PDFをテキスト化するには？テキスト変換して業務効率化につなげる方法

業務効率化更新日：2025.08.14

ペーパーレス化が進む昨今、紙ではなくPDFファイルで帳票のやり取りを行うケースが増えてきています。

しかし、PDFファイル内の情報をコピー＆ペーストすることができず、業務システムやExcelの管理シートなどへの入力・転記作業が大きな手間となっているケースは少なくありません。

本記事では、PDFのテキスト化に焦点を当てて、基礎知識や必要性、有効なソリューションをご紹介します。

ペーパーレス化を実践する3つのステップとは？

業務効率化・テレワーク実現に向けて、まず取り組むべき「ペーパーレス化」。

・ペーパーレス化により業務を効率化しテレワークを促進したい

・ペーパーレス化を実践するための手順が知りたい

こんな課題がある方へ、ペーパーレス化を実践するための3つのステップを解説します。

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PDFのテキスト化に関する基礎知識

PDFのテキスト化とは、PDFファイル内の情報を、選択・編集可能なテキストデータに変換することです。PDFをテキスト化することで、これまで手作業で行っていたPDFからのデータ入力・転記作業を効率化することができます。

まずは、PDFのテキスト化に取り組む上で覚えておきたい、PDFの種類やOCRについて確認していきましょう。

利便性が異なる2種類のPDF

じつは、PDFファイルにはテキスト情報を持つタイプと、テキスト情報を持たないタイプの2種類が存在します。

前者は、WordやExcel、帳票システムなどで作成した文書を、PDF形式で出力したものです。このタイプのPDFは、ファイル内部にテキスト情報やフォント情報が保持されているため、特別なツールを使わなくても文書内の文字情報を選択してコピーすることができます。ただし、作成時の設定によってはコピーが禁止されていたり、フォントが特殊でうまくコピーできなかったりする場合もあります。

後者は、紙の書類をスキャナで読み取って作成したPDFや、デジタルカメラで撮影した文書画像をPDF化したものです。このタイプのPDFは、ファイル内部にテキスト情報が含まれておらず、そのままでは文字を選択してコピー＆ペーストすることはできません。

後者のテキスト情報を持たないPDFを業務で扱う場合、あるいは前者のテキスト情報を持つPDFであってもコピーガードなどの制限が設定されている場合、システムへの入力・転記といった業務を効率化するためにもテキスト化が必要になるのです。

PDFのテキスト化に必要な「OCR」とは

PDFのテキスト化を実現する上で欠かせない技術が「OCR（Optical Character Recognition/Reader：光学的文字認識）」です。

OCRとは、紙文書やPDF形式の文書のなかから、文字情報の部分を読み取り、編集可能なテキストデータに変換する技術のこと。

つまり、テキスト情報を持たないPDFファイルにOCR処理を施すことで、ファイル内の情報をコピー＆ペーストしたり、検索可能なドキュメントとして保存したりすることが可能になります。また、RPA連携によって業務システムへの入力・転記を自動化することも実現可能です。

近年では、OCRとAI技術を組み合わせた「AI OCR」も登場しており、手書き文字も含むより高度な文字認識が可能になっています。

PDFをテキスト化するメリット

次に、PDFをテキスト化するメリットについて見ていきましょう。

業務スピードの向上

PDFをテキスト化することで、業務スピードの向上が見込めます。

業務上取り扱う帳票がテキスト情報を持たないPDF形式の場合、文書内の情報を基幹システムやExcelなどの管理シートに手作業で入力しなければなりません。

OCRツールを活用することで、これらの作業の多くを自動化できます。利用するツールによっては、大量のPDFであっても数分から数十分で記載情報をテキストデータ化することも可能です。

これにより、これまで入力作業に費やしていた時間を大幅に削減することができ、より高度な分析業務や業務プロセスの改善など、付加価値の高い仕事に充てることが可能になります。

入力・転記ミスの防止

PDFのテキスト化は、入力・転記ミスの防止にも有効です。

PDFの記載情報を手作業でシステムやExcelなどに入力・転記している場合、どれだけ注意深く作業したとしても、入力・転記ミスをゼロにすることは困難です。とくに、疲労が蓄積した状態や、時間に追われている状況では、そのリスクはさらに高まります。

入力・転記ミスは、後工程での修正作業による業務負荷の増大はもちろん、場合によっては顧客からの信頼失墜や金銭的な損失につながる可能性すらあります。

OCR技術によるPDFのテキスト化は、機械的に文字を認識するため、ヒューマンエラーを大幅に削減します。もちろん、OCRの認識精度も100%ではありませんが、近年の技術進歩、とりわけAI OCRの登場によりその精度は飛躍的に向上しています。誤認識があったとしても、全文を手入力するのに比べれば、確認・修正作業ははるかに短時間で済むでしょう。これにより、システムに入力されるデータの品質と信頼性が格段に向上し、業務全体の質を高めることに貢献します。

