デジタルシームレスとは？
「デジタルシームレス」という言葉を初めて聞く方もいらっしゃるかもしれません。
まずは、その基本的な意味と、なぜ今バックオフィス業務で重要視されているのかを解説します。
デジタルシームレスの意味
デジタルシームレスとは、「デジタルの継ぎ目がない状態」を意味します。
具体的には、複数のシステムやサービス、プロセス間で、データが人の手を介さずに、自動的かつ滑らかに連携・処理される状態のことです。
たとえば、水道の蛇口をひねれば、どこを通ってきたかを意識せずとも水が出てきます。これと同じように、必要な時に必要なデータが、システム間の「壁」を意識することなく、自然に流れていくイメージです。手作業によるデータの再入力や転記といった「継ぎ目」をなくすことが、デジタルシームレスの本質だと言えます。
デジタルシームレスが注目される背景
ではなぜ、バックオフィス業務においてデジタルシームレスが注目されているのでしょうか。その背景には、以下のような社会環境の変化が関係しています。
- 労働人口の減少と生産性向上の必要性
- リモートワークなど多様な働き方への対応
- インボイス制度・電子帳簿保存法といった法改正への対応
これらの課題に対応し、企業が持続的に成長していくためには、従来の労働集約的な業務プロセスからの脱却が不可欠です。デジタルシームレスな環境を構築することは、単なる効率化だけでなく、変化に強い事業基盤を作る上で極めて重要な取り組みとなっています。
DX（デジタルトランスフォーメーション）との違い
デジタルシームレスと似た言葉に「DX（デジタルトランスフォーメーション）」があります。
DXとは、デジタル技術を活用し、ビジネスモデルや組織全体を変革すること。対してデジタルシームレスは、先述したようにデータ連携を滑らかにし、業務プロセスの分断をなくすことを意味します。
両者の関係性を簡潔に説明するとすれば、DXが「目指すべきゴール」であるのに対し、デジタルシームレスは「そのゴールに到達するための具体的な状態やアプローチ」と位置づけられます。バックオフィス業務のDXを実現するためには、まず業務プロセスのデジタルシームレス化が前提となるのです。
デジタルシームレスのメリット
デジタルシームレスな環境を構築することは、日々の業務に追われるバックオフィス担当者にとって、具体的にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。
ここでは、デジタルシームレスの代表的な3つのメリットを解説します。
業務効率化と生産性向上
デジタルシームレスの最大のメリットは、手作業が大幅に削減されることによる業務効率化です。
たとえば、これまで紙で受け取っていた請求書をデータで受領し、そのデータが販売管理システムや会計システムに自動で取り込まれるようになれば、以下のような作業が不要になります。
- 封筒の開封、仕分け、ファイリング
- 請求書内容の目視確認とシステムへの手入力
- 上長への承認印をもらうための回付
これらの作業にかけていた時間をより付加価値の高い業務に充てられるようになります。これにより、バックオフィス部門は組織におけるコストセンターからプロフィットセンターへと転換することも可能になります。
人的ミスの削減と内部統制の強化
手作業には、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーがつきものです。請求金額の入力ミスひとつが、取引先との信頼関係を損ねることにもなりかねません。
デジタルシームレスな環境では、システム間でデータが直接連携されるため、手入力に起因する人的ミスを根本からなくすことができます。
また、「誰が・いつ・何を処理したか」というデータ処理のログ（記録）がシステム上に正確に残るため、業務プロセスが可視化されます。これにより、不正の防止や監査対応の効率化にもつながり、結果として内部統制の強化が実現します。
法改正へのスムーズな対応とペーパーレス化の促進
インボイス制度では適格請求書の保存が、電子帳簿保存法では電子取引データの保存が義務付けられています。これらの要件に、システムを用いることなく対応するのは非常に困難です。
一方、これらの法律に対応するシステムでデジタルシームレス化することで、法律で求められる要件にスムーズに対応することが可能になります。法改正のたびに業務フローを大きく変更する必要がなくなり、担当者は安心して本来の業務に集中することができるでしょう。
また、一連のプロセスがデジタルで完結するため、ペーパーレス化が大きく促進されます。これにより、印刷代や郵送費、保管スペースといった物理的なコストの削減にもつながるでしょう。
デジタルシームレス化を実現する方法
帳票業務のデジタルシームレス化を、3つの具体的なステップに分けて解説します。
ステップ1：現状業務の可視化と課題の洗い出し
まず最初に行うべきは、現状の業務プロセスを「可視化」することです。
- 誰が：担当部署、担当者
- 何を：請求書の発行、受領、承認、支払処理など
- いつ：どのタイミングで
- どのように：使用しているツール（Excel、会計ソフトなど）、手作業の内容
これらの情報をフロー図などにまとめ、業務全体の流れを客観的に把握します。
その上で、「どこに時間がかかっているか」「どこでミスが発生しやすいか」「どこが属人化しているか」といった課題を洗い出しましょう。この最初のステップが、後のツール選定や導入を成功させるための重要な土台となります。
ステップ2：帳票の電子化とデータ形式の標準化
