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作業指示書とは?役割や書き方、管理を効率化する方法を解説!

業種別活用シーン更新日:2025.06.06

製造業や建設業をはじめ、さまざまな業界で利用されている帳票のひとつに「作業指示書」があります。

一方で、
「作業指示書とは?」
「作業指示書に必要な項目や書き方は?」
「作業指示書の作成・管理を効率化するには?」

といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、作業指示書の意味・役割や主な記載項目、作成方法や書き方についてわかりやすく解説します。作業指示書の作成・管理を効率化するソリューションも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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作業指示書とは?

作業指示書とは、作業を適切な方法で効率的に進めるための資料のことで、「業務指示書」や、省略して「指示書」と呼ぶケースもあります。

作業指示書はさまざまな業界で活用されており、その内容も多岐にわたりますが、一般的には作業の具体的な内容や手順・方法、スケジュールや担当者などの情報が記載されます。

たとえば、作業指示書の種類としては以下のようなものを挙げることができます。

  • 製造指示書
  • 工事指示書
  • デザイン指示書
  • 運行指示書
  • 出荷指示書

など

作業指示書の役割

次は、作業指示書の主な役割として以下を紹介します。

  • 作業の標準化
  • 作業効率の向上
  • ヒューマンエラーの防止
  • コミュニケーションの円滑化

それぞれ詳しい内容を確認していきましょう。

作業の標準化

作業指示書を活用することで、作業の標準化が見込めます。

作業指示書があることで、作業者に依存しない一貫した方法で作業を行うことが可能になり、属人化を防ぐことができます。

これにより、作業品質を安定させることができ、業務の引き継ぎも円滑に行うことができるでしょう。

作業効率の向上

作業指示書を活用することで作業効率の向上が期待できます。

作業指示書で作業に必要な情報を明示することで、作業者は迷うことなく作業を遂行することが可能です。

とくに、単純作業を繰り返し行う業務や、いくつかのパターンから適切な処理方法を選択する業務において、その効果は非常に大きいと言えます。

ヒューマンエラーの防止

作業指示書を活用することで、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

作業指示書に明確な判断基準が示されていれば、個々人の判断に依存することなく適切な処理を選択することができ、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。

コミュニケーションの円滑化

コミュニケーションの円滑化も、作業指示書を活用するメリットのひとつです。

作業に必要な情報が明文化されていない場合、情報の抜け漏れが発生したり、関係者間での確認が何度も発生したりする恐れがあります。

一方、作業指示書に必要な情報がまとめられていれば、関係者間での情報共有をスムーズに行うことができ、無駄なコミュニケーションによるタイムロスや伝達ミスを防ぐことができます。

作業手順書やマニュアルとの違い

作業指示書と混同しやすい文書に、作業手順書やマニュアルなどがあります。

これらは明確に定義づけされているわけではありませんが、別々の文書として使い分けるケースが一般的です。

たとえば作業手順書は、「どのように作業を進めるのか」という方法にフォーカスを当てた文書です。マニュアルも同様で、何かしらの作業について、その流れ・方法を示すのが主目的です。

一方の作業指示書は、「いつ・どこで・何を・どれだけ行うのか」という情報伝達の性質が強いと言えます。

作業指示書の記載項目と書き方

作業指示書の記載項目と書き方

作業指示書の主な記載項目として、以下を挙げることができます。

  • 作業名(件名)
  • 発行日
  • 作業者名(担当者名)
  • 責任者名
  • 依頼者名
  • 作業期間
  • 作業場所
  • 作業内容

ただし、ここで紹介する記載項目はあくまで一般的なものであり、作業の内容や種類に応じて項目を変更・追加する必要があります。

では各記載項目の内容と書き方のポイントを見ていきましょう。

作業名(件名)

件名として、作業名を記載しましょう。

件名を見ただけで作業内容を理解できるよう、具体的かつ簡潔に名称を記載することが大切です。

発行日

作業指示書を管理しやすくするため、発行日を記載しましょう。

日付を記載しておくことで、時系列順に整理することが可能になり、後から参照する際に探しやすくなります。

作業者名(担当者名)

実際に作業を担当する作業者名と所属部署名を記載しましょう。

作業者名を記載しておくことで、誰宛ての指示なのかが明確になります。あわせて作業者の連絡先も記載しておくことで、関係者の間で連絡を取りやすくなります。

責任者名

作業指示書には、当該作業における責任者名を記載しましょう。

責任の所在を明確に示すことで、作業の品質や安全性が確保されやすくなります。

依頼者名

作業を指示する依頼者名を記載します。

依頼者名と連絡先を記載しておくことで、作業にあたり確認事項等が生じた際にスムーズに問い合わせることが可能になります。

作業期間

作業指示書には、作業期間や日時についても記載しましょう。

作業を行う期間や予定時間などのスケジュールを明確に示すことで、依頼者と作業者の間で認識の齟齬を解消することができ、計画的に作業に取り組むことが可能になります。

作業場所

作業指示書には、作業を実施する場所についても記載するケースがあります。

とくに、工事などの作業指示書の場合、作業場所が明確に示されていないと作業に取り掛かることができません。スケジュール通りに作業に取り掛かってもらうためにも、作業場所を正確に記載しておきましょう。

作業内容

作業内容として、手順や方法、使用する道具や設備、注意事項などを記載します。

できるだけ簡潔かつ具体的に作業内容を示すことで、認識のズレによるミスなどを防ぐことが可能です。必要に応じて箇条書きや図表なども用いて、作業内容が伝わりやすくなるよう工夫しましょう。

作業指示書の作成・管理を効率化するソリューションは?

