invoiceAgent 文書管理
invoiceAgent 文書管理は、ビジネス文書にまつわる業務の効率化とリスクの低減をサポートします。
invoiceAgent 文書管理がどのようなシーンで活用できるか紹介します。
01
請求・支払書類(発行)
課題
- 請求書や支払通知書などの印刷~発送作業、控えのファイリング管理の負担がかかっている
- 電子化を検討しても郵送を希望する取引先もおり、出社しなければならない
解決策
- invoiceAgent上で請求書を送ることで郵送やファイリング作業が不要となり、テレワークでも業務が可能
- 自動仕分け(分割や配布)によって、手作業によるセキュリティ事故を防げる
- 郵送希望の取引先には、サービス内で郵送代行も可能
02
請求・支払書類(受領)
課題
- 紙による承認作業や入力作業、ファイリング作業の負荷が高い
- 緊急、有事の際にすぐに書類を確認できない
- 書類を受け取るための出社がなくならない
解決策
- 紙文書を電子化し、OCRによって記載内容をデータ化することで、入力作業を簡略化
- invoiceAgentに格納する際にタイムスタンプを付与し、取引先名/日付/金額等の情報を保持
- 基幹システム側で付与した、決算番号をinvoiceAgentへ連携することで電子帳簿保存法(スキャナ保存)へ対応し、紙原本は破棄
- スキャニング時のみ出社し、その他業務はリモートワークが可能に
03
図面・マニュアル
紙・ファイルサーバー
運用の問題点
- 文書内情報で検索できず必要な文書が探せない
- 保管ルール通りにファイルが保存されない
- 新旧の図面やマニュアルが混在しているため、正しい版管理が難しい
- 情報漏洩リスクが高い
解決策
- 多様な検索方法で目的の文書をすぐに見つけられる
- 自動仕分けで保管ルール通りに管理できるため運用が楽に
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