請求書を再発行する際の対応方法は？依頼メールや送付状の書き方も例文付きで解説！

請求書の再発行に関する「よくある疑問（Q&A）」

そもそも請求書の再発行は可能なのか、疑問に思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

また、請求書の再発行にあたり、記載する発行日や支払期日、管理番号などを変更するべきか迷ってしまう方は少なくないことでしょう。

まずは、請求書の再発行にまつわるよくある疑問とその回答について確認していきましょう。

Q. そもそも請求書の再発行は可能？

A. 結論から述べると、請求書の再発行は可能です。

請求書は取引の事実を証明する証憑に該当し、発行・受領してから一定期間にわたって適正保存する義務が生じます。請求書を紛失・破損してしまった場合、あるいは取引先から再発行を依頼された場合、正当な理由があれば再発行に応じるのが商慣習上のマナーです。

また、請求書の記載内容に誤りがあった場合も、適切に会計処理を行えなくなってしまうため、正しい内容で再発行しなければなりません。

ただし、二重請求になってしまわないよう、再発行の際には細心の注意を払う必要があります。

Q. 再発行を拒否できるケースはある？

A. 基本的には円滑な取引のため再発行に応じるべきですが、以下のようなケースでは慎重な判断が必要です。

• 過度な頻度での再発行依頼：管理体制に問題がある場合。
• 保存期間を大幅に過ぎた過去の請求書：既に法的保存義務が終了している場合。
• 支払いを先延ばしにする目的：再発行で支払期日を延長しようとする意図が見える場合。

トラブルを避けるため、再発行に応じる場合でも、「再発行手数料の負担」や「支払期日は変更しない」などの条件を明確に伝えることが重要です。

Q. 再発行した請求書の日付はどうする？

A. 請求書を再発行する場合でも、当初記載していた発行日から変更しないのが一般的です。

発行日を変更してしまうと、発行済みの請求書とは別の請求書と認識されてしまう恐れがあり、二重請求につながりかねません。

再発行した日付を明示しておきたい場合には、当初の発行日は変更せずに、備考欄に再発行日を記載するとよいでしょう。

また、再発行であることを示すスタンプを押したり、備考欄に再発行である旨を記載するなどして、最初に発行した請求書と区別できるように配慮することをおすすめします。

Q. 支払期日は延長するべき？

A. 基本的には当初の支払期日のままにします。

自社（発行側）のミス（記載不備など）で再発行が遅れ、相手の処理が間に合わない場合に限り、相談のうえで支払期日を再設定（延長）します。紛失など相手都合の場合は、原則として当初の期日を守ってもらいます。

Q. 請求書番号（管理番号）はどうする？

A. 元の請求書番号（管理番号）に「枝番」を付けることを推奨します。

まったく同じ番号だとシステムでエラーになる可能性があり、全く違う番号だと紐付けが困難になります。「No.1001」なら「No.1001-2」のように枝番を付与することで、税務調査等の際にも「どの請求書の修正分か」という証跡（監査証跡）を追いやすくなります。

インボイス制度における再発行・訂正のルール

2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、請求書の修正・再発行に関するルールが厳格化されました。

受領側による「自社修正」は原則NG

インボイス制度以前は、請求書に軽微な誤りがある場合、受領側が追記・修正して処理することも一部認められていました。

しかし、適格請求書（インボイス）に関しては、受領側が勝手に修正を加えることは原則認められていません。

記載内容に誤りがある場合、必ず発行事業者（売り手）に依頼し、修正した適格請求書の再交付を受ける必要があります。

ただし、内容に誤りがある請求書を受領者側で自ら修正し、その修正事項について相手方の確認を受けることで、適格請求書として認められます。いずれの場合も、受領側のみの判断で修正することはできないため注意が必要です。

発行側には「修正したインボイス」の交付義務がある

適格請求書発行事業者には、交付したインボイスに誤りがあった場合、修正したインボイス（または修正事項を明示した書類）を交付する義務があります。

「手間だから再発行したくない」と断ることは、インボイス制度のルール上できなくなっているため注意が必要です。

請求書を再発行する際の手順

次は、請求書の紛失による再発行と、請求書の記載ミスによる再発行の2パターンについて、再発行する際の手順を確認していきましょう。

紛失による再発行の場合（受領側の過失）

受領側が請求書を紛失してしまった場合、発行側へ速やかに再発行依頼をしましょう。

その際、「いつ発行された請求書か」「何に関する請求書か」など、発行側が当該の請求書を特定できるように情報を伝えましょう。

再発行依頼を受けた発行側は、保管している請求書の控えと、受領側から伝えられた情報を照らし合わせて当該の請求書を特定します。

当該の請求書を特定できたら再発行し、改めて受領側に送付します。

記載内容のミスによる再発行の場合（発行側の過失）

受領済みの請求書について、受領側が記載内容のミスに気づいた場合には、発行側に連絡して誤りを指摘しましょう。発行側が記載内容のミスに気づいた場合には、受領側にお詫びの連絡を入れます。

