BIツールの基礎知識
まずは、「BIツールとは何か」「どんなことができるのか」といった、BIツールの基礎知識を確認していきましょう。
BIツールとは？
BIツール（Business Intelligence Tool：ビジネスインテリジェンスツール）とは、企業に蓄積されたデータを分析・可視化することができるツールのことです。ビッグデータの重要性が増すなか、データを活用した業務改善や意思決定の効率化を目的にBIツールを導入する企業が増えつつあります。
活用シーンも幅広く、経営や営業、マーケティング、人事、製造など、部署・部門を問わずBIツールを用いたデータ活用が行われています。
BI（ビジネスインテリジェンス）とは
BI（Business Intelligence／ビジネスインテリジェンス）とは、企業が保有する膨大なデータを収集・整理して、意思決定に活用する取り組みや仕組みのことです。J-Stage掲載の「変革をもたらすビジネスインテリジェンス」では、以下のように説明されています。
企業内外に散在する膨大なデータを分析して，経営意思決定に活用するITシステム，取り組み，方法論，管理手法を総称するコンセプトである．最も基本的なBIは，蓄積されたデータをさまざまな角度から集計・分析することによって経営課題を解決する「見える化」の手段としてのBIである．また，定量的な根拠に基づいて仮説を立て，効率的なアクションを打つ「業務改善」のためのBIも広く普及している．（引用元：J-Stage NTTデータ 変革をもたらすビジネスインテリジェンス）
従来のようにデータを蓄積するだけではなく、散在している情報を一元化します。企業全体から集めたデータの背景にある要因や傾向を把握することが大きな目的です。
例えば、販売実績データを時系列で整理すれば、需要の変化を読み取ることができます。また、顧客データを地域や属性別に分類すれば新しい販売戦略のヒントになるでしょう。
このようにBIは、データを見える化して活用できる形にする仕組みなのです。
BIツールの主要な機能
BIツールにはさまざまな種類の製品がありますが、主要な機能は以下のように大別されます。
- データ分析
- ビジュアライゼーション
- レポーティング
ここでは、各機能でできることについて見ていきましょう。
データ分析
BIツールの主要機能のひとつが、データ分析です。BIツールを用いることで、従来は専門知識が要求された分析も手軽に行うことができます。例えば、以下のような高度な分析も可能です。
- OLAP
- シミュレーション・プランニング
OLAP（オンライン分析処理）
OLAP（Online Analytical Processing）は、データを多次元的かつ迅速に分析する手法です。時間や地域、商品や担当者など、複数の切り口からデータを必要に応じて分析できます。
例えば、年次から月次、さらに日次へと深掘りできるドリルダウンや、逆に集約して全体傾向を把握するドリルアップなどがあります。また、特定の条件で絞り込むスライシングや、条件を組み合わせて多角的に分析するダイシングも代表的な手法です。これら分析手法を使うことで、数値の背景にある要因を掘り下げられます。
シミュレーション・プランニング
シミュレーション・プランニング機能は、収集したデータをもとに将来予測を支援する仕組みです。売上やコストの見込みを試算したり、人員配置や在庫数を変えて利益率への影響を比較したりと、経営判断に必要な分析が行えます。
加工や集計を自動化できる仕組みと組み合わせて、予測結果を可視化して直感的に判断できるダッシュボードを構築すると便利でしょう。
Excelで複雑な数式を駆使していた業務も、BIツールを活用すれば専門知識に依存せずに実行できます。
ビジュアライゼーション
BIツールには、分析したデータをわかりやすく可視化するビジュアライゼーション機能も備わっています。集計したデータに規則性や傾向などが潜んでいたとしても、数値や文字の羅列のままでは直感的に把握することが困難です。
また、データを基に手作業で図やグラフを整形するのは大きな負担となってしまうでしょう。
BIツールであれば、集計したデータが自動で可視化されるため、誰にでも分かりやすい形で即座に表現することが可能です。
レポーティング
レポーティングもまた、BIツールの主要機能のひとつです。
ビジュアライゼーション機能によって可視化されたデータは、BIツールのダッシュボード上で容易に確認できるほか、必要に応じてPDFファイルなどの形式で出力可能です。また、ダッシュボードはリアルタイムのデータに基づいて反映されます。
