請求書の電子化サービス導入の流れは？検討手順とサービス選定のポイントを解説！

請求書電子化サービスとは？

請求書電子化サービスとは、請求書をPDFなどの電子データとして発行し、インターネットを介して送付・受領するサービスを指します。

電子請求書の送付方法は、Web上にアップロードした請求書データを専用サイトからダウンロードしてもらう形式や、発行した請求書データをメールで送付する形式などがあります。

また、紙を希望する取引先を対象に印刷・封入封緘・郵送を代行してくれるサービスや、取引先が発行する請求書等の帳票を電子データとして受け取ることができるサービスもあります。

失敗しない「請求書の電子化」検討の進め方

請求書の電子化を検討する際は、以下の5ステップを意識することで失敗を防ぐことができます。

請求書の電子化を成功に導くためにも、各ステップで行うことについて事前に確認しておきましょう。

ステップ1.現状の業務課題、導入目的を整理する

請求書の電子化を検討する際は、いきなり請求書電子化サービスの比較を始めるのではなく、まずは請求書関連業務における課題を洗い出し、導入目的を整理します。

たとえば、

• 請求書を電子化し、在宅勤務でも業務を円滑に行える環境を整えたい
• 請求書発行における定型作業を自動化し、月末の作業工数を削減したい
• 紙運用による印刷代、郵便代金などのコストをなくしたい

など、具体的なゴールを設定しましょう。

これにより、サービス導入時にありがちな「導入が目的になってしまう」という状況を回避し、課題解決に有効なサービスを選定することが可能になります。

ステップ2.課題解決に必要な項目を洗い出して優先度を付ける

ステップ1で洗い出した業務課題を細分化し、課題解決のために必要となる機能や項目をリストアップします。

たとえば、

• Web配信（電子請求書）と郵送（紙の請求書）の「自動仕分け機能」
• 既存の確認・回覧フローに対応するための「承認フロー機能」
• 取引先から発行される帳票データの受け取り可否
• 現状の請求書フォーマットの再現可否

など、課題解決に必要な機能・項目を洗い出します。

そのうえで、洗い出した項目に優先度を設定することで、サービス選定をスムーズに進めることが可能になります。

ステップ3.概算予算とスケジュールを想定する

サービス導入の概算費用とスケジュールをシミュレーションします。

一般的に、請求書電子化サービスを導入する際は、初期費用と月額の運用費用が発生します。

紙の印刷・郵送費用だけでなく、仕分け作業や請求内容の照合、封入封緘作業などで発生する人件費など、現状の請求書関連業務にまつわるコストを考慮したうえで、サービス導入・運用に割ける概算予算をシミュレーションしてみましょう。

また、電子請求書の運用開始時期も想定しておくことで、導入準備を円滑に進めることができ、社内や取引先への周知もスムーズに行うことができます。

ステップ4.判断基準に沿って各サービスの情報を収集する

次に、請求書電子化サービスを比較検討していきます。

ステップ2で洗い出した必要項目および、ステップ3の概算予算をもとに、自社にあった請求書電子化サービスを絞り込んでいきます。

候補となるサービスを絞り込むことができたら、デモサイトの利用をおすすめします。

請求書電子化サービスによっては、契約前に利用可能なデモサイトを提供しています。サービスの管理画面を実際に操作して、機能や使い勝手を確認することができるので、導入後の運用をより具体的にイメージすることができるでしょう。

ステップ5.選定・導入を決定する

導入する請求書電子化サービスを選定できたら、稟議を行い決裁者の承諾を得ます。

稟議の際は、サービス導入の目的や費用、導入によって得られる効果を明確に記しておくことで、承認者および決裁者の理解を得やすくなります。

決裁が完了したら、選定したサービスに申し込み、必要に応じてサービス提供会社のサポートを受けつつ導入準備を進めます。また、電子請求書の運用開始に先駆け、社内や取引先への案内を行いましょう。

請求書電子化サービス選定のポイント

請求書電子化サービスを選定する際のポイントを詳しく見ていきましょう。
請求書電子化サービスの選定でとくに意識すべきポイントは以下の5つです。

それぞれ、どのような視点で選定を進めれば良いのか解説します。

「送る/受け取る」のどちらを効率化するのか

取引先に送付する請求書を電子化し、Web配信を可能とするものばかりではなく、取引先から受領した紙の請求書のスキャン・PDF化・保管代行に対応するサービスもあります。

請求書を送る業務・受け取る業務のどちらを効率化したいのかを意識してサービスを選定することが大切です。

電子化にともなう取引先への負担はないか

請求書を電子化する際は、取引先への配慮が欠かせません。

従来とは異なる対応を取引先に求めることになるため、サービス選定時は以下のようなポイントをチェックしておくことをおすすめします。

• 取引先が請求書データを受領する方法は簡単か
• サービスの信頼性・セキュリティは十分か
• 紙での郵送にも対応可能か
• 取引先が指定する請求書フォーマットを再現可能か　　など

