手作業の請求書発行・処理でよくある課題
請求書発行・処理の自動化について説明する前に、まずは手作業による請求書発行・処理でよくある課題について見ていきましょう。
担当者への負担集中
手作業による請求書発行・処理でよくある課題として、担当者への負担集中が挙げられます。
請求書発行であれば、印刷した請求書を送付先ごとに仕分けし、封入封緘を行ったうえで発送しなければなりません。取引先から受領した請求書については、記載内容を確認し支払依頼書の作成や会計システムへの入力、仕分け・ファイリングして保存といった作業が発生します。インボイス制度が始まったことで確認事項が増え、その負担は以前よりも増しています。
請求書の発行・処理は、月末月初などの期間に集中するケースが一般的であり、担当者にとって大きな負担となってしまうケースが少なくありません。
手作業によるミスのリスク
請求書の発行や処理は、企業のお金の動きに直結する業務であることから正確性が求められます。しかし、手作業での請求書発行・処理はミスが発生してしまうリスクが小さくありません。
たとえば、請求書の記載内容のミスや会計システムなどへの入力時のミス、封入封緘時の入れ間違えや送付先のミスなど、一連の業務プロセスのなかで人手による作業が介在するほどミスのリスクは高まってしまうでしょう。
テレワーク導入・定着を阻害
紙ベースの請求書発行・処理がテレワークの導入・定着を阻害してしまうケースも考えられます。
たとえば請求書を発行する際には、書面の印刷や押印、封入封緘、発送など、オフィスや決まった場所でしか行えない作業が多々発生します。取引先から受領する請求書の処理に関しても、オフィスでの受け取りや仕分け作業など、自宅で行うのが困難な作業が発生してしまいます。
このように、請求書の発行や処理のために出社せざるを得ない状況は少なくなく、テレワークの導入・定着が阻害されてしまうケースがあるのです。
請求書発行・処理を自動化する方法
請求書の発行・処理の自動化を目指すには、請求書自体をデータ化して運用するアプローチが有効です。
請求書を紙媒体で扱う場合、インサーター（封入封緘機）や郵送代行サービス、処理業務のアウトソーシングなどを利用することもできますが、あくまでも業務プロセスの一部を自動化・省力化するに過ぎません。
一方、請求書を電子データとして扱うことで、案件管理システムや会計システムなどとの連携が可能になり、請求書の発行・処理はもちろん、その前後の業務まで自動化を目指すことができます。
たとえば請求書発行であれば、案件管理システムに登録された情報から帳票作成システムなどを介して請求書データを出力し、帳票配信サービスなどで取引先に配信することが可能です。請求書の処理であれば、取引先から受領した紙の請求書をOCRツールなどでデータ化し、RPAツールを介して会計システムなどに自動入力するような仕組みを構築することもできます。
請求書発行・処理の自動化なら「invoiceAgent」
次は、請求書の発行・受領の自動化に役立つ具体的なソリューションとして、ウイングアークが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。
帳票データの送受信を可能にする「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書をはじめとした帳票データの送受信を実現するソリューションです。
PDFファイルをアップロードするだけで取引先にWeb配信することができ、取引先から発行される関連帳票も「invoiceAgent」を介して受け取ることができます。連続帳票として出力されるPDFファイルであっても、自動で分割・仕分けを実行して効率的に配信でき、同じくウイングアークが提供する「SVF Cloud」と組み合わせれば、請求書の出力から配信まで一気通貫で実現することも可能です。
また、デジタルインボイスの規格である「Peppol」経由のデータ送受信や受領した適格請求書のデータ化、適格請求書発行事業者の登録確認も行えるため、インボイス制度への対応という面でも役立てることができるでしょう。
紙文書を効率的にデータ化する「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、取引先から受領する請求書など紙媒体の帳票のデータ化を実現するソリューションです。
高精度な5つのOCR／AI OCRエンジンを搭載しており、帳票の種類や特徴に応じて適切なOCR／AI OCRエンジンを選択したり組み合わせたりして処理を実行することが可能です。
歪みや傾きなどの自動補正機能も備わっているので、認識率の低下を防ぎつつ効率的にデータ化を進めることができます。請求書の授受を電子化するにあたり、すべての取引先が請求書をデータで送付してくれるとは限らないでしょう。また、紙媒体で保存している過去の請求書原本や控えをデータ化するのにも「invoiceAgent AI OCR」は役立つでしょう。
