自治体向け
ソリューション

解決策「残された紙決裁」をなくす 全庁汎用電子決裁基盤の構築の必要性 ~自治体ピッチ参加報告~

2020年8月から9月にかけて、内閣官房 情報通信技術(IT)総合戦略室主催の「令和2年度 自治体ピッチ」が開催されました。
今回は「次なる感染症対策に備えるために求められる地方自治体のデジタル化とは何か」をテーマに、全3回にわたるオンライン開催となりました。コロナ禍での様々な自治体業務のあり方を開発者(ベンダー等)と自治体が活発に意見交換する場となりました。
自治体ピッチ公式:https://cio.go.jp/node/2717

当社はプレゼンテーション事業者(開発者)として採択され、「自治体テレワーク ~アナログからデジタルへの変革~」を
テーマに、本コラム8月号でご紹介した全庁汎用電子決裁基盤(※)を中心としたテレワークの実現に加え、その発展形として実現を目指している紙・FAX処理、決裁、押印、文書発送のデジタル化を紹介。参加された全国の自治体様より多くの反響をいただきました。
https://www.wingarc.com/solution/government/column/20200811/index.html

今号では紹介動画の公開とともに、各自治体様と交換した意見の一部を掲載します。

紹介動画

 今回の開催テーマに合わせ、デモンストレーションの表題は「決裁におけるテレワークの実現」としていますが、
 内容は本コラム8月号で紹介した全庁汎用電子決裁基盤となります。

※質問回答は下部に掲載しております。

当社が提案する全庁汎用電子決裁基盤のポイントは次の通りです。

・一般的な電子決裁システムに比べて安価に構築を実現
・特定業務に依存せず、通常の起案のみならず財務会計など庁内の多くの業務に適用可能
・現状の紙決裁のイメージで、業務を大きく変えることなく決裁を電子化
・OCR機能により、各起案文書の項目はデータとして保持することが可能
・電子文書保管システムをベースにしているため、後処理を意識しなくても各種文書運用を効率化

このように単に決裁運用を電子化するだけでなく、多くの付加価値を提供します。

現在、数団体様でPoCを実施中、そして次年度導入に向けて一緒に準備を進めております。
各業務での電子決裁システム構築、また既にシステムは導入しているものの、残存している紙決裁の電子化をご検討の自治体様はお気軽にお声がけください。

質問回答

ご質問 当社回答
1 財務会計システムの電子決裁オプションを導入するよりも、圧倒的に安価で提供できるということですか。 比較するシステムにもよりますが、安価な価格設定となっています。オンプレミス型のライセンス提供では、月額10万円(ユーザー数上限なし、全庁利用可能、ソフトウェアライセンスのみ)でご提供可能です。

2

決裁のデータはどこに保管されますか。クラウドですか? 導入形態によって異なります。オンプレミス(導入型)の場合は設置サーバー環境、パブリッククラウドのサービスを利用する場合はパブリッククラウドのサーバー環境、LGWAN等の共同利用サービスを実現した場合はLGWANのサーバー環境で管理されます。
3 現状の決裁システムと連携することはできますか? 本システムが公開しているAPIを利用すれば、連携先のシステム改修等による連携も可能です。その他、改修をせずに連携をご希望の場合にはいくつか方法がありますのでお問い合わせください。
4 各自治体のセキュリティポリシーがあるのでデータの持ち出しは厳しいのでは? 環境面やポリシー面を含め、「ネットワークに接続することが可能」であることが前提となります。実現方法についてご相談があればお問い合わせください。
5 決裁にはタイムスタンプ等、真正性を担保する仕組みはありますか? インターネット上の電子署名・タイムスタンプの付与が可能です。LGWAN内での運用はまだ実績としてありませんので、ご要望の際は要相談とさせてください。
6 押印はWEB画面上で任意の位置に可能でしょうか?それとも予め書式ごとに定義した指定位置にのみ押印可能でしょうか? 任意の位置に可能です。
7 テレワーク可能とする職員は、決裁を行う職員がターゲットで良いでしょうか? 起案者については、現状運用では紙文書スキャン作業の必要があるため出勤が求められますが、添付文書(請求書等)の電子受領もしくは受領・スキャンの外部委託をすることにより、起案者が紙文書を取り扱う必要がなくなった場合は出勤の必要がなくなり、一連の運用についてテレワーク化が可能となります。
8 ランニングコストを概算でもいいので知りたいです。 オンプレミス型のライセンス提供では、月額10万円から(ユーザー数上限なし、全庁利用可能、ソフトウェアライセンスのみ)のご提供が可能です。その他、パブリッククラウド型のサービス提供もしておりますが、業務により利用可否の検討が必要と認識しています。LGWANサービス提供は現在検討中です。
9 既存の文書管理システムや財務会計システムに、電子決裁機能を有している場合は、御社のご提案は全て被りそうです。そんな中でも訴求できる点はありますか? 現在全ての決裁が電子で完結している場合は機能面で重複する点が多いと思います。
しかしながら電子決裁機能を有していても一部でも紙決裁が残存している場合には、本ソリューションはOCRによる自動整理や添付文書を含めた全文書の電子保管が可能などの訴求点があると考えています。
10 図面とかA3以上の紙もスキャンできますか? できます。読み取りを行う複合機などが対応していれば、スキャンする紙のサイズに上限はありません。
11 電子だと間違いを見落としてしまうことが多いため、紙にチェックをつけることで最終確認しています。電子上でチェックマークを付けることはできますか? 可能です。
12 こういったデータや書類の持ち出しは、私の役所では一切できません。 環境面やポリシー面を含め、「ネットワークに接続することが可能」であることが前提となります。実現方法についてご相談があればお問い合わせください。
13 紙をスキャンしてデータ化するのではなく、PDFファイルをデータ化できれば、より良いと思います。 PDFファイルのデータ化も可能です。
14 紙に固執する上司がいたらどうしたらいいでしょうか。 まずモデルとなる部署・業務を定めて電子化し、その後電子化の範囲を拡大していく方法により解決することをご提案しています。
15 紙でのプロセスという事であれば、やはり手書きで修正したいところですが、タブレットなどを使って手書き修正できるようにはならないでしょうか? 文字の追加、スタンプ、マーカーなどによる手書き修正が可能、タブレットにも対応しています。ただし、メモ書きなどは可能ですが起案した文書自体の修正はできません。

16

決裁の種類も多様で文書保存まで考慮する必要がありますが、対応できますか? 承認経路は柔軟に定めることができます。また承認経路(決裁区分)に応じたフォルダ分けも可能です。なお、ご提案のシステムは元々が文書保管システムなので、文書履歴管理、マスキング、アクセス権限設定、アクセスログ管理が可能です。

※一部抜粋

2020.11.30

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