様々な業種・企業規模で
導入いただいています。
invoiceAgent TransPrintとは
- あらゆる文書をデータ化し、
取引の電子化を促進する
クラウドサービス - invoiceAgent TransPrintは、既存システムを変えることなく、請求書・支払通知書・
注文書・納品書などのあらゆる企業間取引文書の電子化と配信・返信ができる
電子取引プラットフォーム。取引に紐づく文書の一元管理や法対応も可能です。
請求書・納品書・検収書などの帳票の発送業務の
自動化と郵送とのハイブリット運用を実現します。
導入企業のメリット
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業務効率化と
テレワーク推進
- 毎月発生していた請求書の印刷・封入・
発送作業から解放されます。
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コスト削減
- 発送作業と配送費用の
大幅なコスト削減を実現します。
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受け取りも電子で
- 取引先からの帳票をオンラインで
受け取ることができ、⾃社発⾏済みの
帳票と合わせて電⼦帳簿保存法へ
対応可能です。
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取引先のメリット
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受け取った電子帳票の
電帳法対応に
- 電帳法の検索要件である
「取引先」「日付」「金額」を
データ登録と電子文書の管理※が可能です。- ※別途、専用環境のお申し込みが必要です。
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スムーズな受け取りと
返送コスト削減
- 専用サイトからダウンロードするので
タイムラグなく受け取りができます。
受領書などもアップロードできるので、
紙運用の手間を削減します。
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データ化による
照合作業工数削減
- 受けとった請求書データを
csv出力できるので発注データとの突合や
基幹システムへの入力ミスを削減できます。- ※配信元の設定が必要です。
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サービスの特長
- invoiceAgent TransPrintなら...
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- 現状の業務
運用を
大きく
変えずに電子化 - 取引先との
双方向の
やりとり
への拡張も
- 現状の業務
運用イメージと拡張性
取引先・取引部署ごとに専用のフォルダを作成し帳票を届けます。
個別のポストに投函し、返送も受け付けることがことができるイメージです。
- ※invoiceAgent TransPrintは、ドキュメント管理ソリューション「SPA Cloud」をベースとしたサービスとなっております。
サービスの3つの特長
PDFにするだけ、現システムへの
改修をせずに電子配信が可能
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- PDFファイルの分割機能
- 電子ファイルが一括でまとまっていても
自動で分割するので作業の手間がない。
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- 自動仕分け機能
- 取引先ごとのファイルを自動で仕分けるので、
仕分け作業が不要。
カタログや案内文なども一斉同報配信が可能。
帳票のチェック、印影も電子化
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- 簡易承認フロー機能
- 従来の社内回覧も再現できるので、いきなり
ファイルを送られてしまうなどのミス防止ができる。
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- 画像イメージ付加機能
- 印影をつけることも可能。
スモールスタート＆ハイブリッド運用で
取引先にもやさしい
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- メールアドレス収集機能
- 現状メールアドレスを取得できて
いなくても、簡単に収集しやすい。
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- 郵送サービス
- 紙で受け取りたい取引先にも対応できるので、
取引先の意向に沿いながら電子化が可能。
主な機能
invoiceAgent TransPrintでご利用いただけるサービス内容をご紹介します。
| メール アドレス収集 |
メールアドレス取得／Web配信サービス利用許諾 |
|---|---|
| 自動 アーカイブ |
配信フォルダへPDFファイル分割・自動振り分け配置 |
| 通知 メール配信 |
