領収書にタイムスタンプは必要？
まずは基礎知識として、タイムスタンプとは何か、そして領収書にタイムスタンプは必要なのかを見ていきましょう。
そもそもタイムスタンプとは？
そもそもタイムスタンプとは、領収書などの電子データが作成された日時を記録・証明する技術のこと。「時刻認証」と呼ぶケースもあります。
電子的に発行・授受した領収書にタイムスタンプを付与することで、「その時刻に電子文書が存在したこと」と「その時刻以降に改ざんされていないこと」を証明できます。
ビジネス文書の電子化・ペーパーレス化に対する機運が高まるなか、文書データの信頼性を担保する上でタイムスタンプは非常に重要だと言えるでしょう。
領収書を電子保存する場合、タイムスタンプが必要になるケースも
次に、領収書におけるタイムスタンプの要否について確認していきましょう。
結論から述べると、領収書を電子データとして授受・保存する場合、タイムスタンプの付与が必要になるケースがあります。
領収書などの国税関係書類を電子データとして保存する場合、電子帳簿保存法（通称：電帳法）への対応が必要です。そして、電帳法では「真実性の確保」という要件が定められており、これを満たすのにタイムスタンプが必要になるケースがあるのです。
なお、電帳法対応に用いるタイムスタンプは、以下のような要件を満たしている必要があります。
- 総務省が認定する時刻認定事業者によるものであること
- データが変更されていないことを確認できること
- 課税期間中の任意期間を指定して、まとめて一括検証できること
領収書にタイムスタンプが必要なケースをチェック！
領収書を電子保存する場合、タイムスタンプが必要になるケースがあるとお伝えしましたが、もう少し詳しく見ていきましょう。
領収書へのタイムスタンプ付与が必要なパターン
電子帳簿保存法には、以下のように3つの保存区分が存在します。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引
このうち、タイムスタンプが必要になるケースがあるのが「スキャナ保存」と「電子取引」です。
スキャナ保存とは、取引先から紙で受領した領収書や、自社で発行した領収書の控えなどをスキャナなどでデータ化して保存する場合の区分です。スキャナ保存においては、保存する文書データへのタイムスタンプ付与が原則必要となります。
もう一方の電子取引は、領収書などの取引情報を電子データとして授受する場合の区分です。電子取引において「真実性の確保」を満たすにはいくつかの方法があり、タイムスタンプで対応する方法も存在します。
具体的には、タイムスタンプを付与した後に取引情報の授受を行うパターンと、取引情報を授受した後に速やかにタイムスタンプを付与するパターンです。
領収書へのタイムスタンプが不要なパターン
領収書を電子的に保存・授受する場合であっても、タイムスタンプが不要になるケースも存在します。
たとえばスキャナ保存において、記録事項の削除や訂正の履歴が残るシステムを使用する場合や、スキャンによるデータ入⼒・保存が法令上の期限内に行なわれたことを客観的に確認できる場合、タイムスタンプの付与は必要ありません。
また電子取引においても、記録事項の削除や訂正の履歴が残るシステムを使用する場合や、「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を整備・運用する場合においては、タイムスタンプの付与は不要になります。
法改正によるタイムスタンプ要件の緩和について
電子帳簿保存法は、これまでに幾度かの改正が行われており、近年の改正ではタイムスタンプに関する要件についても変更がありました。
たとえば、先述したスキャナ保存におけるタイムスタンプ要件もそのひとつで、記録事項の削除や訂正の履歴が残るシステムを使う場合、およびスキャンによるデータ入⼒・保存が法令上の期限内に行なわれたことを客観的に確認できる場合には、タイムスタンプの付与が不要となっています。また、請求書をスキャナで読み取る際の自署も不要となっています。
さらに、以前はスキャナ保存する書類の受領からおおむね3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、現在はタイムスタンプの付与期間が最長約2か月＋概ね7営業日以内に延長されています。
領収書発行・受領の電帳法対応なら「invoiceAgent」
次は、領収書の発行・受領に関わる業務の電子化や電子帳簿保存法への対応を実現する方法として、ウイングアークが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。
「invoiceAgent」はJIIMA認証取得サービスであり、タイムスタンプを含む電子帳簿保存法で求められる要件に対応可能。さらに、「invoiceAgent」シリーズや、同じくウイングアークが提供する帳票基盤ソリューション「SVF Cloud」と連携することで、帳票の出力・データ化や一元管理、企業間での送受信まで一気通貫で実現するデジタル帳票基盤を構築することもできます。
では、「invoiceAgent」の特徴を見ていきましょう。
法令に準拠した文書管理なら「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、電帳法に準拠する形で領収書などの帳票データを保存・管理できるソリューションです。
「invoiceAgent」や「SVF Cloud」などのウイングアーク製品はもちろん、外部システムで出力・データ化した帳票もまとめて取り込み、自動で仕分け・保存を実行します。