記載内容の誤りについて双方で確認し、修正を施した上で再発行して送付します。

請求書の再発行を依頼する際のメール例文

次は、請求書の再発行を依頼する際のメールの書き方のポイントを例文とともに確認していきましょう。

紛失によって再発行を依頼する場合の文例

受領した請求書を紛失してしまった場合、自分（もしくは自社）に非があることを認めた上で、お詫びとともに再発行を依頼する文章を書きましょう。

相手方の記載ミスによって再発行を依頼する場合の文例

相手方のミスが原因で再発行を依頼する場合も、丁寧な対応を意識することが大切です。

相手方を気遣いつつ、ミスの箇所を明確に記載して再発行を依頼する文章を書きましょう。

再発行する請求書に同封する送付状の例文

再発行した請求書を送付する際は、送付状を同封するのが一般的です。

また、メールで請求書を送付している場合には、メール本文が送付状の役割を果たします。

では、請求書の再発行時に同封する送付状の例文・書き方のポイントを確認していきましょう。

相手方の紛失によって再発行する場合の例文

請求書の紛失によって請求書を再発行する場合の送付状・メールの文例です。

相手方のミスで請求書を再発行した場合でも、丁寧な文章を心がけることが大切です。

また、後から紛失したと思われていた請求書が見つかった場合、最初に発行した請求書は破棄するようお願いしましょう。

自社の記載ミスによって再発行する場合の文例

自社の記載ミスによって請求書を再発行する場合の送付状・メールの文例です。

記載ミスがあったことを謝罪するとともに、発行済みの請求書については破棄してもらうようお願いしましょう。

請求書を電子化すれば再発行もスムーズに

請求書の再発行が頻発すると、そのたびに本来不要なやり取りが発生してしまい、業務効率や生産性が低下してしまいます。

請求書を再発行しなければならない事態を回避するためには、請求業務を電子化することが有効です。

では、請求業務を電子化することのメリットについて確認していきましょう。

ヒューマンエラーを防止

請求書発行を電子化することにより、記載内容のミスなどによる再発行を防止することができます。

紙ベースで請求書を運用している場合、請求内容を手作業で入力したり目視で確認するため、ヒューマンエラーが起こりやすく、再発行の原因となりがちです。

一方、請求業務を電子化することで、見積書や注文書といった関連書類の情報をコピー＆ペーストして省力化したり、RPA連携やシステム連携によって請求書発行を自動化することも可能です。

請求書の紛失リスクを回避

請求書を電子化することで、紛失による請求書の再発行を回避することができます。

紙の請求書と異なり、電子化された請求書であれば物理的に紛失してしまうことがありません。

また、取引先の担当者に直接送信することができるため、担当者の手元に届く過程で紛失してしまう恐れもありません。

もしも再発行が必要になっても迅速に対応可能

万が一請求書の再発行が必要になった際も、電子化された請求書であれば迅速に対応することができます。

紙の請求書の場合、記載内容を修正した上で印刷・押印を行い、改めて郵送しなければならず、再発行した請求書が取引先の手元に届くまでに数日のタイムラグが発生してしまいます。

一方、電子化された請求書であれば、PCなどのデバイス上で該当部分を修正して即座に送信することができるため、支払いが遅れてしまうような事態を防ぐことができます。

他にも多くのメリットが！

請求書の電子化は、再発行の手間を解消できるだけでなく、さまざまなメリットが期待できます。

たとえば、請求書を電子化するメリットとして以下を挙げることができます。

• 請求書関連の業務効率化
• 在宅勤務などのテレワーク促進
• ペーパーレスによる印刷費・郵送費削減
• データ活用やDXの推進
• インボイス制度の事務処理負担軽減
  など

以下の記事では、請求書の電子化について徹底的に解説しているので、あわせてお読みください。

請求業務のデジタル化を実現するソリューションは？

請求書の再発行を含め、請求書にまつわる業務をデジタル化するソリューションとして、ウイングアークのデジタル帳票基盤をご紹介します。

ウイングアークのデジタル帳票基盤は、「invoiceAgent」シリーズと「SVF Cloud」から成るソリューション群で、デジタル帳票の設計・出力や紙帳票のデータ化、法令に基づき一元管理、そして企業間での配信・受領まで一気通貫でデジタル化を実現します。

では、デジタル帳票基盤を構成する各ソリューションの特徴を見ていきましょう。

デジタル帳票の設計・出力なら「SVF Cloud」

「SVF Cloud（エスブイエフ クラウド）」は、デジタル帳票の設計・出力を叶えるソリューション。

ノーコードで利用可能な帳票設計ツールを搭載しているので、請求書をはじめとしたあらゆる帳票を簡単に設計することができます。また、業務システムや他アプリケーションとのデータ連携・マッピングにより、入力ミス等による再発行リスクを抑えつつ、帳票作成を効率的に行うことが可能です。

また、社内プリンターでの直接印刷はもちろん、PDFやExcel、Wordなどの電子ファイルでの出力や、指定アドレスへのメール送信など、さまざまな出力形態に対応。自社の業務プロセスに合った出力方法を選択することができます。

