文書管理システムとは？
そもそも文書管理とは、文書の作成・伝達・保存・破棄という一連のライフサイクルを管理することを指します。
そして文書管理システムとは、電子化した文書データのライフサイクルを適切に管理・運用するためのシステムです。
つまり、文書管理システムを導入することは「文書管理の電子化」だと言えるでしょう。
近年では、DXの必要性が高まっていることに加え、電子帳簿保存法の改正により文書の電子保存のハードルが従来よりも下がっており、文書管理の電子化を図る企業が増えつつあります。
文書管理システムの主な機能
製品によって搭載している機能に違いはありますが、文書管理システムの主な機能としては以下を挙げることができます。
- 保存機能・・・文書データを適切なフォルダに整理・保存する機能
- 検索機能・・・さまざまな条件で保存している文書データを検索できる機能
- バージョン（版）管理・・・文書データの更新履歴を管理する機能
- ライフサイクル管理・・・文書データの保存期間に応じて通知・自動削除する機能
- セキュリティ・・・アクセスログの管理や閲覧権限の設定、改ざん防止などの機能
- ワークフロー機能・・・申請・承認・決裁というフローをシステム上で行うための機能
また、外部システムやクラウドサービスと組み合わせることで機能を拡張できる製品もあります。そのため、文書管理システムで利用できる機能に加えて、外部サービスと柔軟に連携可能かどうかも確認しておきたいポイントだと言えます。
ファイルサーバーとの違い
文書管理システムと混同しやすいのが「ファイルサーバー」です。
ファイルサーバーとは、ネットワークを介してデータを保存したり共有したりする仕組みのこと。
たしかに、文書データを保存・共有できるという点では文書管理システムと共通していますが、厳密には両者は異なる目的を持ったシステムです。
先述の通り、文書管理システムは文書データのライフサイクルを管理することを目的としているのに対し、ファイルサーバーはあくまでもファイルの保管や共有を目的としているという点が違いだと言えるでしょう。
文書管理システムを導入するメリット
次は、文書管理システムを導入することのメリットをご紹介します。
- 文書管理業務の効率化
- セキュリティ・ガバナンスの強化
- 管理・保管コストの削減
- テレワークの促進・定着
- 電子帳簿保存法へのスムーズな対応
では、各メリットについて詳しく確認していきましょう。
文書管理業務の効率化
文書管理システムを導入する大きなメリットとして、文書管理に関わる業務の効率化を挙げることができます。
紙ベースの文書管理では、非効率な手作業が多々発生します。
たとえば、書面の印刷や押印作業、郵送の際の封入封緘作業、保管する書類の仕分け・ファイリングや書庫への格納作業、書面の情報をシステムに入力する作業などです。
また、社内や取引先などから過去の文書に関する問い合わせがあった際、大量の書類のなかから該当の文書を探しだすのは大きな手間となるでしょう。
文書管理システムでは、PCなどのデバイス上で作業を完結することができ、システム連携によってデータ入力を効率化・自動化することが可能です。
また、ファイル名や文書内の情報などで検索することもできるので、必要な文書を速やかに参照・出力することができ、問い合わせ対応の工数を削減できるでしょう。
セキュリティ・ガバナンスの強化
文書管理システムの導入は、セキュリティ・ガバナンス強化にも役立ちます。
企業が扱う文書には、自社の経営状況に関わる情報や顧客情報など、機密情報が含まれていることが少なくありません。
そして、紙ベースで文書管理を行っていると、文書が紛失・破損してしまうリスクがあるほか、第三者による盗み見や持ち出し、改ざんなどの不正リスクもあります。
文書管理システムで文書をデータとして管理していれば、文書が物理的に紛失・破損する恐れがないだけでなく、閲覧権限を個別に設定したり、タイムスタンプや電子署名などの技術で改ざんを防止したり、システムログから証跡を管理することも可能です。
そのため、紙ベースの文書管理よりも強固なセキュリティ・ガバナンスを築くことができるでしょう。
管理・保管コストの削減
文書管理に関わるコストを削減できるというのも、文書管理システム導入のメリットと言えます。
紙ベースで書類を運用していると、複合機の導入・維持費やインク代、コピー用紙代などの印刷コスト、保管のためのファイルやキャビネット、保管スペースといった備品・設備コスト、さらには取引先や別拠点に郵送する際の配送コストなどが発生します。
