実運送体制管理簿とは
まず、実運送体制管理簿の役割について見ていきましょう。法改正の背景や制度導入の意図を理解することで、新たな管理体制への切り替えがスムーズになります。
義務化の背景と法改正のポイント
実運送体制管理簿が制度化されたのは、深刻度を増すトラックドライバー不足と多段階の委託関係が原因です。特に2024年4月以降、時間外労働の上限が厳格に適用されるため、ドライバーの長時間勤務が難しくなります。一方で物流需要は増えているため、輸送力の不足が懸念されます。
この状況を打開するため、国土交通省は「適正な運送料の確保」や「委託関係の明確化」を進めるべく、2025年4月に改正貨物自動車運送事業法を施行し、元請事業者に実運送体制管理簿の作成を義務付けることを決めました。この制度によって、多段階の下請け構造や担当区間を可視化し、荷主も状況を把握できるようになります。さらに、改正では契約書の書面化や公正な料金設定も求められ、物流業界全体が取引ルールを見直す流れが強まっています。
実運送体制管理簿の概要と基本的な役割
実運送体制管理簿とは、自社で受けた貨物の運送を別の事業者に委託したとき、「その事業者が実際に運行を担当した区間や階層を記録する台帳のようなもの」です。元請事業者が荷主から引き受けた案件を、一次下請けや二次下請けに出す際、どの企業がどこを運び、最終的にドライバーはどの会社に所属しているかを正確に把握・記録していきます。
この運用が確立されれば、これまで不透明だった多重下請構造が可視化され、不当に低い運賃や賃金のしわ寄せが実運送側に集中するのを防げます。最終的にはドライバーの労働条件向上や、安全かつ適正な取引を促進することが期待されており、物流業界全体で実運送会社のドライバーが働きやすい自主荷役や物流現場の改善を目指す狙いがあります。
実運送体制管理簿の作成要件
次に、実運送体制管理簿の具体的な作成要件を見ていきましょう。記載項目や保管期間のルールを正しく理解し、作業フローを事前に整えておくことが大切です。
記載項目の詳細 と記載例
実運送体制管理簿には、運送実態を正確に示す情報を記入しなければなりません。国土交通省のガイドラインでは、「実運送事業者の名称」や「運送区間」「貨物の内容」「請負階層」のほか、省令で定められる追加要件も盛り込むよう求められています。
多重下請構造の場合は、それぞれの下請け企業名を誤りなく記載し、どの区間を担当したのか明確にすることが重要です。もし記載漏れや不備があると法令違反となる恐れがあるので、記入の段階で漏れがないよう管理しましょう。なお、運送区間や貨物内容は同じ案件であればまとめて書いても差し支えありませんが、必要事項を正確に書き込む姿勢が欠かせません。
実運送体制管理簿の作成や契約の書面交付は、電子メール本文での通知や配車表への手書きの追記等でも認められています。しかし、多重下請構造が複雑化している現状では、アナログな手法では記録漏れや情報の伝達ミスが生じやすく、業務負担も増大します。そのため、実運送体制管理簿の作成や情報共有を効率的に行うためには、システム化によるデジタルな対応が現実的かつ効果的です。
保管期間と記録の注意点
作成した管理簿は、「運送完了日から1年間、営業所ごとの保管」が義務付けられています。紙で管理する場合、ファイルやバインダーに日付や案件別で整理しておくとスムーズです。一方、電子データで保存すれば、検索性が高まり監査時の提出もしやすくなるでしょう。ただし、改ざん防止策や定期バックアップなど、電子保存ならではの対策も必要です。また、「1.5トン未満の貨物は対象外」「自社内で運んだ場合は作成不要」といった例外に注意し、対象・非対象を社内であらかじめルール化しておくことが大事です。
義務違反のリスクと行政監督
実運送体制管理簿は法的義務であるため、通知漏れや作成漏れ、保存漏れは行政処分の対象となります。未作成や虚偽記載が発覚すれば、行政から注意や改善命令が行われる可能性があります。
