レポート作成の重要性と役割
レポート作成は、単なるデータのまとめではなく、経営や現場の判断を支える基盤としての役割を果たします。
経営層にとっては、売上や利益率などの重要指標を見て事業全体の方向性を確認でき、迅速な意思決定のための資料です。現場の管理者にとっては、生産効率や稼働状況、人員配置といった業務データの可視化が改善点の早期発見に役立ちます。
例えば、製造業ならば、工程別の稼働状況をレポート化して、あるラインでの不良率上昇をリアルタイムに把握すれば、迅速な原因追求と対処が可能です。
このように、レポート作成の仕組みの定着は、現状把握や業務改善、組織連携の強化など、企業の競争力を向上させるうえで重要な役割を果たすのです。
レポート作成のよくある課題
エクセル（Excel）やパワーポイント（PowerPoint）などを利用した従来のレポート作成では、以下のような課題に悩まされるケースが少なくありません。
- 手作業でレポートを作成するため負担が大きい
- リアルタイム性に欠け、最新データに基づいた意思決定ができない
- レポート作成が属人化していて、フォーマットがバラバラ
業務効率を高め、精度の高い意思決定につなげるには、これらの課題を解消することは不可欠です。
作成にかかる時間と工数の負担
レポート作成でよくある課題のひとつとして、手作業による大きな負担を挙げることができます。レポート作成のために、各所に散らばる複数のデータを手動で統合・集計し、グラフや図などを使って視覚化する作業は、多くの時間と労力を必要とします。
また、手作業でのレポート作成は人的ミスが発生しやすく、情報の精度を損ねる可能性があるほか、作業の巻き戻しによってさらに多くの時間・労力がかかってしまうケースもあります。
リアルタイム性の欠如
リアルタイム性に欠ける点も、レポート作成でよくある課題のひとつです。手作業による従来のレポート作成では、データソースが更新されるたびに集計を行い、反映する必要があります。しかし、更新頻度が異なる複数のデータを、手作業で常に最新の状態に保つことは現実的とは言えません。
そのため、手作業でのレポート作成においては、レポートから確認できる情報と、最新の状況にタイムラグが生じてしまうのです。
意思決定のスピード感が重視される現在、最新のデータに基づいた判断ができないという点は大きなデメリットになるでしょう。
データの一貫性と正確性
レポート作成では、データの一貫性と正確性をどう確保するかが大きな課題です。手作業で集計を行う場合、入力漏れや計算ミスといったヒューマンエラーが避けられず、同じ指標でも部門ごとに異なる数値が出てしまうことがあります。
例えば、営業部門と経理部門で売上計上の基準が異なると、「どの数値を信用すべきか」という議論に時間が割かれてしまう可能性があるのです。また、ファイルのバージョン管理が不十分だと古いデータが参照され、誤った判断につながることも考えられるでしょう。こうした問題は、数字そのものへの信頼性を損ない、意思決定のスピードを著しく低下させます。
報告フォーマットの統一と属人化の問題
業務が属人化しやすいという点も、レポート作成でよくある課題だと言えます。表計算ソフトやプレゼンテーションソフトを使用してレポート作成している場合、担当者ごとに異なるレポートフォーマットを使用しているケースは少なくありません。
このようにレポート作成が属人化することで、レポート内容にバラつきが生じてしまうほか、作成効率の低下につながる可能性もあります。また、フォーマットが統一されていないことで、客観的な判断が妨げられるケースや、恣意的に印象を操作していると受け取られる恐れもあります。
BIツールのレポート機能とその特徴
BIツールのレポート機能は、単なる資料作成ではなく、データを正確かつタイムリーに届けるための仕組みです。自動集計やリアルタイム反映、グラフによる可視化、用途に応じたレポート形式などを備えており、従来のExcelやPowerPoint中心の運用では実現できなかった精度とスピードを可能にします。
ここでは、BIツールのレポート機能を支える代表的な機能とその特徴について見ていきましょう。
レポート作成の自動化
BIツールのレポート機能の大きな特徴は、レポート作成そのものを自動化できる点にあります。基幹システムや業務システムからデータを自動で取り込み、あらかじめ設定した条件に従って集計・加工を行い、そのままレポート生成が可能です。