会議や報告業務のたびにレポートを作成・印刷する手間が省けるだけでなく、最新のデータに基づいた精緻な意思決定が可能になるでしょう。
Excel（エクセル）との違い・使い分け方
多くの企業で利用されている表計算ツール「Excel（エクセル）」でも、データを集計したり簡単なグラフを作成したりすることは可能です。しかし、Excelは形式が異なるデータの統合や抽出には適しておらず、扱うデータが大量かつ多様になるとExcel上で作業を完結させることが難しくなってしまいます。とはいえ、「BIツールがあればExcelは不要」という訳でもありません。
BIツールとExcelにはそれぞれ異なるメリット・デメリットがあるため、違いを理解して使い分けることが大切です。
例えば、誰もが操作に慣れていて、自由に表形式を作成できるExcelはデータソースとして活用したり、各種データソースを集約して分析・可視化できるBIツールはレポーティングや情報共有に使ったりと、適材適所を意識して使い分けることをおすすめします。
BIツールと基幹系システム・情報系システムの違い
BIツールと基幹系システム、情報系システムでは役割が大きく異なります。
基幹系システムは、日々の業務処理を正確かつ効率的に行うことを目的にしたシステムです。生産管理や販売管理など、業務を遂行するための仕組みで、システムごとにデータが管理されるケースがほとんどです。
一方、情報系システムは業務効率化を目的にしたシステムで、コミュニケーションや情報共有が主な役割となります。
これらに対してBIツールは、各システムに蓄積されたデータを横断的に収集・統合し、経営判断や業務改善に役立つ形へと可視化することが目的です。
| システム | 目的 | 例 |
|---|---|---|
| 基幹系システム | 業務を正確かつ効率的に行う |
|
| 情報系システム | 業務の効率化 |
|
| BIツール | システムを横断したデータ収集・統合・可視化 |
|
BIツールの必要性やメリット
BIツールが企業にとってなぜ必要なのでしょうか。ここでは、BIツールの必要性とメリットを見ていきましょう。
データを集約・可視化して意思決定を迅速化
IoT（モノのインターネット）の発達により、今まではデータ化が難しかった設備データなども収集できるようになりました。しかし、扱うデータが大量になるほど、数値や文字の羅列から傾向や規則性を見出すことは難しくなります。そのため、「データを集めたものの、どのように活用するべきか分からない」という企業は少なくないのです。
BIツールを導入することで、大量かつ多様なデータを分析・可視化することができ、収集したデータに基づいたスピーディーな意思決定を可能にします。
データ加工・分析の作業負担を軽減
データを加工・分析する作業負担が軽減される点も、BIツール導入のメリットだと言えます。従来のデータ分析においては、「各部署が独自にデータを保有していて統合作業が大変」、「データの形式がバラバラで、手作業での加工に時間がかかる」、「集計・分析に時間がかかり、作業を終えた時には最新のデータではなくなっている」といった課題に直面しがちです。
BIツールであれば、社内に分散しているデータソースを横断し、リアルタイムに分析・可視化を行うことが可能です。そのため、これまでデータの加工や分析にかかっていた作業工数を大幅に削減し、常に最新の情報で分析することができます。
全社的なデータ活用を促進
先述の通り、BIツールを導入することで部署・部門を横断してデータを集計・分析・可視化できるようになります。可視化されたデータはダッシュボード上で確認することができ、組織全体で共通の指標を追うことが可能です。
また、個々人のスキルに左右されることなく分析を行えるため属人化解消にもつながり、全社的なデータ利活用の基盤を整えられます。DX促進やデータドリブン経営の第一歩として、BIツールの導入は有効な選択肢だと言えるでしょう。
部門間の情報共有と連携強化
BIツール導入のメリットのひとつが、部門間の情報共有をスムーズにするという点です。従来は、営業部門や製造部門などそれぞれの部署が独自にデータを管理している状況がほとんどでした。そのため、必要な情報を共有するには個別に資料を作成したり、担当者に依頼したりするのが当たり前だったのです。しかし、この方法では情報伝達の遅れや認識のズレが生じ、意思決定に時間がかかってしまいます。
