「invoiceAgent 文書管理」とはどんなサービス？
「invoiceAgent 文書管理（インボイスエージェント文書管理）」とは、企業が扱うあらゆる文書データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent」や他システムで作成・出力した文書データをまとめて取り込み、あらかじめ設定してあるルールに基づき自動で仕分け・保存を実行します。
保存した文書データにはタイムスタンプが付与され、証跡情報も記録・確認できるため、改ざんなどの不正を防止・検知することが可能です。
また、高度な検索機能により、日付や取引先名、金額などさまざまな条件を組み合わせて文書データを検索することができます。
保存期間に応じた自動削除機能も備わっており、文書のライフサイクルを適切に管理することが可能です。
電子帳簿保存法の要件を満たす証である「JIIMA認証」を取得しているほか、インボイス制度における適格請求書の仕分けや照合にも対応しているので、法対応の面でも有効です。
「invoiceAgent 文書管理」の評判・口コミ
では、法人向けIT製品比較サイト「ITトレンド」に掲載されているユーザーからの評判・口コミをご紹介します。
（1）情報処理・SI・ソフトウェア業のユーザーからの評判・口コミ
ひとつめの評判・口コミは、契約書の管理に「invoiceAgent」を活用しているユーザーのレビューです。
文書管理の効率化に成果を実感しており、共有機能や検索機能の使い勝手について評価しています。
効率的な文書管理を実現できる点が素晴らしいです。文書のアップロードから検索までスムーズに行うことができ時間を節約できました。共有機能も優れており、チーム全体でリアルタイムに文書にアクセスできるので、コラボレーションが格段に向上しました。
（中略）
契約書の書類管理が改善されました。以前は書類の整理に手間取り、必要な書類を見つけるのに時間がかかっていましたが、現在は簡単に検索・アクセスできるようになりました。結果として、重要な契約を逃すリスクが減り、ビジネスの信頼性が向上しました。
（出典元：効率的な文書管理が可能な優れたサービス｜invoiceAgent｜ITトレンド）
（2）建設業のユーザーからの評判・口コミ
また、別のユーザーは「invoiceAgent」の評判・口コミとして以下のような感想を寄せています。
このユーザーは電子帳簿保存法に対応できた点をメリットとして挙げているほか、運用開始までのサポートの手厚さについても評価しています。
類似製品と比較して検索機能が充実しており、将来的な社内展開を鑑みた際に活用できると考え導入を決めました。運用開始を目指し準備する中でサポートへの問い合わせを頻繁に利用しましたが迅速かつ丁寧な対応をしていただき、非常に助かりました。
（中略）
第一のメリットとしては製品導入のきっかけとなりました、電子帳簿保存法改正に対応できたことです。併せて、今まで社内に点在していた資料をinvoiceAgentに一元管理する仕組みを構築することができました。
（出典元：柔軟な検索機能と手厚いサポート体制｜invoiceAgent｜ITトレンド）
「invoiceAgent 文書管理」導入企業の声
続いて、ウイングアーク１ｓｔが実施した導入企業へのインタビューのなかから、「invoiceAgent 文書管理」に対するお客様の声を紹介します。
電帳法に則った文書管理の基盤を構築（将軍ジャパン／サービス業）
理美容店舗の運営やフランチャイズ運営など多角的に事業を展開する株式会社将軍ジャパンは、「invoiceAgent 文書管理」を導入して請求書回付の電子化を実現しました。
AI OCR製品を導入するなど、以前よりITシステム導入による業務効率化に積極的であった同社ですが、請求書の処理業務に課題を抱えていました。
当時の請求書処理フローは、本社の店舗責任者が担当店舗分を確認して承認し、続いて経営層が承認してから決裁という流れでしたが、最終承認に至るまでには多くの確認工数と時間を要していました。
こうした背景もあり、同社は承認を迅速化できるように電子化の手段を模索。
インボイス制度や電帳法への対応についても検討するなかで、「invoiceAgent」の存在を知ることとなりました。
法制度対応にとどまらない多方面での業務効率化が可能だと判断し、「invoiceAgent」の導入を決断しました。
当時の状況について、経理部の宮崎氏は以下のように振り返っています。
「いくつかの電帳法対応ソリューションを比較しましたが、invoiceAgentなら法制度対応だけでなく、懸案だった請求書承認業務の電子化まで実現できることが決め手になりました。」
2023年10月時点では、本格的な運用に向けて運用方法を詳細に詰めたり設定を施している段階ですが、出張中でもタブレットなどを利用して回付できるデジタルワークフローの実現を予定しています。
丹波氏は「店舗責任者や役員の不在が重なると承認を経て決裁までのレビューに4週間かかることもありましたが、その期間は最短1週間程度まで大幅に短縮できると期待しています」と述べるなど、導入開始後の効果について大きな期待を寄せています。
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グループ会社全体の改正電帳法対応を推進（住友不動産／不動産業）
