予実管理の基礎知識
予実管理の基本知識をおさらいしておきましょう。ここでは、そもそも予実管理とは何か、その重要性をみていきます。
予実管理とは
予実管理とは、企業や各部門が設定した予算（予算計画）と、実績 （業績）を比較し、その差異を分析する予算管理手法です。売上や経費などの データを中心に、予算と実績の差異を定期的にモニタリングし、問題点を早期に発見・解決することを目的としています。これにより、企業は、各事業などが計画通りに進んでいるかを確認しながら、随時目標達成のために必要な修正を行うことができます。
計画と実績の差異を明確にすることで、経営陣は迅速かつ的確な意思決定を行うことが可能となります。
予実管理の重要性
予実管理は、目標達成の確認に不可欠です。企業や各部門が設定した目標に対して、実際の業績がどれだけ達成されているかを把握することで、経営戦略の見直しや改善がスムーズに行えます。
予実管理を徹底することで無駄を削減し、予算を最適に配分することが可能です。限られた予算を効果的に配分するためには、どの部門やプロジェクトが予算を効率的に活用しているかを把握すること が重要です。また、予算と実績のデータを可視化することで社員全体が業績を理解し、共通の目標に向かって協力しやすくなる効果も期待できます。
予実管理は、単に財務データを管理するだけではなく、企業全体の効率性と透明性を高めるための重要な手段で、戦略的な経営に欠かせない要素です。
予実管理の手順
予実管理を行う際の一般的な手順をみていきましょう。
予算の目標を設定
予実管理ではまず、予算の目標を設定します。企業全体や部門ごとの短期的および長期的な目標を明確にし、それに基づいて具体的な予算を立てましょう。たとえば、売上目標やコスト削減目標など、各部門やプロジェクトごとに具体的な数値目標を設定します。過去のデータや市場動向を考慮し、現実的かつ達成可能な目標を設定することが重要です。目標が明確であるほど、予実管理の精度が向上し、効果的な管理が可能になります。
KPIと計画を策定
予算の目標を設定したら、具体的なKPI（重要業績評価指標）と計画の策定を行います。KPIは中間目標なので、目標達成の進捗を測るための大切な指標です。たとえば、売上成長率や顧客満足度、在庫回転率などを定量的に明確化します。これらの指標を基に、各部門やプロジェクトが具体的にどのような行動を取るべきかを詳細に計画していくことが重要です。計画では、担当者、スケジュール、必要なリソースなどを明確に定めて実行可能な計画書として形にしましょう。計画が具体的であるほど、目標達成への道筋が明確になります。
実績の管理と比較分析
定期的に収集した実績データを元に予算と実績を比較して、実績の管理と比較分析を行います。これにより、差異の原因を詳細に分析し、どの部分が計画通りに進んでいないかを特定できるでしょう。たとえば、売上が予算を下回った場合、その原因が市場の変動によるものなのか、内部の問題によるものなのかを分析します。こうした比較分析により、現状の業績を正確に評価し、適切な対策を迅速に実行できます。
改善策の検討と実施
実績の比較分析が完了したら、改善策の検討と実施を行います。分析結果で明らかになった問題点を解決するための具体的なアクションプランを策定します。たとえば、売上が低迷している場合は、新たなマーケティング戦略を導入する必要があるでしょう。
コスト削減のためのプロセスを見直すなどの改善策も必要です。改善策自体は、実行可能で具体的なものでなければなりません。実施後は、その効果を再度予実管理の工程に組み込み、継続的な改善を図ります。また、このサイクルは繰り返し行うことが重要です。
予実管理に役立つシステム・ツール
予実管理にシステムやツールを活用することで、作業の効率化やアウトプットの可視化も可能です。ここでは、予実管理に役立つシステム・ツールをみていきましょう。
Excel
Excelは、多くの企業で予実管理の基本ツールとして活用されています。Excelを活用するメリットは、その柔軟性と使いやすさでしょう。簡単な表計算から高度なデータ分析まで多様な機能を持つExcelは、予算と実績のデータを手軽に管理することができます。また、関数やピボットテーブルを活用することで、予実の差異を迅速に分析し、視覚化することも可能です。マクロ機能を使えば、繰り返し行う作業を自動化することもできます。これにより、時間を節約し、効率的な予実管理が実現します。Excelは初期導入コストが低く、多くの人が既に使い慣れているため、予実管理の入門ツールとして適しています。Excelの使い方をマスターすることで、基本的な予実管理を効果的に行うことができるでしょう。
BIツール