BIツールを活用すれば、部門ごとにバラバラだったデータを統合し、同じダッシュボードを通じて全員がリアルタイムに確認できます。また、ダッシュボードで共通の指標を全社で追えるようになるため、部門ごとの目標と経営全体の戦略を一致させやすくなるという効果もあります。
リスクや機会の早期発見
BIツールを活用することで、将来のリスクや新たなビジネス機会を早い段階で発見できます。これは、過去の実績を振り返るだけの従来の報告資料では実現しにくいものでした。しかしBIツールならば、売上推移や顧客行動などのデータをリアルタイムで把握できるため、異常値や急な変化をすぐに検知できます。
このように、BIツールは未来を予測して備える仕組みとして企業を支えます。
BIツールの活用シーン
BIツールは、業界や業種を問わず、さまざまな場面で活用可能です。具体的にどういった用途・シーンで活用できるのか、ウイングアークが提供するBIツール「MotionBoard（モーションボード）」のダッシュボード例とあわせてご紹介します。
【経営】KPI管理・業績予測にBIツールを活用
BIツールを用いることで、売上状況や損益などの経営指標を可視化し、KPI管理や業績予測、問題発見・対策などの経営判断に役立てることができます。
上図は、重要経営指標を可視化したダッシュボードで、各指標のチャートを一覧で確認することができます。
また、集計項目を自由に設定し、損益計算書を表示・出力することも可能です。
【マーケティング】顧客情報分析・エリアマーケティングに
BIツールを活用することで、販売実績データや顧客データなどを分析・可視化し、マーケティング施策の立案に役立てることもできます。
上図は、地域・製品別の販売状況に対してデシル分析・RFM分析を行い、可視化するダッシュボードです。
どのセグメントに対してアプローチするのが効果的か直感的に判断することができ、カテゴリごとの絞り込みも可能です。
【営業】エリア・担当者ごとの営業状況を可視化
営業においては、エリアごとや担当者ごとの営業実績を適切に把握し、営業活動を効率化することが重要です。
上図は、担当者ごとの営業実績を可視化したダッシュボードです。
契約状況を新規・継続別に確認することができるため、営業部門の属人化を解消し、生産性向上に役立てることが可能です。
【製造】製造現場をリアルタイムに可視化
製造業においては、製造現場の状況をリアルタイムに把握して適切なオペレーションを行うことが重要です。
上図は、敷地内にある複数工場の状況を視覚化し、各工場の達成率や稼働率、歩留率などを一覧で確認可能なダッシュボードです。
詳細画面からは、セルごとの稼働状況や担当者別に非稼働理由の内訳などを確認することも可能です。
【人事】タレントマネジメント
BIツールは、人材のスキルや特性を可視化するのにも適しています。
上図は、条件に合う登録派遣社員を検索できるダッシュボードです。該当社員のスキルをレーダーチャートで可視化し、派遣状況のスケジュール管理も行うことができます。
以下の記事では、業種・業界別のBIツール活用事例としてさまざまなダッシュボードを紹介しています。あわせてお読みください。
自社に合ったBIツールの選び方
BIツール導入の際は、解決したい課題や利用目的に応じて、自社に合ったBIツールを選定することが大切です。数あるBIツールのなかから自社に適した製品を選定し、活用していくためのポイントを見ていきましょう。
課題を整理して目的を明確化
BIツールを導入・運用していくためには、「BIツールを導入する目的」を明確化することが重要です。BIツール導入の目的が不明瞭なままでは、必要なデータを揃え、効果的な分析を行うことはできません。
自社が抱える課題を整理した上で、BIツールを導入・活用して達成したい目標・ゴールを具体的に設定しましょう。
自社に必要な機能や提供環境を確認
BIツールといっても数多くの製品が存在し、それぞれ機能や提供環境などが異なります。明確化した「BIツール導入の目的」を達成するために、必要な機能をリストアップしていきましょう。
また、ツールの利用人数やカスタマイズの有無、導入準備や運用に割けるリソースなども考慮し、自社に合った提供環境（オンプレミス型／クラウド型）を選択しましょう。
複数部門で検討・準備を進める
BIツール導入に際しては、複数部門で連携を取りながら準備を進めることが大切です。導入を主導するチームと利用部門の連携が不十分なままBIツールの導入準備をしてしまうと、必要なデータを用意できない、あるいは有効活用することができずに社内に定着しない、といった事態に陥ってしまう恐れがあります。
