電子帳簿保存法とは？
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法について説明する前に、まずは電子帳簿保存法とはどのようなものか、その概要について確認しておきましょう。
電子帳簿保存法とは『帳簿書類の電子的な保存を認める法律』
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の全部または一部について、電子データ（電磁的記録）による保存を認める法律です。電子帳簿保存法を省略して「電帳法」と表記・呼称するケースもあります。
電子帳簿保存法は、文書管理の負担軽減や業務の効率化、コスト削減などを目的に1998年に制定されて以降、デジタル化・ペーパーレス化の進展とともに数回にわたって改正が行われてきました。
電子帳簿保存法では以下3つの方法での保存を認めています。
- 電子帳簿等保存・・・電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
- スキャナ保存・・・紙で受領・作成した書類を画像データで保存
- 電子取引・・・電子的に授受した取引情報をデータのまま保存
ただし、電子帳簿保存法には「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件が定められており、それぞれ細分化された規定が存在します。電子帳簿保存法に対応して帳簿書類を電子化するには、ただ電子化すればよいというわけではなく、2つの要件に対応する必要があることを覚えておきましょう。
電子帳簿保存法の主な対象文書
電子帳簿保存法の対象は国税関係帳簿書類だとお伝えしましたが、具体的には以下のような書類が該当します。
国税関係帳簿
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 補助元帳
- 固定資産台帳 など
国税関係書類（決算関係書類）
- 賃借対照表
- 損益計算書
- 棚卸表 など
国税関係書類（取引関係書類）
- 見積書（および控え）
- 請求書（および控え）
- 納品書（および控え）
- 契約書（および控え） など
電子帳簿保存法が制定された背景と改正の経緯
先述の通り、電子帳簿保存法は1998年にはじめて施行されました。
当時、各産業でデジタル化およびペーパーレス化が進展するなかで、企業の税務・会計分野においてもIT技術を活用した帳簿書類の電子化に関するニーズが高まりつつあったという背景があります。
そして、帳簿保存に関わる負担軽減などを目的に、平成10年度税制改正の一環として電子帳簿保存法は制定されました。
その後、2005年にe-文書法が開始し、帳簿書類のスキャナ保存制度が導入されたものの、保存要件が厳格であったために、帳簿書類の電子化に着手する企業は限定的でした。
制度の普及が進まない状況を受け、2015年以降は毎年のように保存要件に関する規制緩和が行われています。
そして、2022年1月の改正でも保存要件に関する規制が緩和されており、従来よりも帳簿書類を電子化するハードルが下がっています。
e-文書法との違いは？
電子帳簿保存法と同様、e-文書法も文書の電子保存に関係する法律です。
混同されがちな電子帳簿保存法とe-文書法ですが、この2つの法律には明確な違いが存在します。
たとえば、対象となる文書の範囲は大きく異なるポイントです。
電子帳簿保存法は国税関係帳簿書類を対象としているのに対し、e-文書法は法律で保存が義務付けられている文書全般が対象です。
また、文書の電子保存にあたって求められる要件にも違いがあります。
電子帳簿保存法では大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」という要件が定められていますが、e-文書法では「見読性の確保」「完全性の確保」「機密性の確保」「検索性の確保」という4つの要件が定められています。
電子帳簿保存法改正（2022年1月施行）のポイント
ここからは、2021年度（令和3年度）の電子帳簿保存法改正（2022年1月施行）の要点について確認していきましょう。
主なポイントは以下の通りです。
- 事前承認制度の廃止
- 訂正削除履歴の廃止（帳簿）
- 相互関連性の廃止（帳簿）
- タイムスタンプ付与期間の延長
- 検索機能要件の緩和
- 適正事務処理要件の廃止
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1. 事前承認制度の廃止（全体）
1つめのポイントは、「事前承認制度の廃止」です。
改正前の電子帳簿保存法では、電子取引以外の帳簿書類を電子化する場合、所轄税務署に申請し、事前承認を得る必要がありました。
- 帳簿の申請が必要（国税関係帳簿）
- 書類の申請が必要（決算関係書類・一部の取引関係書類）
- スキャナの申請が必要（取引関係書類） 書き
- 申請不要（電子取引）
2022年1月からは、国税関係帳簿書類の電子データ保存およびスキャナ保存についても、税務署への事前申請および承認が不要となっています。
2. 訂正削除履歴の廃止（帳簿）
2つめのポイントは、「訂正削除履歴の廃止」です。
改正前の電子帳簿保存法では、帳簿の訂正または削除を行う場合、訂正・削除の内容を確認できるよう反対仕訳を追加するなどの対応が必要でした。