文書管理システムを導入することでペーパーレス化が促進され、これらのコストを削減することが可能です。
また、先述した業務効率化によって作業工数を短縮することができれば、人件費の削減にもつなげることができるでしょう。
テレワークの促進・定着
文書管理システムを導入することで、テレワークの促進・定着にも効果が期待できます。
先述したような書面の印刷や押印、仕分け・ファイリング、取引先や別拠点への郵送準備、保存している書類の確認作業などは、在宅勤務時には行うのが難しいでしょう。
そのため、制度としてテレワークを導入していても、出社せざるを得ない状況が発生しがちです。
一方、文書管理システムであれば、ノートPCなどのデバイス上で作業を完結できるため、働く場所の制約が少なくなります。
そのため、文書を扱う機会が多いバックオフィス部門であっても、テレワークを促進・定着しやすくなるでしょう。
電子帳簿保存法へのスムーズな対応
電子帳簿保存法にスムーズに対応できる点も、文書管理システムを導入するメリットと言えます。
文書管理システムには、検索機能や改ざん防止機能といった機能が備わっていることが多く、電帳法対応においても大いに役立ちます。
とくに、後述する「JIIMA認証」を取得している文書管理システムであれば、電帳法へのスムーズな対応が可能です。
もちろん、文書管理システムを導入しなくても、独自に運用体制を整えることで電子帳簿保存法に対応することはできます。
しかし、独自に運用体制を構築して運用ルールを徹底するのは多くの労力が必要になるため、電子帳簿保存法にスムーズに対応できる点は文書管理システム導入の大きなメリットと言えるでしょう。
文書管理システムの選び方
次は、文書管理システムを選ぶ際に注目すべきポイントとして、以下の3点をご紹介します。
- JIIMA認証の有無
- 操作の簡単さ
- 機能性や拡張性
それぞれ詳しく確認していきましょう。
JIIMA認証の有無
文書管理システムの選定でとくに重要なポイントが、JIIMA認証の有無です。
JIIMA認証とは、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会が管理する認証制度で、電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアに与えられます。
JIIMA認証を取得している文書管理システムであれば、電子帳簿保存法の要件を満たすための機能が備わっています。
電子帳簿保存法へのスムーズな対応を実現するためにも、JIIMA認証を取得している文書管理システムを導入することをおすすめします。
機能の充実度と使いやすさ
文書管理システムの選定では、文書管理を効率的に行うための機能が充実しているかどうかを確認しましょう。
機能面で確認するべき主なポイントとして、以下を挙げることができます。
- 他システムで作成・出力したデータも管理できるか
- 社内ルールに沿って文書データを仕分け・保存できるか
- 保存済みの文書データをさまざまな条件で検索できるか
- 閲覧権限を細かくコントロールできるか
- 閲覧や編集・削除の履歴は管理できるか
- 保存期間が過ぎた文書を速やかに削除できるか
など
また、機能の充実度に加えて、使いやすさも重要なポイントです。
直感的に操作できるユーザーインターフェースになっているかどうかも、あわせて確認しておきましょう。
機能の拡張性やシステム連携の可否
機能の拡張性やシステム連携の可否についても、文書管理システムで確認したいポイントのひとつです。
追加機能のオプションが用意されている製品であれば、社内の要望に応じて機能を拡張していくことが可能です。
また、他のシステムやアプリケーションと柔軟に連携できる文書管理システムであれば、電子化したり効率化・自動化したりする業務範囲を拡張することができるでしょう。
とくに、文書データの送受信機能については、拡張可能かどうか事前に確認しておくべきだと言えます。
ウイングアーク１ｓｔが2023年4月に行った調査では、帳票データの保管・管理と受領で異なるツールを利用している人のうち、90.8%の人が「業務効率が悪い」と実感しているという結果が示されています。
この調査結果から、文書の保管・管理だけでなく、送受信の電子化も見据えてシステム選定することが大切だと言えるでしょう。
- 調査名：企業間取引の電子化に関する実態調査
- 調査対象：100億円以上の売上の企業に所属する請求書関連業務に携わる会社員
