SVF TransPrint

SVF TransPrint 郵送サービス自社導入事例

テレワークにおける請求発行業務ゼロ化

切り替えを決め、わずか1日の準備期間で運用開始した超スピード実装。
テレワークにおける請求書発行業務ゼロ化を実現する印刷BPOサービス

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SPA Cloud技術部 副部長 庄司仁人 / 業務部 部長 高橋 栄一 / SVF TransPrint推進室 室長 松浦 忍 / 業務部 業務改善・働き方改革担当 佐藤 岳彦

新生コロナウイルス感染症拡大の影響によりテレワークを採用する企業が増えている。とはいうもののテレワークをしたくてもできない従業員が多いことも各種の調査から明らかになっている。例えば厚生労働省がLINEに委託し実施した全国調査(約8300万人に実施、回答率28.9%)では、5.6%のテレワーク実施率という数字にとどまっており[注1]、東京商工会議所が会員企業13,297社に実施したテレワーク実施企業アンケートでは26%(回答率10%)という実施率が出ている[注2]。企業にはなお一層の制度・環境の整備が求められるが、業務によってはテレワークしづらいケースがあるのも事実であろう。オフィス業務においては請求書発行を行う管理部門などが顕著な例である。ウイングアーク1stがこの有事の際に"どのように請求発行業務のゼロ化"を行ったのか?わずか1日で"請求発行業務ゼロ化"を目指したプロジェクトにメンバーにインタビューした。

導入背景
テレワーク対応になり、オフィスでの請求書発行・郵送業務ができない

「ウイングアーク1stでは2017年から取引先への書類電子送付を推進しており、毎月400から500件、多い月ではその数倍発生する請求発行業務については現段階で約70%の電子化を実現しています。3月に入って新生コロナウイルス感染拡大によるテレワーク要請を受け、残りの30%についても電子化へ促すためのお客様への調査を行っていましたが、この時点では継続して郵送を希望する請求先が多く、完全電子化には時間がかかるであろうと壁にぶつかっていました」と業務部の責任者である高橋は語る。

ウイングアーク1stは2月末より"原則在宅勤務"の方針が提示される中、請求発行・郵送業務を行うスタッフに代わり高橋が出社し、請求書の封入・封緘・郵送作業を行なっていた。導入プロジェクトが再稼働したのは4月の緊急事態宣言を受け多くの企業が出社を控えざるを得ない状況になったタイミングだ。

「自身の出社も控えテレワーク対応をせざるを得なくなりました。前述の通り、取引先への調査から完全な電子化が難しいであろうという判断の下、残りの郵送対応については、今後リリース予定の郵送サービス(定額標準)開始後に印刷アウトソースサービスに切替える計画だったのですが、緊急対応として3月末にリリースした郵送サービス(カスタマイズ)を利用することにしたのです」(高橋)。

SVF TransPrintは今まで郵送するためにプリンタに出力していた請求書をPDF形式で作成しSPAの振り分け機能により取引先毎にファイルを分割管理、「Web配信」で届けるのか「郵送」で届けるのかの配信手段を定義しておき、その後は監視対象フォルダに請求書をおけば予め設定された運用ルールで取引先に請求書がWeb配信もしくは郵送されるサービスです。平行運用も可能であるため電子送付の合意が取れた取引先には「Web配信」を、すぐに合意に至らない企業に対しては「郵送」サービスを利用し段階的な電子化を進めることができます。「郵送」サービスを利用する場合でも、取引先毎の請求書をPDFデータ化さえすれば、残りの行程(印刷・封入・封緘・郵送作業)は印刷代行会社が行うため、場所を問わない請求書発行業務を行うことができます。

導入プロセス
運用準備に要した期間はわずか1日

特筆すべき点はスピードだ。今回郵送サービスを利用すると決めたのは4月13日。30分程度の印刷会社との打ち合わせを経て運用準備を進め要した時間は多く見積もっても1営業日。4月分の請求郵送運用は4/17からスタートした。
今までのウイングアーク1stの請求書発行業務は、基幹システムから執務エリアにあるプリンタに出力し自社で封入・封緘、郵送作業を行なっていた。「SVF TransPrint 郵送サービス導入にあたり変わったオペレーションといえば、今までプリンタに出力していた請求書をPDF出力した上で所定のフォルダに保存し、 SVF TransPrint の管理画面から(郵送の)入稿実行するだけです」システム担当の佐藤は語る。