保存した帳票は、さまざまな条件で検索することができ、電帳法で求められる検索機能要件にも対応可能です。
さらに、保存期間に応じた自動削除機能や、文書の信頼性を担保するタイムスタンプ機能、改ざんなどの不正防止・検知に役立つ証跡管理機能なども備えているので、領収書などの文書のライフサイクルを安全かつ効率的に管理することができます。
領収書の配信・受領なら「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、領収書などの企業間取引文書の送受信を実現するソリューションです。
PDFファイルをアップロードするだけで帳票データのWeb配信が可能で、取引先から発行される帳票も「invoiceAgent」経由で受領することができます。
また、デジタルインボイスの規格である「Peppol」経由のデータ送受信や、取引先から受領した適格請求書（インボイス）のデータ化や適格請求書発行事業者の登録確認も「invoiceAgent」上で行うことができるので、インボイス制度への対応という面でも有効です。
紙の領収書をデータ化するなら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙で受領したり保存したりしている領収書などの帳票を効率的にデータ化するソリューションです。
複数の高精度なOCR／AI OCRエンジンを搭載しているので、読み取り帳票の種類や特徴に応じて最適なOCR／AI OCRエンジンを選択したり、複数のOCR／AI OCRエンジンで並行処理を実行して結果を比較したりすることも可能。
また、読み取り帳票の歪みや傾きを自動補正する機能も搭載しているので、認識率の低下を回避しつつ効率的にデータ化を推進することができるでしょう。
「invoiceAgent」で領収書の電子化を実現した事例
最後に、「invoiceAgent」を活用して領収書の電子化および電帳法対応を推進した事例をご紹介します。
領収書処理の効率化と電帳法対応を実現（テラスカイ）
株式会社テラスカイは、自社ソリューションの「mitoco ERP」とウイングアークの「invoiceAgent」を組み合わせ、領収書などの証憑保管・管理をデジタル化することに成功しました。
かねてよりクラウド・ファーストによる社内システム構築を進めてきた同社。しかし、請求書・領収書の処理においてはデジタル化が進んでおらず、経費精算においては紙の領収書を収集して処理を行っていました。紙ベースの経費精算は、手作業によるファイリングや目視での確認作業、そして過去の領収書を探す手間が大きく、領収書の処理に月に数日を要している状況でした。
こうした背景に加え、コロナ禍に入ると紙の領収書の収集が遅延しがちになったことや、テレワークの実施にも支障が生じ始めていたことから、電帳法の要件を満たす形で領収書を収集する仕組みを目指すことに。
複数サービスを比較検討した結果、自社ソリューションである「mitoco ERP」構想と親和性が高い「invoiceAgent」の採用を決定。導入後、電帳法に対応する仕組みが整うとともに、従来は数日かけて行っていた領収書の処理作業が4時間程度まで短縮されるなど、経理業務の大幅な効率化につながっています。
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Excelで作成・印刷していた請求書の電子化と法対応を推進（不二サッシ）
総合エンジニアリング企業として多様な事業を展開する不二サッシ株式会社は、「invoiceAgent」を導入して電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を推進しました。
同社ではコロナ禍において、電子帳簿保存法およびインボイス制度という二大法改正への対応を主目的としたプロジェクトを発足。法対応に向けたシステム選定の結果、あらゆる取引関係書類を電子化でき、発行・受領の双方向に対応できる点を評価し、「invoiceAgent」の導入を決めました。
さらに同社は、「invoiceAgent」と親和性が高いエイトレッド社のワークフローシステム「AgileWorks」の導入も決定。その背景には、各部門がExcelで作成・印刷していた請求書などの帳票を、「AgileWorks」の機能で開発して全社的に統一する狙いがありました。
「invoiceAgent」および「AgileWorks」の導入により、電帳法とインボイス制度への対応、そしてワークフローの電子化と業務効率化を推進。また、同社では請求書を10年間保存しており、電子保存に切り替えたことで保管コストの削減にもつながっています。
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まとめ
今回は、領収書におけるタイムスタンプの要否や対応方法について解説しました。
領収書を電子的に保存・授受する際、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」や「電子取引」に該当する場合は、タイムスタンプの付与が必要になることがあります。
そして、タイムスタンプ要件を含め、電子帳簿保存法への対応を実現するソリューションが、ウイングアークの「invoiceAgent」です。
領収書の電子化や電子帳簿保存法への対応に課題を感じている方は、「invoiceAgent」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