BIツールは、大量のデータを統合し、リアルタイムで分析・可視化する機能を持っています。これにより、予算と実績の差異を瞬時に把握できるため、経営層が重要な意思決定をする際に便利です。たとえば、売上の傾向やコストの変動をグラフやダッシュボードで視覚的に表示することで、データの理解が容易になります。また、異なる管理システムのデータを一元管理できるうえ、詳細なレポート作成も簡単に行えるため、予実管理の精度と効率を大幅に向上させます。
BIツールならば、定期的なデータ更新やレポートも自動的に可視化してダッシュボードにアウトプットすることが可能です。Excelと比べると手動での作業を削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減します。
予実管理の効率化は可視化から
予実管理を効率的に行うためには、まずは可視化をすることが大切です。ここでは、BIダッシュボー ドの活用例やメリットをみていきましょう。
活用例
ここでは、BIダッシュボード「MotionBoard（モーションボード）」における活用例を紹介します。
日次予実管理
経理部が経費の使用状況を毎月確認している中で、BIツールを活用して作業効率化を図る例です。
接待や出張費、備品購入の見込額を予算計画に入れていましたが、なぜかその予算が使用されていませんでした。このような状況が発生した場合、 部署や担当者に一つひとつを確認しなければなりません。しかし、膨大な作業工数がかかります。
これを解決するためにダッシュボードを活用します。ダッシュボードでは、勘定科目や部署ごとに予算の使用状況が自動で確認できます。
また、予算の使用率が90％以上の部署を自動的に抽出でき、抽出された部署の担当者や管理者へメールを送信することも可能です。
メールを受信した担当者・管理者がダッシュボードへログインして、経費の背景を記録できます。
このようなダッシュボードを活用することで、一目で予算使用状況が早期に把握できるだけでなく、各部署の管理者や担当者に注意喚起を促すといった運用が実現するため、経理部の作業工数が大幅に削減されます。
予算入力
「MotionBoard」では、予算を直接入力することも可能です。各事業部、部署、課において、それぞれの担当者がMotionBoardへログインし、予算金額をデータベースへ入力し登録できます。
これにより、経理部の業務負担が軽減されます。また、入力された数値は自動的に集計されるため、集計業務の大幅な効率化も実現します。
予実管理を可視化するダッシュボード「MotionBoard」とは？
ここで紹介した活用例では、ウイングアークが提供するBIるダッシュボード 「MotionBoard」を使って経理業務の効率化と予実管理の可視化を実現しています。「MotionBoard」は、膨大なデータをリアルタイムで収集・分析して可視化できるBIツール です。高いカスタマイズ性と直感的な操作性を特徴としており、自社のニーズに合わせてダッシュボードを自由に設計できます。予実管理においても、自社の運用に適したカスタマイズを行うことで、財務関連処理を効率化し、業務負荷の軽減を実現できます。
ダッシュボードへの直接入力で差異の原因把握と解決がスピーディーに
JALグループの日本トランスオーシャン航空株式会社では、部門別採算制度を効率的に運用するための仕組みづくりを目的に、BIツール（「Dr.Sum」 「MotionBoard」）を活用しています。
従来は、毎月の財務実績を集計、当月・翌月の予定を作成し、予定と実績の差異理由報告までに膨大な工数を必要としていました。これを解決したのが、ダッシュボードのMotionBoardです。
MotionBoardにはデータ入力機能があるため、各部門や職種の従業員自身が情報を入力可能です。たとえば、収支データにおける予定と実績に差異が生じた場合も、現場の担当者が直接差異理由を入力できるため、報告スピードと精度が格段に向上しました。これにより、これまでの業務負担が大幅に軽減しただけではなく、現場から経営層までが、差異の原因把握から解決までをスピーディーに行うことが可能になりました。
現在同社では、MotionBoardの活用が定着し、生産性向上や働き方改革、人材の育成などにも活用を広げています。
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予定と実績の差異理由などをBIに直接入力できることが 素早い原因の把握と解決のためのアクションを可能にする
まとめ
予実管理は、予算と実績を比較して、その差異を分析する予算管理手法です。差異を定期的にモニタリングすることで、問題点の早期発見と解決を可能にします。
予実管理で重要なのは、アウトプットを可視化することです。BIツールのダッシュボードなどを利用して、視覚的にわかりやすい形でリアルタイムな情報を共有できるようにしましょう。
これからダッシュボードを導入するならば、「MotionBoard」を検討してみてはいかがでしょうか。