荷主は管理簿の閲覧請求権を持つため、整備不十分な状態が続けば、信用を損ない取引停止や契約解除といった事態にもつながりかねません。こうしたリスクを考慮すると、作成・保管はコンプライアンス上の最優先事項といえるでしょう。
実運送体制管理簿の物流業界への影響
実運送体制管理簿は、単に元請事業者の事務作業を増やすだけでなく、業界全体の取引ルールや運賃設定、さらにはドライバーの働き方まで変える可能性があります。ここで、導入によって生まれるメリットや課題、荷主と物流事業者がどのような影響を受けるのかを見ていきましょう。
透明性向上と多重下請構造の是正
もっとも大きなポイントは、「取引の透明性が格段に上がること」です。多重下請けでは、どの区間を誰が運んでいるかが不明瞭になりやすく、不当な中間マージンや不透明な費用が発生しがちでした。しかし、実運送体制管理簿を義務化すれば、元請や荷主が最終的な実運送事業者までを把握でき、適正運賃や付帯業務費の支払いが確保されやすくなります。結果として、ドライバーの労働条件や収入も改善され、業界が「安さだけ」を追求する状況からの脱却を期待できます。
適正運賃の確保と労働環境改善
もう一つの大きな効果として、「適正運賃の確保」が挙げられます。多重下請けの階層が増えるほど、実運送を担うドライバーが受け取る運賃は減りがちでしたが、管理簿で委託ルートを見える化することで、法外に低い運賃のまま放置されにくくなります。適正運賃や燃料サーチャージなどを正しく反映させることで、ドライバー不足が深刻化するなかでも必要な輸送リソースを確保しやすくなり、ひいては離職率の低下や新人参入の促進につながる可能性があります。
荷主企業と事業者への影響
元請事業者は、下請けの委託関係が明確化されるため、トラブル発生時の責任範囲がクリアになる反面、運送案件ごとの下請階層の確認作業や帳簿作成、営業所ごとの保存義務など が増える点に注意が必要です。システム導入による作業効率アップなど、業務フローの再構築が不可欠になるでしょう。
一方、荷主企業は管理簿の閲覧を通じて費用や運賃の使途を把握しやすくなり、安すぎる運賃や不透明な上乗せ料金を見直すきっかけになります。さらに、元請事業者から物流現場などの輸送実績等の説明を受けることで物流現場の改善につながるなど、管理簿を活用して物流パートナーを見直し、多重下請構造を簡略化してコストやリードタイムを最適化する可能性も高まります。
こうした制度の普及は、業界慣行やドライバーの働き方そのものを変えるきっかけにもなり得るため、単なる書類業務の追加とは捉えずに、いかにデジタル化などを活用してメリットを最大化するかが重要です。
まとめ
実運送体制管理簿は多重下請けの構造を明確化し、適正運賃の確保を促す制度ですが、元請事業者には新たな書類作成の負荷がかかります。だからこそ、委託関係や運行情報を整理し、記録漏れや階層把握のミスを防ぐ仕組みづくりを早めに進めることが重要です。
国土交通省のガイドラインに沿って、対象範囲や記載項目、保管方法を標準化し、可能な範囲でデジタル化（情報の一元管理、検索性の向上、共有ルールの整備など）を進めれば、コンプライアンス対応と業務効率化を両立できます。具体的には、実運送事業者の名称や請負階層、運送区間といった情報を案件単位で電子データとして整理・集約し、後から必要な情報をすぐに検索・確認できる状態を整えることが重要です。こうしたデジタル化の取り組みは、日々の記載作業や確認作業の負担を減らすだけでなく、監査や問い合わせへの対応を円滑にし、実運送体制管理簿の運用を継続しやすくする効果があります。
新物流2法への対応を体系的に整理したい方は、「伝票・運送契約の電子化 スタートガイド」などの資料も参考にしながら、自社の運用に合った進め方を検討してみてください。
