請求書を再発行する際の対応方法は？依頼メールや送付状の書き方も解説！

請求書の再発行にまつわる疑問

まずは、請求書の再発行にまつわるよくある疑問とその回答について確認していきましょう。

そもそも請求書の再発行は問題ない？

そもそも請求書の再発行は可能なのか、疑問に思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
結論から述べると、請求書の再発行は可能です。

請求書は取引の事実を証明する証憑に該当し、発行・受領してから一定期間にわたって適正保存する義務が生じます。
請求書を紛失・破損してしまった場合、保存義務を果たすことができないため、再発行してもらう必要があります。
また、請求書の記載内容に誤りがあった場合も、適切に会計処理を行えなくなってしまうため、正しい内容で再発行しなければなりません。

ただし、二重請求になってしまわないよう、再発行の際には細心の注意を払う必要があります。

再発行した請求書の日付はどうする？

請求書の再発行にあたり、記載する発行日を再発行する日付に変更するべきか、あるいは最初に発行した請求書の日付のままにするべきか、迷ってしまう方は少なくないことでしょう。
結論から言うと、請求書を再発行する場合でも、当初記載していた発行日から変更しないのが一般的です。
発行日を変更してしまうと、発行済みの請求書とは別の請求書と認識されてしまう恐れがあり、二重請求につながりかねません。

再発行した日付を明示しておきたい場合には、当初の発行日は変更せずに、備考欄に再発行日を記載するとよいでしょう。
また、再発行であることを示すスタンプを押したり、備考欄に再発行である旨を記載するなどして、最初に発行した請求書と区別できるように配慮することをおすすめします。

請求書を再発行する際の手順

次は、請求書の紛失による再発行と、請求書の記載ミスによる再発行の2パターンについて、再発行する際の手順を確認していきましょう。

紛失による再発行の場合

受領側が請求書を紛失してしまった場合、発行側へ速やかに再発行依頼をしましょう。
その際、「いつ発行された請求書か」「何に関する請求書か」など、発行側が当該の請求書を特定できるように情報を伝えましょう。
再発行依頼を受けた発行側は、保管している請求書の控えと、受領側から伝えられた情報を照らし合わせて当該の請求書を特定します。
当該の請求書を特定できたら再発行し、改めて受領側に送付します。

記載内容のミスによる再発行の場合

受領済みの請求書について、受領側が記載内容のミスに気づいた場合には、発行側に連絡して誤りを指摘しましょう。発行側が記載内容のミスに気づいた場合には、受領側にお詫びの連絡を入れます。
記載内容の誤りについて双方で確認し、修正を施した上で再発行して送付します。

請求書の再発行を依頼する際のメール例文

次は、請求書の再発行を依頼する際のメールの書き方のポイントを例文とともに確認していきましょう。

紛失によって再発行を依頼する場合の文例

受領した請求書を紛失してしまった場合、自分（もしくは自社）に非があることを認めた上で、お詫びとともに再発行を依頼する文章を書きましょう。

相手方の記載ミスによって再発行を依頼する場合の文例

相手方のミスが原因で再発行を依頼する場合も、丁寧な対応を意識することが大切です。
相手方を気遣いつつ、ミスの箇所を明確に記載して再発行を依頼する文章を書きましょう。

再発行する請求書に同封する送付状の例文

再発行した請求書を送付する際は、送付状を同封するのが一般的です。
また、メールで請求書を送付している場合には、メール本文が送付状の役割を果たします。
では、請求書の再発行時に同封する送付状の例文・書き方のポイントを確認していきましょう。

相手方の紛失によって再発行する場合の例文

請求書の紛失によって請求書を再発行する場合の送付状・メールの文例です。
相手方のミスで請求書を再発行した場合でも、丁寧な文章を心がけることが大切です。
また、後から紛失したと思われていた請求書が見つかった場合、最初に発行した請求書は破棄するようお願いしましょう。

自社の記載ミスによって再発行する場合の文例

自社の記載ミスによって請求書を再発行する場合の送付状・メールの文例です。
記載ミスがあったことを謝罪するとともに、発行済みの請求書については破棄してもらうようお願いしましょう。

請求書を電子化すれば再発行もスムーズに

請求書の再発行が頻発すると、そのたびに本来不要なやり取りが発生してしまい、業務効率や生産性が低下してしまいます。
請求書を再発行しなければならない事態を回避するためには、請求業務を電子化することが有効です。