帳票データの一元管理を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、請求書を含むあらゆる帳票データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent」で発行・受領したりデータ化した帳票はもちろん、他システムで出力した帳票データもまとめて取り込み、あらかじめ設定してあるルールに基づき自動で仕分け・保存を実行します。
保存した帳票データは、取引日付や取引先名、金額といったさまざまな条件で検索することができるので、必要に応じて速やかに参照・出力することができます。
また、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんなどの不正防止・検知に有効な証跡管理機能も備わっています。
「invoiceAgent」で請求書発行・処理を自動化した事例
最後に、「invoiceAgent」で請求書の発行・処理業務を自動化した事例をご紹介します。
請求書発行の自動化・Web配信で作業時間を1/3に短縮（アスノシステム）
「会議室.COM」などのサイト運営事業を手掛けるアスノシステム株式会社は、「invoiceAgent」を導入して請求書発行の作業時間を短縮することに成功しました。
2016年にSalesforceを導入して案件管理の一元化を実現していた同社ですが、請求書などの帳票作成についてはExcelやPowerPointなどを使って担当者が個別に手作業で行っている状況でした。また、「会議室.COM」に関する案件のみ自社開発の請求書発行管理システムを使っていたものの、Salesforceと連携されていないため作業が煩雑で、ミスによる再発行の負担も課題となっていました。
そこで同社は、Salesforceに登録されたデータから請求書などの帳票を直接発行できる仕組みを目指し、「SVF Cloud」を導入。Excelなどを使った手作業の帳票作成が不要になり、同社の帳票発行業務は大幅に効率化されました。
さらに同社は、コロナ禍で請求書をデータで送付してほしいというニーズが高まったことをきっかけに、請求書のWeb配信についても検討開始。先行導入していた「SVF Cloud」や「Salesforce」との親和性が高いことに加え、シンプルな操作性に惹かれ「invoiceAgent」の導入を決定しました。
「invoiceAgent」の導入後、請求書の発行から配信までを一気通貫で実行できる環境が整い、請求書発行にかかる作業時間を従来の3分の1まで短縮することに成功しています。
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請求書処理業務の自動化を推進（武蔵コーポレーション）
収益用不動産の売買・仲介・賃貸管理を手掛ける武蔵コーポレーション株式会社は、請求書の事務処理を自動化する仕組みを目指し「invoiceAgent」を導入しました。
同社では2017年、ウイングアークが提供するBIダッシュボード「MotionBoard Cloud」と帳票基盤ソリューション「SVF Cloud」の連携により、帳票自動出力の仕組みを構築していました。
契約書類の出力作業を大幅短縮することに成果を得た同社が次に取り組んだのが、請求書にまつわる事務処理の効率化・自動化でした。
同社の請求処理業務は、主要項目にデータを記載したPDF形式の請求書を同社で用意し、取引先各社は同社から受け取った請求書の内容を確認したうえで印刷し、必要事項を手書きで記入・修正して返送するという流れとなっています。しかし、毎月処理する請求書の件数は数百枚に達し、データ再入力の手間や各種システムとの突合作業・修正作業などに多くの工数を要していました。
そこで同社は、先述した「MotionBoard Cloud」および「SVF Cloud」と組み合わせて、請求書の処理を自動化する仕組みとして「invoiceAgent」の導入を決定。
「SVF Cloud」で作成する請求書に各種情報を網羅したQRコードを付加して発行し、取引先各社から返ってくる請求書をOCRでスキャンしてBridgeサービス経由で「invoiceAgent」にアップロードすることで正確にデータ化する仕組みを構築しました。
これにより、広告料に関する請求書の処理工数が半減し、年間185時間の工数削減を実現。また、修繕に関する請求書に関しては、従来の3分の1から4分の1程度まで工数が短縮され、年間1000時間以上の業務削減効果を見込んでいます。さらに、最終目標であるRPA連携による自動化が実現すれば、人手による作業はほとんどなくなる想定となっています。
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まとめ
今回は、請求書の発行や処理を自動化する方法や有効なソリューション、成功事例をご紹介しました。インボイス制度の開始により、請求書関連業務の効率化は今まで以上に重要になっています。
そして、請求書発行・処理の自動化に有効なソリューションのひとつが、記事内でご紹介した「invoiceAgent」です。
請求関連業務の効率に課題を感じている企業や効率化・自動化を目指している企業は、今回ご紹介した「invoiceAgent」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