今回の改正により、訂正削除の履歴が不要となっています。
3. 相互関連性の廃止（帳簿）
3つめのポイントは、「帳簿間の相互関連性が廃止」となる点です。
帳簿の個別転記や集約をする場合、帳簿間の相互関連性を一連番号等の情報で確認できる必要がありましたが、改正により相互関連性が不要となりました。
4. タイムスタンプ付与期間の延長（スキャナ・電子取引）
4つめのポイントは、スキャナ保存および電子取引における「タイムスタンプ付与期間の延長」です。
スキャナ保存および電子取引において、タイムスタンプを付与する期間が最長2ヶ月に延長されています。また、スキャナ保存では、電子データの修正・削除の履歴が残るシステムを使う場合にはタイムスタンプ付与自体が不要となりました。
5. 検索機能要件の緩和（帳簿・書類・スキャナ・電子取引）
5つめのポイントは、「検索機能要件の緩和」です。
改正前の電子帳簿保存法では、範囲指定や項目の掛け合わせといった複雑な検索機能が必要でした。
今回の改正により、検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」のみになるなど、大幅に緩和されました。
6. 適正事務処理要件の廃止（スキャナ）
6つめのポイントは、スキャナ保存における「適正事務処理要件の廃止」です。
改正前の電子帳簿保存法では、タイムスタンプが付与された後に記録事項の確認を行い、承認後も原本とスキャンデータの定期チェックが義務付けられています。
改正後はスキャナ保存におけるこれらの事務処理要件が廃止されています。
要チェック！電子帳簿保存法改正のアメとムチ
2021年度（令和3年度）の電子帳簿保存法改正によって、2022年1月から多くの要件緩和がされましたが、以下のような変更点もあるため注意が必要です。
- 「紙の保存に代える措置」の廃止
- 不正に対するペナルティが強化
各注意点について詳しく見ていきましょう。
2021年12月に公表された令和4年度税制改正大綱により、2022年1月より適用予定だった「電子取引における電子保存の義務化」について、2年間の猶予が認められることが発表されました。
「紙の保存に代える措置」の廃止
今回の改正により、電子取引における「紙の保存に代える措置」が廃止となりました。
改正前の電子帳簿保存法では、電子取引の取引情報を紙で出力・保存することで電子データに代えることが可能でしたが、改正により電子取引データを電子取引データのまま保存することが必須となっています。
ただし、2021年12月に公表された令和4年税制大網により、以下の条件を満たす場合には、2年間の猶予が認められます。
- 所轄税務署長がやむを得ない事情があると認める
- 保存すべき電子データを書面に出力して保存し、税務調査等の際に提示または提出ができるようにしている
なお、やむを得ない事情の認定については、所轄税務署長への申請手続き等は不要です。
紙保存が認められる猶予期間は、2023年12月31日までです。
2年間の猶予ができたからこそ、現在電子取引の取引情報を紙で出力し、書面で保存している場合には、運用の見直しを進めましょう。
不正に対するペナルティが強化
改正後の電子帳簿保存法では、不正行為に対するペナルティが強化されています。
スキャナ保存および電子取引における電子データの記録事項に関する改ざん、隠ぺい等があった場合、通常課される重加算税の金額に加え、さらに10％がペナルティとして加算されます。
改正による要件緩和で電子データ化導入のハードルは下がりますが、しっかりと内部統制を構築して不正防止のための体制づくりに取り組む必要があるでしょう。
電子帳簿保存法改正で変化した運用の流れ
ここからは、今回の電子帳簿保存法改正で変化した運用の流れについて説明していきます。
改正前後のフローの変化を確認してみましょう。
電子帳簿保存法に対応する運用開始までの流れ
まず、電子帳簿等保存の運用開始までの流れを見ていきましょう。
大きな変更点として、改正後のフローでは「申請書の作成・申請」と「みなし承認期間」が省略された点が挙げられます。
改正以前のフローでは、電子帳簿保存法に対応する準備（業務／規程／システムの構築）を終えてから申請書を作成・申請し、約3ヶ月間のみなし承認期間を経て運用開始となっていました。
改正後のフローでは、電子帳簿保存法に対応する準備が整い次第、すぐに運用を開始することができます。
ただし、運用開始までの期間や手続きは省略されますが、正しく納税を行うという点には変わりありませんので、しっかりと準備することが大切です。
スキャナ保存における業務の流れ
次に、スキャナ保存における業務の流れについて、ビフォーアフターを見ていきましょう。
大きな変更は、適正事務処理要件の廃止により、「記録事項の確認（相互けんせい）」や「定期チェック（原本と電子化文書）」といった業務が省略された点です。
タイムスタンプ付与後の記録事項確認が不要になり、承認後の紙文書（原本）は廃棄できるようになりました。
従来のフローよりも負担は軽減されましたが、過失や不正が発生しないような運用体制を整えておくことが大切です。
また、タイムスタンプ要件の緩和についても要点を押さえておきましょう。
