NTTドコモソリューションズ株式会社

　NTTドコモソリューションズは、2025年7月にNTT コムウェアから商号を変更。NTTドコモグループの中核企業として、通信インフラを支える高信頼性のシステム開発・運用で培った技術力を基盤に、幅広い分野でソフトウェアに関するサービスを提供している。NTTグループが2023年に発表した中期経営戦略「New value creation & Sustainability 2027 powered by IOWN」では、「新たな価値の創造とグローバルサステナブル社会を支えるNTT」「お客さま体験（CX）の高度化」「従業員体験（EX）の高度化」の3本柱を掲げ、グループ全体での変革を推進している。

　NTTドコモソリューションズ ビジネストランスフォーメーション事業本部 コーポレートビジネスソリューション部 グループ共通IT部門 担当課長の高木 景介氏は「NTTグループでは”お客さまのDX”だけでなく、“自らのDX”にも取り組んでいます。グループ国内会社115社のデータ基盤統合や、17万人の社員の業務を効率化する中で当社は、グループ共通IT基盤の開発・提供という役割を担っています」と語る。

　そんな同社が推進したプロジェクトの一つに、ServiceNowを基盤とした共通決裁システムの構築がある。NTTドコモソリューションズ ビジネストランスフォーメーション事業本部 コーポレートビジネスソリューション部 グループ共通IT部門の小栁 瑞季氏は「それまでグループ各社は、それぞれ独自の決裁システムを運用しており、入力や操作方法だけでなく、決裁プロセスも会社ごとに異なっていました。また、紙での文書管理を行っている会社も存在し、リモートワークの推進や働き方改革の観点からも、電子化・標準化は急務となっていたのです」と背景を説明する。

　また、データの蓄積方法も各社各様であるため、グループ全体でのデータ分析や経営管理の高度化を進める上での大きな障壁となっていた。各社固有の業務プロセスが存在する中で、これらをグローバルスタンダードで標準化し、データドリブンな経営を実現するためにもServiceNowの導入を決定したのだった。

　2021年4月、NTTドコモソリューションズはServiceNowを基盤とした共通決裁システムの構築を開始した。一方で同社には、電子帳簿保存法への対応というミッションも課せられていた。

　「ServiceNowでの大規模システム開発と並行して、電帳法にも確実に対応する必要がありました。毎日何十人もの関係者とのServiceNowに関する打ち合わせをこなしながら、電帳法対応をどう実現するかは大きな課題でした」と高木氏は当時を振り返る。

　そこで注目したのがウイングアークのinvoiceAgentだった。

　「各社の業務に合わせたServiceNowの開発で検討事項が山積みの中、invoiceAgentを導入すれば電帳法対応を全て任せられることが最大の魅力でした。加えて、ServiceNowとの高い親和性、そして17万人以上が利用する大規模システムから連携される膨大な決裁文書の保管に耐えられる性能と信頼性も重要な選定ポイントになりました」（小栁氏）

　invoiceAgentとServiceNowの連携は、ウイングアークが提供する専用アダプターによって実現しており、決裁の承認および決裁後の追加ファイル添付、ファイル変更時に、自動的にinvoiceAgentへファイルが転送される。

　「決裁後に領収書を受け取るケースなど、業務の実態に即した柔軟な連携が実現できます。ServiceNowで設定したトリガーに基づいて、確実にファイルが保管される仕組みです」と小栁氏は説明する。

　このアダプターの活用は、導入の負担を大きく軽減する効果があるが、ServiceNowが年2回実施するアップデートにアダプターが自動対応するため、運用負荷も大幅に軽減される。

　invoiceAgentの検証では、NTTグループ統括の財務部門とも連携し、税務当局が求める要件と社内で必要な機能をチェックリストで確認した。また、設定を最適化してグループ全体で統一的な電帳法対応を実現した。

　この検証期間中にウイングアークは、同社の要望を受けてinvoiceAgentの機能拡張を行った。100万フォルダを超える可能性があるという大規模利用の要件に対応したほか、NTTグループにおいてSaaS利用に必須としている多要素認証を実装した。

　こうして2023年4月、ServiceNowおよびinvoiceAgent は70社以上、利用者10万人規模で運用を開始し、その後順次拡大していった。

　「フィジビリティ確認から一部企業の本番導入まで、SaaSの特性を生かして段階的に進めた結果、最終的な17万人規模の利用にも自信を持って臨むことができました。2年間の開発期間を通じて、早い段階からウイングアークと課題を共有し、解決していけたのは大きかったです」と小栁氏は振り返る。

　高木氏も「電帳法対応は何をしなければならないのかわからない状態でしたので、ServiceNowでとにかく忙しい中、インターフェースの部分だけを検討すればよかった手軽さは、本当に助かりました。また、ウイングアークの真摯でスピーディーな問い合わせ対応が印象に残っています」と評価する。

　導入初年度には年間約650万ファイルが保管され、現在では毎年1,000万ファイルを超える規模で増加しているが、特にトラブルもなく運用できている。NTTグループの業務特性上、工事完了報告書に添付される現場写真などを扱うケースも多いため、ファイルには容量が大きなものも含まれる。

　ファイル数がこれほど膨大なのは、ServiceNowの決裁システムに添付された全てのファイルを対象としているためだ。電帳法の対象文書を特定せず、1つの決裁に関連する全ての添付ファイルを1つのフォルダに入れてinvoiceAgentで保管することにより、監査時の負担を軽減し、保管漏れも防いでいる。

　なお、ファイルのバージョン管理機能により更新履歴の追跡も容易に行え、最新版がどれかが一目でわかる機能も備えている。

　「invoiceAgentの導入は、電帳法対応だけでなく、グループ全体の監査業務効率化に大きく貢献しています。決裁文書を監査担当者に提出する際、ServiceNow側の権限設定では対応が難しい場面がありますが、invoiceAgentなら探したい文書をすぐに見つけられて、証跡をまとめて取り出すことができます。また、文書の所在が明確化され、誰がいつアクセスしたかのログも取得できるようになったことで、グループ全体のガバナンス強化にも寄与しています」（高木氏）

　invoiceAgent上のアーカイブにアクセスするのは主に監査部門や経理部門の担当者であるため、約1,000人がinvoiceAgentのユーザーとなるが、これまでのところ操作に関する問い合わせは記憶にないという。

　「ServiceNow全体の改善要望を定期的に収集していますが、invoiceAgentについての操作性に関する要望は一度も挙がってきていません。これは直感的に使えているということの証左だと考えています」と高木氏は分析する。

　今回のプロジェクトを総括して小栁氏は「電帳法対応という専門性の高い領域を、invoiceAgentを活用して確実にカバーできたことで、大規模なServiceNowプロジェクトのシステム開発に集中でき、成功を収めることができました。ServiceNowとの親和性も期待どおり高く、安心して利用できています」と語る。

　現在、NTTドコモソリューションズではServiceNowを決裁システムだけでなく、各社が活用可能な市民開発のローコード基盤「Workforce Platform」として展開しており、すでに決裁以外のアプリケーションが存在しているという。ServiceNow との親和性が高いinvoiceAgentは、市民開発における文書管理のニーズに応えるソリューションとしても活用されている。

　「各社固有のワークフローから出力される請求関連の文書について、別契約のinvoiceAgentに接続して電帳法対応を実現しています。今後もグループ各社のニーズに応じて、活用範囲は拡大していく可能性があります」（高木氏）