「オンプレミス型」と「クラウド型」とは？
まずは、「オンプレミス」や「クラウド」が何を意味するのか確認していきましょう。
オンプレミスとは？
「オンプレミス」とは、システム構築に必要なサーバーや通信環境などを自社で用意して管理・運用する形態を指します。
後述するクラウドサービスが普及し始めるまでは、ITシステムの利用環境といえばオンプレミスが主流でした。
クラウドとは？
「クラウド」とは、自社でサーバーやハードウェアを保有していなくても、インターネット経由でシステムを利用できる形態を指します。
自社でサーバーなどのITリソースを用意する必要がなく、初期コストを抑えてスムーズに利用を開始できることから、近年はクラウド型のITシステムが主流になりつつあります。
オンプレミス型の文書管理システムのメリット・デメリット
オンプレミス型の文書管理システムについて、主なメリット・デメリットをご紹介します。
オンプレミス型のメリット
オンプレミス型の文書管理システムのメリットとして、カスタマイズ性に優れている点を挙げることができます。
自社の業務フローにあわせて機能を拡充したり、外部システムと連携したりと、柔軟にカスタマイズすることが可能です。
また、社内ネットワークでの利用が基本であり、自社サーバーで文書データを管理するため、セキュリティ強度を自社でコントロールすることができます。
オンプレミス型のデメリット
オンプレミス型の文書管理システムのデメリットとして、クラウド型に比べて初期コストが高いという点を挙げることができます。
自社でサーバーや通信環境を用意する必要があるため、クラウド型の文書管理システムと比べると初期費用が高額になりがちで、システムのバージョンアップに都度費用が発生するのが一般的です。
また、社内でリソースを確保してメンテナンス・保守を行い、障害や災害が発生した際の対応やバックアップなども自社で行う必要があります。
クラウド型の文書管理システムのメリット・デメリット
次に、クラウド型の文書管理システムの主なメリット・デメリットを見ていきましょう。
クラウド型のメリット
クラウド型の文書管理システムは、サーバーなどのITリソースを自社で用意する必要がないため、コストを抑えつつ、速やかに利用を開始することができます。
インターネットを介してシステムを利用するため、勤務場所に縛られることなく利用できるのもクラウド型のメリットだと言えます。
さらに、システムのバージョンアップやデータのバックアップ、災害・障害発生時の対応などはベンダー側が対応するため、保守・メンテナンスに社内リソースを必要としない点も魅力です。
クラウド型のデメリット
クラウド型の文書管理システムは、オプションによって機能を拡充したり、互換性のあるシステム・ツールと連携することで一定のカスタマイズは可能なものの、自社の要望に応じた設計・開発が可能なオンプレミス型と比べると自由度は劣ると言えるでしょう。
また、クラウド型の場合はインターネット経由でシステムを利用し、ベンダーが提供するサーバー上でデータを保管することになるため、情報漏えいなどのセキュリティリスクが不安視されるケースもあります。
多くの場合、ベンダー側で厳重なセキュリティ対策を行っていますが、システム選定の際はセキュリティ体制について確認するべきだと言えるでしょう。
文書管理システムでオンプレミスorクラウドを選ぶポイント
オンプレミス型の文書管理システムとクラウド型の文書管理システム、どちらも異なるメリット・デメリットがあることをお伝えしました。
次は、オンプレミス型とクラウド型、それぞれどのような企業におすすめなのかをご紹介します。
オンプレミス型の文書管理システムを選ぶべき企業
オンプレミス型の文書管理システムがおすすめの企業の特徴として、以下の3点を挙げることができます。
- 自社に合った独自のカスタマイズをしたい
- セキュリティ体制を独自に構築したい
- システムのメンテナンス・保守に十分なリソースを割ける
すでに導入している業務システムとの連携や、自社の業務フローに合わせた機能拡張など、独自にカスタマイズをしていきたいと考えているのであれば、自由に設計・開発可能なオンプレミス型の文書管理システムが有力な選択肢となります。
重要な文書データを自社サーバーで管理し、独自に堅牢なセキュリティを構築したい場合も、オンプレミス型を導入するべきだと言えるでしょう。
ただし、システムのメンテナンス・保守は自社で行う必要があるため、社内で十分なリソースを割けることが重要なポイントとなります。
クラウド型の文書管理システムを選ぶべき企業
クラウド型の文書管理システムが適している企業の特徴として、以下の3点を挙げることができます。
- 初期費用を抑えて導入したい
- スモールスタートで利用を開始したい
- システムのメンテナンス・保守をお任せしたい
できるだけコストを抑えて導入したいと考えているのであれば、初期投資が不要なクラウド型が適しています。
ユーザー数に応じた従量課金制で利用できる場合も多いため、小人数での利用や社内の一部門からスモールスタートしたい場合にもクラウド型がおすすめです。
また、システムのメンテナンス・保守をベンダー側にお任せすることができるので、専任の担当者を立てるのが難しい場合にも有力な選択肢となるでしょう。
