財務の基礎知識
まずは基礎知識として、財務の意味や役割、混同しがちな「会計」「経理」との違いについて押さえておきましょう。
財務とは？
財務とは、企業の資金計画を立てたり、実際に資金の調達や管理・運用を行う業務を指します。
詳しくは後述しますが、以下のような業務が財務の仕事に該当します。
- 財務戦略の検討・立案
- 予算編成・管理
- 資金調達
- 余剰資金や資産の運用
など
企業が事業活動を行うには、資金をどのように配分・使用するのかという計画を立て、必要な資金を調達し、計画に従って資金を管理・運用していくことが重要です。
また、新規事業を立ち上げたり新たに商品・サービス開発を行う際、あるいは自然災害や感染症の流行といった非常事態に直面した際など、まとまった資金の調達・確保が必要になる場面もあるでしょう。
このような会社の資金に関する業務を担うのが財務であり、企業が健全に事業活動を継続し、中長期的な成長を図るうえで非常に重要な役割を担っていると言えます。
企業によっては財務部門を設けず、経理部門や経営層が財務関連の業務を兼任している企業もありますが、近年は「CFO（Chief Financial Officer：最高財務責任者）」というポジションを設けて財務の強化に取り組む企業が増えつつあります。
「会計」や「経理」との違い
お金に関する業務を行う部門には、財務以外にも「会計」や「経理」があります。
混同されがちな財務と会計・経理ですが、その役割は異なります。
会計は、事業活動のなかで発生したお金の流れ（取引）を記録し、財務諸表などを作成して社内外に財務状況を報告することが主な役割です。また、経理は日々のお金の流れを記録する仕事を指し、会計業務の一部だと言えます。
一方の財務は、会計が作成した財務諸表などをもとに、財務戦略を立案したり、資金調達や管理・運用を行うことが主な役割です。
会計・経理は過去の活動で生じたお金の流れを記録・報告するのに対し、財務は将来を見据えてお金の戦略を立てる点が大きな違いであり、財務のほうが経営サイドに近い業務とも言えます。
財務の主な業務内容
財務には、主に以下のような業務があるとお伝えしました。
- 財務戦略の検討・立案
- 予算編成・管理
- 資金調達
- 余剰資金や資産の運用
次は、財務部門の仕事内容についてもう少し詳しく確認していきましょう。
財務戦略の検討・立案
財務部門が担う重要な業務のひとつが、財務戦略の検討・立案です。
財務戦略とは、経営目標の達成に向けて必要な資金調達や資産運用などの計画を立てることを指します。
今後の事業活動の方向性を定め、経営目標の達成に向けて効率的に進んでいくためにも、会計が作成した財務諸表をもとに財務状況を細かに分析し、自社にとって効果的な財務戦略を検討・立案することが重要です。
予算編成・予算管理
予算編成・予算管理も財務部門の重要な業務のひとつです。
各部署やプロジェクトに予算を割り当てて、使用状況に問題がないかを管理します。
予算配分が適切でない場合、業務の遂行に支障が生じたり、プロジェクトが途中で頓挫してしまう恐れがあります。
配分する予算が適正かどうかを慎重に検討し、部署やプロジェクト間の予算を調整したり、不足分の資金調達を行うなどして、実現可能な予算編成を行うことが重要です。
資金調達
事業活動を行うための運転資金を調達したり、商品・サービスの新規開発や事業拡大のための投資資金を調達したりすることも、財務部門の役割です。
主な資金調達の方法としては、金融機関から融資を受けるほか、株式や社債の発行という手段もあります。
自社にとって最適な資金調達方法を検討するだけでなく、交渉時の資料作成やプレゼンテーション、金融機関や投資家との良好な関係構築などを一貫して行う必要があります。
余剰資金の運用
事業活動を行うなかで、運転資金として充当する必要がない資金が生じることがあります。そして、そのような余剰資金を運用するのも、財務部門の業務のひとつだと言えます。
たとえば、設備や人材、商品開発などへの投資、あるいはM&Aによる企業買収・合併など、余剰資金を有効活用することでさらなる利益の創出につなげることも可能です。
その他の業務（IRや監査対応など）
上記の業務に加えて、財務部門がIR活動を担当するケースもあります。
IRとは株主や投資家向けに経営情報を開示する業務のことで、経営情報に精通する財務部門がIRを兼任することが少なくありません。