改正以前のフローでは、受領者本人がタイムスタンプを付与する運用の場合、書類の受領者による自著が必要で、3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。
改正後のフローでは、受領者の自著が不要になるほか、タイムスタンプの付与期間が最長2ヶ月以内に延長されています。また、電子データの修正・削除履歴が残るシステムであれば、タイムスタンプの付与も不要です。
電子帳簿保存法に対応するメリット
ここまでは、2022年1月の法改正によって変更されたポイントについてご紹介してきました。
次は、電子帳簿保存法に対応して文書を電子化することで、企業にとってどのようなメリットがあるのかをご紹介します。
- 業務効率化および生産性の向上
- コストの削減
- 多様な働き方への対応
- DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進
- 内部統制・セキュリティの強化
業務効率化および生産性向上
電子帳簿保存法に対応して文書を電子化することで、業務の効率化が見込めます。
従来の紙ベースの業務は、以下のように非効率な作業が少なくありません。
- 印刷や押印の手間
- 承認者不在による回覧の停滞
- 手作業によるファイリングや郵送準備
- 目視と手作業による業務システムへの入力 など
電子帳簿保存法に対応して文書を電子化すれば、上記のような作業を効率化することができ、RPAなどのツールと連携して自動化することも可能です。
それによって削減された工数をほかの業務に充てることで、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。
コストの削減
電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化が進めば、コストの削減にも効果が期待できます。
文書を電子化することで、紙ベースの運用で発生していた以下のコストを削減することが可能です。
- 紙代やインク代などの印刷コスト
- 印刷機器のメンテナンス・維持コスト
- 拠点間・企業間の輸送コスト
- 保存期間を終えた文書の廃棄コスト など
また、多くの帳簿書類は原則7年間、場合によってはそれ以上の期間保存しておく必要があるため、紙媒体のまま保存するにはそれなりのスペースが必要になります。
電子化された文書データであれば物理的な保管スペースが不要なので、オフィスを縮小して固定費を削減できる可能性もあります。
多様な働き方への対応
電子帳簿保存法への対応は、テレワークをはじめとした多様な働き方への対応という面でも効果的です。
紙ベースの業務のなかには、印刷や押印、手渡しによる回覧、郵送準備など、オフィスにいなければ対応できない作業が多々あります。
電子化された文書データであれば、パソコンやタブレット、スマートフォンさえあれば作業を行うことができ、オフィスに縛られない多様な働き方を実現できるでしょう。
DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進
電子帳簿保存法への対応は、DX推進のための基盤づくりとしても有効です。
DXを推進する上ではデータ活用が欠かせません。
紙媒体の文書を電子化することで、文書情報をデータとして扱うことが可能になります。これにより、データ分析の幅が広がり、これまで見えなかった経営課題や、事業戦略に役立つヒントを見つけることができるかもしれません。
また、ペーパーレス化や業務効率化によって削減されたコストやリソースを、DX推進のための施策に充てることもできるでしょう。
内部統制・セキュリティの強化
電子帳簿保存法への対応は、内部統制やセキュリティの強化の面でも効果を発揮します。
電子帳簿保存法で定められた要件を満たすためには、文書の改ざんや第三者による閲覧、情報漏えいといったリスクへの対応も必要になります。
そのため、電子帳簿保存法に対応することで、自ずと内部統制・セキュリティの強化につながります。
電子帳簿保存法対応への取り組みで気を付けるべきこと
ここまでは、電子帳簿保存法の改正前・改正後の変更点をご紹介しました。
次は、実際に改正後の電子帳簿保存法に対応するにあたって、企業が気を付けるべき点について見ていきましょう。
改正電子帳簿保存法への対応時の課題
2021年度の電子帳簿保存法改正により多くの要件が緩和されましたが、緩和によって生じるリスクへの対応は、企業が自発的に行う必要があります。
不正行為に対するペナルティも強化されるので、適切な運用体制の整備は不可欠と言えるでしょう。
また、改正に対応するシステム要件の把握も重要です。
検索機能やタイムスタンプに関するシステム要件が緩和されましたが、不正や過失を防ぐためにも慎重にシステムを検討する必要があるでしょう。
システム選定のポイントは？
上述の課題を解消するためには、電子帳簿保存法に対応するシステム選定が重要になります。
とはいえ、数あるシステムのなかからどれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
そのような場合は、JIIMA認証の取得有無をシステム選定の基準にすることをおすすめします。