こうした失敗を避けるためにも、運用に関わるすべての部署部門が連携を取り合いながら導入準備を進めることが大切です。
導入後の定着が成功のカギ
BIツールを導入しても、社内で定着しなければ意味がありません。導入したBIツールを有効活用し、設定した目標を達成するためにも注目したいのが、BIツール提供会社（ベンダー）のサポート体制です。
たとえば、専任スタッフによるカスタマーサポートやユーザーコミュニティ、オンライントレーニングなど、サポート体制が充実しているサービスであれば導入後の運用も安心です。
料金やコストパフォーマンスも検討する
BIツールを選定する際には、料金面も重要な判断材料になります。
BIツールの提供形態は、オンプレミス型とクラウド型に分かれていることがあります。料金は、利用人数やデータ量によって変動するのが一般的です。月額課金でスモールスタートできる製品もあれば、初期費用やカスタマイズ費用が発生するケースもあるため、自社の規模や用途をしっかりと把握しておかなければなりません。
初期費用とランニングコスト、社内にかかる運用負担を総合的に比較して、コストパフォーマンスの高いBIツールを選びましょう。
操作面や連携面の柔軟性
BIツール選定では、操作性やシステム連携の柔軟性が重要なポイントです。
どれほど高機能でも、操作が複雑すぎると社内に定着せず、使われないシステムになってしまいます。ドラッグ＆ドロップでグラフを作成できるなど、直感的に使えるUIであることが理想的です。
また、販売管理システムや会計システム、クラウドストレージなどの既存のシステムと連携できるBIツールを選びましょう。さまざまなデータソースを簡単に接続できれば、部門を超えた活用が可能です。
操作性と連携性の両方を満たしているBIツールを選ぶことで、導入後の活用度合いが大きく変わります。
BIツール導入のステップ
BIツールの導入では、導入前の準備から運用定着までを段階的に進める必要があります。ここでは、5つのステップに分けて見ていきましょう。
ステップ1：導入目的の明確化
最初のステップでは、なぜBIツールを導入するのかを具体化します。売上予測の精度向上なのか、業務効率化なのか、目的を明確にしなければ、必要な機能やデータを把握できません。自社の経営課題と照らし合わせて、BIツール導入の目的を明文化しましょう。
ステップ2：適切なツール選定
目的がはっきりしたら、自社の課題や目的に合ったツールを選定します。操作性や機能、クラウド型かオンプレミス型か、料金体系も含めて比較検討します。必要十分な機能を備えているBIツールを見つけましょう。
ステップ3：データ準備と環境構築
BIツールを導入しても、データがそろっていなければ導入の効果を得られません。部署ごとに分散しているデータを整理し、フォーマットを統一して、データ準備と環境構築を行いましょう。
ステップ4：初期設定と運用開始
BIツールを導入したら、利用部門ごとに必要なダッシュボードやレポートを設定し、日常業務の中で実際に使える形にします。小規模な部門から運用を始めて徐々に展開（スモールスタート）すると、社内への浸透もスムーズです。
ステップ5：教育と運用定着
BIツール導入後に欠かせないのが、ユーザー教育と運用定着です。便利なツールでも、社員が使いこなせなければ成果は出せません。研修やマニュアル整備、ユーザー同士の情報共有を仕組み化するなどして、全社的にデータ活用文化を根付かせることが大切です。
BIツールを導入するなら「MotionBoard」
先述の通り、BIツールを有効活用していくためには、自社に合った製品を選択することがとても大切です。とはいえ、数多く存在するBIツールのなかから適切な製品を選定することが大変であることも事実です。
そこで、2,000社以上の企業に導入されているBIツール「MotionBoard」に焦点を当て、業種・業界を問わず選ばれる理由をご紹介します。
業界・業種ごとのテンプレート
2,000社以上の導入実績を誇る「MotionBoard」には、さまざまな業界・業種で活用いただけるダッシュボードテンプレートが豊富に備わっています。
これまでに蓄積した成功ノウハウ、そして各分野に精通する専門家のノウハウを結集したダッシュボードとなっているため、業界特有のニーズにも応えることが可能です。
国産ツールの強みを活かした導入・活用サポート