また、財務部門が監査対応を行う企業もあります。監査時には監査法人とのやり取りや質問の受け答えなどが発生しますが、財務部門が窓口となって対応するケースも多いようです。
財務部門のよくある課題とは？
財務部門でよくある課題として、以下の3点を挙げることができます。
- 紙文書による業務の遅延・負担増
- データ活用が進まない
- テレワークを導入できない
そして、これらの課題は紙とハンコを使ったアナログ業務に起因している可能性があります。
次は、財務部門でよくある課題について詳しく確認していきましょう。
紙文書による業務の遅延・負担増
財務部門の業務では、会計・経理部門が作成した書類を参照する機会が多々あります。
また、各部署やプロジェクトで予算を使用する際に、財務部門での承認・決裁が必要になるケースもあるでしょう。
しかし、それらの書類が紙ベースで運用されている場合、必要な書類を探し出す工数が増えてしまったり、承認・決裁までに時間がかかったりして、財務部門の業務に悪影響がおよぶ可能性があります。
とくに、経理と財務を兼任している場合には、紙文書による日々の経理処理の負担が大きくなってしまい、財務領域の業務に手が回らなくなるケースも考えられます。
データ活用が進まない
財務状況に応じた緻密な資金計画の立案や効率的な管理・運用には、データ活用が不可欠です。
しかし、各種書類を紙媒体で運用している場合、文書内の情報をデータとして活用することができず、データに基づく計画立案や管理・運用の効率化が困難になってしまいます。
こうした紙文書の課題は、経営におけるデータ活用が重要視される今、大きなデメリットだと言えるでしょう。
テレワークを導入できない
テレワークを導入できないというのも、文書を扱う機会が多い財務部門でよくある課題のひとつです。
文書を紙媒体で運用している場合、紙の資料の確認やハンコによる押印が必要になるケースが多々あります。
そのため、在宅では仕事を完結することができず、テレワークを導入できない、あるいはテレワーク中であっても紙書類の確認や押印のために出社せざるを得ない状況が発生してしまいがちです。
財務部門の課題解決には文書の電子化が有効
先述したような課題を解消し、財務部門の業務効率化を目指すのであれば、文書の電子化が不可欠です。
次は、文書を電子化することのメリットとして、以下の4点をご紹介します。
- 業務の円滑化・効率化
- セキュリティ・ガバナンスの強化
- テレワークへの対応
- データ活用の促進
業務の円滑化・効率化
文書を電子化することで、財務部門の業務を円滑化・効率化することができます。
たとえば、電子化された文書であれば、必要な文書をファイル名などで検索することができ、計画立案や資料作成で必要な文書を速やかに参照することが可能です。
また、財務部門が監査対応を担っている場合、監査人から文書の提出を求められても円滑に対応することができるでしょう。
さらに、申請書や稟議書が電子化されていれば、財務部門が関わる承認・決裁手続きも効率化することが可能です。
セキュリティ・ガバナンスの強化
財務部門が扱う文書や資料には、財務状況や経営戦略にかかわる機密情報が含まれているケースも多く、扱いには細心の注意を払う必要があります。
書類が電子化されていれば、個別に閲覧権限を設けることができるほか、システム上で証跡管理を行うことができ、第三者による盗み見や持ち出し、改ざんなどの不正を防止することが可能です。
また、物理的に書類が紛失してしまうリスクがなく、もしもの場合はバックアップデータから復元することもできるでしょう。
そのため、紙媒体で書類を管理するよりも強固なセキュリティ・ガバナンスを実現できます。
テレワークへの対応
文書を電子化することで、財務部門のテレワークを促進することが可能です。
先述した通り、紙媒体で文書を管理・運用している場合、在宅で業務を完結することができず、テレワークの定着を妨げてしまいます。
一方、文書の電子化が進むことで、オフィスにいなくても書類を確認したり、電子印鑑などによる承認・決裁が可能になり、テレワークでも業務を行える体制を整えることができます。
テレワークに対応して働き方改革を促進する意味でも、文書の電子化は有効だと言えます。
データ活用の促進
文書を電子化することで、財務部門におけるデータ活用を促進することができます。