例えば、月末に各店舗の売上報告をまとめる場合、担当者がデータを集めなくても、自動で最新データが反映され、指定のフォーマットでレポートが出力されます。さらに、スケジューリング機能を使えば、毎週決まった時間にレポートを自動配信することも可能です。
リアルタイムデータの活用
BIツールのレポート機能では、データの変化をリアルタイムに反映できます。例えば、製造業において、設備の稼働状況がレポートにリアルタイムで反映されれば、不良の兆候を素早く検知して対応できます。
このようなリアルタイム性は、複数のデータソースと連携できるBIツールならではの強みと言えるでしょう。
ビジュアル化とダッシュボード連携
BIツールのレポート機能では、数値の表はもちろん、グラフやチャートによって直感的に理解できる形で出力できます。さらにダッシュボードと連携することで、複数の指標を一画面にまとめて表示することも可能です。例えば営業部門であれば、売上や案件数、利益率を一画面に配置して、会議中にグラフをクリックして詳細データを追跡するといった使い方も考えられます。
レポートとダッシュボードを組み合わせることで、報告資料だけではなく、現場で改善アクションができる仕組みを作ることも可能です。
多様なレポート形式の対応
BIツールのレポート機能は、定型レポートと非定型レポートの両方に対応しています。例えば、経営層向けの月次レポートのように、決まったフォーマットで定期的に作成される定型レポートは、数字の比較やトレンド把握に適しています。一方、営業活動の成果や、新商品の投入効果を都度検証する場合には、非定型レポートが有効です。
このような形式対応は、従来のようなExcel運用では難しかったポイントであり、BIツールのレポート機能によって実現できる特徴です。
レポート作成・報告業務を効率化するBIツール「MotionBoard（モーションボード）」
上記で挙げたレポート作成の課題は、ウイングアークが提供するBIツール「MotionBoard」で解決することが可能です。次は、「MotionBoard」の導入でレポート作成・報告業務がどのように変わるのかをご紹介します。
レポートの自動化で業務効率を改善
MotionBoardは、社内外に散らばる複数のデータソースを横断し、自動的にダッシュボード上で視覚化します。手作業で行っていたデータ集計・グラフ整形が自動化され、レポート作成の工数を大幅に削減することができます。
また、生成されたダッシュボードは、ExcelファイルやPowerPointファイルなどの形式で出力可能です。指定したタイミングで自動出力することもでき、レポートの社内共有や報告前の準備にかかっていた工数を削減できます。
MotionBoardを使ってレポート作成を自動化することで、より生産性の高い業務に注力することができるでしょう。
リアルタイムにデータを反映
前述の通り、MotionBoardは複数のデータソースからダッシュボードを生成します。
各データソースの更新頻度が異なる場合でも、リアルタイムにデータが反映されるため、最新の情報に基づいた意思決定が可能になります。
また、条件を満たした際のアラート配信も可能なので、刻一刻と変わるビジネス状況を瞬時に把握することができます。
レポート・報告フォーマットを統一
MotionBoardには、さまざまな業種業界で活用できるダッシュボードのテンプレートが多数用意されています。
また、視認性・操作性に優れたUIデザインにより、スキルの差異に関わらず誰でも簡単に扱うことが可能です。
MotionBoardを導入することで、属人化しがちなレポーティング業務が標準化され、統一されたフォーマットで客観的な意思決定を行うことができるでしょう。
「MotionBoard」でレポート作成・報告業務を効率化した事例
ここまでは、レポート作成でよくある課題と、MotionBoardが課題解消に役立つ理由について見てきました。次は、MotionBoardの導入によってレポート作成・報告業務を効率化した事例をご紹介します。
レポート作成の工数を削減し、報告業務の効率化に成功：株式会社みずほ銀行
株式会社みずほ銀行の大企業・金融・公共法人カンパニー（CIC）は「One MIZUHO戦略」のもと、大企業や金融機関、公共法人に対しオーダーメード型ソリューションを提供しています。2019年春、CICでは営業担当者全員を対象に「MotionBoard Cloud for Salesforce」を本格導入しました。これは、広範囲なビジネス領域とグループを横断する協業の多さというCICならではのビジネス特性、およびグループ全体で目指す新しい金融機関像が大きく影響しています。
