帳票設計とは？
そもそも帳票（ちょうひょう）とは、「帳簿（ちょうぼ）」と「伝票（でんぴょう）」の総称であり、経営活動に関わる書類のことです。
帳票設計とは、書式や記入事項、レイアウト、デザインを決めて帳票を作成するプロセスを意味します。
企業が扱う帳票は多岐にわたり、種類によって含めるべき情報が異なるだけでなく、会社によっても様式が異なります。
利用しているシステムやインターネット上で提供されている汎用的な帳票テンプレートを利用することも可能ですが、自社の業務プロセスに合わせて帳票設計を行うことで、情報の理解や活用が容易になり、業務の流れも円滑化されます。
帳票設計の手順
次は、帳票設計のおおまかな手順をご紹介します。
帳票設計は、以下のような流れで行われるのが一般的です。
- 業務プロセスの整理・把握
- 全体像の設計
- 出力様式の設計
- 帳票様式の設計
- 帳票元データの設計
では、帳票設計の大まかな流れ・手順について詳しく確認していきましょう。
業務プロセスの整理・把握
帳票設計に取り掛かる前に、業務プロセスの整理・把握を行います。
どのような用途で利用され、どういった情報を処理する帳票なのかを明確化することで、含めるべき情報や見やすいレイアウト、適切な出力様式を決定することができます。
また、業務プロセスの過程で承認や決裁が必要な場合には、承認・決裁の印影を残す承認欄も必要になるでしょう。
全体像の設計
業務プロセスをもとに帳票に含めるべき要素を抽出したら、情報を表示するフィールドを検討します。情報に漏れや重複がないようにフィールドを整理し、帳票の全体像を設計しましょう。
また、日付の自動入力や数値の集計・計算といった処理を想定している場合は、あらかじめ関数や計算式などを検討しておきます。
出力様式の設計
次に、帳票の出力様式の設計を行います。
帳票は、紙面に印刷して取り扱う場合や、電子データとして取り扱う場合など、帳票の種類や送付先によって出力様式を使い分けるケースがあります。
出力様式によって見やすいレイアウトやフォントなどを工夫する必要があるため、帳票様式の設計前に出力様式を決定しておきましょう。
帳票様式の設計
レイアウトやフォントなどの帳票様式を設計します。
視認性・利便性を考慮して、フィールドの配置を調整するとともに、罫線の有無やフォントの色やサイズ、表組みなど、細かな部分の調整を行いましょう。
帳票の使い勝手に影響する部分ですので、実際に帳票を利用する人の意見も取り入れつつ設計を行うことをおすすめします。
帳票元データの設計
帳票の入力内容となる元データの設計を行います。
商品名や金額、顧客情報など、帳票に入力する内容をデータベース化しておくことで、必要な情報をスムーズに呼び出すことができ、表記ゆれなども防ぐことが可能です。
印刷した帳票に手書きで入力する場合は不要ですが、帳票作成を効率的に行うためにも、帳票元データを事前に設計しておきましょう。
エクセルによる帳票設計でよくある課題
帳票設計は、専用の帳票システム・ツールを利用して設計するほか、エクセル（Excel）などの表計算ソフトを利用して設計する方法があります。
エクセルは多くの企業で導入されていることから、追加コストをかけることなく帳票設計を行えるのがメリットですが、以下のような課題も存在します。
- 入力ミスが発生しやすい
- 版管理が煩雑化しやすい
- 設計・メンテナンスが属人化しやすい
では、エクセルを使った帳票設計のデメリットについて詳しく見ていきましょう。
入力ミスが発生しやすい
エクセルで設計した帳票は、誤入力などのミスが発生しやすいと言えます。
とくに、フィールドの保護や入力チェックなどを行っていない場合、誤記入や入力漏れなどが起こりやすく、誤って関数や数式を変更・削除してしまうといったトラブルも考えられるでしょう。
版管理が煩雑化しやすい
エクセルによる帳票設計でよくある課題として、版管理の煩雑化が挙げられます。
エクセルで帳票設計を行っている場合、元となるエクセルファイルをコピーして、利用者が各自のローカル環境で作業するのが一般的です。
そのため、版管理（バージョン管理）が煩雑になりやすく、人によっては旧式のフォーマットを利用しているといった状況が発生しがちです。
設計・メンテナンスが属人化しやすい
エクセルの帳票設計にはマクロなどの専門知識が必要です。
帳票の追加や仕様変更などのたびに専門知識を有する担当者にメンテナンスをしてもらう必要があり、属人的な運用になりやすいと言えます。
また、前任者から帳票設計を引き継いだものの、設定されている関数や数式の仕組みが理解できず、結局一から帳票を設計しなければならないというケースも考えられるでしょう。
帳票設計の効率化なら「SVF Cloud」
先述したようなエクセルによる帳票設計の課題を解消するには、専用の帳票システム・ツールの導入が有効です。
なかでもおすすめしたいのが、ウイングアークが提供するクラウド帳票サービス「SVF Cloud（エスブイエフ クラウド）」です。
「SVF Cloud」は、あらゆる帳票をクラウドで出力することが可能な帳票基盤ソリューションです。
では、「SVF Cloud」の特徴を見ていきましょう。
ノンプログラミングで帳票設計が可能