電子化した文書であれば情報をテキストデータとして扱うことができ、BIやRPAなどのITツールとの連携などが可能になります。
それにより、可視化されたデータに基づく財務戦略の策定や、財務関係の資料・レポート作成や予実管理における定型作業の自動化につながるだけでなく、DX推進基盤の構築にも有効だと言えるでしょう。
文書の電子化を実現する「invoiceAgent」
ここまでは、財務部門の業務効率化に文書の電子化が有効だとお伝えしました。
次は、文書の電子化を実現する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。
文書のデータ化を実現する「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙媒体の文書をデータ化するソリューションです。
高精度な5つのOCRエンジンと、読み取り画像の自動補正機能により、紙の文書を高い認識率でデータ化することが可能です。
財務・会計部門が扱う紙の帳票類をデータ化することで、業務システムへの入力作業の効率性・正確性を高めることができるでしょう。
また、RPAやBIツールなどと連携することで、財務部門における定型作業の自動化や、財務情報の可視化にもつなげることができます。
帳票の送受信を電子化する「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、企業間で交わされる帳票の送受信を電子化するソリューションです。
PDF化した帳票をアップロードするだけで送受信することができ、複数の取引先とのやり取りを「invoiceAgent 電子取引」上で完結することができます。
とくに、経理と財務を兼任している場合には、請求書などの帳票のやり取りが効率化することで経理領域の負担が軽減され、財務領域の業務に注力することができるでしょう。
文書管理を一元化する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、文書データの管理を一元化するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」や他システムで出力した文書データを取り込み、「invoiceAgent 文書管理」上で一元管理することができます。
取り込まれた文書データは設定したルールに基づき自動で仕分け保存され、保存期間に応じた自動削除機能や証跡管理機能により、効率的に文書管理を行うことができます。
そのため、監査対応や他部門からの問い合わせの際も、必要な文書を速やかに参照・出力することが可能です。
財務部門による「invoiceAgent」活用事例
最後に、財務部門での「invoiceAgent」活用事例をご紹介します。
財務部門の業務効率化・コスト削減を実現（フェリシモ）
ファッション・雑貨などの通信販売事業を手掛ける株式会社フェリシモの財務部門は、受領書兼請求書のやり取りを電子配信に切り替えるため、「invoiceAgent」を導入しました。
「invoiceAgent」の導入以前、同社では仕入れ先との受領書兼請求書のやり取りを紙ベースで行っており、郵送作業に1.5日を要するなど多くの工数がかかっていました。
「invoiceAgent」を導入し、受領書兼請求書を電子配信する仕組みが整ったことで、郵送作業の工数が約3分の1まで減少し、月間10万円ほどのコスト削減にも寄与。
今後は財務部門で扱う帳票以外にも適用範囲を拡大し、さらなる業務効率化を図っていく考えです。
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株式会社フェリシモのinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は財務に焦点を当て、その役割や業務内容、よくある課題や解消方法をご紹介しました。
企業にとって財務は、健全に事業活動を継続し、中長期的な成長を図るうえで非常に重要な役割を担います。
そして、財務部門が抱える課題を解消するためには、文書の電子化が効果的です。
財務部門の強化や業務効率化に課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考に文書の電子化に着手してみてはいかがでしょうか。