検索性の向上とデータ活用の高度化

PDFのテキスト化は、帳票の検索性を高め、データ活用の高度化に寄与します。

テキスト情報を持たない画像としてのPDFは、ファイル名以外でのキーワード検索が困難なため、膨大な書類のなかから必要な情報を探し出すのに多大な労力を要することがあります。

一方、PDFをテキスト化することで、ファイル内の全ての文字情報が検索対象となります。これにより、必要な情報を必要なときに、迅速かつ正確に見つけ出すことが可能になります。これは、日々の業務効率を上げるだけでなく、蓄積されたデータを貴重な情報資産として活用するための第一歩とも言えます。たとえば、過去の取引データを分析して傾向を把握したり、問い合わせ内容をテキストデータ化してFAQを充実させたりするなど、戦略的なデータ活用につなげることができるでしょう。

PDFのテキスト化なら「invoiceAgent AI OCR」

次は、PDFのテキスト化を実現するソリューションとして、ウイングアークが提供する「invoiceAgent AI OCR（インボイスエージェントエーアイオーシーアール）」をご紹介します。

効率的かつ高精度なデータ化を実現

「invoiceAgent AI OCR」は、活字・手書きを問わず、紙文書やPDFの情報をテキストデータ化するソリューションです。

高精度な複数のOCR／AI OCRエンジンを搭載しており、帳票の種類や特徴に合わせて最適なOCR／AI OCRを選択することが可能。1つの読み取り帳票に対して複数のOCR／AI OCRエンジンで並行処理を実行し、結果を比較することもできます。

また、読み取り帳票の歪みや傾きを自動補正する機能も備わっているので、認識率の低下を防ぎつつ、効率的に紙文書・PDFのテキストデータ化を実現します。

システム連携で一連の業務プロセスをデジタル化

システム連携で利便性を高めていける点も、「invoiceAgent AI OCR」の特徴です。

各種アダプターやWeb APIを用いることで、さまざまな業務システムやクラウドサービスとスムーズに連携できます。たとえば、AI OCRでデータ化したPDFの情報を、RPAツールを介して業務システムに自動で入力・転記することも可能です。

デジタル帳票基盤のイメージ

また、同じくウイングアーク製品である「SVF Cloud」や「invoiceAgent」シリーズと組み合わせれば、帳票の設計・出力からデータ化、法令に準拠した一元管理、企業間での配信・受領まで実現するデジタル帳票基盤を構築することもできます。PDFのテキスト化に留まらず、後続業務まで一気通貫でデジタル化を図ることができるでしょう。

「invoiceAgent」で業務効率化を実現した事例

最後に、「invoiceAgent」を活用してPDFのテキスト化を実現した事例をご紹介します。

PDF化したミルシートをAI OCRでデータ化（今井金商）

今井金商株式会社は、「invoiceAgent」を導入してミルシート（鋼材検査証明書）の管理を効率化しました。

鉄鋼製品の流通においては、メーカーが発行したミルシートを流通業者が保管し、製品の販売後はミルシートをコピーして記名・押印の上、需要者に受け渡す必要があります。ミルシート管理の効率化は鉄鋼卸売業界の懸案事項であり、これは今井金商においても同様でした。同社ではミルシートをPDF化して保存していたものの、膨大な枚数を保存しているため多くの読み込み時間がかかり、印刷・押印の手間も負担となっていました。

そこで同社は、「invoiceAgent」を活用してミルシートの保管から印刷・押印までを完結させる仕組み作りに着手。

PDF形式のミルシートをOCR機能でデータ化し、適切なフォルダに自動振り分けする仕組みを構築。さらに、印刷時に対象のミルシートを選択するだけで、取引先が求める要件を満たすPDFが印刷対象用のフォルダに格納され、一括で印刷指示を行うことが可能に。10人ほどで対応していた作業を1〜2人で対応できるようになり、業務負担が大幅削減するなど、確かな成果を実感されています。

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OCR活用で業務効率化とコスト削減を実現（丸木医科器械）

丸木医科器械株式会社は、「invoiceAgent」の導入により、社外から受け取る帳票類の電子保管を実現しました。

同社では従来、取引先とのやり取りをFAXなどで行っており、注文書や請求書、納品書といった紙の取引帳票が大量に発生していました。その数は年間約40万枚にも達し、基幹システムへの入力作業の負荷や保管コストが課題に。

そうしたなか、コロナ禍における電子取引促進の機運上昇や、電帳法改正による要件緩和が決定したこともあり、社外から受け取る帳票類を含む文書の電子保管に着手することとなりました。

システム選定の末、OCRの利用コストを抑えることができ、なおかつ文書管理まで行える「invoiceAgent」の導入を決定。PDF形式の注文書や納品書にOCR処理を施して「invoiceAgent」に取り込み、中間アプリを介して販売管理システムにデータを受け渡す仕組みを構築しました。これにより、紙文書の保存コストや印刷コストが大幅削減され、改正電帳法の要件を満たす形での業務改善およびガバナンス強化を実現しました。

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