにより運用されている場合、システムが保有する予算見積項目をデータ集計分析システムに格納することで後方の各機能を実現。

③ 提出された文書は、予算見積書などに入力された部署名などのキー項目で自動的にフォルダを作成し、事前に定められたルールに沿って仕分けされ、自動格納。

④ 提出書類のシステム処理状況が把握できるため、提出状況を個別にチェックする必要が無い。

⑤ ①に同じ。権限設定により、閲覧者を課内、部内、全庁など各自治体のルールにより設定可能。

⑥ 予算原案は、事前に定めたルールにより自動作成。

⑦ 各課別の査定書類を、事前に定めたルールにより自動作成。査定書類を電子書庫に格納。

⑧ 首長の査定書類を、事前に定めたルールにより自動作成。査定書類を電子書庫に格納。

⑨ 議会説明用の書類を、事前に定めたルールにより自動作成。

 

導入効果検証

本ソリューションの実際運用確認、導入効果検証をご希望の自治体様はページ下部の「お問い合わせはこちら」にてご連絡ください。現在、今年度の検証実施自治体様の申し込みを受け付けております。

最後に

今回ご紹介した予算編成業務では、非効率な手作業や業務負荷集中の改善、その他にも働き方改革やテレワーク実現など、セキュリティを担保しながら「ICT技術の活用による効率化」の適用場面は多く存在すると考えられます。これらの実現に向けて、当社は地方自治体様、ICTベンダー様と協力しながら引き続き取り組みを進めて参ります。

2020.05.20

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