インボイス制度で納品書の扱いは変わる？変更点やルールをわかりやすく解説

インボイス制度における納品書の扱い

まずは、インボイス制度の概要について振り返りつつ、インボイス制度下における納品書の扱いを確認していきましょう。

インボイス制度とは？

インボイス制度とは消費税の仕入税額控除に関わる新制度のことで、正式名称を「適格請求書等保存方式」と言います。
2023年10月から施行されており、課税事業者が仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書等（インボイス）の保存が必要になりました。
そして、適格請求書等を発行することができるのは、適格請求書発行事業者として登録を受けた課税事業者のみです。

納品書の必要性や役割

納品書は、商品・サービスの納品時に受注側が発行する書類であり、納品した商品・サービスの内容や金額といった情報を記載します。
納品書は法的に発行が義務付けられている文書ではありませんが、発行することで取引の円滑化や経理上の処理に役立てることができます。
また、納品書は請求書と重複する記載事項が多いことから「納品書兼請求書」として発行する企業も珍しくありません。

インボイス制度における納品書の扱いは？

インボイス制度下では、仕入税額控除を受けるために適格請求書等の保存が必要だとお伝えしましたが、適格請求書と認められるには記載するべき一定の事項が存在します。
また、「適格請求書」と言うと「請求書のみが該当する」と思われがちですが、記載事項を満たしている場合には納品書も適格請求書として扱うことができます。
納品書や納品書兼請求書を適格請求書として扱うためにも、必要な記載事項やルールを理解しておく必要があると言えるでしょう。

インボイス制度における納品書の基本ルール

次は、インボイス制度下で納品書を適格請求書として扱う際に覚えておくべきルールを見てきましょう。

適格請求書の記載事項を満たす必要がある

納品書を適格請求書として発行する場合、適格請求書の要件を満たすフォーマットに変更する必要があります。
適格請求書の要件を満たすには、以下の記載事項が必要になります。

請求書と納品書の2つを適格請求書として扱うことも可能

請求書と納品書など、複数の書類を組み合わせて適格請求書の要件を満たすことも可能です。
たとえば、請求書に適格請求書の記載事項の一部を記載し、残りの記載事項を納品書に記載することで、請求書と納品書の2つの書類で適格請求書と認められます。

ただし、このように複数書類の組み合わせで適格請求書とする場合、それぞれの書類の関連性を明確にする必要があります。
請求書に納品書番号を記載するなどして、書類同士の関連性を明確に示しましょう。

1万円未満の少額取引は適格請求書が不要な場合も

インボイス制度では、原則として適格請求書がなければ仕入税額控除が適用されません。
ただし、2023年10月1日から2029年9月30日までの6年間は、税込み1万円未満の課税仕入れについて、適格請求書の保存がなくても一定事項を記載した帳簿保存のみで仕入税額控除を受けることができる「少額特例」が適用されます。

なお、少額特例の対象となるのは、以下のどちらかの条件を満たす事業者です。

• 基準期間（個人事業者の場合はその年の前々年、法人の場合はその事業年度の前々事業年度）の課税売上高が1億円以下
• 特定期間（個人事業者については前年1月から6月までの期間をいい、法人については前事業年度の上半期）の課税売上が5,000万円以下
  

適格請求書の電子化を検討すべき理由とは？

納品書であっても要件さえ満たせば適格請求書に該当するとお伝えしましたが、インボイス制度の開始に伴い適格請求書の電子化を検討する企業が増えつつあります。

次は、適格請求書の電子化を検討すべき理由について見ていきましょう。

インボイス制度開始により業務が煩雑化

適格請求書の電子化が注目される理由のひとつに、インボイス制度開始後の業務負担増加を挙げることができます。

インボイス制度下では、発行・受領した書類が適格請求書の要件を満たしているかを確認する作業が必要であり、適格請求書とそれ以外を仕分ける手間も発生します。
そのため、請求書や納品書などの企業間取引文書の処理が今まで以上に煩雑化し、担当部門の業務負担の増加が懸念されているのです。

そうしたなか、インボイス制度開始に伴う業務負担の増加に対応する手段のひとつとして、適格請求書の電子化が注目を集めています。

デジタルインボイスの普及・定着の動きが活発化

インボイス制度の施行に伴い、デジタルインボイスの普及・定着を目指す動きも活発化しています。

デジタルインボイスとは、単に電子データ化した適格請求書を指すのではなく、標準化され構造化された電子データの適格請求書を意味します。
2020年12月、デジタルインボイス推進協議会（EIPA）は、国内におけるデジタルインボイスの標準仕様を「Peppol」に準拠することを発表し、その後「JP PINT」を策定。
デジタル庁も「デジタルインボイスの標準仕様の普及等」を政策のひとつに掲げるなど、「JP PINT」の普及促進は官民一体の重大プロジェクトとなっています。

電子帳簿保存法の改正も追い風に

電子帳簿保存法の改正も、デジタルインボイス普及・定着の追い風となっています。

電子帳簿保存法とは、一定の要件を満たした場合に限り、請求書や納品書などの国税関係帳簿書類の電子保存を認める法律のこと。
電子帳簿保存法が制定された当初、満たすべき要件のハードルが高かったこともあり、電子保存に取り組む企業数は限定的でしたが、複数回にわたる法改正を経て要件が緩和されてきています。
とくに、2022年1月に施行された改正では大幅な要件緩和が行われ、請求書や納品書などの電子保存に取り組みやすくなっています。

インボイス制度への対応なら「invoiceAgent」

適格請求書の電子化を検討すべき理由について解説しましたが、具体的にどのように電子化を進めればよいか迷ってしまう方もいらっしゃることでしょう。
そのような場合、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」の活用をおすすめします。