紙請求書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」

「invoiceAgent AI OCR（インボイスエージェント エーアイ オーシーアール）」は、紙請求書を高精度にデータ化するソリューションです。

高精度な複数のOCR/AI OCRエンジンを搭載しており、読み取り帳票の種類や特徴にあわせて最適なOCR/AI OCRエンジンを選択したり、複数のOCR/AI OCRエンジンによる処理を実行して結果を比較することも可能です。

また、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能も搭載しているので、文字認識率の低下を防ぎつつ効率的にデータ化を推進することができます。

取引先から紙で受領する請求書も、受け取りと同時にデータ化してしまうことで紛失などのリスクを解消することができるでしょう。

請求書のWeb配信・受領なら「invoiceAgent 電子取引」

「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント 電子取引）」は、請求書などの企業間取引文書の送受信を電子化するソリューションです。

PDF形式の文書データを「invoiceAgent 電子取引」にアップロードするだけで、取引先との間で送受信することができます。

請求書に紐づく発注書や支払通知書などの関連文書のやり取りも「invoiceAgent」上で完結できるため、請求業務の効率化や取引の迅速化にも効果的です。

「invoiceAgent 電子取引」は、電子帳簿保存法の電子取引要件を満たす「JIIMA認証」を取得しており、送る側も受け取る側も電子帳簿保存法への対応が可能です。

さらに、電子インボイスの標準規格である「Peppol」経由のデータ送受に対応しているほか、適格請求書のデータ化や適格請求書発行事業者の登録確認も「invoiceAgent」上で行えるので、インボイス制度対応という面でも有効です。

デジタル帳票の一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」

「invoiceAgent 文書管理（インボイスエージェント 文書管理）」は、デジタル帳票を法令に準拠する形で一元管理するソリューションです。

ウイングアーク製品で出力・データ化した帳票はもちろん、他システムで出力した帳票もまとめて取り込み、自動で仕分け・保存を実行します。

保存したデータはさまざまな条件で検索・参照することができ、電子帳簿保存法で求められる検索要件にも対応しています。

さらに、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんなどの不正防止・検知に有効な証跡管理機能を搭載しているので、文書のライフサイクルを安全かつ効率的に管理することができるでしょう。

「invoiceAgent」で請求書再発行の負担を解消した事例

最後に、「invoiceAgent」を活用して再発行の負担を解消し、請求業務の効率化を実現した事例をご紹介します。

請求書発行の作業時間も3分の1まで短縮（アスノシステム）

「会議室.COM」などのサイト運営事業を手がけるアスノシステム株式会社は、「invoiceAgent」の導入によって請求業務の効率化に成功しました。

同社では2016年、Salesforceを導入して案件管理を一元化し、翌2017年にはウイングアークの帳票基盤ソリューション「SVF Cloud」を導入して、Salesforceから請求書を直接発行する仕組みを構築していました。

その後、新型コロナウイルス感染症が流行したことで、これまで郵送のみで送付していた請求書をメールで送付してほしいという依頼が増加。

しかし、メール配信・郵送の両方への対応は事務作業の煩雑化を招き、再発行の手間も大きくなっていました。

そこで同社は、「invoiceAgent」の導入により請求書をWeb配信化することを決断。

2020年7月から「invoiceAgent」のトライアルを開始し、正式運用が始まった2021年4月には請求書の郵送件数が従来の3分の1まで削減され、請求書発行の作業時間も3分の1まで短縮することに成功しました。

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アスノシステム株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

請求書の処理工数を大幅削減（武蔵コーポレーション）

収益用不動産の売買・仲介・賃貸管理を手掛ける武蔵コーポレーション株式会社は、「invoiceAgent」と「SVF Cloud」を導入して請求書の事務処理を大幅に効率化しました。

同社は、2017年にウイングアークが提供するBIダッシュボード「MotionBoard Cloud」と帳票基盤ソリューション「SVF Cloud」を導入し、帳票自動出力の仕組みを構築していました。そして、同社が次のステップとして着手したのが請求書にまつわる事務処理の効率化・自動化でした。「invoiceAgent」の導入以前、同社が毎月処理する請求書の件数は数百枚に達し、データ再入力の手間や各種システムとの突合作業・修正作業などに多くの工数を要していました。ミスが見つかった際には修正作業に10～15分以上の時間を費やすこともあり、大きな負担に。

そこで同社は、「MotionBoard Cloud」および「SVF Cloud」と連携して請求書処理を自動化する仕組みとして「invoiceAgent」を導入しました。

導入後、同社の請求書の事務処理は大幅に効率化。広告料に関する請求書の処理工数は年間185時間、修繕に関する請求書の処理工数は年間1000時間以上削減される見込みとなっています。

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武蔵コーポレーション株式会社のSVF Cloud・invoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、請求書の再発行に関する疑問や手順、再発行の負担を解消するための方法について解説してきました。

請求書の電子化は、記載ミスや紛失による再発行の防止に役立つだけでなく、取引の迅速化やペーパーレスの促進といった面でも有効です。

請求業務の効率化に課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考に「invoiceAgent」による請求業務の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。