電子帳簿保存法で「ファイル名のルール」が重要な理由
電子帳簿保存法に対応するためには、単に帳票のデータを保存するだけでは不十分です。法律で定められた要件を満たす状態にしておく必要があります。
電子取引データの完全義務化と「検索機能の確保」
2024年1月より、メールやクラウドサービスでやり取りした請求書などの電子データは、電子的な形式のまま保存することが原則となりました。
この保存要件のなかでとくに重要な要件のひとつが、「可視性の確保（検索機能の確保）」です。税務調査などの際に、必要なデータを速やかに探し出せる状態にしておくことが法律で求められています。これを満たすために重要になるのが、ファイル名のルールです。
検索要件を満たすための3つの条件
国税庁が定める「検索機能の確保」を満たすには、以下の3つの条件をクリアしなければなりません。
- 取引年月日、取引金額、取引先を検索条件として設定できること
- 日付や金額の範囲を指定して検索できること
- 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること
システムを導入せずに自社で管理する場合、ファイル名に取引年月日・取引金額・取引先といった情報を含ませることが基本的な対策となります。
電子帳簿保存法に則ったファイル名の付け方と具体例
では、実際にどのようなファイル名を付ければよいのでしょうか。具体的なルールと記載例を解説します。
ファイル名に含めるべき「3つの必須項目」
先述のように、電子帳簿保存法の検索要件を満たすため、ファイル名には以下の3項目を含める必要があります。
- 取引年月日（和暦・西暦は社内で統一）
- 取引金額
- 取引先名
これらを統一した順序で入力するルールを社内で策定・徹底することが重要です。
【記載例】推奨されるファイル名のパターン
では、電子帳簿保存法において推奨されるファイル名の具体例を紹介します。先述した3つの要素に加え、後から見ても分かりやすいよう「書類の種類」を含めるのがおすすめです。
ファイル名の構成例：[取引年月日]_[取引先名]_[取引金額]_[書類の種類].pdf
- 例1：20260401_株式会社ウイングアーク_150000_請求書.pdf
- 例2：20260415_A商事_50000_領収書.pdf
このように区切り文字（アンダーバーなど）を用いて規則的に命名することで、パソコンのフォルダ内検索機能を使って絞り込みができるようになります。
索引簿（一覧表）を作成して検索要件を満たす方法
ファイル名に取引情報を含める以外の方法として、「索引簿（一覧表）」を作成する方法もあります。
取引データのファイル名に連番を付け、Excel（エクセル）などの表計算ソフトで連番と紐づけた「取引年月日・金額・取引先」をまとめたリストを作って管理する方法です。
| 連番 | 取引年月日 | 取引先名 | 取引金額 | 書類の種類 |
|---|---|---|---|---|
| 001 | 2026/04/01 | 株式会社○○○○ | 150,000 | 請求書 |
| 002 | 2026/04/15 | △△株式会社 | 50,000 | 領収書 |
管理する取引件数が少ない場合は有効ですが、件数が増えると台帳入力とデータ保存の二度手間が発生する点に注意が必要です。
電帳法のファイル名に関するよくある疑問・注意点
電帳法ファイル名を実際に運用し始めると、いくつかの疑問が生じます。ここでは代表的な注意点を解説します。
ファイル名の日付は「請求日」？それとも「受領日」？
ファイル名に記載する日付は、原則として書類に記載されている「取引年月日（請求日や発行日）」とします。メールでデータを受信した「受領日」ではないため、間違えないよう注意しましょう。
金額は「税込」「税抜」のどちらで記載する？
取引金額の記載は、自社の帳簿の処理方法（税込経理・税抜経理）に合わせるのが基本です。ただし、受領した請求書に記載されている最終的な取引金額（税込金額など）をそのまま入力してルール化しても差し支えありません。重要なのは、社内で基準を統一することです。
受領したデータのファイル名の変更（リネーム）はしてもいい？
「電帳法ファイル名の変更を行っても問題ないか？」という疑問を持つ方は多くいます。結論から言えば、検索性を高めるためのリネーム（ファイル名の変更）は全く問題ありません。
もちろん、元のPDFデータの中身を改ざんすることは法律違反となります。変更するのはあくまで「ファイル名」のみにとどめてください。
ファイル名だけでなく「フォルダ分け」「保存期間」も重要
電子帳簿保存法の対象となる取引データのファイル名と合わせて、保存するフォルダや保存期間についても理解しておくことが大切です。
速やかな出力を可能にするフォルダ分けのコツ
国税庁は、電子データを「整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるように管理しておく」ことを求めています。そのためにも、日頃から電子取引データを格納しておくフォルダを整理しておくことが大切です。
具体的には、以下のようなフォルダ階層で管理するとスムーズです。
- 年度別フォルダ（例：2026年度）
- 月別フォルダ（例：04月）
- 取引先別フォルダ（例：株式会社ウイングアーク）
このようにフォルダ階層を整理しておけば、税務調査の際にも慌てることなく速やかにデータを提示できます。
法人・個人事業主における電子データの保存期間
電子データの保存期間は、紙の書類と同様に定められています。
- 法人の場合：原則7年（欠損金の繰越控除を受ける場合は最長10年）
- 個人事業主の場合：原則5年（消費税課税事業者の場合は最長7年）
この長期間にわたり、データが消失しないようバックアップ体制を整えておくことも不可欠です。
手動でのファイル名変更・フォルダ管理に潜む課題
ここまで解説したルールを手作業で行うことは可能ですが、実務においては大きな壁が立ちはだかります。
取引量が増えると手作業でのリネームは追いつかない
毎月届く数十件から数百件、あるいはそれ以上の膨大な件数の取引帳票を、一つひとつ開き、日付・金額・取引先名を確認して手入力でファイル名を変更する作業は、想像以上の時間と労力を消費します。ヒューマンエラーによる入力ミスも避けられないでしょう。
属人化によるルールの形骸化リスク
