自治体向け
ソリューション

解決策「請求書電子受領」で請求書処理・保管の業務量を大幅に削減

テレワークの障壁として、紙媒体の存在が指摘されています。加えて、押印を廃止するという社会的趨勢も存在します。
ここでは、「事業者から自治体に送付される請求書」に焦点を当てた上で、その解決策を考えていきたいと思います。

「紙請求書」の現在

ほとんどの自治体で、事業者から自治体に送付される請求書は、紙媒体となっています。請求書には事前に申請、登録した代表者印が押印されています。
自治体側の利点と欠点は次の通りです。

利点
 請求書に代表者印が押印されているため、その真正性を担保できる。

欠点
 ①受領した請求書の内容を財務会計システムに転記しなければならない。
 ②収受、保存、廃棄など、紙固有の問題が生ずる。
  →支出、保管などの後続プロセスが電子化する妨げともなる。
 ③押印が廃止された場合、真正性を担保する仕組みが存在しない。

ウイングアーク1stの「請求書電子受領」ソリューション

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当社が提案する「請求書電子受領」は、事業者が請求書をPDFまたはOfficeファイルで作成し、電子で自治体に提出、自治体は記載内容をデータ化しCSV出力、請求書自体は電子保管する、というものです。以下で詳しく説明します。

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提出・受領

まず、自治体は事業者に対し、登録(アップロード)のためのIDを付与します。例えば債権者登録があった段階で付与することが考えられます。
事業者は請求書の様式を自治体のホームページよりダウンロードの上、必要事項を入力し、付与されたIDでログインし請求書を登録します。
事業者が登録すると、自治体にはメールで通知されます。

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事業者側が請求書を登録する画面

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自動振り分け・データ抽出

請求書が登録されると、次のことが人手を介すことなく自動でなされます。

・メールで通知される
・請求書が自動的に各課のフォルダに振り分けられる
・請求書の記載事項がデータ化される

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「請求書電子受領」にはOCR機能が含まれております。上の図を例とすると、請求書内にある「担当課」欄をOCRで読み取り、「戸籍住民課」のフォルダに請求書を自動で格納することができます。

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CSV出力・保存

既にデータ化されている記載事項は、CSV出力することができます。
これを何らかの形で財務会計システムに取り込むことで、後続の支出処理まで電子化することができます。
また、請求書ファイルは自動で電子保管されます。
電子保管されたファイルは、検索、証跡管理による改ざん防止、自動廃棄などに対応しています。事業者が請求書を登録する際にタイムスタンプを付与することもできるので、より強力に改ざんを防止することができます。

当社「全庁汎用電子決裁基盤」との連携

2020年8月号で紹介した「全庁汎用電子決裁基盤」(※)と連携させることで、電子受領した請求書ファイルを電子決裁することが可能となり、決裁プロセスまで含めた電子化が可能となります
https://www.wingarc.com/solution/government/column/20200811/index.html

ご提案のポイント

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①短納期
 カスタマイズが不要なため、短期間での導入が可能です。
②シンプルな操作性、
 機能、画面遷移がシンプルのため、全職員がご活用いただけます。
③拡張性
 APIの提供を行っております。
④押印に代わる真正性確保
 事業者にあらかじめIDを付与し、請求書電子受領システム上からの登録のみ受け付けるため、架空請求の可能性がありません。
つまり、初回、事業者にIDを付与するプロセスのみ厳格化すれば、その後の同IDからの請求は、全て真正な債権者からのものであるとみなす取扱いに移行することが可能となり、この場合は請求都度の本人確認が不要となります。
例えば、請求書と債権者登録申請書の代表者印を照合する作業は不要となります。

請求書の支出事務は、庁内の全ての部署で毎日大量に行われています。起点となる請求書が紙であることから、後続のプロセスも全て紙となり、転記・保存などの膨大な作業が発生していました。請求書の受領から電子化することで、庁内のペーパレス化の一里塚とすることが可能です。
また、押印廃止という社会的趨勢にも適合し、事業者の満足度向上にも寄与するという利点も有しています。

他の電子請求書システムと「請求書電子受領」の違い

自治体でも導入が進みつつある電子請求書システムでも、請求書が郵送から電子受領に変わる、データ登録や連携で手入力がなくなる、などの特徴があります。これらは一見すると当社の請求書電子受領と基本的にできることは同じです。
当社の請求書電子受領の特色は「導入のしやすさ」「請求書様式の柔軟性の高さ」です。
他の電子請求書システムでは、提出元の事業者側にもシステムの導入などの対応が発生することがあります。
一方、請求書電子受領は、導入段階でのプロセスは、①請求書様式の自治体ホームページでの公開、②各事業者へIDを付与、にとどまり、システムの導入よりも事業者・自治体双方への手間が少なくて済みます。請求書様式の変更も不要です。これにより、最初に事業者側が導入するハードルが下がり、速やかに請求書電子化への移行が期待できます。

また、システム稼働後、請求書の記載事項が追加され、請求書様式自体が変更となった場合を考えてみましょう。例えば法人番号制度開始に伴い、法人番号の記載が必要となった場合が該当します。
他の電子請求書システムでは、事業者側・自治体側にシステム改修が発生する場合があります。一方、請求書電子受領ではシステム改修は不要です。その理由は、請求書電子受領はOCR技術を採用しており、OCRで読み取り箇所を決定するため、これにより、自治体ホームページ上で公開する請求書様式を変更し、請求書電子受領ソリューション上でOCRの読み取り箇所を変更するだけで済みます。

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読み取り箇所を変更すれば様式変更に対応可。設定はノンプログラミング、直感的な操作性で職員にて十分に対応可能。

請求書以外への拡張可能性

請求書電子受領はOCR技術を製品に採用しているため、様式や記載事項の制約がありません。したがって様式の変更のみならず、請求書以外の帳票(申請書など)にも今後活用していいただける拡張性を秘めています。

評価・検証いだたける自治体を募集します

当社は、請求書電子受領を検証・評価いただける自治体を募集しております。ご希望の自治体は、下記の問い合わせフォームにご連絡いただくと幸いです。
その他のお問い合わせもお待ちしております。よろしくお願いいたします。

2021.02.09

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