BIツールの基本的な機能
まずは、BIツールの基本的な機能について確認しておきましょう。
製品によって得意とする領域は異なりますが、BIツールの主要な機能は以下の3つです。
BIツールの主要機能
- データ分析
- ビジュアライゼーション
- レポーティング
データ分析
BIツールの主要機能のひとつが、「データ分析」です。
BIツールを活用することで、以下のような分析を行うことが可能になります。
- OLAP分析・・・複数データの関係性を多角的に分析
- データマイニング・・・大量のデータから規則性（パターン）を抽出
- シミュレーション・・・過去のデータをもとに適切な数値を予測
これらの分析は専門知識を要するためハードルが高いものでしたが、BIツールを用いることで分析のためにプログラミングや複雑な関数の設定を行う必要がなくなり、誰でも簡単にデータ分析を行うことが可能になります。
自社が抱えるデータを意思決定の材料として役立てていくためにも、BIツールによるデータ分析は有用だと言えるでしょう。
ビジュアライゼーション
BIツールの主要機能として「ビジュアライゼーション」も挙げることができます。
ビジュアライゼーションとは、数字や文字の羅列を視覚化（見える化）することを指し、データの全体像や要点を速やかに理解するのに役立ちます。
ビッグデータの活用が重要視される昨今、膨大かつ多種多様なデータを速やかに読み取り、精度の高い意思決定を行うためにも、BIツールによるビジュアライゼーションは非常に効果的だと言えます。
こちらの記事「データビジュアライゼーションとは？業界・業種別の事例やツールを紹介！」では、データビジュアライゼーションの基礎知識や、効果的なデータビジュアライゼーションの事例を業界・業種別に紹介していますので、あわせてご覧ください。
レポーティング
本記事のテーマである「レポーティング」も、BIツールの主要機能のひとつです。
BIツールのレポーティング機能を用いることで、データ分析の結果を分かりやすく視覚化し、レポートとして表示・出力することが可能です。
手作業による入力やグラフ整形の必要がないため、表計算ソフトやプレゼンテーションソフトを用いるよりも、正確かつ速やかにレポートを作成することができます。
レポート作成に費やしていた定型的な作業工数を削減することで、「データ分析に基づいたアクション」に注力することができるでしょう。
レポート作成でよくある課題
エクセル（Excel）やパワーポイント（PowerPoint）などを利用した従来のレポート作成では、以下のような課題に悩まされるケースが少なくありません。
「手作業でレポートを作成するため負担が大きい……」
「リアルタイム性に欠け、最新データに基づいた意思決定ができない……」
「レポート作成が属人化していて、フォーマットがバラバラ……」
業務効率を高め、精度の高い意思決定につなげるには、これらの課題を解消することは不可欠です。
次は、従来のレポート作成でよくある課題について見ていきましょう。
作成の手間・負担が大きい
レポート作成でよくある課題のひとつとして、手作業による大きな負担を挙げることができます。
レポート作成のために、各所に散らばる複数のデータを手動で統合・集計し、グラフや図などを使って視覚化する作業は、多くの時間と労力を必要とします。
また、手作業でのレポート作成は人的ミスが発生しやすく、情報の精度を損ねる可能性があるほか、作業の巻き戻しによってさらに多くの時間・労力がかかってしまうケースもあります。
リアルタイム性に欠ける
リアルタイム性に欠ける点も、レポート作成でよくある課題のひとつです。
手作業による従来のレポート作成では、データソースが更新されるたびに集計を行い、反映する必要があります。
しかし、更新頻度が異なる複数のデータを、手作業で常に最新の状態に保つことは現実的とは言えません。
そのため、手作業でのレポート作成においては、レポートから確認できる情報と、最新の状況にタイムラグが生じてしまうのです。
意思決定のスピード感が重視される現在、最新のデータに基づいた判断ができないという点は大きなデメリットになるでしょう。
作成業務が属人化しやすい
業務が属人化しやすいという点も、レポート作成でよくある課題だと言えます。
表計算ソフトやプレゼンテーションソフトを使用してレポート作成している場合、担当者ごとに異なるレポートフォーマットを使用しているケースは少なくありません。
このようにレポート作成が属人化することで、レポート内容にバラつきが生じてしまうほか、作成効率の低下につながる可能性もあります。
また、フォーマットが統一されていないことで、客観的な判断が妨げられるケースや、恣意的に印象を操作していると受け取られる恐れもあります。
レポート作成・報告業務を効率化するBIツール「MotionBoard」
上記で挙げたレポート作成の課題は、ウイングアーク１ｓｔが提供するBIツール「MotionBoard」で解決することが可能です。
次は、「MotionBoard」の導入でレポート作成・報告業務がどのように変わるのかをご紹介します。
レポートの自動化で業務効率を改善
MotionBoardは、社内外に散らばる複数のデータソースを横断し、自動的にダッシュボード上で視覚化します。手作業で行っていたデータ集計・グラフ整形が自動化され、レポート作成の工数を大幅に削減することができます。
また、生成されたダッシュボードは、ExcelファイルやPowerPointファイルなどの形式で出力可能です。指定したタイミングで自動出力することもでき、レポートの社内共有や報告前の準備にかかっていた工数を削減できます。
MotionBoardを使ってレポート作成を自動化することで、より生産性の高い業務に注力することができるでしょう。
リアルタイムにデータを反映
