SPA

活用シーン

業務書類・文書ごとの課題を
SPAで解決するイメージをご紹介します。

  1. 請求・支払関連書類
  2. 申込・契約関連書類​
  3. 技術文書・作業日報

請求・支払関連書類

自社発行または取引先から受領する書類、それぞれの課題があります。

自社発行書類​

課題

  • 請求書や支払通知書などの印刷~発送作業、控えのファイリング管理の負担がかかっている​
  • 電子化を検討しても郵送を希望する取引先もおり、出社しなければならない​

SPAで解決

  • SPA(invoiceAgent TransPrint)上で請求書を送ることで郵送やファイリング作業が不要となり、
    テレワークでも業務が可能​
  • 自動仕分け(分割や配布)によって、手作業によるセキュリティ事故を防げる
  • 郵送希望の取引先には、サービス内で郵送代行も可能​

受領書類

課題

  • 紙による承認作業や入力作業、ファイリング作業の負荷が高い​
  • 緊急、有事の際にすぐに書類を確認できない​
  • 書類を受け取るための出社がなくならない​

SPAで解決

  • 紙文書を電子化し、OCRによって記載内容をデータ化することで、入力作業を簡略化
  • SPAに格納する際にタイムスタンプを付与し、取引先名/日付/金額等の情報を保持
  • 基幹システム側で付与した、決算番号をSPAへ連携することで電子帳簿保存法
    (スキャナ保存)へ対応し、紙原本は破棄
  • スキャニング時のみ出社し、その他業務はリモートワークが可能に

申込・契約関連書類

様々な業務シーンで発生する申込や契約書類にはデータ転記や管理における課題があります。​

申込書・注文書

課題

  • 大量の申込書や注文書を業務システムに登録する作業の負荷が高い​
  • 紙やPDFファイルなどで受領するため一元管理が必要

SPAで解決

  • OCRによって手書き文字やチェックボックス、丸囲い項目などを自動でデータ化し、
    業務システムに連携することでデータ入力の作業コストを大幅に削減
  • 書類の電子保管と自動仕分けにより、文書種類や内容ごとに整理され保管コストを削減

契約書

課題

各部署での管理
  • 締結済み文書の管理(契約更新日など)が煩雑化することで情報漏洩のリスクがある
  • 「どの部署が」保持しているかをすぐに把握することが難しいため非効率
  • 顧客からの契約に関する問い合わせに時間がかかっている
法務での集中管理
  • 契約更新日の管理を含む台帳作成や保管ルールの統一など管理負荷がある​
  • 営業担当から契約確認依頼をする際に法務担当者に負担が集中する​
  • 文書共有時の情報漏洩リスクが高い​

SPAで解決

  • 柔軟なセキュリティ設定と改ざん防止機能で、ユーザーに合わせた権限で電子文書へアクセスできる
  • 文書の保管フォルダー作成や振り分けの自動化によって、更新期限等を各担当者が把握しやすくなる
  • 他システムとの連携が自由にできるため、ユーザーは慣れたシステムの画面から文書を参照できる

技術文書・作業日報

現状の紙運用から電子化移行の難しさ、業務課題があります。​

図面・マニュアル

紙・ファイルサーバー
運用の問題点

  • 文書内情報で検索できず必要な文書が探せない
  • 保管ルール通りにファイルが保存されない
  • 新旧の図面やマニュアルが混在している
  • 情報漏洩リスクが高い

SPAで解決

  • 多様な検索方法で目的の文書をすぐに見つけられる
  • 自動仕分けで保管ルール通りに管理できるため運用が楽に

作業指示書・日報

紙運用の問題点

  • 作業日報の仕分けとシステムへの転記作業に工数がかかっている
  • 災害や紛失などの情報漏洩リスクが高い
  • 部門や拠点間の情報共有が難しい

SPAで解決

  • OCRで文書内情報をデータ化、自動仕分けによって作業の工数を削減する
  • 電子保管と多彩なセキュリティ機能で文書を保護できる
  • マルチブラウザ/タブレット/多言語対応で幅広い情報共有が可能
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