紛失による領収書の再発行は可能？
まずは、紛失や破損による領収書の再発行は可能か否かについて確認しておきましょう。
結論から述べると、基本的に領収書の再発行はできないと考えておくことをおすすめします。
主な理由としては以下の通りです。
- 領収書の再発行に応じる義務がない
- 領収書の再発行にはリスクやデメリットがある
では、領収書の再発行が基本的に不可とされている理由について詳しく見ていきましょう。
領収書の再発行に応じる義務はない
領収書は取引の事実を証明する証憑書類であり、購入者から領収書の発行を求められた際、商品やサービスの提供側は領収書を発行しなければならないと民法で定められています。
しかし、再発行に関してはとくに決まりが存在せず、領収書の再発行を求められたとしても応じる義務はないのです。
法的な義務がないことに加え、後述するリスク・デメリットが存在するため、領収書の再発行に応じないという企業は少なくありません。
領収書の再発行にはリスクやデメリットがある
領収書の再発行には、以下のようなリスク・デメリットが存在します。
- 不正に加担してしまうリスク
- 再発行の場合も収入印紙が必要
では、領収書を再発行することのリスク・デメリットについて詳しく確認していきましょう。
不正に加担してしまうリスク
領収書を再発行することにより、意図せず不正行為に加担してしまうリスクがあります。
多くの企業では、受領した領収書を基に経費精算を行います。
もしも領収書を再発行してしまうと、経費の架空計上などの不正に使われてしまう恐れがあります。
さらに、税務調査で不正が発覚すれば、領収書を再発行した側も共犯として疑われてしまう可能性があるでしょう。
取引先から領収書の再発行を求められた場合、「お得意様だから」「断って契約を打ち切られたら困るから」といった理由で再発行に応じてしまうと、思わぬトラブルに巻き込まれることもあるため十分注意しましょう。
また、領収書を紛失してしまった場合には、再発行に対応してもらえない可能性が高いということを理解しておきましょう。
再発行の場合も収入印紙が必要
領収書は印紙税法で定められている第17号文書「金銭または有価証券の受取書」に該当し、売上代金が50,000円（税別）以上で現金決済の場合は収入印紙の貼付が必要になります。
そして、領収書を再発行する場合であっても新たに収入印紙を貼付しなければなりません。
取引の金額によっては再発行のたびに収入印紙代がかかってしまうため、再発行に応じる場合でも再発行手数料を請求するなど、負担を軽減する工夫をしましょう。
領収書の再発行を依頼された際の対応方法
領収書の再発行依頼に応じる義務はなく、再発行によって生じるリスクやデメリットもありますが、取引先との関係上、再発行の依頼を無下に断ることができないケースもあるでしょう。
次は、取引先から領収書の再発行を依頼された際の対応方法を以下の2パターンに分けてご紹介します。
- 領収書以外の書類で代用することを提案する
- 不正防止の処置をして再発行に応じる
それぞれ詳しく確認していきましょう。
領収書以外の書類で代用することを提案する
紛失や破損により領収書の再発行を依頼された場合、領収書以外の書類での代用を提案してみましょう。
領収書以外の書類であっても、以下の情報が明記された文書であれば代用できる可能性があります。
- 日付
- 支払金額
- 取引内容
- 支払先
たとえば、社内での一般的な経費精算であればレシートで十分だというケースも多く、税務上問題ありません。
また、支払元（領収書を紛失した側）で支払証明書を発行し、領収書の代わりとすることもできます。支払証明書で代用する場合には、領収書を紛失した旨を記載し、社内承認を受けることで経費精算に利用することができます。
不正防止の処置をして再発行に応じる
やむを得ず領収書を再発行する場合には、不正防止のための処置を講じる必要があります。
では、領収書を再発行する際の対応方法について詳しく見ていきましょう。
再発行の経緯を記録する
領収書の再発行に応じる前に、再発行が必要になった理由や経緯を確認・記録しておきましょう。
万が一、再発行した領収書が原因でトラブルが発生した場合に備え、再発行に至った事情を説明できるようにしておくことが大切です。
最低限、取引先の情報や再発行の依頼を受けた日付、再発行理由などを記録しておきましょう。
再発行の旨を書面に明記する
再発行した領収書の不正利用を防ぐため、再発行の旨を書面に明記しましょう。