課題
- CICに属する各部署の報告書フォーマットがばらばらになっていた
- データの入力・管理・出力・レポート作成までExcelをベースに行っており、大きな作業負担と手間を感じていた
- 上席からの質問や指摘に対し、相応の時間をかけた準備・説明が必要だった
- Salesforceに加えて目標対比の現状把握を補完する必要があった
- 資料作成や報告書作成といった、営業担当者の「時間泥棒」を排除する必要があった
以前は各部署で報告書フォーマットが統一されておらず、Excelによる手作業でのデータ集計・報告書作成に膨大な時間がかかっていました。上席からの質問や指摘への対応準備も時間を要し、Salesforceだけではパイプラインの目標対比での現状把握が困難でした。これらの「時間泥棒」的な業務が、営業担当者が顧客への提案に注力する時間を奪っていたのです。
「MotionBoard」導入の効果
- ボタン一つでの自動生成により、レポート作成時間が総じて短縮
- パイプラインの進捗状況が目標対比で直感的かつ素早く理解できるようになった
- データのリアルタイム更新と可視化により、上席への説明・準備時間が大幅に効率化
- 能動的な情報活用の新たな意識変化が醸成
- 報告業務に費やす時間を削減し、顧客との接点を増やすことで、営業活動の強化と営業力の底上げに貢献
MotionBoard導入により、各部署でばらばらだった報告フォーマットが統一され、ボタン一つで報告書が自動生成できるようになり、レポート作成時間が大幅に短縮されました。また、データのリアルタイム可視化により、上席への説明準備も効率化し、目標対比でのパイプライン進捗も容易に把握できるようになりました。これにより、営業担当者は本来の顧客課題解決に集中できるようになり、能動的な情報活用文化が根付いています。
▼株式会社みずほ銀行の導入事例をもっとみる
報告業務の効率化と営業活動の可視化による、受動的から能動的なデータ活用と「営業改革」
1時間かかっていたデータ抽出作業が5分に短縮：ADインベストメント・マネジメント株式会社
ADインベストメント・マネジメント株式会社は、J-REIT（不動産投資信託）の資産運用会社です。投資家から預かった資金を賃貸住宅を中心とする不動産に投資し、270棟を超える物件と2万数千におよぶ運用データを管理しています。同社はデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進とデータ活用風土の醸成を目指し、基幹システムに蓄積された業務データを十分に活用できる新たな情報基盤の構築を計画していました。
課題
- 基幹システムに蓄積されたデータが十分に活用できていなかった
- Excelによるデータ抽出作業は手順が複雑で属人化しており、時間がかかっていた
- 経営陣や投資家向けの報告業務に多大な手間と時間がかかっていた
- Excelではデータの掛け合わせやドリルダウンが難しく、迅速な情報の俯瞰や新たな示唆の獲得が困難だった
長年蓄積された基幹システムデータをExcelで手作業抽出しており、その作業は複雑かつ属人化し、膨大な時間を要していました。そのため、経営陣や投資家への迅速な報告が困難で、またデータからの新たな示唆獲得も難しい状況でした。
「MotionBoard」導入の効果
- データ抽出業務の作業時間が従来の1/10以下（1時間から約5分）に短縮
- 経営陣向けの予実管理や計数管理業務が効率化され、労力を約5割削減
- 社内からデータを積極的に活用する新たなアイデアが広く寄せられるようになった
- 複数のデータを素早く俯瞰できるようになった
- 利用者・開発者双方にとって使いやすい環境が実現
MotionBoard導入により、データ抽出作業は1/10以下に短縮され、経営陣向け報告業務の労力も約5割削減されました。Excelでは不可能だったデータの掛け合わせやドリルダウン、モバイルでの地図連携も可能です。これまでにない示唆を得られる環境が構築され、データ活用への機運が高まっています。
MotionBoard：不動産物件の稼働状況確認画面
MotionBoard：稼働状況分析ボード画面
▼ADインベストメント・マネジメント株式会社の導入事例をもっとみる
不動産運用事業で進むDXの第一歩 Excel分析の限界をBIダッシュボードで突破
レポート作成の自動化により、本来の業務に注力：医療法人社団こうかん会 日本鋼管病院