では、請求業務を電子化することのメリットについて確認していきましょう。

ヒューマンエラーを防止

請求書発行を電子化することにより、記載内容のミスなどによる再発行を防止することができます。
紙ベースで請求書を運用している場合、請求内容を手作業で入力したり目視で確認するため、ヒューマンエラーが起こりやすく、再発行の原因となりがちです。
一方、請求業務を電子化することで、見積書や注文書といった関連書類の情報をコピー＆ペーストして省力化したり、RPA連携やシステム連携によって請求書発行を自動化することも可能です。

請求書の紛失リスクを回避

請求書を電子化することで、紛失による請求書の再発行を回避することができます。
紙の請求書と異なり、電子化された請求書であれば物理的に紛失してしまうことがありません。
また、取引先の担当者に直接送信することができるため、担当者の手元に届く過程で紛失してしまう恐れもありません。

もしも再発行が必要になっても迅速に対応可能

万が一請求書の再発行が必要になった際も、電子化された請求書であれば迅速に対応することができます。
紙の請求書の場合、記載内容を修正した上で印刷・押印を行い、改めて郵送しなければならず、再発行した請求書が取引先の手元に届くまでに数日のタイムラグが発生してしまいます。
一方、電子化された請求書であれば、PCなどのデバイス上で該当部分を修正して即座に送信することができるため、支払いが遅れてしまうような事態を防ぐことができます。

請求業務の電子化なら「invoiceAgent 電子取引」

次に、請求業務を電子化する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント電子取引）」をご紹介します。
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書などの企業間取引文書の送受信を電子化するソリューションです。
では、「invoiceAgent 電子取引」の特徴を確認していきましょう。

請求業務の効率化・迅速化を実現

PDF形式の文書データを「invoiceAgent 電子取引」にアップロードするだけで、取引先との間で送受信することができます。
請求書に紐づく発注書や支払通知書などの関連文書のやり取りも「invoiceAgent」上で完結できるため、請求業務の効率化や取引の迅速化にも効果的です。
また、各種アダプターやWeb APIによって外部システムやクラウドサービスと連携することで、請求書を自動発行する仕組みも構築することができます。

電子化に伴う法対応も安心

「invoiceAgent 電子取引」は、電子帳簿保存法の電子取引要件を満たす「JIIMA認証」を取得しており、送る側も受け取る側も電子帳簿保存法への対応が可能です。
さらに、電子インボイスの標準規格である「Peppol」経由のデータ送受に対応しているほか、適格請求書のデータ化や適格請求書発行事業者の登録確認も「invoiceAgent」上で行えるので、インボイス制度対応という面でも有効です。

「invoiceAgent」で請求書再発行の負担を解消した事例

最後に、「invoiceAgent」を活用して再発行の負担を解消し、請求業務の効率化を実現した事例をご紹介します。

「会議室.COM」などのサイト運営事業を手がけるアスノシステム株式会社は、「invoiceAgent」の導入によって請求業務の効率化に成功しました。
同社では2016年、Salesforceを導入して案件管理を一元化し、翌2017年にはウイングアーク1ｓｔの帳票基盤ソリューション「SVF Cloud」を導入して、Salesforceから請求書を直接発行する仕組みを構築していました。
その後、新型コロナウイルス感染症が流行したことで、これまで郵送のみで送付していた請求書をメールで送付してほしいという依頼が増加。
しかし、メール配信・郵送の両方への対応は事務作業の煩雑化を招き、再発行の手間も大きくなっていました。

そこで同社は、「invoiceAgent」の導入により請求書をWeb配信化することを決断。
2020年7月から「invoiceAgent」のトライアルを開始し、正式運用が始まった2021年4月には請求書の郵送件数が従来の3分の1まで削減され、請求書発行の作業時間も3分の1まで短縮することに成功しました。

▼事例詳細はこちら
アスノシステム株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、請求書の再発行に関する疑問や手順、再発行の負担を解消するための方法について解説してきました。

請求書の電子化は、記載ミスや紛失による再発行の防止に役立つだけでなく、取引の迅速化やペーパーレスの促進といった面でも有効です。

請求業務の効率化に課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考に「invoiceAgent」による請求業務の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。