改正電子帳簿保存法の「宥恕措置」や「猶予措置」とは？2年の経過措置期間に企業が準備すべきことを解説！

「宥恕措置」や「猶予措置」とは？

まずは、「宥恕（ゆうじょ）措置」や「猶予（ゆうよ）措置」とはどういったものなのか確認していきましょう。

「電子保存の義務化」に伴う経過措置

改正電子帳簿保存法の「宥恕措置」や「猶予措置」は、電子取引で授受した取引情報の電子保存が義務化されたことに関連する経過措置です。

従来、電子取引で授受した取引情報は、書面に印刷して保存する「紙の保存に代える措置」が認められていました。
ところが、2022年1月の電子帳簿保存法改正が決定し、「紙の保存に代える措置」が廃止となり、電子取引で授受した取引情報は電子データのまま保存することが原則となったのです。

しかし、電子保存に対応するための準備期間が不足しているとの指摘が多く挙がりました。
そこで設けられたのが、今回のテーマである「宥恕措置」と「猶予措置」です。

電子保存の義務化、2年の宥恕措置でどうなる？

電子保存義務化の宥恕措置は、2021年12月に公表された令和4年度税制改正大綱で認められた経過措置です。

宥恕措置の内容をまとめると以下のとおりです。

簡潔にいうと「2022年1月以降は電子取引の保存要件を満たせないやむを得ない理由がある場合には、従来通り書面での保存を認める」ということです。

改正電子帳簿保存法の施行はスケジュール通り行うものの、電子保存の準備が間に合わない企業にも配慮した背景となっています。

ここで注意しなければならないのは、宥恕期間は2年間に限られているということです。
つまり、現在電子取引の取引情報を紙で出力し、書面で保存している場合には、この期間内に電子保存の要件を満たした仕組みに切り替える必要があります。

電子取引における紙保存の廃止における要件や対応方法については、以下の記事で解説しているのであわせてお読みください。

2024年1月からの「猶予措置」とは？

電子保存義務化の猶予措置は、2022年12月に公表された令和5年度税制改正大綱で新たに設けられた経過措置です。
2023年12月までで廃止される宥恕期間に代わり、2024年1月からは以下すべての要件を満たす場合に猶予措置が認められます。

• 保存要件に従って保存できなかった相当の理由があり、所轄の税務署に相当の理由があると認められること
• 税務調査時に要求されたデータのダウンロードの求めに応じること
• 税務調査時に要求された書面の提示または提出の求めに応じられること

ここで言う相当の理由とは、自己都合も含めて保存環境が整っていない状況が該当し、「令和5年度 電子帳簿保存法一問一答」では以下のようなケースを例に挙げています。

• 保存システムやワークフロー等の整備が間に合わない
• 保存システムやワークフロー等はあるが、資金繰りや人手不足等の対応ができない理由がある

など

上記のようなケースに当てはまらず、満たすべき要件にしたがって保存できるにもかかわらず電子保存を行っていない場合、猶予措置は不適用となるため注意が必要です。
電子取引で授受した取引情報は電子保存が原則であり、あくまで猶予措置であることを覚えておきましょう。

