導入事例

SBIいきいき少額短期保険株式会社

Salesforceで管理する各種帳票を、OCR機能で読み込み
帳票の“紙運用”から“神運用”への変革を目指す

導入製品
業種
金融・保険
投稿日
2020.10.29

死亡保険や医療保険のほか、ペット保険でも大きく業績を伸ばしているSBIいきいき少額短期保険株式会社(以下、SBIいきいき少短)は、Salesforce上で管理している各種帳票の運用を改善し、業務効率化を図ることを目指している。具体的には帳票のアウトプット部分およびインプット部分を強化することで非効率な作業をなくすというもので、最終的には帳票処理の一連のプロセスを自動化するという構想を描いている。

導入背景
SalesforceにExcelやAccessを連携させて行っていた帳票出力処理をSVF Cloudに切り出すことで効率化を図ったSBIいきいき少短は、次のステップとして帳票のインプット部分の改善に着手した。顧客から返ってくる申込書などの書類に手書きされたデータをシステムに手入力している煩雑な作業を効率化するというものだ。

課題
  • 共同保険での引き受けを開始するにあたり、従来の2~3倍の業務量に対応できる効率的な業務フローを構築することが急務
  • 老朽化した既存の文書管理・検索システムを代替するソリューションを模索
解決策導入ポイント
  • ExcelやAccessと連携して行っていた帳票出力処理をSVF Cloudに切り出して効率化
  • 手書き文字も含めたOCRによるデータ化、データ化項目のSalesforce連携、スキャンファイルのPDF化と保管・検索という3つの要件にワンパッケージで対応
効果
  • 帳票管理の一元化、改ざんリスクを回避した外部出力、帳票のバージョン管理とリリース管理の負荷軽減、運用コストの低減を実現
  • 人件費やシステム保守費用などへの換算で、投資額の3倍に相当するコスト削減効果を見込む

SVF Cloudで帳票運用のアウトプット部分を改善


 雑誌の読者による掛け金で運営する医療共済として発足した歴史をもつSBIいきいき少短は、2013年3月にSBI少短保険ホールディングスの子会社となり、SBIグループの一員として新たなスタートを切った。


 死亡保険や医療保険のほか、2017年9月に新たにペット保険をラインナップに追加。現在では日本マーケティングリサーチ機構による「2020年6月期ブランドのイメージ調査」において、「ペット保険見直し満足度」と「知人におすすめしたいペット保険」でそれぞれ2年連続第1位を受賞するなど、ペット保険は同社を代表する主力商品の1つとなっている。もちろん会社全体としての業績も好調で、保有契約件数は毎年度約120%の成長を続けている。


 こうした積極的なビジネス展開をみせるSBIいきいき少短が、2018年より取り組んできたのが、Salesforceで管理している帳票の運用改善だ。資料請求を受けた際の送付状や申込書、新規契約を結んだ際の保険証券、請求・入金時の請求・未納案内、異動・更新が行われた際の各種案内、保険金の請求時の支払案内というように、顧客との契約におけるさまざまな過程で帳票をやりとりする必要があるが、まずはこのアウトプット部分にウイングアークのSVF Cloudを導入した。年間50万枚に及ぶ出力状況を踏まえて競合他社の帳票システムとのコスト比較を行った結果として選定したもので、それまでExcelやAccessと連携して行っていた出力処理をSVF Cloudに切り出すことで効率化を図ったのである。


 同社でITマネジメント部長を務める巴 浩一氏は、「SVF Cloudによって帳票管理の一元化や改ざんリスクを回避した外部出力、帳票のバージョン管理とリリース管理の負荷軽減、運用コストの低減などを実現することができました」と、そのメリットを語る。


ITマネジメント部長 巴 浩一 氏

次のステップとして向かった帳票のインプット部分の改善


 続いて取り組んだのが、帳票のインプット部分の改善である。SVF Cloudからアウトプットされて顧客に送られ、必要項目を記入・押印して返ってきた申込書など手書きの書類を保険業務の担当者が目視で確認し、その内容をSalesforceに手入力している煩雑な作業を効率化するものだ。


 「SBIインシュアランスグループ内で新たに共同保険での契約の引き受けを開始するにあたり、従来の2~3倍の業務量に対応できる効率的な業務フローを構築することが急務となっていました。加えて、老朽化した既存の文書管理・検索システムを代替するソリューションを模索していました」と巴氏は、背景にあった課題を示す。