住友グループの総合不動産会社である住友不動産株式会社は、「invoiceAgent 文書管理」を活用して取引先から受領する電子請求書の承認と保管における業務効率化を実現しました。
紙のやり取りが多い不動産業界の特性に加え、同社は事業規模の大きさから取引量が多く、業務効率化を図る上でペーパーレス化が課題となっていました。
そこで同社では、社内の申請書類やオフィスビルのテナント宛に発行する請求書など、一部帳票の電子化を進めていましたが、その過程で電子帳簿保存法の改正が決定。
電子帳簿保存法の改正を機に、取引先から送られてくる請求書を改正電帳法の要件に則した形で電子保存するためのシステム対応を決定し、複数製品の比較検討を経て「invoiceAgent 文書管理」の導入に至りました。
プロジェクトを統括した岩田氏は、「invoiceAgent 文書管理」を選定した理由について以下のように振り返っています。
「受領の請求書から電子保存を始めるという我々の方針に対し、規模的に見合っていたことに加えて、製品の機能としてAI OCR機能も搭載されており、それらを活用すれば将来的に他の業務効率化にもつなげられる点を評価しました。特に決め手となったのが、導入実績の豊富さです。複数パターンの導入事例が紹介されていたため、当社のケースにマッチしたシステム活用をイメージしやすかったことが大きかったです。」
導入後、単に書類を電子保存するだけでなく、請求書の受領から支払承認までのワークフローを兼ね備え、伝票と確証のペーパーレス化につながる仕組みを構築。
グループ全体で700ユーザーが「invoiceAgent 文書管理」を利用し、年間約3万枚規模の請求書の電子保存に対応する見通しとなっています。
今後の構想について岩田氏は「受取請求書以外にも、電子文書管理の対象範囲を増やしたいと考えています。AI OCRの活用や、ワークフロー連携の範囲を会計システムにまで広げることも検討中です」と語るなど、同社はさらなるペーパーレス化を進めていく計画です。
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「invoiceAgent 文書管理」が選ばれる3つの理由
ここまでみてきたユーザーの声を踏まえて、「invoiceAgent 文書管理」が選ばれる理由を確認していきましょう。
1.文書管理の効率化を叶える充実の機能
「invoiceAgent 文書管理」が選ばれる理由として、業務効率化を叶える充実の機能を挙げることができます。
社内に点在する文書を「invoiceAgent 文書管理」上で一元管理することができ、仕分けや整理に費やしていた時間も削減可能。また、高度な検索機能で必要な文書に速やかにアクセスすることができます。
証跡管理機能や保存期間を満たした文書の自動削除機能も備わっているので、効率的かつ安全に文書管理に取り組むことができるでしょう。
2.電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法への対応も、「invoiceAgent 文書管理」が選ばれる理由のひとつです。
近年の法改正により電帳法対応の要件は緩和されているものの、社内で独自に運用ルールや体制を整えるのはまだまだハードルが低いとは言えません。
「invoiceAgent 文書管理」は電子帳簿保存法の要件を満たすソフトウェアの証である「JIIMA認証」を取得しており、「電子帳簿保存法支援サービス」としてご利用いただけるので、スムーズに電帳法対応を目指すことができるでしょう。
3.拡張性の高さ
「invoiceAgent 文書管理」が選ばれる理由として、拡張性の高さも挙げられます。
「invoiceAgent」シリーズや帳票基盤ソリューション「SVF」「SVF Cloud」などのウイングアーク１ｓｔ製品はもちろん、各種アダプターやWeb APIを用いてワークフローやSFA、RPAなどの外部システム・ツールとも柔軟に連携することができます。
自社が抱える課題や目的に応じて機能を拡張していける点は、全社的なDX推進という面でも非常に有用だと言えるでしょう。
ライセンスと価格体系
「invoiceAgent 文書管理」は、オンプレミス版とクラウド版が用意されており、利用規模に応じてそれぞれ以下5つのプランからお選びいただけます。
- Enterprise
- Pro
- Standard
- Lite
- Entry
月額費用はユーザー数・ストレージ容量・AI OCRの処理画像数による従量課金制で、Entryプランでユーザー数10名以下なら初期費用0円の月額3万円からご利用いただけます。
お客様のご要件に合わせたプランと概算費用をご確認いただけるシミュレーションもございますので、ぜひお試しください。
まとめ
今回は、ウイングアーク１ｓｔが提供する文書管理ソリューション「invoiceAgent 文書管理」の評判や口コミ、導入事例をご紹介しました。
「invoiceAgent 文書管理」は、企業が扱うあらゆる文書の一元管理を実現し、コスト削減、ガバナンス強化、ペーパーレス化を実現します。
さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令にも対応可能です。
文書管理に課題を感じている企業や効率化を目指している企業は、ぜひお気軽に「invoiceAgent 文書管理」についてお問い合わせください。