「再発行」と刻印されたスタンプを押す方法のほか、但し書きに「～の再発行分として」などと記載する方法があります。
後日再発行でも取引日付は変更しない
後日の再発行だからといって、領収書の取引日付を変更することは不可です。
取引日付を変更してしまうと、別の取引に関する領収書だと誤認されてしまう可能性があるため注意しましょう。
最初に発行した領収書の破棄・回収
再発行に応じる場合、最初に発行した領収書の行方を確認してもらうことが大事です。
紛失による再発行であれば、最初に発行した領収書が後から見つかった場合、速やかに破棄するよう申し伝えておきましょう。
再発行理由が領収書の破損だった場合、作成した領収書の原本が残っているはずです。破損していたとしても、その原本の破棄もしくは回収と引き換えに再発行するなどの対応が必要です。
電子領収書なら再発行の心配が不要！
ここまでは、領収書の再発行を頼まれた場合の対応方法について解説してきました。
しかし、領収書の再発行にはリスクやデメリットがあるだけでなく、何度も再発行の依頼に対応するのは手間がかかってしまいます。
そこでおすすめしたいのが、紙の領収書から電子領収書への切り替えです。
2022年1月の法改正により電子帳簿保存法の要件が緩和され、紙の領収書から電子領収書に切り替えるハードルは以前よりも低くなっています。
電子領収書であれば、物理的に破損・紛失してしまう恐れがないため、取引先から再発行を頼まれる可能性は低いと言えます。
また、メールやクラウドサービスを利用して電子領収書を配信していれば、発行した事実がサーバーやシステムログに残るためトラブル防止にも役立ちます。
さらに、電子領収書は収入印紙の貼付が不要なので、印紙代の節約にもつながります。
このほか、業務効率や正確性の改善や管理・保存の負担削減、テレワークへの対応など、電子領収書にはさまざまなメリットが存在します。
領収書の再発行依頼への対応が負担となっているのであれば、電子領収書への切り替えも一策だと言えるでしょう。
領収書のデジタル化を実現するソリューションは？
領収書を電子データとして発行することで破損や紛失といった再発行の原因を解消することができるとお伝えしましたが、そのメリットをさらに高めるためにも領収書のデジタル化を目指すことをおすすめします。
領収書を単に電子ファイルとして発行するのではなく、一定の規格に準拠してデータ化し、各種システムとシームレスに連携できる状態にすることで、業務の効率化・自動化を図ることが可能です。
そして、領収書を含む各種帳票のデジタル化を実現するソリューションが、ウイングアーク1ｓｔが提供するデジタル帳票基盤です。
次は、デジタル帳票基盤を構成する各ソリューションの特徴を見ていきましょう。
デジタル帳票の出力なら「SVF Cloud」
「SVF Cloud（エスブイエフ クラウド）」は、領収書などのデジタル帳票の設計・出力を実現するソリューションです。
ノーコードのレイアウト作成ツールを搭載しているので、新たな帳票の設計や既存の帳票レイアウトの移行も、専門的な知識不要で簡単に行えます。また、各種システム・アプリケーションとのデータ連携・マッピングにより、効率的に帳票を作成することが可能です。
さらに、「SVF Cloud」はさまざまな出力形態に対応しています。プリンターでの直接印刷はもとより、PDFやExcel、Wordなどの電子ファイルとして出力したり、FAXやメールでの配信もできるので、自社の業務プロセスに合わせて適切な出力形態を選択することができます。
紙文書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR（インボイスエージェント エーアイ オーシーアール）」は、紙で受領・保存している領収書などの文書のデータ化を実現するソリューションです。
高精度な5つのOCR／AI OCRエンジンを搭載しており、読み取り文書の種類や特徴に応じてエンジンを使い分けたり、複数のエンジンで処理を実行することができます。
また、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能で文字認識率の低下を防ぎます。
これらの特徴により、活字・手書き文字を問わず紙文書をデータ化することができ、取引先から受領した領収書や、自社で発行した領収書の控えを電子化することが可能です。
文書データの一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理（インボイスエージェント 文書管理）」は、法令に準拠した文書データの一元管理を実現するソリューションです。
