導入事例

ソフトバンク株式会社

Salesforceの商談データをExcelで一括更新!
作業軽減で営業活動のさらなる効率化を実現

導入製品
業種
情報・通信
投稿日
2020.06.11

「情報革命で人々を幸せに」を理念に掲げ、日本のIT産業をリードするソフトバンクでは、全社で定型業務の自動化と高付加価値業務へのシフトを進めている。同社の法人営業部門では案件管理にSalesforceを活用しているが入力情報が多岐にわたり、営業現場が行う入力・更新作業の負担軽減が課題となっていた。そこで導入したのが、ExcelからSalesforceのデータを一括更新できるVyNDEX(ヴァインデックス)。商談商品や確度、着地時期など、商談データの更新作業をExcelで統合、一括してできるようになった結果、営業担当者の1案件あたりの平均入力時間が70%以上削減された。

導入背景

課題
  • Salesforce活用におけるデータ入力作業の負荷が法人営業部門で課題となっていた
  • 全社的に、社内の定型業務をRPAに順次置き換えるプロジェクトを推進中
解決策導入ポイント
  • UIにExcelを採用しており営業担当者でも使い慣れた画面で簡単に入力できる
  • コストを抑制しながらセキュリティも担保されている
  • システム企画部門での比較検討では抜群の評価。ユーザートライアルでも高評価だった
効果
  • 営業担当者の業務時間に占めるSalesforce1案件あたりの平均入力時間が70%以上削減

Salesforceをフル活用するために必要な、システム入力や更新作業を効率化したい


 「情報革命で人々を幸せに」を理念に掲げ、日本のIT産業をリードするソフトバンク。その法人営業部門では1,000を超えるIT製品を取り扱っており、これらのソリューションの活用を通じた顧客企業との共創をミッションとしている。

 同部門では、営業案件の管理システムとして201711月からSalesforceを活用している。数多くの商材や案件の管理にSalesforceの活用は不可欠だが、そのためのシステム入力や更新作業はなるべく効率化したい状況であった。

 Salesforceは、営業担当者が案件進捗の最新情報を正確に入力してこそ真価を発揮する。一方で課題となるのが、そのデータ入力作業の負担。提案案件の受注予定時期や商談状況、商品の提案金額といった基本的な情報をはじめ、必要なデータの入力項目は多岐にわたる。

 この入力作業を効率化し、営業担当者のデータ入力率を上げることがSalesforce活用のカギにもなる。

 またソフトバンクでは全社的に、社内の定型業務を自動化し、より高付加価値の業務に時間を割いていく「デジタルワーカー4000プロジェクト」を推進している。そのため法人営業部門としては、営業活動を把握するためにできるだけ多くの情報を Salesforceに入力し、管理していきたい。一方で、単純作業は自動化し、より創造的な活動に業務時間をあてたい。ともすれば相反するふたつの目標があった。

 これらをクリアするために活用しているのが、Salesforce上の案件データをExcelから自在に参照・追加・編集できるサービス「VyNDEX」だ。


Salesforceの入力率向上のハードルとその解決策


 「当社法人営業部門では近年の事業領域の拡大に伴う営業案件が急増しており、業務時間に占めるSalesforceのデータ入力時間の割合も高まり、営業担当者の作業効率化が課題となっていました」と話すのは営業システム設計課 課長の玉井秀昂さん。同チームでは営業の生産性向上を目的としており、さまざまな施策を営業とともに検討し、提案・設計・運用をおこなっている。

 玉井さんはさらに具体的な課題として、次のように挙げている。「金額が大きな案件や動きが活発な案件に関しては、営業担当者は積極的に更新します。しかし、サービスによっては商談期間が長期化する案件も中にはあるため、結果として営業担当者は多くの案件を抱えてしまい、Salesforceの更新にかかる工数が増大します。また、案件情報の項目は金額や商談ステップだけではなく、競合や失注理由などの定性情報もあります。営業の状況を把握するためにはこうしたデータも収集しておきたいので、Salesforce入力率の向上が課題でした」。