前述の通り、MotionBoardは複数のデータソースからダッシュボードを生成します。
各データソースの更新頻度が異なる場合でも、リアルタイムにデータが反映されるため、最新の情報に基づいた意思決定が可能になります。
また、条件を満たした際のアラート配信も可能なので、刻一刻と変わるビジネス状況を瞬時に把握することができます。
レポート・報告フォーマットを統一
MotionBoardには、さまざまな業種業界で活用できるダッシュボードのテンプレートが多数用意されています。
また、視認性・操作性に優れたUIデザインにより、スキルの差異に関わらず誰でも簡単に扱うことが可能です。
MotionBoardを導入することで、属人化しがちなレポーティング業務が標準化され、統一されたフォーマットで客観的な意思決定を行うことができるでしょう。
「MotionBoard」でレポート作成・報告業務を効率化した事例
ここまでは、レポート作成でよくある課題と、MotionBoardが課題解消に役立つ理由について見てきました。
次は、MotionBoardの導入によってレポート作成・報告業務を効率化した事例をご紹介します。
レポート作成の工数を削減し、報告業務の効率化に成功（株式会社みずほ銀行）
日本を代表するメガバンク「みずほ銀行」では、2019年にMotionBoardを導入。
導入の背景には以下のような課題がありました。
MotionBoard導入前の課題
- 各部署でばらばらの報告フォーマット
- Excelを用いたデータ管理・レポート作成の作業負担
- 上席や役員への説明・報告準備の負担
MotionBoardの導入を機に、各部署でばらばらに作成されていた報告フォーマットを集めて雛型を作成。各部署からのフィードバックを経て、報告フォーマットの統一を実現しています。
また、MotionBoard導入後はリアルタイムでのデータ更新が可能になり、ボタンひとつで最新データを反映した報告書を作成できるなど、データ集計から報告書作成に費やしていた時間の大幅削減にも成功しています。
さらに、上席や役員への報告時、質問に対して即座にデータを可視化して回答することが可能に。報告のための準備や説明に費やしていた時間の削減にもつながっています。
MotionBoard導入の効果
- ばらばらの報告フォーマットを統一
- レポート自動化による業務効率化
- 説明・報告準備のための負担軽減
▼事例詳細はこちら
株式会社みずほ銀行のMotionBoard導入事例を見る
1時間かかっていたデータ抽出作業が5分に短縮（ADインベストメント・マネジメント株式会社）
J-REIT （不動産投資信託）の資産運用会社である「ADインベストメント・マネジメント株式会社」では、DX推進の一環としてMotionBoardを導入。
導入の背景には以下のような課題がありました。
MotionBoard導入前の課題
- 蓄積されたデータを十分に活用できていない
- データ抽出作業が属人化
- 経営陣や投資家への報告業務の手間・時間
導入前、データの抽出・レポート作成に多くの時間が割かれてしまい、データ活用まで至らないことに課題を感じていた同社。
MotionBoardの導入により、Excelで毎週1時間かかっていたデータ抽出作業が5分に短縮。また、経営陣や投資家に向けた報告業務の効率化についても効果を実感しています。
データ抽出やレポート作成が自動化されたことで、より生産的な業務に充てる時間が創出されています。
MotionBoard導入の効果
- 1時間かかっていたデータ抽出作業が5分に短縮
- 報告業務の効率化に成功
- 生産性の高い業務に充てる時間の創出
▼事例詳細はこちら
ADインベストメント・マネジメント株式会社のMotionBoard導入事例を見る
レポート作成の自動化により、本来の業務に注力（医療法人社団こうかん会 日本鋼管病院）
川崎市南部の中核病院として地域社会に貢献する「医療法人社団こうかん会 日本鋼管病院」は、健全な病院経営を保つ仕組みとしてMotionBoardを導入。
導入の背景には以下のような課題がありました。
MotionBoard導入前の課題
- レポート作成における定型作業の負担
- 病院経営に関するKPIを見える化したい
導入前、同院では電子カルテのデータをExcelに出力・加工したうえでレポートを作成しており、日々の業務の1～2時間程度が定型作業に費やされていました。
MotionBoard導入によりレポート作成が自動化され、本来の業務に注力することが可能に。
さらに、MotionBoardで生成された最新状態のレポートを、院内スタッフ向けポータルサイトのトップ画面に埋め込み表示し、KPIを常に把握できる環境を構築。これにより、病院経営に対するスタッフの意識向上につながっています。
MotionBoard導入の効果
- レポート作成の自動化により本来の業務に注力
- KPIの可視化により病院経営に対する意識が向上
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医療法人社団こうかん会 日本鋼管病院のMotionBoard導入事例を見る
まとめ
今回は、BIツールの主要機能のなかでもレポート作成に焦点を当て、従来のレポート作成でよくある課題やBIツールが課題解決に役立つ理由や成功事例をご紹介しました。
記事内でご紹介した「MotionBoard」は、2,000社以上の導入実績を誇る国産BIツールです。豊富に用意されたダッシュボードのテンプレートは、あらゆる業種業界に対応。
レポート作成を自動化し、スピーディーかつ精度の高い意思決定につなげることが可能です。
MotionBoardでは、60種類のダッシュボードを体験いただけるデモサイトも用意しています。
レポート作成に課題を感じている企業担当者の方や、BIツールの導入を検討している方は、ぜひお試しください。