次に、紙でやり取りしている帳票を電子化します。ただし、単にPDFにするだけでは不十分です。PDFは人間が見るには便利ですが、システムが内容を自動で読み取るには向いていません。重要なのは、システムが直接処理できる「構造化データ」（CSVやXML形式など）で帳票データを扱うことです。
さらに、取引先との間でデータの形式を標準化できれば、よりスムーズな連携が可能になります。近年では、請求書データの国際標準仕様である「Peppol（ペポル）」に対応したサービスも増えるなど、データ形式の標準化の動きが活発化しつつあります。
ステップ3：システム連携による自動化
最後のステップは、システム間の自動連携です。これを実現する代表的な技術のひとつが「API（Application Programming Interface）」です。
APIとは、簡単に言えば「異なるシステム同士をつなぎ、データのやり取りを自動化するための窓口」のようなものです。たとえば、販売管理システムと会計システムをAPI連携させることで、以下のような自動化が実現できます。
- 販売管理システムで売上データを確定
- APIを通じて、請求書発行システムが自動で請求書データを作成・送信
- APIを通じて、会計システムが自動で売掛金の仕訳を実行
このようにAPI連携を活用することで、これまで手作業で行っていたシステム間のデータ入力をなくし、デジタルシームレスな業務フローを構築できるのです。
デジタルシームレスを実現するソリューションは？
ここまでは、デジタルシームレスの意味やメリット、推進方法について説明してきました。次は、デジタルシームレスを実現する具体的なソリューションとして、ウイングアークが提供するデジタル帳票基盤をご紹介します。
ウイングアークのデジタル帳票基盤は、「invoiceAgent（インボイスエージェント）」シリーズと「SVF Cloud（エスブイエフ クラウド）」で構成されるソリューション群で、帳票の設計・出力やデータ化、法令に基づく保存・管理、企業間での配信・受領まで、デジタルシームレスを一気通貫で実現します。
では、デジタル帳票基盤を構成する各ソリューションについて詳しく見ていきましょう。
デジタル帳票の設計・出力なら「SVF Cloud」
「SVF Cloud」は、あらゆるデジタル帳票の設計・出力を叶えるソリューションです。
ノーコードの帳票設計ツールを搭載しているので、直感的な操作で既存帳票をシステム上で再現したり、新たに帳票を設計したりすることが可能です。業務システムやアプリケーションとデータ連携・マッピングすることで、帳票の作成を自動化することも可能です。
また、プリンターでの印刷はもちろん、PDFなどの電子ファイルとしての出力や、メールやFAXでの配信などにも対応。自社の業務プロセスに応じて最適な出力方式を選択できるのも特徴です。
紙文書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙で受領したり保存したりしている帳票のデータ化を実現するソリューションです。
高精度なOCR／AI OCRエンジンを複数搭載しており、読み取り文書の種類や特徴に応じて適切なOCR／AI OCRエンジンを選択できます。1つの読み取り文書に対して複数のOCR／AI OCRエンジンによる処理を実行し、結果を比較することも可能です。
また、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能を備えているので、認識率の低下を防ぎつつ効率的に文書のデータ化を進めることができます。
法令に基づく一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、法令に準拠した帳票データの一元管理を実現するソリューションです。
「SVF Cloud」や「invoiceAgent AI OCR」で出力・データ化した帳票はもちろん、他システムで出力した帳票データもまとめて取り込み、自動で仕分け・保存を行います。
保存した帳票データはさまざまな条件で検索することが可能。電子帳簿保存法で求められる検索要件にも対応しています。
さらに、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、不正防止・検知に有効な証跡管理機能を備えているので、文書のライフサイクルを安全かつ効率的に管理することができるでしょう。
企業間での送受信なら「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、企業間での帳票データのシームレスな配信・受領を実現するソリューションです。
請求書などのPDFファイルをアップロードするだけでWeb配信が可能で、取引先から発行される関連帳票のデータも「invoiceAgent 電子取引」を介して受領できます。取引先ごとに私書箱が設置されるので、「invoiceAgent 電子取引」上に各取引先とのやり取りを集約できます。
さらに、「invoiceAgent 電子取引」はインボイス制度への対応という面でも有効です。デジタルインボイスの規格である「Peppol（ペポル）」経由のデータ送受信に対応しているほか、受領した適格請求書のデータ化や適格請求書発行事業者の登録確認も行えます。
まとめ
今回は、注目が集まるデジタルシームレスについて、その意味やメリット、実現方法について解説しました。
デジタルシームレスは、企業に多くのメリットをもたらし、DXの実現を目指すうえでも重要な役割を果たします。DXやデジタルシームレスの推進を目指している企業は、記事内でご紹介したウイングアークのデジタル帳票基盤の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