- 有効回答数：531名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。 - 調査期間：2023年4月5日〜同年4月6日
▼調査の詳細はこちら
「企業間取引の電子化に関する実態調査」を実施 | ウイングアーク１ｓｔコーポレートサイト
文書管理・送受信をまとめて電子化するなら「invoiceAgent」
文書管理システムの選び方について解説しましたが、数ある製品のなかから自社に合うシステムを選定するのは難しいと感じるかもしれません。
そのような方におすすめなのが、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」です。
「invoiceAgent」は文書管理・送受信・紙文書のデータ化を一気通貫で実現できるプラットフォームで、「JIIMA認証」を取得しているため電子帳簿保存法にも対応可能です。
では、「invoiceAgent」の特徴を見ていきましょう。
文書データの一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、文書データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent」で作成・出力した文書はもちろん、他システムで出力した文書もまとめて取り込み、事前に設定したルールに従い自動で仕分け・保存を実行します。
保存した文書は高度な検索機能で速やかに呼び出すことができ、保存している文書に関する社内からの問い合わせや監査での対応を効率化できるでしょう。
また、文書の種類に応じた自動削除機能や、改ざんの防止・検知に役立つ証跡管理機能を備えているので、文書の効率的なライフサイクルマネジメントを実現します。
文書データの送受信なら「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、文書データの送受信を実現するソリューションです。
PDF形式の文書データをアップロードすることで取引先にWeb配信することができ、取引先が発行する文書も「invoiceAgent」を介して受領できます。
また、CSV形式の帳票データを所定のフォルダにアップロードすることで、PDFに自動変換する機能も備わっています。
さらに、デジタルインボイスの標準規格である「Peppol」に対応しており、受領した適格請求書のデータ化や登録番号の照合も行えるので、インボイス制度への対応という面でも有効です。
紙文書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙文書のデータ化を実現するソリューションです。
搭載している5つのOCR／AI OCRエンジンはそれぞれ異なる特徴を持っており、読み取り文書の種類や様式に応じて適切なエンジンを選択したり、1つの読み取り文書に複数のエンジンによる処理を実行することも可能です。
また、読み取り画像の歪みや傾きを検知・修正する自動補正機能も備わっています。
これらの特徴により、活字・手書きを問わず紙文書の高精度なデータ化を実現します。
「invoiceAgent」導入による業務改善事例
最後に、「invoiceAgent」を導入して文書管理に関わる業務改善に成功した事例を紹介します。
電帳法に則った文書管理の基盤を構築（将軍ジャパン）
理美容店舗の運営やフランチャイズ展開など多角的に事業を手掛ける株式会社将軍ジャパンは、「invoiceAgent」を導入して電帳法に則った文書管理の基盤を構築しています。
全国幅広いエリアで店舗を運営する同社では、各店舗から本社に届く請求書の量が膨大であり、承認者の出張などが重なると最終承認までに4週間かかることも珍しくありませんでした。
このような請求書の処理業務の改善策を模索するなか、同社はインボイス制度や電帳法への対応についても検討を開始。
その過程で「invoiceAgent」の存在を知った同社は、文書管理における法対応だけでなく、懸案だった請求書処理業務の電子化も実現できると判断し、「invoiceAgent」の導入を決定。また、営業日報の突合作業のために利用していたAI OCRについても「invoiceAgent」で代替可能なことも導入の決め手となりました。
「invoiceAgent」導入後の新たなフローは、経理担当者がスキャナで請求書を読み取るとファイルサーバーに保存され、「invoiceAgent Bridgeサービス」を介して「invoiceAgent」にアップロードされる仕組みであり、電帳法に則った形での文書管理が可能になるとともに、最終承認までの期間が最短1週間程度まで短縮される想定となっています。
