署名の基礎知識
まずは基礎知識として、署名の意味や記名との違い、署名を行うシーンについて解説します。
署名の意味とは？
署名（しょめい）とは、自筆によって書面などに氏名を記す行為を指し、「自署（じしょ）」や「サイン」と同じ意味合いを持ちます。
署名は手書きで行うことから筆跡鑑定が可能で、「ある物事について本人が同意した」という意思表示として用いられます。
また、自筆で氏名を記すことに加えて印鑑を押す行為を指して、「署名捺印」と呼びます。
記名との違いとは？
署名と混同しやすい言葉に「記名」があります。
記名とは、自筆以外の方法で氏名を記す行為を指します。
たとえば、自分の名前を入力した文書を印刷したり、名前が刻印された印鑑を押したりといった行為は記名に該当します。
また、自筆以外の方法で記された氏名に加えて印鑑を押す行為を指して、「記名押印」と呼びます。
署名を行う主なシーンとは？
ビジネスシーンで署名を行う主なシーンとして、契約締結の場面を挙げることができます。
そもそも契約行為は、当事者間の合意によって成立するため、口頭でも契約を締結することは可能です。
しかし口頭による契約では、契約内容や条件に関する客観的な証拠が残らないため、万が一トラブルに発展した際に責任の所在が曖昧になってしまいます。
こうしたトラブルを回避して、安心して取引を進めるために重要な役割を果たすのが契約書であり、契約書の証拠能力を高めるために用いられているのが署名なのです。
署名と記名の法的効力
次に、署名と記名の法的効力について確認していきましょう。
署名（および署名捺印）の法的効力
まず、署名の法的効力について確認していきましょう。
先に触れた通り、署名は自筆で氏名を記すことから筆跡鑑定による本人証明が可能です。
民法228条（文書の成立）の第4項では、以下のように示されています。
第二百二十八条 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
（略）
4 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
引用：民事訴訟法｜e-GOV法令検索
つまり、契約書などの私文書に署名を施すことで、法的な証拠能力を担保することができます。
また、署名もしくは押印のどちらか一方を施すことで文書の成立の真正性を証明できますが、署名に加えて印鑑を押す「署名捺印」を施すことで、その証拠能力をより高めることが可能です。
記名（および記名押印）の法的効力
次に、記名の法的効力について確認していきましょう。
自筆以外の方法によって名前を記す記名は、本人以外によるなりすましが容易であるため、記名単体では法的効力を持ちません。
ただし、記名に加えて印鑑を押す「記名押印」を施すことで、法的な証拠能力を担保することが可能です。
契約書における署名のルールやマナー
先述した通り、署名は契約書などの文書の証拠力を高める重要な役割を果たします。
契約書を客観的な証拠として機能させるためにも、署名のルールやマナーについて確認しておきましょう。
代表者による署名が原則
企業間の契約では、会社の代表者が契約書に署名することが原則となります。
会社法第349条では下記のように定められています。
代表取締役は、株式会社の業務に関する一切の裁判上又は裁判外の行為をする権限を有する
引用：会社法 | e-Gov法令検索
つまり、業務に関するあらゆる行為の権限は代表者にあり、契約における署名も例外ではありません。
そのため、契約にあたって実務を担当した人物が署名すればよいという訳ではなく、基本的には代表者が自ら署名を行う必要があります。
権限委譲された社員名義での契約は役職を記載
代表者による署名が原則とお伝えしましたが、契約のたびに代表者が自ら署名するのは現実的に難しいというケースも多いでしょう。
そのような場合、代表者から権限委譲を受けた従業員が契約書に署名を行うのが一般的です。
ただし、誰でも契約書に署名できる状態になってしまわないように、職務権限規程を策定して、決裁や署名に関するルールを明確化する必要があります。
押印の必要性について
契約書への押印の要否について気になる方も多いのではないでしょうか。
先述した民法228条 第4項で示されている通り、私文書は署名または押印がある場合に真正に成立したものと推察されます。
つまり、契約書に署名がある場合、押印は必須ではありません。
ただし、署名のみよりも署名捺印の方が法的な証拠力が高いため、契約の信用性を高めるために署名に加えて印鑑を押すのが一般的です。
署名の位置について
法律上、契約書で署名を施す位置に厳密なルールは定められていません。
記載しやすい位置に署名しても問題ありませんが、一般的には契約書の末尾に署名欄が設けられています。また、署名欄とあわせて、会社名や住所の記入欄が設けられている場合もあります。