「SVF Cloud」は、あらゆる帳票を設計可能なレイアウト作成ツールを搭載しています。
新たに帳票を作成する場合も、既存の帳票を再現する場合も、ノンプログラミングで簡単に設計することが可能です。
また、業務システム・他アプリケーションとのデータ連携・マッピングにより、効率的な帳票作成を実現します。
豊富な出力形態から選択可能
「SVF Cloud」は、さまざまな出力形態に対応しています。
電子データとしての出力はもちろん、社内プリンターでの直接印刷、電子保管、FAX、メールなど、豊富な出力形態に対応しているので、自社の業務プロセスにとって最適な帳票出力を選ぶことが可能です。
高度なセキュリティ
高度なセキュリティもまた、「SVF Cloud」の特徴と言えます。
帳票データの連携はセキュアな通信で行われ、利用状況やプリンター稼働状況をシステムログとして保存するため、証跡管理も容易に行うことができます。
システム連携でさらに便利に
「SVF Cloud」をお使いの業務システムと連携することで、帳票にまつわる業務をさらに効率化することが可能です。
SalesforceやServiceNowユーザー向けのモデルを展開しているほか、Web APIによるデータ連携により、帳票設計や運用の効率化・自動化を図ることが可能です。
また、同じくウイングアークが提供している電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」と組み合わせることで、帳票の設計・出力から配信、保存まで、帳票にまつわる一連の業務をデジタル化することができます。
「SVF」で帳票設計の効率化を推進した事例
最後に、「SVF Cloud」を利用して帳票設計の効率化を実現した事例をご紹介します。
国内・海外顧客向けの帳票発行業務を改善（駿河精機）
金型部品やFA機器、光学機器メーカーとして知られる駿河精機株式会社は、「SVF Cloud」の導入により帳票発行業務を改善しました。
同社の受注業務のプロセスは、顧客からFAXやメールで届いた注文情報を販売システムへ手入力するアナログな運用方法となっており、運用負荷だけでなく、保守・管理の面でも課題となっていました。
そこで同社は、見積・受注・債権管理の各システムをクラウドの「Salesforce」プラットフォームに集約することを決定。あわせて、帳票と文書を管理するための連携アプリとして「SVF Cloud」を採用し、受注センターにおける業務プロセスと帳票発行の仕組みの刷新に取り掛かりました。
「SVF Cloud」の導入後、Salesforceで一括管理している見積・受注・請求情報をSVF Cloudを介して帳票出力することが可能に。帳票の設計やカスタマイズも受注センター内で対応できるようになり、帳票にまつわる業務の手間やコストを削減することに成功しました。
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帳票の自動発行とWeb配信を実現（アスノシステム）
「会議室.COM」をはじめとしてサイト運営事業を手掛けるアスノシステム株式会社は、「SVF Cloud」と「invoiceAgent」の導入により、帳票の自動発行とWeb配信の仕組みを構築しました。
事務処理の効率化を目的に2016年に「Salesforce」を導入していた同社ですが、見積書や請求書の作成についてはエクセルやパワーポイントを利用しており、担当者が各自手作業で対応していました。しかし、手作業での帳票作成は帳票や採番簿の管理が煩雑で、記入ミス等による再発行対応の負担も小さくありませんでした。
ビジネスの拡大に伴い事務処理の負担が増加していくなかで、帳票処理の自動化・電子化が重要課題として浮上。「Salesforce」のデータから見積書や請求書を自動発行するシステムを目指し、「SVF Cloud」の導入を決断しました。システム選定では、「Salesforce」で管理しているデータを容易に帳票化することができ、新たな帳票の追加も簡単に行える点が決め手となりました。
「SVF Cloud」の導入後、「Salesforce」から帳票を直接発行することが可能に。さらにコロナ禍には「invoiceAgent」を導入し、発行した帳票をWeb配信する仕組みを構築。
「SVF Cloud」と「invoiceAgent」の導入により、帳票発行から配信まで一気通貫で効率的に行える基盤が整いました。
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まとめ
今回は、帳票設計の基本的な知識や手順、効率化に役立つソリューションをご紹介しました。帳票は事業活動を行う上で重要な書類であり、自社に合った帳票を利用することで業務の効率性を高めることが可能です。
エクセルなどの表計算ソフトでも帳票設計することは可能ですが、効率化を図るのであれば専用の帳票システム・ツールを利用することをおすすめします。
帳票設計に課題を感じている企業は、記事内でご紹介した「SVF Cloud」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