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グループ会社全体の改正電帳法対応を推進（住友不動産）
住友グループの総合不動産会社である住友不動産株式会社は、「invoiceAgent」の導入により改正電帳法への対応を推進しました。
紙媒体によるやり取りが多い業界であることに加え、事業規模の大きさから取引量が多い同社では、ペーパーレス推進による業務効率化が課題視されていました。
社内の申請書類などの電子化を進めるなか、電子帳簿保存法の改正が決まり、取引先から受領する請求書を電子保存する仕組みの構築を決断。
JIIMA認証を取得していることはもちろん、AI OCR機能を利用できる点や導入実績の豊富さが決め手となり、「invoiceAgent」の導入に至りました。
現在ではグループ全体で約700人が利用、年間約3万枚規模の請求書の電子保存に対応予定となっており、「invoiceAgent」で改正電帳法への対応を推進しています。
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図面・マニュアル類の管理をデジタル化（京都電子工業）
分析計測機器の専門メーカーである京都電子工業株式会社は、「invoiceAgent」の導入により図面やマニュアルの管理を効率化することに成功しました。
同社では従来、自社製品の設計・製造に使用する図面やマニュアルの管理を、スタンドアローン型の文書管理システムで行っていました。
しかし、実際の現場では印刷した図面を見ながら作業したり、持ち運んだりすることも多く、業務効率の悪さが課題となっていました。
そこで同社は、図面・マニュアル類の管理をクラウド化することを検討。
既存の製造系ERPとシームレスなAPI連携が可能という点が決め手となり、「invoiceAgent」の導入に至りました。
導入後、モバイルPCやタブレットさえあればどこでも図面を見ることが可能になり、図面の検索にかかっていた工程が大幅に短縮するなど、大きな効果を実感しています。
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業務効率を改善する新たな文書管理の仕組みを構築（クワザワ）
北海道を拠点とする「建設資材の総合商社」である株式会社クワザワは、「invoiceAgent」を導入して新たな文書管理の仕組みを構築しました。
建築・建設業界においては、紙の帳票で企業間取引を行うケースが多く、同社が保存している紙帳票は段ボール箱で数千箱に達しており、保管場所の問題に加えて検索性も悪いことが課題となっていました。
そこで同社は、2018年2月の新社屋への移転を機に、社内文書のペーパーレス化に着手。
基幹システムから発行される帳票だけでなく、FAXで送られてくる紙の帳票を電子化して一元管理できる新文書管理システムを検討開始しました。
検討を重ね、同社が求める要件にマッチした機能を有していることに加え、官公庁の文書管理でも導入実績がある「invoiceAgent」の導入を決定。当初はファイルサーバーを活用した文書管理も検討したものの、複雑な検索条件に対応する仕組みを構築することが困難だと判断し、「invoiceAgent」を採用するに至りました。
「invoiceAgent」の導入後、新たな文書管理の仕組みが整ったことで、どこからでも文書を検索・確認することが可能になり、業務効率の向上が実現。また、従来は1週間ほどの期間を要していた会計監査への対応が2～3日で完了するようになるなど、監査対応の効率化にも効果を実感しています。
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まとめ
今回は、文書管理システムに焦点を当てて、その概要や導入のメリット、選定のポイントなどについて解説しました。
文書管理システムを導入することで、業務効率化やコスト削減、ガバナンスの強化、テレワーク促進など、さまざまなメリットが期待できます。
また、文書にまつわる業務全体を効率化していくには、文書管理だけでなく送受信もあわせて電子化することが大切です。
文書管理や送受信、紙で受領した文書のデータ化まで、文書にまつわる業務を一気通貫で電子化したいと考えているのであれば、今回ご紹介した「invoiceAgent」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