「invoiceAgent」は、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアの証である「JIIMA認証」を取得しており、インボイス制度に対応する機能も備えています。
では、「invoiceAgent」の特徴について詳しく見ていきましょう。

インボイスの送受信なら「invoiceAgent 電子取引」

「invoiceAgent 電子取引」は、適格請求書を含むさまざまな企業間取引文書の送受信をかなえるソリューションです。

PDFファイルをアップロードするだけで取引先に帳票データをWeb配信することができ、取引先から発行される関連帳票も「invoiceAgent 電子取引」を介して受け取ることができます。
取引先ごとに私書箱が設置され、複数の取引先とのやり取りを「invoiceAgent 電子取引」に集約することが可能です。
また、Peppol経由のデータ送受信に対応しているほか、受領した適格請求書のデータ化や適格請求書発行事業者の登録確認も可能なので、インボイス制度への対応という面でも有効です。

文書データの保存・一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」

「invoiceAgent 文書管理」は、企業が扱う文書データの保存・一元管理を実現するソリューションです。

「invoiceAgent」や他システムで作成・出力した文書データをまとめて取り込み、設定したルールに従い自動で仕分け・保存を実行します。
取り込んだ文書が適格請求書か否かを自動で判定することができるので、インボイス制度に伴う文書の仕分けを効率化することができます。
また、保存した文書データは高度な検索機能で速やかに参照・出力することが可能です。
さらに、文書の保存期間に応じた自動削除機能や改ざんの防止・検知に役立つ証跡管理機能も備わっているので、文書のライフサイクルを効率的かつ安全に管理することができるでしょう。

紙文書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」

「invoiceAgent AI OCR」は、取引先から受領した紙の帳票や、自社で発行した紙の帳票の写しなどをデータ化するソリューションです。

高精度な5つのOCR／AI OCRエンジンを搭載しており、読み取り文書の種類や特徴に応じて適切なOCR／AI OCRエンジンを選択したり、1つの読み取り文書に対して複数のOCR／AI OCRエンジンで処理を実行することもできます。
また、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能も備わっており、認識率の低下を防ぎつつ効率的に紙文書のデータ化を推進することができます。

「invoiceAgent」で納品書の電子化やインボイス制度対応を推進した事例

最後に、「invoiceAgent」で納品書の電子化を実現した事例や、インボイス制度対応を推進した事例をご紹介します。

取引先から受領する納品書の20%を電子化（丸木医科器械）

医療機関向けに事業を展開する丸木医科器械株式会社は、「invoiceAgent」を活用して納品書や請求書などの帳票類を電子化することに成功しました。

同社では従来、取引先との書類のやり取りをFAXなどの紙ベースで行っていました。
しかし、仕入先から受領する納品書や請求書などの帳票は年間約40万枚に上り、基幹システムへの入力作業の負荷や、保管のために外部倉庫を借りるコストも課題となっていました。

そうした背景もあり、まずは社内文書の電子保存を決断した同社ですが、コロナ禍に突入したことで電子取引促進の機運が高まり、電子帳簿保存法の改正で要件が緩和されたことも重なり、外部との取引領域も含めた業務の電子化・ペーパーレス化に向けたプロジェクトが開始しました。
システム選定にあたっては、文書管理機能とOCR機能を同一のプラットフォームで利用できることなどが決め手となり、「invoiceAgent」の導入に至りました。

「invoiceAgent」の導入後、取引先から送られてくる納品書などの帳票をスキャンし、OCR処理を実行して「invoiceAgent」に取り込み、中間アプリを介して販売管理システムとデータ連携する仕組みを構築。
仕入先から受領する納品書の約20%を電子化することに成功し、入力作業の工数削減や紙文書の保存・印刷コストの削減に効果を得ています。

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インボイス制度対応を見据えて「invoiceAgent」を導入（三井住友ファイナンス＆リース）

国内有数の総合リース会社として知られる三井住友ファイナンス＆リース株式会社は、「invoiceAgent」を導入して請求・支払業務のデジタルシフトを推進しました。

同社では従来、リース契約者への請求やメーカー・販売会社への支払業務を紙ベースで行っており、郵送によるタイムラグや帳票印刷・発送にかかるコストが課題となっていました。
さらに、コロナ禍となり全社的なリモートワークが加速するなか、請求書の発行・郵送業務が残っていることで出社しなければならない状況が発生していました。

そこで同社は、これらの課題を解消するためにシステム導入の検討を開始。
インボイス制度への対応や電子帳簿保存法への対応を視野に入れつつ、金融機関のセキュリティ担保を考慮した結果、「invoiceAgent」の導入に至りました。

第一弾としてメーカー・販売会社向けの支払通知書を、第二弾としてリース契約者への請求書の電子化を進め、リモートワークの推進とコスト削減を実現しました。
従来の発送業務委託費と郵送料金のコストを最大年間1億円削減することを目標に掲げ、今後も「invoiceAgent」による帳票の電子化を推し進めていく考えです。

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まとめ

今回は、インボイス制度における納品書の扱いや、納品書を適格請求書として扱うためのルール、インボイスの電子化を検討すべき理由について解説しました。

記事内でも説明した通り、適格請求書の要件さえ満たしていれば、納品書であっても適格請求書として扱うことが可能です。

また、インボイス制度では従来よりも納品書や請求書などに関する処理が煩雑化することが懸念されており、業務負担の軽減や効率化が今まで以上に重要視されています。

インボイス制度への対応や業務効率化に課題を感じている企業は、今回ご紹介した「invoiceAgent」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。