自治体向け
ソリューション

解決策自治体テレワーク支援ソリューション

自治体におけるテレワークの現状

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新型コロナウイルスの感染拡大に端を発し、テレワーク導入の流れが加速しています。
しかしながら、テレワークを実践している企業であっても、従業員が出勤を余儀なくされる状況が生じています。
その理由の一つには、業務が紙文書の運用に依存しており、請求書の処理や押印作業を自宅ですることが困難なことが挙げられます。

一方、自治体は民間企業に比してテレワーク導入が進んでいないと言わざるを得ません。その理由には、窓口対応など自治体固有の事情もありますが、それ以外は紙文書、押印、インフラの整備状態(PCやネットワーク)など、民間企業と大きく変わりません。
在宅勤務率7割を達成した青森県むつ市は、まず業務の洗い出しとオンライン化から着手しました。このように、業務のオンライン化がテレワーク化の一里塚であるといえます。そこで、オンライン化が可能な業務を考えてみましょう。

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自治体でオンライン化・テレワーク化を進めることが可能な業務として、①支払、②決裁、③文書発送が挙げられます。それぞれどのようにテレワーク化、オンライン化を進めるのかをみてみます。

支払テレワーク

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紙で受領した請求書による支払業務のために、多くの職員が出勤を余儀なくされています。

業務の起点となる請求書が郵送やFAXといった紙媒体であることから、担当職員には受け取り、開封などの作業が発生します。加えて承認や押印などの後続プロセスを要する場合には承認者も出勤して対応することになります。他には支払処理(データの入力)、文書の仕分けと保管、参照、戻し、廃棄などの、紙媒体であることに起因する付帯作業が発生します。支払テレワークにより、業務の自動化とテレワーク化を大きく進めることができます。

支払テレワークにより、業務の自動化とテレワーク化を大きく進めることができます。
当社の文書管理サービス「SPA」を利用することにより、紙の請求書による支払業務のテレワーク化を実現します。紙の請求書の受取とスキャニング(複合機などで紙を読み取って電子化すること)については、引き続き出勤する必要がありますが、それ以外の工程は全て自動化またはテレワーク化することができます。

SPAは、スキャニングされた文書を電子データとして受け取ると、その内容を参照し電子的に適切な場所(フォルダ)に自動的に振り分けます。スキャニング後に生成されるPDFファイルを仕分ける手間を必要としません。振り分けられた電子文書は画面上で確認や承認が行えます。承認が終わった文書を画面で参照したり、支払処理を行うシステムに引き渡したりすることもできます。

決裁テレワーク

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ほとんどの自治体では電子決裁システムが導入されています。起案から承認、文書の保存まで全ての工程が電子決裁システム上で完結する場合、テレワークで決裁操作をすることが可能です。

しかしながら、完全電子決裁は少数にとどまるのが実態です。
多くの決裁は紙のみ、または電子・紙の併用決裁であり、いずれも紙文書への押印が必要となるため、テレワークで行うことが困難です。
その結果、起案者のみならず承認者・供覧者についても起案文書の確認・押印のために出勤する必要があります。1件の決裁に対し承認者・供覧者は数人以上に及ぶため、広範囲の職員が出勤を余儀なくされ、テレワークの阻害要因となっています。

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これらの問題点は文書管理サービス「SPA」に利用により解決可能です。
まず、起案者は起案文を作成し、添付文書がある場合にはスキャンします。次に、これらのファイルをSPA上にアップロードします。
SPAは「レビュー機能」を有しています。
これは、SPAにアップロードした文書を、指定したユーザーに対し、レビュー(閲覧・承認)を依頼することができるというものです。文書内容の閲覧・承認のみならず差し戻しも可能。またレビューの完了をメールで通知することや、複数文書の一括起票も可能です。証跡管理やスタンプ、コメントの挿入もできます。

これにより、承認者は紙文書を手元に置くことなく、SPA上のイメージを閲覧し承認または差し戻しの操作をすることができます。
承認や差し戻しに伴う指示はSPAのコメント機能を使用することで対応ができます。
なお、添付文書のスキャンが必要な場合、起案者は引き続き出勤する必要がありますが、承認者はスキャン後のイメージをSPA上で閲覧すれば足りるため出勤は不要です。

 

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決裁テレワークの活用場面として、会計管理室(会計管理者)が行う支出命令の審査業務が考えられます。

会計管理室は、原課が行う支出命令を審査しています。
具体的には、原課で起案・承認された支出命令は、会計管理室の担当者に引き継がれ、会計管理室内で決裁の上最終的な支出がなされます。決裁テレワークでは、起案者が出勤する必要がある場合であっても、承認者の出勤は要しません。

つまり会計管理室での全行程は、すべてテレワークで対応することができるのです。
これにより、会計管理室は部署丸ごとのテレワーク化が可能になります。

文書発送テレワーク

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自治体は法人(事業者)に対し、様々な文書を郵送しています。
例えば、アンケートのための調査票、各種申請書、照会文書などが考えられます。うち大規模なものや定期的なものは、既に定型業務として業務プロセスが確立していることもあると思いますが、小規模や突発的、単発的なものは、業務プロセスが確立しておらず、手動で対応せざるを得ない場合も多く存在します。帳票の印刷、封入封かん、発送など、出勤せざるを得ない工程も多く存在します。

文書発送テレワークは、印刷、封入封かん、発送までを外部委託できるサービスです。
これは、当社が提供している印刷BPOサービス「SVF TransPrint」を利用したものです。SVF TransPrintは、非定型、小規模な郵送業務にも対応できるサービスです。また郵送とあわせてWEB配信の仕組みも提供しているので、紙と電子のハイブリッド運用にも対応します。
例えば、ある帳票について、基本的には紙で郵送するものの、事前に希望した法人についてはWEB配信を行い、法人側からファイルをダウンロードしてもらう、といった運用が可能です。

ウイングアーク1stでは、SVF TransPrintを利用した自社内の請求書発行業務のテレワーク化を、わずか1日の準備期間で運用開始しました。詳しくは事例サイトをご覧ください。
事例サイト:https://www.wingarc.com/cloud/stp/usecase/

※SVF TransPrintはクラウド上で提供されるサービスのため、本ソリューションの利用にはインターネットへの接続が必要です。

最後に

新型コロナウイルスの感染拡大とともに急速に導入が進んだテレワークは、新型コロナウイルスの感染が鎮静化した後も定着する動きをみせています。今回ご紹介した「支払テレワーク」「決裁テレワーク」「文書発送テレワーク」について、ご興味のある官公庁様、ICTベンダー様はお気軽にお問い合わせください。

2020.06.15

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