担当者が複数人いる場合、全角・半角の違い（「１」と「1」）や、株式会社の表記揺れ（「株式会社A」「（株）A」）など、担当者によって入力ルールにバラつきが生じやすくなります。ファイル名のルールが統一されていないと、正確な検索ができなくなり、結果として電子帳簿保存法の要件を満たせなくなるリスクが高まります。
電帳法対応と業務効率化を両立するデジタル帳票基盤「SVF」
先述したような手作業による運用の課題を解消するには、システムの導入が有効です。
そして、電帳法対応と業務効率化を両立するソリューションのひとつが、ウイングアークが提供するデジタル帳票基盤「SVF（エスブイエフ）」です。
法令に基づくファイルの一元管理なら「SVF Archiver」
「SVF Archiver」は、法令に基づく帳票ファイルの一元管理を実現します。
「SVF」シリーズで出力した帳票ファイルはもちろん、他システムで出力した帳票ファイルもまとめて取り込み、自動で適切なフォルダへと仕分け・保存を実行します。また、搭載しているAI OCR機能によってファイル内の情報を読み込み、文字情報をデータ化することも可能です。
また、保存したファイルはさまざまな条件で検索することができ、電子帳簿保存法で求められる検索要件にも対応することができます。保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんなどの不正防止に有効なタイムスタンプ機能や証跡管理機能も備えており、安全かつ効率的なファイル管理を実現します。
※ 2026年4月より「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent AI OCR」は「SVF Archiver」に名称を変更しました。
帳票ファイルの配信・受領なら「SVF Transact」
「SVF Transact（エスブイエフ トランザクト）」は、取引に関わるあらゆる帳票の配信・受領を行うことができます。
既存の帳票フォーマットはそのままに、PDF形式の帳票ファイルをアップロードするだけで配信・受領を行えます。私書箱配信や受信者サイト配信、リンク配信、郵送など、複数の配信手法をご用意しているので、取引先ごとに最適な方法を選択可能です。
また、配信前や受領後の社内承認フローにも対応しているので、ガバナンスを担保しつつ取引の電子化を進めることができます。
さらに、「SVF Transact」は電子帳簿保存法の電子取引要件に対応する機能を搭載しており、電帳法対応製品に与えられる「JIIMA認証」を取得しています。デジタルインボイスの標準規格「Peppol」に準拠したデータ送受信にも対応しているので、インボイス制度への対応という面でも有効です。
※ 2026年4月より「invoiceAgent 電子取引」は「SVF Transact」に名称を変更しました。
「SVF」シリーズで電帳法対応を実現した事例
では、実際に「SVF」シリーズを導入して電帳法対応を実現した事例をご紹介します。
電帳法の検索要件に対応する仕組みを構築（住友不動産）
住友不動産株式会社は、「SVF Archiver」の導入により、改正電帳法で求められる検索要件への対応を実現しました。
紙によるやり取りが多い不動産業界特有の事情に加え、事業規模の大きさから取引量が多い同社では、かねてよりペーパーレス化の推進が課題となっていました。そうした背景から、社内の申請書類やオフィスビルのテナント宛てに発行する請求書などの電子化を進めるなか、電子帳簿保存法の改正が決定。そこで同社は、受領する電子請求書を改正電帳法の要件に則した形で電子保存することができ、支払承認までのワークフローを兼ね備える仕組みの構築を検討し始めました。
製品選定の末、JIIMA認証製品であることに加え、AI OCR機能を利用できる点や導入実績の豊富さを評価し、「SVF Archiver」の導入に至りました。
導入後、電帳法の要件を満たす形で取引先から受領する請求書を電子保存する仕組みの構築が完了。承認プロセスを電子化したことで業務スピードの向上も実感されています。
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住友不動産株式会社のSVF導入事例をもっと見る
電帳法に則った文書管理の基盤を構築（将軍ジャパン）
株式会社将軍ジャパンは、「SVF Archiver」を導入して電帳法に則った文書管理の基盤を構築しています。
全国幅広いエリアに店舗を展開する同社では、膨大な量の請求書が各店舗から本社に届き、承認者が出張で不在の際などは最終承認までに4週間かかることも珍しくありませんでした。
こうした請求書の処理業務の改善策を模索するなか、同社はインボイス制度や電帳法への対応についても検討を開始。その過程で「SVF」の存在を知った同社は、文書管理における法対応だけでなく、懸案であった請求書処理業務の電子化も実現できると判断し、「SVF Archiver」の採用を決めました。導入にあたっては、営業日報の突合作業で利用していたAI OCRについても「SVF Archiver」で代替可能なことも決め手となりました。
「SVF Archiver」導入後、経理担当者がスキャナで請求書を読み取るとファイルサーバーに保存され、「SVF Archiver」にアップロードされる仕組みが完成。電帳法に則った形での文書管理が可能になるとともに、懸案であった請求書処理の承認期間短縮にもつながっています。
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株式会社将軍ジャパンのSVF導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、電子帳簿保存法におけるファイル名のルールについて解説しました。
電子帳簿保存法の検索要件を満たすためにも、「取引年月日・取引金額・取引先名」を含めた規則的なファイル名を付けるか、索引簿を作成して対応する必要があります。
一方、毎月大量に発生する電子データのファイル名を手作業で変更し続けるのは、担当者にとって大きな負担となります。法的要件を満たしつつ、効率的に取引データを管理するためにも、システム導入による対応を検討することをおすすめします。
現在、手作業で取引データのファイル名を変更・管理している方や、電子帳簿保存法への対応方法を模索している方は、記事内でご紹介した「SVF」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
