自治体向け
ソリューション

解決策「残された紙決裁」をなくす 全庁汎用電子決裁基盤の構築の必要性

ウイングアーク1stは、次のような新しい自治体の姿の実現を通じ、自治体DXを実現したいと考えております。
とりわけ、新型コロナウイルスの感染拡大によりテレワークへの関心が高まっていることから、今号ではテレワークを支援するソリューションを紹介します。

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なくならない「紙決裁」

テレワークの障壁として紙文書の存在が指摘されています。これは自治体でも同様です。特に紙文書の決裁がその代表的な例といえます。
では、電子決裁システムを導入すれば紙文書の決裁を一掃できるのでしょうか。答えは「NO」と言わざるをません。
電子決裁を導入している自治体であっても、全ての決裁を電子決裁システム上で実現している自治体は少ないと考えられます。その理由は以下の通りです。

①完全電子決裁:
 電子決裁システム上で起案、承認、施行までの全プロセスが完結する。

②紙・電子併用決裁:

電子決裁上で起案を行うものの、起案文を紙に出力し、添付文書があれば綴じ込んだ上で起案文書を承認者に回覧し押印を貰う。押印完了後、電子決裁システム上で文書の施行操作を行い、決裁文書は紙のまま保管する。
 例)添付文書が存在する決裁、特に添付文書が大部にわたる、地図や構造図などの大きなサイズであるもの。

③完全紙決裁:
 紙の起案文を紙のまま決裁し、保管する。電子決裁システムは使用しない。
 例)業務システムから出力した文書の決裁。

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紙・電子併用決裁が存在する点がポイントです。
電子決裁システムの導入有無にかかわらず紙を伴う決裁が残存しています。これがテレワークの阻害要因といえます。

全庁汎用電子決裁基盤のご提案

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ウイングアーク1stが提案する「全庁汎用電子決裁基盤」は、PDFファイルを指定したユーザー間で共有し、各ユーザーが内容を確認の上で承認操作を行うことで決裁を行い、決裁後の文書を自動的に電子保管するものです。

Point
・どのような決裁文書でも、スキャンして取り込むだけで簡単に電子決裁が実現可能。
・紙の文書をそのまま読み込むため、起案用紙のフォーマットを変える必要が無い。現状"紙"で運用している通りに電子決裁が適用可能。
 →紙運用をそのまま電子化するため、業務プロセスの大きな見直しを経ずに速やかに決裁を電子化できる。
・決裁後は文書が自動的に電子保管されるため、閲覧や保存の負担が軽減される。

 

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まず、起案者は文書作成ソフト等で起案文書を作成します。起案文書は最終的にPDFファイルとするため、手書きで作成することも可能です。
次に、起案文書を添付文書と併せて全庁汎用決裁システムに登録します。添付文書が紙媒体である場合には、いったん起案文書を紙に出力し、添付文書とともに複合機等でスキャンをしてPDFファイルを作成します。PDFファイルを所定のフォルダ(監視フォルダ)に格納すると、全庁汎用決裁システムが監視フォルダ内のPDFファイルを自動で取込みます。
起案者が全庁汎用決裁システム上で取込み後のファイルに押印操作をすることで、起案が完了します。

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承認者は紙媒体を取り扱う必要がありません。
まず承認者は、全庁汎用電子決裁システム上で決裁の必要がある文書を確認します。全庁汎用電子決裁システム上にPDFファイルが格納されているため、決裁文書のイメージを確認しながら承認の操作を行います。その際、文書に押印イメージを付加することもできます。また否決の操作も可能で、否決の理由をコメントとして起案者に伝達することも可能です。

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決裁完了後は自動的に全庁汎用決裁システム上に電子保管されます。
自動電子保管により手動で保管操作をする作業が不要であることに加え、次のような利点を有しています。

・電子保管により、庁内ネットワーク上のどこからでも検索ができる
・既存の文書管理(電子決裁)システムとの連携が可能
・OCRの活用により他システムとデータ連携が可能

運用のポイント

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全庁汎用電子決裁システムは次のような機能を有しています。

①標準でOCR機能を搭載
OCR機能が搭載されているため文字を読み取ることができます。これにより、文書上の活字やチェックボックスなどをデータ化することで、例えば文書上の特定の文字をキーとして文書を自動で振り分けることができます。

②文書取得時の自動フォルダ振り分け
文書を取り込む際、文書内のフラグを判別し、定められたフォルダに自動格納されます。例えば、決裁文書ごとに保存年限が指定されており、保存年限が文書上に記載されている場合、これをOCRで読み取ることで、保存年限ごとに文書を自動で振り分けて全庁汎用電子決裁システム内に保管することができます。

③万全の文書アクセス権限設定
全庁汎用電子決裁システム内のフォルダごとに文書アクセス権限を設定できます。例えば、係員には所属課の文書のみ参照可能、部長には部内の全課の文書を参照可能、会計管理室職員には財務関係文書のみ参照可能、などのきめ細やかな権限割り当てが可能です。

④特定項目の墨消し(マスキング)
文書をマスキング可能です。これにより、管理職には文書を完全に閲覧可能とする一方、係員には特定の箇所をマスキングされた形で閲覧可能とする、などの制御が可能になります。

運用例

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業者などから紙で受領した請求書を職員が受領し、支出する業務において適用が可能です。
業務の起点となる請求書が郵送やFAXといった紙媒体であることから、担当職員には受け取り、開封などの作業が発生します。加えて承認や押印などの後続プロセスを要する場合には承認者も出勤して対応することになります。他には支払処理(データの入力)、文書の仕分けと保管、参照、戻し、廃棄などの、紙媒体であることに起因する付帯作業が発生します。

全庁汎用電子決裁基盤の利用により、紙の請求書の受取とスキャン(複合機などで紙を読み取って電子化すること)については、引き続き出勤する必要がありますが、それ以外の全ての工程は電子化が可能です。これにより、電子化された工程は職場への出勤が不要となり、テレワーク化を進めることができます。

ご提案のまとめ

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決裁には、①承認者、供覧者、協議者など関係する職員が多く、②全ての部署で毎日大量に行われ、③紙が残存している、などの特徴があります。このことから、決裁の電子化が業務効率化およびペーパーレス化に寄与する効果は大きく、その効果は全庁に及びます。ウイングアーク1stが提案する全庁汎用電子決裁基盤の活用により、現行の運用や帳票を維持したまま、決裁プロセスの電子化が可能となります。

2020.08.11

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