「MotionBoard」は、国産ツールならではのきめ細やかなサポートを強みとしています。柔軟かつ迅速な問い合わせ対応はもちろんのこと、専任のCSM（カスタマーサクセスマネージャー）による対面サポートにより導入から運用までしっかりと伴走します。
また、トレーニング動画や日本語マニュアルなども充実しているほか、ユーザーコミュニティ「nest」は情報共有の場として活用することができます。
スモールスタートに最適なクラウド版も！
「MotionBoard」は、オンプレミス版とクラウド版の2つの提供環境をご用意しています。クラウド版の特徴として、サーバー手配やセットアップ、バージョンアップといった運用メンテナンスをお任せできる点を挙げることができます。また、どこからでもアクセスできるという点も、クラウドサービスの強みと言えます。
データ活用の第一歩としてまずはスモールスタートしたいという企業にもおすすめです。
BIツールで企業が抱える課題を解消した事例
BIツール「MotionBoard」を導入した企業の成功事例をご紹介します。企業はBIツールをどのように活用し、どういった効果を得ることができたのでしょうか。
Excel分析の限界をBIダッシュボードで突破
ADインベストメント・マネジメント株式会社は、J-REIT（不動産投資信託）の資産運用会社です。投資家から預かった資金を賃貸住宅を中心とする不動産に投資し、270棟を超える物件と2万数千に及ぶ運用データを管理しています。同社は、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の第一歩として「MotionBoard」を導入し、データ活用風土の醸成と業務効率化・高度化を目指しました。
課題
- 基幹システムに蓄積された10年以上の膨大な業務データを十分に活用できていなかった
- Excelによるデータ抽出作業が複雑で、特定担当者に手順が属人化していた
- 経営陣や投資家向けの報告業務に多大な手間と時間がかかり、適切なタイミングでのレポート作成が困難だった
- 約25のExcelファイルを月次更新し、状況に応じて変化する経営陣のニーズに合わせたデータ加工に時間を要していた
基幹システムに長年蓄積されたデータがあるにもかかわらず、その潜在能力を十分に引き出せていませんでした。Excelに依存したデータ抽出作業は手順が複雑で特定の担当者に集中し、業務の属人化を招いていました。
また、経営陣や投資家への報告資料作成は、膨大な時間と労力を消費します。その結果、データから新たな示唆を得るような生産的な活動にまで手が回らない状況でした。
「MotionBoard」導入の効果
- Excelで週1時間かかっていたデータ抽出業務の作業時間が約5分に短縮され、労力を1/10以上に削減
- 経営陣向け予実管理や計数管理が効率化され、報告業務の労力が約5割削減
- Excelでは不可能だったデータの掛け合わせやドリルダウンなどを行い、複数のデータを素早く俯瞰できる情報体制を構築
- 地図を組み込んだモバイルアプリにより、位置情報に基づいた物件と稼働率の状況を色分け表示するなど、これまでにない示唆の獲得が可能になった
データ抽出業務の作業時間は大幅に短縮され、経営陣への報告業務も効率化されました。さらに、Excelでは困難だった多角的なデータ分析やドリルダウン機能、モバイルアプリでの地図連携などにより、今まで得られなかった新たな示唆の獲得が可能となり、全社的なデータ活用に対する関心が高まりました。
MotionBoard：分析ダッシュボードの画面
MotionBoard：PC&モバイル画面
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不動産運用事業で進むDXの第一歩 Excel分析の限界をBIダッシュボードで突破
製造現場の可視化を実現
杉並電機株式会社は、超精密金型の設計・製作から精密高速自動プレス機による部品加工までを一貫して手掛ける企業です。小規模な製造業でありながらも、さらなる生産性向上と競争力強化のため、常に新たな技術投資を検討していました。同社では以前、生産ラインの異常停止などによりプレス機が長時間停止しても、現場からの報告の遅れで管理者が状況を把握できず、納期遅延リスクにつながるという課題を抱えていました。
課題
- その日の生産計画に対する進捗状況が見えない
- 報告が上がってくるまで生産現場の状況が把握できない
- 現場からの「ホウレンソウ（報告、連絡、相談）」の遅れにより、プレス機が長時間停止している事実を管理者が業務終了後に知ることもあった