川崎市南部の中核病院である医療法人社団こうかん会 日本鋼管病院は、急性期（一般）病棟および地域包括ケアの計395病床を有し、専門性の高い医療で地域社会に貢献しています。同院は1990年代から診療報酬請求システムやオーダリングシステムなどのITインフラを整備し、2012年から電子カルテシステムを運用してきました。このような背景の中で、病院経営の健全性を常に保ち、院内スタッフ全員が経営状態のKPIを常時、簡易に共有できる仕組みの実現を目指していました。
課題
- 病院経営に関するKPIをデイリーで可視化したいという強い要望があった
- 電子カルテからデータをExcelに出力し、加工する手作業が必須だった
- レポート作成に毎日1～2時間程度を費やしていた
- 定型業務に時間を割かれ、本来の業務に集中できない状況だった
- ダッシュボードをそのまま公開しても、自発的に閲覧・操作できるスタッフが限られるという課題認識があった
経営層から病院経営に関するKPIのデイリー可視化が求められていました。しかし、電子カルテのデータをExcelで加工する手作業に毎日1～2時間かかる課題がありました。特に、複数データからのKPI算出は複雑で、システム室は定型業務に時間を取られ、本来の業務に集中できません。また、ポータルサイトでの情報共有も課題でした。
「MotionBoard」導入の効果
- 電子カルテからのデータの取り込みからKPIの算出、チャートの加工まで、すべてのプロセスがMotionBoardで自動化
- 毎日1～2時間かかっていたレポート作成の工数を削減
- システム室担当者の業務効率化が実現し、本来の業務に集中できるようになった
- MotionBoardで作成したチャートを院内のポータルサイトのトップ画面に埋め込むことで、院内スタッフ全員が毎日KPIを見られる仕組みを実現
- スタッフ全員がKPIを見ることで、病院経営に対する意識が確実に高まった
- 実質わずか2ヶ月で院内全体をカバーするシステム展開を実現
MotionBoard導入により、電子カルテからのデータ取り込みからKPI算出、チャート加工まで全プロセスが自動化されました。これにより、Excelでの手作業によるレポート作成工数がゼロになり、システム室の業務効率が大幅に向上しました。作成された最新のKPIレポートは院内ポータルサイトに自動反映され、全スタッフが毎日確認できることで、病院経営への意識が確実に高まる効果が得られました。
MotionBoardを活用したシステム構成
▼医療法人社団こうかん会 日本鋼管病院の導入事例をもっとみる
経営指標をスタッフ全員が意識するために院内ポータルに最新のKPIを表示 手作業でのレポート作成業務をゼロに
現場主導のリアルタイムなデータ可視化で、月800時間削減：本田技研工業株式会社 鈴鹿製作所
本田技研工業株式会社 鈴鹿製作所は、1960年にHondaの国内3番目の工場として設立されました。ベストセラーカーのフィットや軽自動車のNシリーズ、ハイブリッドカーなどを生産し、海外のHonda工場へ部品を供給する重要な役割を担っています。同所では2017年の新ライン立ち上げ計画と、社内外で高まるDX推進の機運を背景に、IoTやICTの活用を模索し始めました。2019年の新ライン立ち上げ完了後、MotionBoardを活用したデータ活用の取り組みを開始します。少子高齢化による人手不足や脱炭素といった社会課題を見据え、データセントリックな働き方への移行を目指しました。
課題
- 過去のツール導入が定着せず、現場の理解が得られなかった
- IT部門主導のシステムと現場ニーズに乖離が生じ、継続的な運用・進化が困難
- リアルタイムなデータ把握が難しく、品質変化への即時対応やPDCAの迅速化ができなかった
- 手書き帳票による業務の属人化、非効率性、そして読み取りづらさ
- 現場でのデータ入力がしづらく、紙やペンに頼る業務が残存
これまでのシステム導入はことごとく失敗し、現場には嫌なイメージが定着してしまいました。IT部門が作るシステムでは、現場が本当に実現したいこととデータの持ち方に乖離が生じてしまうのです。また、1日後や1週間後の情報では現場ニーズにコミットできず、品質データに変化が起きても即座にアクションを起こせないためPDCAが遅延していました。さらに、手書き帳票は属人化しやすく、読みづらいといった課題も抱えていました。
「MotionBoard」導入の効果
- 現場主導・ボトムアップでのDX推進により、データ活用の文化が定着