「SVF Cloud」や「invoiceAgent」で出力・データ化した文書はもちろん、他システムで出力したデータもまとめて取り込み、自動で仕分け・保存を実行します。また、保存されたデータは高度な検索機能で速やかに参照することができ、電子帳簿保存法の検索要件にも対応可能です。
さらに、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんなどの不正を防止・検知するのに役立つ証跡管理機能も備わっているため、効率的かつ安全に文書のライフサイクルマネジメントを行うことが可能です。
企業間取引文書のWeb配信なら「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント 電子取引）」は、領収書や請求書といった企業間取引文書のWeb配信を実現するソリューションです。
PDFファイルをアップロードするだけで企業間取引文書をWeb配信することができ、取引先がアップロードした文書を「invoiceAgent」経由で受信することも可能です。
また、電子帳簿保存法の電子取引要件に対応しているだけでなく、デジタルインボイス（電子化された適格請求書）の標準規格である「Peppol」にも対応可能なので、インボイス制度に向けた準備としても効果的です。
ウイングアーク製品で領収書の電子化を実現した事例
領収書などの帳票を自動作成・保存する仕組みを構築（イーデザイン損害保険）
東京海上グループのダイレクト損保会社であるイーデザイン損害保険株式会社は、領収書などの帳票を自動作成する仕組みに「SVF Cloud」を活用しています。
2021年に自動車保険の新ブランド「&e（アンディー）」を発売した同社は、そのリリースに合わせてSalesforce Financial Services Cloudを採用し、新たなCRMを構築しました。
同社では従来、帳票を作成する際にはSalesforceや基幹システムに散在するデータを収集し、人手で帳票を作成・印刷して送付する業務フローであり、多くの時間がかかるだけでなく年に数回は手作業によるミスが生じていました。また、帳票の管理は部署ごとに行われており、見られる情報も別々で、情報共有の観点でも課題となっていました。
そこで同社は、新たなCRMの仕組みに組み込む帳票開発ツールとして、Salesforce製品とAPIでシームレスに連携する「SVF Cloud」を採用。Salesforceや基幹システムのデータを集約し、顧客・社外関係者向けの帳票を「SVF Cloud」の一つの画面で作成する仕組みを構築しました。また、情報共有の効率化を図り、SVF Cloudで作成した帳票をクラウドストレージサービス「Box」に保存し、社内および関係者間で共有できる体制を整えました。
「SVF Cloud」を活用した新たなCRMにより、「&e」のコールセンターでは現場で作成する帳票の種類が大幅に減少。顧客がスマートフォンで契約申し込みをすると手続きのフローが自動で動き、社内の基幹システムと連携して保険関係の書類や領収書などを「SVF Cloud」で自動作成し、「Box」に保存する仕組みが完成しました。
事務処理にかかる時間が削減されたことで、CX（お客さま体験）向上に向けた新たな取組みに充てる時間が増えるなど、大きな成果を実感されています。
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イーデザイン損害保険株式会社のSVF Cloud導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、領収書の再発行可否や、再発行を依頼された場合の対応方法について紹介しました。
領収書の再発行は義務ではなく、再発行することによるリスクやデメリットもあります。
そのため、万が一領収書を紛失したり破損したりしたとしても、基本的には再発行してもらえないと考えておくべきでしょう。
また、取引先から領収書の再発行を依頼された場合、領収書以外の文書での代用を提案する、あるいは適切な処置を講じたうえで再発行に応じる、といった対応が必要になります。
電子領収書であれば、領収書の再発行の原因となる紛失や再発行の心配がなく、紙の領収書よりも効率的に管理・運用することが可能です。
今回ご紹介した情報も参考に、ウイングアークが提供する「デジタル帳票基盤」で領収書の電子化・電子配信を検討してみてはいかがでしょうか。