上記のようなポイントにも注目し、できるだけ取引先の負担を軽減できるよう配慮しましょう。

請求書以外にも電子化したい帳票がないか

請求書電子化サービスの拡張性にも注目してみましょう。

請求書の電子化サービスのなかには、請求書以外の帳票にも対応可能なものがあります。

将来的に電子化する帳票の対象範囲を広げたいと考えているのであれば、電子化可能な帳票の種類や、連携可能なシステムをチェックしておくとよいでしょう。

また、ワークフローシステムなどを既に導入している場合には、改修などの負担なく連携可能か、事前に確認しておくことをおすすめします。

コスト削減・効率化が見込める投資であるか

新たにサービスを導入する以上、コストに見合った効果を得られるかどうかも重要です。

基本的に、多機能なサービスになるほど導入・運用コストは高額になります。そのため、サービス導入による費用対効果を高めるためには、「多機能かどうか」ではなく、先述のステップ2で洗い出した「課題解消に必要な項目をカバーできるか」に注目すべきだと言えます。

電子帳簿保存法に対応できるか

システム選定の際は、電子帳簿保存法に対応可能であることを確認することも重要です。

電子帳簿保存法とは、一定の要件を満たすことで請求書などの国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認める法律です。

電子帳簿保存法の要件を満たしているかどうかの基準として、「JIIMA認証」の有無を確認するとよいでしょう。JIIMA認証とは、第三者機関である公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が発行する認証で、電子帳簿保存法の要件を満たしているソフトウェアに与えられ、国税庁のページにも一覧が掲載されています。

請求書などの企業間取引文書を電子化するなら「invoiceAgent 電子取引」

ウイングアーク１ｓｔは、請求書をはじめとした企業間取引文書の電子化サービス「invoiceAgent 電子取引」を提供しています。次は、「invoiceAgent 電子取引」の特徴をご紹介します。

既存の請求書をPDFにするだけで電子化（配信・返信）ができる

「invoiceAgent 電子取引」は、既存の請求書フォーマットをそのままPDFにするだけで電子化（配信・返信）が可能で、既存システムへの改修も不要です。

取引先は専用サイトから電子請求書をダウンロードでき、取引先から発行される帳票も専用サイト上で受け取ることができます。

また、簡易承認フロー機能によって従来の社内回覧を再現でき、印影画像の付与も可能です。そのため従来の請求書発行業務を大きく変更することなく運用を開始できます。

大量の請求書も取引先ごとに自動で分割、作業負担と人的ミスを防止

「invoiceAgent 電子取引」は、PDFデータの分割と取引先ごとの仕分けを自動で実行するため、大量の請求書であってもスムーズに処理することが可能です。

紙ベースの請求書で発生していた手作業での仕分け作業が不要になり、人的ミスの防止にもつながります。

電子取引に紐づく文書の一元管理や法対応も可能

「invoiceAgent」は、電子帳簿保存法に対応するための法的要件を満たしているソフトウェアに与えられるJIIMA認証を取得しています。

そのため、請求書をはじめとした電子取引に紐づく文書の一元管理や、電子帳簿保存法への対応が可能です。

導入支援で運用面のサポートが充実

「invoiceAgent」は、導入・運用時の疑問を解消するため、充実のサポート体制を整えています。

サポート体制はライセンスに無償で含まれている「ベーシックサポート」と、Web配信標準プランに含まれている「オンボーディングプログラム」があります。

【ベーシックサポートの概要】
技術的な解説を掲載しているCSサイトの利用や、サイトを通したQ&Aに対応。
「実現に必要な作業が分かっているケース」に適したサポート形態。

【オンボーディングプログラムの概要】
ベーシックサポートの内容に加えて、専任のカスタマーサクセスマネージャーがオンボード（業務利用している状態）まで支援するサポート形態。

【事例】請求書の電子化に「invoiceAgent」を選ぶ理由

「invoiceAgent」導入企業のなかから、伊藤忠商事株式会社の事例をご紹介します。

2020年、新型コロナウイルス感染拡大の影響により在宅勤務への移行を余儀なくされる状況下において、伊藤忠商事株式会社では請求書発送業務を在宅で完結できないという課題が顕在化していました。

請求書をWeb配信する仕組みづくりが急がれるなか、数あるシステム・サービスから選ばれたのがウイングアーク１ｓｔの「invoiceAgent」でした。

選定の決め手について、同社のIT・デジタル戦略部 全社システム室 由村氏は以下のように述べています。

「他の製品には帳票のレイアウトが限られてしまうのもありますが、invoiceAgent TransPrintは既存のレイアウトで作成されたPDFファイルをそのまま利用できます。そのため、請求書レイアウトについては改めての要件定義は不要で、短期間に導入ができると考えました。また、タイムスタンプ機能を持っており、改ざん防止といったガバナンスの点でも高く評価しました」

▼事例詳細はこちら
伊藤忠商事株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、請求書の電子化サービスを導入する手順や選定のポイント、サービス導入事例をご紹介しました。

記事内でご紹介したウイングアーク１ｓｔの「invoiceAgent 電子取引」は、契約前にご利用いただける無償トライアルを提供しています。

請求書をはじめとした企業間取引文書の電子化を検討している企業は、ぜひ一度お試しください。