2年の宥恕期間に企業が準備すべき3つのステップ

2022年の電子帳簿保存法の改正の背景には、インボイス制度がスタートしたことで懸念される経理業務の複雑化に対応する側面もあります。

2年を単なる宥恕期間と考えずに、電子取引における電子保存の対応を皮切りに、文書や帳票の電子化を広げていくことで、インボイス制度に向けて備える必要があるでしょう。

そこで、この宥恕期間を有効活用して企業が準備しておくべきことを3ステップでご紹介します。

1.電子取引への対応を早急に完了させる

2年の宥恕期間ときくと、一見まだ余裕があるように思えますが、2023年10月開始のインボイス制度への対応を見据えると実はあまり時間がありません。

電子取引における電子保存への対応は、できるかぎり早期に完了させることが望ましいでしょう。

すでに電子保存のためのプロジェクトが進行中の場合は、保留にはせずに一定の成果を出すまで続けていただくことをおすすめします。

プロジェクトを一旦中断すると、組織が変わった、担当が変わった、などの要因により再開が困難となり、また1からのスタートになってしまうケースも予想されるためです。

2.帳票の電子化やWeb配信などペーパーレスを推進する

次に、「電子取引」への対応を足がかりに「スキャナ保存」や「書類」といった他の区分の帳票についても電子化を進めましょう。

そうすることで、社内で帳票を電子保存する基盤ができていきます。

また、帳票は授受をしてから保存することになるので、Web配信の仕組みなどを導入し「授受」の部分もデジタル化することでペーパーレスが推進できます。

3.インボイス制度への対応を進める

2023年10月の開始を見据えて、インボイス制度への対応準備を進めましょう。

インボイス制度が開始されることで、今まで以上に経理部門の負担が大きくなることが予想されます。

請求書関連の業務を正確かつ効率的に行うためにも、インボイス制度の開始までに請求書の電子化をしておくことが重要になるでしょう。

円滑にインボイス制度に向けた準備をするためには、以下のようなスケジュールで対応を進めるといいでしょう。

インボイス制度については以下の記事で詳しく解説しているのであわせてお読みください。

電帳法・インボイス制度に対応できるシステムなら

具体的に何から着手すべきか迷ってしまった場合、ウイングアーク１ｓｔが提供する帳票・文書管理ソリューション「invoiceAgent（インボイスエージェント）」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

電子帳簿保存法への対応と、インボイス制度を見据えた請求書をはじめとする文書の電子化を同時に実現することが可能です。

文書の電子化と一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」

「invoiceAgent 文書管理」は、ビジネス文書の電子化と一元管理を実現する文書活用ソリューションです。

「電子取引」だけでなく「スキャナ保存」「書類」の区分まで拡張させてそれぞれの文書を電子保存することができます。

文書の作成から破棄までの証跡を残せるほか、文書の保存期間にあわせて自動削除することもでき、文書のライフサイクルを適切に管理することができます。

オンプレミス型とクラウド型、2つのライセンスを用意しているので、自社に合った利用環境を選択できる点も特徴です。

また、「invoiceAgent AI OCR」を組み合わせることにより高精度なAI OCRで紙文書をデータ化し、RPA連携によって業務システムへの入力業務を効率化することが可能です。

※2022年6月より「SPA／SPA Cloud」は「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent AI OCR」に名称を変更しました。

請求書の電子化によるペーパーレス促進なら「invoiceAgent 電子取引」

「invoiceAgent 電子取引」は、請求書をはじめとした企業間取引文書を電子化し、送受信ができる電子取引プラットフォームです。

従来の請求書フォーマットをPDF化するだけでWeb配信が可能になり、既存システムを改修する必要はありません。

また、PDF化された請求書データは、取引先ごとに自動で仕分けされるため、手作業による業務負担の軽減や人的ミスの防止にも効果が期待できます。

さらに、簡易承認フロー機能や画像イメージ付加機能が備わっているため、現状の業務フローを大きく変更することなくスムーズに運用を開始できます。

JIIMA認証を取得しているので電帳法対応も万全

上記でご紹介した「invoiceAgent」はJIIMA認証を取得しているサービスです。

JIIMA認証とは、第三者機関であるJIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）による認証制度で、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに付与され、国税庁のページにも一覧が掲載されています。

つまり、「invoiceAgent」であれば、電子帳簿保存法への対応とインボイス制度を見据えた請求書をはじめとする文書の電子化を同時に実現することが可能です。

まとめ

この記事では、電子帳簿保存法の電子保存義務化における宥恕措置・猶予措置のポイントと、宥恕措置が終了するまでの2年間に企業が準備すべきことについて紹介しました。

2023年10月のインボイス制度開始に伴い、経理部門の業務負担が増加することが予想されます。

今回ご紹介した3つのステップを参考に、宥恕・猶予期間を有効活用して、請求書をはじめとした帳票のデジタル化に着手し、電子帳簿保存法およびインボイス制度への対応を進めてみてはいかがでしょうか。

記事内でご紹介した「invoiceAgent」は、帳票の電子化・Web配信により電子帳簿保存法へのスムーズな対応および業務効率化を実現するソリューションです。

電子帳簿保存法・インボイス制度への対応を検討している方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。