指定時間に配信された帳票情報の通知メール配信 |
| メール配信 ログの出力 |
配信確認画面からメール配信のログをCSV出力 |
| 配信先管理 | 配信先の登録・編集・更新・削除（Web配信／郵送一括管理） |
| グループ配信 設定 |
マスター表をもとに設定された条件でグループ配信する |
| リマインド メール |
ファイル未ダウンロード配信先へのリマインド通知 |
| UIの多言語化 | メールアドレス収集サイトや受信者サイトのUIを24の多言語に翻訳可能 |
| 帳票生成 | 帳票データのCSVファイルを所定のフォルダーにアーカイブすると、事前に作成した帳票生成の設定に従い、PDFファイルを生成して取引先ごとのフォルダーに仕分けして配信することができる |
| 受信者の確認状況確認 | 受信者サイトにおいて受信者が文書をプレビュー、確認後に情報登録を行うことで送信者側のSalesforceに証跡を残すことができる ※Salesforceに連携するアダプターの利用が必要 |
| ヘルプナビ | 管理者の設定画面において、操作手順を案内するガイド機能とメニューの解説するツールチップ機能を備えた「ヘルプナビ」を利用可能 |
| 帳票内データのダウンロード | テキストデータを含む帳票（SVF出力帳票）を受領した場合、受信者サイトで帳票テキストのCSVデータファイルをダウンロード可能 |
|---|---|
| 帳票 ダウンロード |
未ダウンロードフォルダからダウンロード |
| 返信 アップロード |
取引先から返信ファイルのアップロード |
| メール アドレス変更 |
取引先メールアドレス登録者変更（10名まで） |
| 利用 状況照会 |
月単位での配信通数・アップロードファイル数 |
| タイムスタンプ付きダウンロード | ファイルダウンロード時のタイムスタンプ付きダウンロード（送信側で帳票に付与している場合のみ） |
ご利用イメージ
一気に電子化できない場合でも安心
段階的なWeb配信への移行も可能
Web配信の基本的な流れ
事前設定フェーズ
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導入企業
- 取引先向け
サイト作成 - メールアドレス収集サイトと受信者サイトを作成します。
- 取引先向け
-
取引先
- メールアドレス登録
＆利用許諾 - Web配信への同意、各種情報をフォームから入力します。
- メールアドレス登録
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導入企業
- 利用者登録＆
ログイン情報通知 - 登録済みリストを配信先で管理、受信者サイトのログインを可能にします。
- 利用者登録＆
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取引先
- ログイン
- Web配信メールの追加登録、パスワード変更が可能です。
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導入企業
- 配信フォルダの
設定と帳票振り分け - 配信タイミングやメールテンプレートなどの設定や、帳票を自動振り分けするための設定を行います。
- 配信フォルダの
運用開始後
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導入企業
- 帳票を
フォルダへ格納 - PDFを自動アップロードで仕分け or 直接格納します。
- 帳票を
-
導入企業
- 取引先
自動メール通知 - 設定したタイミングで通知メールを自動配信します。
- 取引先
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取引先
- メールの確認と
帳票ダウンロード - 配信された帳票を画面からダウンロードして保存します。
取引先側からも帳票の返信アップロードが可能です。
- メールの確認と
-
導入企業
- 配信後チェック
- 配信した後に取引先のダウンロード状況を確認できます。
リマインドメールを通知することも可能です。
Web配信だけでなく
状況に合わせた運用が可能
郵送サービスを利用する
- invoiceAgent TransPrint経由で外部委託の郵送を行う場合
- ファイルをinvoiceAgent TransPrintへアップロードするだけで入稿、封入封緘・郵送までできるので、Web配信と郵送を両立した運用が可能です。※標準またはカスタマイズ（BPO）をご選択いただけます。
- 自社でWeb配信対象外の
取引先へ郵送を行う場合 - invoiceAgent TransPrintでファイル仕分け後に、再度印刷用データに変換できるのでマージ作業の負荷がなく、郵送希望の取引先にもこれまで通りの郵送を行うことができます。
帳票生成機能を利用する
- データを連携させて帳票作成
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CSVデータをご用意いただければ、
帳票テンプレートをもとに帳票作成いたします。 ※詳細はお問い合わせください。複数の取引先への請求データがまとまっているCSVファイルからも一括でPDFファイルを生成し、取引先ごとのフォルダーに仕分けして配信することができます。