注目を集める「電子署名」と「電子契約」
ここまでは、主に紙文書における署名の効力やルール・マナーについてご紹介してきました。
近年は、従来の署名に代わる手段として「電子署名」、書面による契約に代わる手段として「電子契約」が注目を集めています。
次は、電子署名や電子契約の概要と、そのメリットについてご紹介します。
電子署名とは？
電子署名とは、データ化した電子文書に付与する署名のことを指します。
電子署名には、「本人性の証明」と「非改ざん性の証明」という大きく2つの役割が存在します。
「本人性の証明」とは電子文書が間違いなく本人によって作成されたことの証明であり、「非改ざん性の証明」とは電子文書の情報が書き換えられていないことの証明です。
電子署名の法的効力については、2001年に制定された電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）で以下のように示されています。
本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は、真正に成立したものであると推定される
引用：電子署名及び認証業務に関する法律
以下の記事では電子署名についてより詳しく解説しているので、あわせてお読みください。
電子契約とは？
電子契約とはインターネットを介して締結する契約のことを指します。
そして、電子契約に用いられている技術が電子署名とタイムスタンプです。
電子契約を締結する際に電子署名とタイムスタンプを付与することで、「いつ」「誰が」契約を締結したのかを証明することができ、書面の契約と同程度の法的証拠力を担保することが可能です。
以下の記事では、電子契約についてより詳しく解説しているので、あわせてお読みください。
電子契約に切り替えるメリット
電子契約は、電子署名やタイムスタンプを付与することで書面契約と同程度の効力を担保することができるとお伝えしました。
そして、電子契約にはさまざまなメリットがあることから、近年多くの企業で電子契約への切り替えが進められています。
たとえば、電子契約のメリットのひとつとして契約に関わるコスト削減を挙げることができます。
電子契約では、書面契約で発生する印刷費や収入印紙の費用、郵送・返送のコストが発生しません。
また、面倒な契約手続きをインターネット上で完結することができるため、書面契約よりも効率的かつ迅速に締結することができます。
また、オフィスに縛られずに契約手続きを進めることができるため、テレワークの推進という面でも有効です。
電子署名を用いた契約なら「invoiceAgent 電子契約」
最後に、電子契約を行うための具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent 電子契約（インボイスエージェント 電子契約）」をご紹介します。
「invoiceAgent 電子契約」は、契約書の作成、契約内容の確認・承認、双方の署名による契約締結まで、契約に関わる一連の流れをクラウド上で完結することが可能です。
また、契約の締結に際してウイングアーク１ｓｔが立会人となって承認を行います。
立会人であるウイングアーク１ｓｔが電子署名とタイムスタンプを付与して「誰が・いつ・何をしたか」を証明するとともに、完了証明書を発行します。
これにより、従来の書面契約と同程度の法的証拠力を担保することができます。
また、締結した契約書は「invoiceAgent」上で保管することができ、契約書名や文字、数字、文書IDなどさまざまな条件で検索できるので、必要な情報を速やかに参照できるでしょう。
さらに、「invoiceAgent 電子取引」や「invoiceAgent 文書管理」といったシリーズ製品と連携することで、契約に紐づく関連文書の送受信や保管・管理をまとめて電子化できる点も、「invoiceAgent 電子取引」の強みと言えます。
まとめ
今回は、署名の意味や記名との違い、契約書に署名する際のルールやマナーなどについて解説しました。
契約書は、双方が安心して取引を進めたりトラブルを防止したりといった面で重要な役割を果たす文書であるため、署名の方法について正しく理解しておくことが大切です。
また、近年は紙文書への署名に代えて、電子署名を取り入れる企業が増えつつあります。
ペーパーレス化やDXの重要性が高まるなか、電子署名を用いた電子契約はますます普及することが予想されます。
現在、紙文書で契約を行っている企業は、今回ご紹介した情報も参考に「invoiceAgent 電子契約」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