文書管理システムなら「invoiceAgent 文書管理」
ここまでは、オンプレミス型とクラウド型の文書管理システムが、それぞれどのような企業におすすめかをご紹介してきました。
次は、自社の体制や目的に合わせてオンプレミス・クラウドを選べる文書管理システム、「invoiceAgent 文書管理（インボイスエージェント文書管理）」をご紹介します。
電子帳簿保存法の要件を満たしている証である「JIIMA認証」を取得しているため、文書の電子保存とそれに伴う法対応を同時に実現可能です。
では、「invoiceAgent 文書管理」の特徴を見ていきましょう。
自社に合った利用環境（オンプレミス・クラウド）を選択可能
「invoiceAgent 文書管理」はオンプレミス版とクラウド版を提供しているので、自社に合った利用環境を選ぶことができます。
オンプレミス版・クラウド版のどちらも、「Entry」「Lite」「Standard」「Pro」「Enterprise」という5つのプランを用意しており、「Entry」プランなら初期費用0円・月額3万円から利用可能です。
改ざんを防止して文書データの原本性を保つ「タイムスタンプ機能」や、紙文書をデータ化する「AI OCR機能」など、利用したい機能によってプランを選択したり、オプションを追加したりできるので、自社に合った文書管理基盤を構築することができるでしょう。
文書のライフサイクルマネジメントを効率化
「invoiceAgent 文書管理」は、OCR機能でデータ化した文書や、他システムで作成・出力した文書をまとめて取り込んで一元管理することができます。
取り込んだ文書は、事前に設定したルールに基づき自動で仕分け・保存されるため、手作業や目視による工数を大幅に削減可能です。
また、高度な検索機能を備えているため、取引先名や日付、金額など、さまざまな条件を組み合わせて文書を検索することができます。
さらに、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんの防止・検知に役立つ証跡管理機能を備えているため、文書のライフサイクルマネジメントを効率的かつ安全に行うことができるでしょう。
充実のサポートでシステム活用・定着を促進
システムの導入から活用・定着までサポートする体制が整っている点も、「invoiceAgent 文書管理」の特徴です。
無償のベーシックサポートのほか、専任のカスタマーサクセスマネージャー（CMS）がシステム構築から活用・定着まで伴走してサポートするオンボーディングプログラム、文書情報管理士による法対応支援サービスも用意。
さらに、システムを最大限活用するためのスキルを学べるオンラインプラットフォーム「Customer Success Academy（カスタマーサクセスアカデミー）」や、ユーザー同士でノウハウ共有や情報交換ができるユーザーコミュニティ―「nest（ネスト）」も利用できるため、ユーザー自身でシステム活用を推進していける環境が整っています。
「invoiceAgent 文書管理」を活用した事例
最後に、「invoiceAgent 文書管理」を導入した企業の事例をご紹介します。
クラウド化とAPI連携により図面管理・活用を効率化（京都電子工業）
分析計測機器の専門メーカーである京都電子工業株式会社は、「invoiceAgent」の導入により図面管理・活用業務のクラウド化およびAPI連携によってシステム環境をアップデートしました。
同社では従来、製品設計・製造に使用する図面やマニュアルの管理に、スタンドアローン型の文書管理システムを利用していました。
しかし、製造現場で図面を見ながら作業をしたり、導入先の製品修理の際に資料を持ち出したりする必要があり、印刷や持参の手間などが発生していました。
また、当時利用していた文書管理システムは外部連携ができず、シームレスにデータへアクセスできないため、業務効率の面でも課題となっていました。
そこで同社は、図面管理・活用のデジタル化を決断。
図面管理に携わるメンバーが製品の選定を行い、Web APIの検索性やシステム連携の柔軟性などが決め手となってクラウド型の「invoiceAgent 文書管理」の導入に至りました。
モバイルPCやタブレットがあればどこでも図面を確認することが可能になったほか、製造系ERPとのAPI連携によって製品ロットと図面を紐づけ、必要なデータへ速やかにアクセスできる環境を構築することに成功しました。
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京都電子工業株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、文書管理システムの導入で迷ってしまいがちな、オンプレミスとクラウドの違いやメリット・デメリットについて紹介していきました。
文書管理システムを導入して有効活用していくためには、自社にあった利用環境を選択することが大切です。
これから文書管理システムを導入しようと考えている企業は、オンプレミス版・クラウド版を選択可能な「invoiceAgent 文書管理」をぜひご検討ください。