- 生産計画に大きな支障をきたし、納期遅延のリスクが増大していた
生産現場では、担当者が複数台のプレス機を管理しており、異常発生時の報告遅れや連絡漏れが常態化していました。そのため、管理者は日中の生産進捗や各機械の稼働状況をリアルタイムで把握できません。長時間にわたる機械停止が判明するのは、業務終了後というケースも少なくありませんでした。これが生産計画に大きな支障をきたし、顧客への納期遅延リスクを招いていました。
「MotionBoard」導入の効果
- ガントチャートを見ることで、必要な調整をその場で迅速に打てるようになった
- 納期遅延などのリスクを大幅に削減できた
- ガントチャートで状況をリアルタイムに把握し、担当者の配置替えなど采配を臨機応変に変更できるようになった
- 現場担当者からもMotionBoardに表示したい情報のアイデアが出るようになった
作業ログデータと生産計画データが統合され、ガントチャートでリアルタイムに可視化されることで、進捗状況が一目で把握可能になりました。管理者はいち早く問題を発見できるため、納期遅延リスクが大幅に低減しました。また、現場全体で生産状況が共有できるようになり、改善アイデアが社員から自発的に生まれています。
MotionBoard：ガントチャート
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生産計画に対する進捗をガントチャートで表示 臨機応変な調整を可能にし、納期遅延リスクも低減 小規模工場ならではの工夫で、現場の可視化を実現
MotionBoardでデータ散逸とExcel文化の壁を超える
株式会社メンバーズは、データサイエンティストやエンジニアといった専門性の高いデジタル人材「デジタルクリエイター」を採用・育成し、デジタルビジネス運用支援事業を展開しています。しかし、以前は部門最適でのシステム導入やExcel文化の浸透によりデータが散逸しており、データ活用に課題を抱えていました。
課題
- データが部門ごとにバラバラに管理され、活用できていなかった
- レポート作成に多くの時間と工数を要し、「正しい数字」が見えにくい状況だった
- リード情報の一元化不足により、マーケティング施策の非効率化や顧客対応の遅延が発生していた
- Excel文化が浸透しており、データの整合性やセキュリティのリスクがあった
部門ごとのシステムやExcel文化によりデータが散逸し、一元管理ができていませんでした。そのため、レポーティング作業に膨大な時間がかかり、正確な数字の把握が困難でした。また、リード情報が分散していたことで、マーケティング活動が非効率になり、顧客対応にも支障が出ていました。
「MotionBoard」導入の効果
- データが一元管理され、目標進捗状況をリアルタイムで把握可能になった
- 顧客対応がスピードアップし、クロスセル機会が増加した
- レポート作成時間が大幅に短縮
- Salesforceデータの整備や重複チェックが可能になった
SalesforceとMotionBoardの導入により、データが一元管理され、KPIの進捗がリアルタイムで可視化されました。また、以前2週間かかっていたレポート作成が20分に短縮され、工数削減と残業抑制に大きく貢献しています。データ統合と迅速な共有ができるようになったことで、顧客対応がスピードアップし、クロスセル機会も増加しました。Salesforceデータの重複チェックなどにも役立っています。
MotionBoard：KPI管理表画面
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Salesforceでデータを一元管理し営業活動を高度化・効率化 Excel文化の壁を越えるためにMotionBoardを活用
まとめ
BIツールの基礎知識から導入方法、BIツール導入による成功事例などをご紹介しました。ビッグデータの活用は、業種業界問わず今後ますます重要性が高まります。データ活用に課題を感じている企業は、今回ご紹介したBIツール「MotionBoard」を導入することで、データドリブン組織への第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
「MotionBoard」では、操作感や機能、ダッシュボードを確認いただけるデモサイトを提供しています。BIツールを体験してみたいという方は、まずはお気軽にデモサイトをお試しください。