JIIMA認証とは、第三者機関であるJIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）が定める認証制度で、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに付与され、国税庁のページにも一覧が掲載されています。
JIIMA認証を取得しているシステムであれば、改正後の電子帳簿保存法の法的要件にも問題なく対応できるでしょう。
電子帳簿保存法への対応なら「invoiceAgent」
次は、電子帳簿保存法に対応するための具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent」をご紹介します。
「invoiceAgent」は企業間で流通する帳票の最適化を実現する、帳票DXソリューション群です。
中でも、「invoiceAgent 文書管理」は、JIIMA認証を取得している文書活用ソリューションで、文書の電子化や一元管理を実現します。
※2022年6月より「SPA／SPA Cloud」は「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent AI OCR」に名称を変更しました。
文書の一元管理とライフサイクルマネジメントを実現
「invoiceAgent 文書管理」では、OCRによりデータ化された文書や他システムから出力された文書、新規作成した文書など多様な文書をデータ化し、文書データの一元管理を実現することができます。
さまざまな条件での検索に対応しているほか、証跡管理機能により改ざんなどの不正リスクも軽減可能です。
さらに、保存期間に応じて自動削除を行う機能も搭載しているので、効率的な文書のライフサイクルマネジメントを行えます。
システム連携でさらに効率化
「invoiceAgent 文書管理」と外部システムを連携することで、文書活用をさらに効率化することが可能です。
たとえば、既存のワークフローシステムとのAPI連携によって「帳簿との相互関連性」を実現したり、RPAツールとの連携で業務システムへの入力業務を自動化することも可能です。
また、ウイングアーク１ｓｔが提供する他ソリューションと連携することで、文書の電子化から保存、取引先への配信まで一気通貫で行える基盤を構築することができるでしょう。
高精度なAI OCRで紙文書をデータ化
さらに「invoiceAgent AI OCR」には、高精度な4つのOCR（光学的文字認識）エンジンを搭載しています。
文書に応じて適切なOCRエンジンを選択できるほか、1つの読み取り項目に対して複数のOCRエンジンによる処理を行うことも可能です。
自動画像補正機能を搭載しているので、紙の文書を高い精度でデータ化し、目視による確認作業や業務システムへの入力工数を削減します。
電子帳簿保存法への対応を実現した事例
最後に、「invoiceAgent」を活用して電子帳簿保存法への対応を実現した事例をご紹介します。
電子帳簿保存法への対応と月7,000枚の請求書を電子化！（ロジクエスト）
物流事業を全国に展開する株式会社ロジクエストは、全社的なDX推進プロジェクトの一環としてペーパーレス化および電子帳簿保存法対応を進めるにあたり、「invoiceAgent」を導入しました。
同社では、全国の委託ドライバーから届く月間7,000枚にのぼる月報兼請求書が紙で運用されていたため、管理の負担が大きいという課題が挙げられていました。
「invoiceAgent」導入により、電子帳簿保存法に準拠した請求書の電子化を実現し、紙のコスト削減と検索性向上に効果を実感しています。さらに、今後は請求書以外の帳票や、e-文書法の対象書類についても「invoiceAgent」で電子化していく予定だといいます。
▼事例詳細はこちら
株式会社ロジクエストのinvoiceAgent導入事例をもっと見る
請求業務が効率化！電子帳簿保存法に向けた基盤整備にも効果！（JFEスチール）
世界有数の鉄鋼メーカーであるJFEスチールは、電子取引プラットフォーム「invoiceAgent」を導入しています。
導入以前、新型コロナウイルス感染症の影響で自社・取引先がテレワークに移行したことで、請求業務の負担が増加しているという課題を抱えていました。
「invoiceAgent」の導入により、請求書をWeb配信する仕組みを構築し、請求業務の効率化に成果を得ているほか、電子帳簿保存法に対応するための基盤整備にも効果を実感されています。
▼事例詳細はこちら
JFEスチール株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、電子帳簿保存法の概要や、2022年（令和4年）1月1日に施行された改正の要点、対応するメリットやシステム選びのポイントについてご紹介しました。
今回の改正により、帳簿書類を電子化するハードルは大きく下がりました。そして、電子帳簿保存法に対応して文書を電子化することで、企業は大きなメリットを得ることができます。
ウイングアーク１ｓｔが提供する文書管理ソリューション「invoiceAgent」は、JIIMA認証を取得しています。
AI OCRによる文書の電子化や文書管理をワンストップで行うことができ、電子帳簿保存法へのスムーズな対応および業務効率化を実現可能です。
電子帳簿保存法への対応を検討している方は、ぜひ一度ご相談ください。