次は、作業指示書の作成や管理を効率化するソリューションとして、ウイングアークが提供するデジタル帳票基盤をご紹介します。

デジタル帳票基盤のイメージ

ウイングアークのデジタル帳票基盤は、「SVF Cloud」と「invoiceAgent」シリーズからなるソリューション群で、デジタル帳票の設計・出力や紙帳票のデータ化、法令に基づく一元管理、企業間での配信・受領まで一気通貫で実現可能。

今回は、デジタル帳票基盤を構成するソリューションのなかでも、作業指示書の作成・管理に役立つ「SVF Cloud」と「invoiceAgent AI OCR」、「invoiceAgent 文書管理」の特徴を見ていきましょう。

デジタル帳票の設計・出力は「SVF Cloud」

「SVF Cloud(エスブイエフ クラウド)」は、デジタル帳票の設計・出力を実現するソリューションです。

ノーコードで利用可能な帳票設計ツールを搭載しているので、作業指示書はもちろん、あらゆる用途のデジタル帳票を簡単に設計・再現することが可能。さらに、各種システム・アプリケーションとのデータ連携・マッピングにより、効率的かつ正確な帳票作成を実現します。

さらに、作成したデジタル帳票は、社内プリンターでの直接印刷はもとより、PDFやExcel、Wordなどの電子ファイルとして出力したり、FAXやメールで配信したりすることもできるので、自社の業務プロセスに応じて最適な出力形態を選択いただけます。

紙帳票のデータ化を実現する「invoiceAgent AI OCR」

「invoiceAgent AI OCR(インボイスエージェント エーアイ オーシーアール)」は、紙帳票のデータ化を実現するソリューションです。

特徴の異なる4つのOCR/AI OCRエンジンを搭載しており、読み取り文書の種類や様式に合わせて最適なOCR/AI OCRエンジンを選択することが可能。また、複数のOCR/AI OCRエンジンによる処理結果を比較することもできます。

さらに、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能により、認識率の低下を防止。これらの特徴により、手書き・活字を問わず効率的かつ高精度なデータ化を実現します。

デジタル帳票の一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」

「invoiceAgent 文書管理(インボイスエージェント 文書管理)」は、デジタル帳票の一元管理を実現するソリューションです。

「SVF Cloud」や「invoiceAgent」で作成・データ化した帳票だけでなく、他システムで出力した帳票もまとめて取り込み、事前に設定したルールに基づき自動で仕分け・保存を実行。保存したデータはさまざまな条件で検索することができ、電子帳簿保存法で求められる検索要件にも対応しています。

さらに、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんなどの不正防止・検知に役立つ証跡管理機能を備えており、作業指示書を含むあらゆる帳票を効率的かつ安全に管理することが可能です。

ウイングアーク製品で指示書の作成・管理を効率化した事例

最後に、ウイングアーク製品を活用して作業指示書などの作成・管理を効率化した事例をご紹介します。

工事指示書などの一括印刷が可能になり業務が効率化(ニチエネ)

住宅設備の販売・工事・修理・保守まで幅広いサービスを提供する株式会社ニチエネは、「SVF Cloud」を導入して工事指示書などの帳票を一括印刷する仕組みを整えました。

2017年4月、サービス品質の向上とスピード化を目的とした基幹システム刷新プロジェクトを発足した同社。クラウドサービスの組み合わせによる基幹システム構築を検討した結果、2018年4月にSalesforceの「Service Cloud」を導入することを決めました。

さらに同社は、「Service Cloud」とスムーズに連携でき、なおかつ官公庁にも採用されている「SVF Cloud for Salesforce」の採用を決定。同社の課題であったFax送信業務の工数削減に効果が期待でき、簡単に帳票を作成・追加できる操作性が評価のポイントとなりました。

導入後、「Service Cloud 」から「SVF Cloud」を介し、ワンクリックで直接Fax送信を行うことが可能になり、作業時間が劇的に削減。さらに、以前は工事ごとに印刷しなければならなかった工事指示書などの帳票を一括印刷できるようになるなど、業務効率化に大きな成果を得ています。

▼事例詳細はこちら
株式会社ニチエネのSVF Cloud導入事例をもっと見る

指示書を含む900種の帳票フォームを移行し共通基盤化(住友理工)

世界23ヶ国105拠点に事業展開する住友理工株式会社は、「SVF」を導入・活用して「統合プリントシステム」を構築し、システムごとに個別実装されていた帳票ツールの共通基盤化を実現しました。

かねてより情報システム基盤の統合に取り組んできた同社では、その一環として「統合プリントシステム」の構築に着手。従来、同社ではシステム毎に帳票ツールが個別実装されており、コストやオペレーションの面で各業務部門やグループ会社の大きな負担となっていました。そこで同社は、帳票ツールの共通基盤化および大量印刷にも容易に対応できる基盤の確立を目指し、「SVF」を採用。

購買・販売系の伝票類のほか、管理系の生産実績や各種指示書など、900種におよぶ帳票フォームをコンバートツールを用いてそのまま流用することで、帳票フォームをあらためて作り直す手間を回避しました。「SVF」をベースとする統合プリントシステムは2015年7月に稼働を開始し、安定した運用を実現。月間20万枚を超える印刷リクエストに対応する体制を確立しています。

▼事例詳細はこちら
住友理工株式会社のSVF導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、作業指示書の意味や役割、作成方法などを解説しました。作業指示書はさまざまな業界で活用されており、業務の標準化や効率化、ミスの防止やコミュニケーションの円滑化に役立ちます。

そして、作業指示書の作成・管理を効率化するソリューションが、記事内でもご紹介したウイングアークのデジタル帳票基盤です。

作業指示書の作成・管理を効率化したいと考えている方は、「SVF Cloud」や「invoiceAgent」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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