- リアルタイムなデータ可視化で、生産ラインやワーク状況、変化点の傾向を即座に把握
- トレーサビリティ検索の高速化と影響範囲の特定による工数削減と属人化防止
- 紙帳票の約800枚削減、関連工数約800時間/月の削減に成功
- 業務の標準化と効率化で、不具合／不良発生率、PDCA高速化など各種数値目標を達成
- 若手の登用やデジタル人材の育成、部門間連携を促進
MotionBoard導入により、食堂メニューや備品発注など身近な業務アプリの開発から現場への浸透を図り、リアルタイムでの稼働状況やワーク流動状況の見える化を実現しました。これにより、属人的な経験や勘に頼らず改善速度が向上し、大幅な工数削減を達成しました。紙帳票約800枚と関連工数800時間/月を削減し、品質、生産、環境分野の目標数値もすべて達成しています。
MotionBoard：メニュー画面
MotionBoard：ワーク流動状況確認画面
▼本田技研工業株式会社 鈴鹿製作所の導入事例をもっとみる
現場主導・ボトムアップでDXを推進 データ活用を現場に定着させる創意工夫で得た着実な成果
レポート作成自動化で、2週間の作業がわずか20分に短縮：株式会社メンバーズ
株式会社メンバーズは、企業のデジタル人材不足という社会課題に対し、デジタルビジネス運用支援事業で解決を図る企業です。専門性の高い「デジタルクリエイター」を採用・育成し、顧客企業に常駐するデジタルグロースチーム（DGT）を組成して成果を出すビジネスを展開しています。
同社は2030年までに1万人のデジタルクリエイターを擁し、気候変動や人口減少といった社会課題解決に貢献する「VISION2030」を掲げています。しかし、DXを支援する自社でも、部門最適でのシステム導入や長年のExcel文化によりデータが散逸し、レポート作成や顧客対応に時間がかかるといったデータ活用上の課題を抱えていました。そこで、Salesforceでデータの一元化を進めると同時に「MotionBoard」を導入することで、これらの課題解決に取り組みました。
課題
- データが一元管理されず、効果的な活用が進んでいなかった
- レポート作成に多大な時間と労力がかかり、正確性にも課題
- 顧客対応の遅延やマーケティング施策の非効率性といった問題
部門ごとに最適化されたシステム導入と、長年浸透していたExcel文化により、営業活動や顧客に関するデータが各所に散逸し、一元管理ができていない状態でした。このため、レポート作成には膨大な時間を要し、データの整合性や正確性も保証されませんでした。結果として、リード情報の一元化不足がマーケティング活動の非効率化や顧客への迅速な対応を妨げる要因となっていたのです。
「MotionBoard」導入の効果
- レポート作成時間が大幅に短縮され、業務効率が劇的に向上
- データのリアルタイム可視化により、目標達成意欲と実績が向上
- データの一元管理と整備が進み、顧客対応の迅速化とクロスセル機会が増加
MotionBoardの導入は、以前2週間を要していたレポート作成作業がわずか20分で完了するようになり、残業抑制や工数削減を実現しました。日々のKPI進捗がリアルタイムで可視化されることで、チームの目標達成意欲も高まります。その結果、5ヶ月連続で月次目標を達成しました。
さらに、Salesforceデータ管理への活用で重複解消やデータ整備が進み、迅速な顧客対応や部門間のスムーズな情報共有によるクロスセルの機会創出にもつながりました。
MotionBoard：KPI管理表画面
▼株式会社メンバーズの導入事例をもっとみる
Salesforceでデータを一元管理し営業活動を高度化・効率化 Excel文化の壁を越えるためにMotionBoardを活用
まとめ
今回は、BIツールの主要機能のなかでもレポート作成に焦点を当て、従来のレポート作成でよくある課題やBIツールが課題解決に役立つ理由や成功事例をご紹介しました。
記事内でご紹介した「MotionBoard」は、2,000社以上の導入実績を誇る国産BIツールです。豊富に用意されたダッシュボードのテンプレートは、あらゆる業種業界に対応。
レポート作成を自動化し、スピーディーかつ精度の高い意思決定につなげることが可能です。
MotionBoardでは、60種類のダッシュボードを体験いただけるデモサイトも用意しています。
レポート作成に課題を感じている企業担当者の方や、BIツールの導入を検討している方は、ぜひお試しください。