 そして帳票インプット部分のソリューションに求めたのが、「手書き文字も含めたOCRによるデータ化」「データ化項目のSalesforce連携」「スキャンファイルのPDF化と保管・検索」という3つの要件だ。そうした中で候補に上がり、最終的に導入にいたったのがSVF Cloudと同じウイングアークの製品であるSPA Cloudだ。


 「当然、他社製品との比較検討も考えたのですが、実は掲げた3つの要件にワンパッケージで対応できる競合製品は存在しませんでした。複数システムの連携で対応することは可能ですが、よりシンプルな構成での運用構築を実現したいという思いからSPA Cloudに絞り込み、さらに数ヶ月に及ぶPoC(概念実証)を経て決めました」と巴氏は振り返る。


 ちなみにPoCに数ヶ月をかけたのは、例えば数字の「0」とアルファベットの「O」、同様に「1」と「I」など、OCR機能の誤認識をできるだけ少なくするための方法を模索していたためだ。「例えば既知のデータについてはSVF Cloudからアウトプットする段階でQRコード化して帳票に同時印刷しておく手法を取り入れました。また、ウイングアークからはSVF Cloudのアップデートを迅速に提供してもらい、一定以上の認識率を確保できるという確信を持てた段階で正式導入となりました」と巴氏は説明する。


投資額の約3倍のコスト削減効果を見込む


 2019年12月に導入されたSPA Cloudを主に利用しているのは、保険業務部門の10名の担当者である。


 これに伴い、従来は目視と手作業でデータを入力していた担当者の負荷は大幅に軽減された。紙の帳票をSPA CloudのOCR機能で読み込むと、あらかじめ設定されたキー項目に該当するデータが自動的にSalesforceに入力される仕組みだ。さらにSPA Cloudにログインした状態であれば、Salesforce側からもワンクリックでSPA Cloudを呼びだして、文字や数字に変換された各キー項目のデータを確認することが可能。「紙の帳票からの読み出し、Salesforceへのデータ入力、チェックといった作業が分断されることなく、連続したフローの中で行えるようになったのは非常に大きな成果です」と巴氏は強調する。


 この結果としてSPA Cloudは、絶大な投資対効果をもたらした。「今回のSPA Cloudの導入に際してかかった初期費用やデータ移行費などへの投資は、人件費やシステム保守費用などへの換算でその3倍に相当するコスト削減効果を見込んでいます。まだ年間を通した運用を行っていないため正確な評価はできませんが、予定していたコスト削減をほぼ達成できると考えています」と巴氏は語る。


SVF Cloud × SPA Cloud × Salesforce連携による帳票運用の自動化

帳票の取り扱いを“紙運用”から“神運用”に変えていく


 帳票システムのインプット部分でも大きな手応えをつかんだSBIいきいき少短は、さらなる業務改善に向けた検討を開始している。


 例えば現在は保険業務の担当者が必ず介在している「帳票のアウトプット→顧客から返ってきた帳票のインプット→Salesforceへのデータ登録」という一連の手続きについて、「より高度な連携自動化で業務効率をさらに向上したいと考えています」と巴氏は語る。


 さらにその先に見据えているのが、SPA Cloudの適用業務の横展開だ。先にも述べたように同社では、SPA Cloudの利用を保険業務部門の限られた10名の担当者からスモールスタートしたのだが、今後に向けて追加ライセンスの購入を検討しているという。例えば顧客接点部門(カスタマーセンター)のオペレーターにもSPA Cloudを提供することで、紙のファイルで保管されている過去の顧客対応履歴の管理帳票を電子化し、似たような問い合わせを受けた際にその場で検索するといった活用が可能となる。「その意味でも間もなくSPA Cloudでエンハンスが予定されている、非定型帳票への対応を待ち望んでいます」と巴氏は、ウイングアークに期待を寄せている。


 SBIいきいき少短はさまざまな帳票の取り扱いを「“紙運用”から“神運用”に変えていく」というスローガンを掲げており、この基本方針のもとでバックオフィス業務の効率化を推進することで、収益性の向上を目指している。


Company Profile

SBIいきいき少額短期保険株式会社

設立 :2007年7月3日
所在地:東京都港区
事業内容 :少額短期保険業として、「シンプルでわかりやすく」「保険料は手ごろに」というお客様の声に応える死亡保険、医療保険、ペット保険、地震補償保険を提供
URL :https://www.i-sedai.com/

SBIいきいき少額短期保険株式会社
ITマネジメント部長
巴 浩一 氏

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