 実際に第1営業部1課で法人営業を担当する渡辺将志さんも次のように話す。「私が所属する法人第三営業本部でいえば、営業1人が約60社を担当しています。案件数では1社で30案件くらいあるお客さまもいらっしゃり、それぞれ商談データを細かく管理する必要があります。入力作業に要する時間は商談商品によって違いますが、スマホ数台なら3分、複数サービスの入力が必要だと1案件で10分くらいでしょうか。動きの少ない案件の更新などは月末にまとめてやっていますが、作業そのものは負担に感じていました」。

 営業活動の効率を考えると、ステップの変更などは複数案件をまとめて一覧更新したいシーンはどうしても発生する。入力を随時やるにせよ、月末にまとめて行うにせよ、Salesforceの案件データをミスなくまとめて更新できれば営業担当者にとって大きな負荷軽減となる。ここにVyNDEXを採用する大きな意味がある。


商談商品やステータスなどをExcelで統合して一括更新が可能に


 VyNDEX 導入にあたっては、2018年秋に比較検討を始めて2019年からトライアルをスタート。同年4月から本格展開した。比較検討段階では、(1).営業担当者が抵抗なくスムーズに利用できる(2).セキュリティ(3).コスト――がポイントとなった。「営業担当者が抵抗なくスムーズに利用できる」とは、つまり使い慣れているUIExcelで、ということになる。

 VyNDEX導入で期待する効果は何だったのか。営業システム設計課の内野さんは、以下のように答えてくれた。

 「Salesforceでの案件管理の過程で、商談ステップや商品、受注確度、契約予定日などを更新していくことになりますが、これまではそれぞれで作業しなければなりませんでした。その工数が営業担当者の大きな負担となっていました。VyNDEXによってさまざまな商談データの入力・更新作業を統合、Excelで同時にできるようにすることが従来との大きな違いであり、意味があることでした」。

 同社では、この機能を個別に開発することも検討した。あるベンダーに相談したところ開発費が数千万円レベルにのぼってしまったという。Salesforceへの入力負担軽減が低コストで実現することがVyNDEX採用の大きな理由のひとつになっている。

 玉井さんは「正直なところ、比較検討中の評価はVyNDEXがダントツに良かった」という。内野さんも「トライアル中も高評価でした」として次のように続ける。「ユーザーの営業担当者からは『入力工数が減った』という声をたくさんもらいましたが、トライアル中も展開後も動きをどんどん良くしていきました」。


1案件あたりの入力時間は70%以上削減


 VyNDEX導入の効果はどのように表れているのだろうか。

 「VyNDEXのユーザーは現在700人程度。ツール利用時の1案件あたりの平均入力時間は70%以上減っています」(玉井さん)。

 「Excelによる一括管理・更新ができるようになって非常に便利になりました。見慣れたExcelによる作業だと、入力しながら案件の内容が頭によく入る気もします」と渡辺さん。冒頭で玉井さんが述べた「Excel以上のUIはないのではないか」という言葉を、使い勝手以外の点でも裏づけた格好だ。

 玉井さんは「VyNDEXの効果は新しい機能の導入ではなく、Excelで可能にしたことに意味がある。また入力・更新作業がはかどることでデータ全体の精度が高まった。これからはこの鮮度の高いデータの活用が重要。」という。VyNDEXによって営業担当者のユーザビリティは格段に向上したはずだ。

 VyNDEXはSalesforceが関わるあらゆる工数の削減を、コストをかけずに実現することが期待できる。同社では、VyNDEXを利用することでSalesforceのデータ入力率が上がり、営業活動に活用できるデータが増えた。今後問われるのは、これらのデータを営業の現場でどのように活用していくかだろう。同社が進めている「デジタルワーカー4000プロジェクト」の進展にも大きく貢献するはずだ。


Company Profile

ソフトバンク株式会社

設立 :1986年12月9日
所在地 :東京都港区
事業内容 :移動通信サービスの提供、携帯端末の販売、固定通信サービスの提供、インターネット接続サービスの提供
URL :https://www.softbank.jp/biz/

(写真右奥から)
プロセスマネジメント本部
プロセス設計統括部
システム設計部
営業システム設計課 課長
玉井 秀昂さん

プロセスマネジメント本部
プロセス設計統括部
システム設計部
営業システム設計課
内野 怜さん

法人第三営業本部
第二営業統括部
第1営業部1課
渡辺 将志さん

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