SVF TransPrint
導入前

SVF TransPrint導入前 SVF TransPrint導入前

SVF TransPrint
導入後

SVF TransPrint導入後 SVF TransPrint導入後

システム開発を伴う移行ではなく手軽に始められることが本サービスの特長だ。「本当にシステム側は何もしていないんです、業務運用担当自身で無理なく運用を始めてくれています」(佐藤)。

もちろん前述の30分の印刷会社との打ち合わせで運用準備が完遂したのは、自社サービスを熟知しているメンバーによるプロジェクトであったからであるが、一般企業においても意思決定から導入までのハードルは高くはない(図版:SVF TransPrint郵送サービス利用のフロー参照)。既存の帳票作成システムや基幹システムに改修を加える必要がほとんど無くノンカスタマイズで導入ができる、このスピーディーさが SVF TransPrintの特長なのだ。

導入プロセス 導入プロセス

運用イメージ
入稿作業は数ステップで終了、もちろんテレワーク環境でもいかに運用が簡単か、請求業務担当者の目線に立って紹介しよう。

郵送の準備として、郵送で使用するフォルダをSPA Cloud上に作成し、郵送の対象となる顧客を登録しておく、ここまでは通常導入企業においては情報システム部門の管轄であろう。

次に毎月の郵送運用について、ここからが一般的には業務部門が定常的に行う業務である。まず郵送する文書をSPA Cloudの対象フォルダにアップロードする(画面1/2)、入稿管理画面から郵送対象文書がアーカイヴされているフォルダを選択し[入稿文書の準備]ボタンで確定させるとリクエストが作成された状態になる(画面3)。その後入稿管理画面より入稿対象を選択し[入稿]ボタンをクリックし、印刷代行会社にリクエストが送信される。「発行業務担当者が数ステップで印刷会社にファイルを入稿できるように設計しています」開発責任者の庄司は語る。

また細かい点ではあるが配送封筒の指定(今回の場合はウイングアーク1stのオリジナル封筒、他社同等サービスの場合は一般には指定できない)ができ、そのカスタマイズ封筒用に配信フォルダ毎に、通数連番位置、ページ数連番位置、バーコード位置といった項目が指定できる。印刷会社が封入封緘作業に必要な情報が自動でPDFに加えられたり、送付ミスをなくすためにPDFファイル内のページ数やPDFファイル数の情報を自動でCSV出力したりすることもできる。「実はこの項目指定はニーズが高いであろうと急遽実装した機能です、利用企業の運用実態に即した製品開発、機能実装をスピーディーに行っていることも SVF TransPrintの特徴ですね」(庄司)。

  • 入稿管理画面

    画面1

  • 入稿管理画面

    画面2

  • 入稿管理画面

    画面3

導入効果と目指す将来
電子化と印刷BPOを併用したハイブリット運用のモデルケースになる

まだ稼働を開始したばかりだがどのような効果を見込んでいるのか?SVF TransPrintの事業責任者である松浦は語る「テレワークという業務環境下における請求発行業務工数を限りなくゼロに近づけることができたと思います。その時間を他の業務に充てることができるのでコスト面でも効果が出てくると思います」

ウイングアーク1st側のテレワーク環境下の請求発行業務の課題はクリアされた、では対取引先はどうだろうか、取引先もテレワークを実施しており請求書がオフィスに郵送されてきても処理ができないという企業が増えてきているのではないか?「今回の事象を受け、弊社だけでなく取引先もドラステイックにテレワークという勤務体系に変わってきたようです。"4月検収のものは4月30日までにPDFで請求書が欲しい""リモートワークが継続する期間はPDFで解除後は郵送で"などのお声をいただいているようです。新生コロナウイルス感染拡大が落ち着いた後も、働き方改革推進の視点からリモートワークは定着化もしくは一定の領域で継続するでしょう、取引先コンディションに併せて電子化を進めていきたいですね。ウイングアーク自らがハイブリッド運用できるモデルケースになっていきたいですね」(松浦)。

  1. 厚生労働省 LINEユーザーに実施した 第1回「新型コロナ対策のための全国調査」(3/31-4/1実施分)
    https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_10695.html
  2. 東京商工会議所 「新型コロナウイルス 感染症への対応に関するアンケート」
    https://www.tokyo-cci.or.jp/page.jsp?id=1021764
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