株式会社アプラス

　アプラスでは、成長著しい不動産関連事業での従来の業務オペレーションが課題になりつつあった。2018年ごろ、不動産関連事業では、他の事業と違って基幹システムへの直接入力は行わず、担当者がそれぞれExcelシートにデータ入力し、出力した紙とともに案件管理を行っていた。

　「事業そのものが小さい段階では、Excelを使った方法でも十分に管理できていましたが、ある程度事業が成長すると、入力作業だけでも時間がかかり大きな負担となっていきました。そこで案件ごとにデータ化できるようフォーマットを作成して、入力の手間を簡素化するように経営層から指示がきました」と話すのは、同社のオペレーション企画部 統轄次長 木村 賢一 氏だ。

　木村氏はAccessのマクロなどを活用してデータを蓄積するツールを開発することを目指していたが、それでは住宅関連ローン審査のワークフロー全体を効率化させることにはつながらず、部分的な改善に過ぎない。そこで長年付き合いのあるベンダーに相談したところ提案されたのがSalesforceとSVF Cloudの導入だった。

　「SalesforceはSFA用のツールという認識しかなかったのですが、SVF Cloudとの組み合わせで案件の一元管理と関連業務も含めたワークフロー全体の効率化が実現できると考えました。また、ワークフローを開発する際に、帳票作成ツールのアプリをSalesforceに組み込むことでシームレスに帳票作成ができるという提案もあり魅力を感じました」（木村氏）

　同じくデータ化に取り組んでいたCRM推進室 マネジャー 六川 美紀 氏は、次のように話す。

　「従来の案件管理では、1つのシートではなく、複数のシートを使って利率計算や審査項目のチェックを行っていました。バラバラに管理された複数のシートを使うので、案件数が増加してくると、ミスやチェック漏れのリスクが増大します。そしてそれを防ぐために、さらに手間をかけてチェックしていくしかありませんでした」

　SalesforceとSVF Cloudの組み合わせを活用することにより、あらかじめSVF Cloudに計算式を入れ込むことで、Salesforceで入力されたデータから利率計算などを自動的に行った上で帳票を作成できる。Excelシートに入力する代わりにSalesforceに入力すれば、細かな作業をSVF Cloudが自動的に行ってくれるというわけだ。

　ただし導入当初は、Salesforce利用者全員がすぐに新しい仕組みを使えていたわけではない。従来の方法の中で、業務品質向上に取り組んでいたので、新しい仕組みに対してはすぐに対応できないという意見も聞かれたという。

　そこでSVF Cloud導入による業務改善メリットを具体的に目に見える形で実現していった。

　「最初は帳票を直接印刷・出力することから始まり、次にSalesforceから顧客へ直接FAXを送信する、それからポータルサイトにSalesforceから帳票を直接アップロードする、という操作を順に実現させていきました。データの記録や帳票管理にSalesforceとSVF Cloudを活用するとメリットを多くの担当者に感じてもらうようにしました」（木村氏）

　「マニュアル作成や操作の指導も行いましたが、いままで面倒だと感じていた作業や、これができればいいのにと感じていたことを実現していったことで、SalesforceとSVF Cloudの組み合わせの利用者が増加し、現在ではワークフロー構築が完了した商品に関してSalesforceへの入力率100%を達成しています」(六川氏)

　またSalesforceとSVF Cloudで扱うデータの勘定系システムへの入力はRPAツールを別途導入することで二重入力の手間を排除している。

　六川氏は、SalesforceとSVF Cloudによる新しいデータ管理の仕組みのメリットについて、改めて次のように話してくれた。

　「複数種類のExcelシートをさまざまな担当者で運用していると、いつのまにか新しい項目が追加されるなど、シートそのものの管理も大変でした。SVFになると、こうした管理の手間も不要です。運用フローを確立させておけば、多くの人にとってより使いやすい帳票へと改善しながら完成できます。そうすることで、新しい仕組みを利用する人も増えていきます」

　また木村氏も、今ではSalesforceとSVF Cloudの仕組みが各担当者にとってなくてはならないものになっていると話す。

　「各部門での業務管理にもこの新しい仕組みが大きなメリットを生み出しています。各担当者の進捗管理などにもすぐに利用できますし、業務分析などにも利用できるので、以前のようなワークフローは使えないという状況になっています」（木村氏）

　六川氏が話すように、アジャイルに帳票をカスタマイズできるので、業務変更や追加の対応なども業務部門で対応できるようになる。これまで同社では、業務用ツールの変更などは主として協力ベンダーに依頼する形が多かったが、今後は、自社内で変更していく方向で調整が進められている。

　六川氏は、方向性としては、社員がさらにSalesforceとSVF Cloudの利用方法を自発的に開発していくことが望ましいと話す。

　「誰でも勝手に変えられないよう制御する必要はありますが、運用ルールをしっかり決め、ルールに則っていれば誰でも帳票を進化させて業務改善を実現できるという体制にしたいと思います。わたし自身、SalesforceとSVF Cloudのセミナーで学ぶうちに、『こんなこともできるはずだ』などとアイデアが浮かんでくることが頻繁にありました。システムエンジニアでもない社員がアイデアを具体化できるので、もっと利用シーンを広げていきたいですね」

　今回のアプラスの成果は、新生銀行グループ全体でも注目されている。同グループではSalesforce導入を含めたIT戦略を立てており、木村、六川両氏もグループ各社においてレクチャに協力しているという。

　金融グループでは、つい最近までクラウドを業務に活用するケースは稀だったが、徐々に制度変更が行われており、Salesforceなどセキュリティに関して信頼度の高いサービスを積極的に活用する動きが目立ってきた。

　使うスキルやシステムが同じだと、良い活用方法を横展開できる他にも、共通の用語・言葉で会話ができるというメリットがある。そうした意味でアプラスはグループ全体のDXを推進する役割を今後も担うことになりそうだ。