作業要領書とは？
作業要領書とは、特定の作業についてその目的や進め方、方法などを記した文書のことです。現場の作業者が参照する「実践的な指示書」であり、SOP（Standard Operating Procedure）と呼ばれることもあります。
作業要領書の目的と役割
作業要領書を作成・運用することには、主に以下のような目的と役割があります。
作業品質の標準化
作業の手順や判断基準を明確にすることで、担当者の経験やスキルによる品質のバラつきを防ぎ、常に一定の品質を保つことができます。
作業の安全性確保
作業に潜む危険箇所や禁止事項、正しい方法などを明記することで、作業者の安全意識を高め、労働災害のリスクを低減します。安全衛生管理の観点からも不可欠です。
教育・研修コストの削減
新人や未経験者でも、作業要領書を参照することで基本的な作業を独力で進められるようになります。これにより、業務の引き継ぎや教育にかかる時間とコストを削減できます。
技術・ノウハウの蓄積・継承
特定の熟練作業者しか知らないコツやノウハウを文書として見える化・明文化することで、業務の属人化を防ぎ、組織全体の技術力として蓄積・継承していくことが可能になります。
「手順書」「作業標準書」「マニュアル」との違い
作業要領書と混同されやすい文書に「作業手順書」や「作業標準書」、「マニュアル」などが挙げられます。それぞれの役割は、以下のように整理できます。
- 作業要領書：作業全体の枠組みを示すことを主目的としており、作業の目的、範囲、品質基準、安全上の注意点など、作業の全体像を示します。
- 作業手順書：作業手順の具体化が主目的であり、作業要領書の方針に基づき、一つひとつの工程をステップバイステップで詳細に記述する。
- 作業標準書：作業条件・基準の定義が目的であり、品質基準、使用材料、管理値（温度・時間など）、守るべきルールなどが定義されます。
- マニュアル：業務全体の流れや目的、関連規則など、より広範な情報を網羅した包括的な文書。
これらを整理すると、「マニュアル」で示された業務全体像の中に「作業標準書」で定められた基準があり、その基準を満たすために「作業要領書」で示された方針に従い、「手順書」の具体的なステップを実行する、といった関係性になります。
作業要領書の記載項目と作成方法
効果的な作業要領書を作成するためには、記載すべき項目を網羅し、わかりやすく伝えるための手順を踏むことが重要です。
作業要領書に記載すべき主な項目
一般的に、作業要領書には以下のような項目を盛り込むことが推奨されます。
- 作業名：どの作業に関する文書かを明確にします。
- 文書番号：管理用の通し番号を記載します。
- 作成日・改訂履歴：いつ、誰が、どの部分を更新したのかを記録し、トレーサビリティを確保します。
- 目的と適用範囲：この作業がなぜ必要なのか、どの製品や部門が対象なのかを簡潔に記載します。
- 使用する設備・工具・材料：作業に必要なものをリストアップします。
- 必要な保護具：安全のために装着すべき保護具（ヘルメット、手袋など）を明記します。
- 具体的な作業手順：作業のステップを番号付きの箇条書きなどで、時系列に沿って分かりやすく記述します。「〇〇を右に3回回す」のように、誰が読んでも同じ行動がとれるように具体的に書くことが重要です。
- 作業条件：品質を担保するために必要な条件（例：「室温20℃、湿度50%以下で作業を行う」）を記載します。
- 作業のポイント・コツ：品質を左右する重要なポイントや、熟練者が実践しているコツ、過去の失敗事例から学んだ教訓などを写真や図解付きで解説します。
- 完了基準・確認項目：作業が正しく完了したことを判断するための基準やチェックリストを設けます。
- 安全上の注意点：作業に潜む危険（ヒヤリハット）や、遵守すべき安全ルールを具体的に記載します。
- 不具合・トラブル発生時の対処法：想定される異常やトラブルの内容と、その際の具体的な対処方法を記載しておくと、緊急時にも冷静に対応できます。
なお、上記はあくまで一般的な記載項目の例であり、業種・業界や実際の業務プロセスに応じてアレンジすることが大切です。
作業要領書の作成ステップ
次は、作業要領書を作成する際の具体的なステップを確認していきましょう。
ステップ1：作業の洗い出しと情報収集
まずは対象となる作業の全工程を洗い出します。
実際の作業を観察したり、実際に作業を担当している従業員にヒアリングしたりして、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識しながら必要な情報をすべて集めます。
ステップ2：構成案の作成
収集した情報を基に、前述の「記載すべき主な項目」を参考にしながら、全体の骨子となる構成案を作成します。
情報の流れが論理的で、実際の作業手順に沿っているかを確認します。
ステップ3：ドラフト（草案）作成
構成案に従って本文を作成します。重要なポイントは、「誰が読んでも」「同じように理解・実行できる」ことです。
専門用語や社内用語は避け、できるだけ平易な言葉を選び、一文を短く簡潔に記述しましょう。
ステップ4：図や写真による補足
文字だけでは伝わりにくい動作や、部品の向き、工具の当て方などは、写真やイラスト、図表を積極的に活用します。
視覚情報があることで、読み手の理解度が向上し、ミスを減らすことができます。
ステップ5：現場担当者によるレビュー
作成したドラフトを、実際に作業を担当している従業員に確認してもらい、内容の正確性をチェックしてもらいます。
また、現場担当者だけでなく、新人や他の部署の担当者など、その作業に詳しくない人にも読んでもらいましょう。「分かりにくい部分はないか」「専門用語が多すぎないか」といった客観的なフィードバックを得て、内容を修正・改善します。
ステップ6：公開・周知と定期的な更新
レビューと修正が完了したら、正式版として公開し、現場へ周知します。
重要なのは、作業要領書は一度作ったら終わりではないということです。定期的に内容を見直し、内容が陳腐化してしまわないよう、常に最新の状態に保つ運用体制を整えましょう。
作業要領書をデジタル化すべき理由
従来、作業要領書は紙に印刷してファイルで保管されるのが一般的でした。しかし、紙ベースでの作業要領書の運用は、「更新や差し替えに手間がかかる」「必要な情報を探すのが大変」「保管場所に困る」といった多くの課題がありました。
こうした課題を解決し、作業要領書の価値を最大限に引き出すのが「デジタル化」です。作業要領書をデジタル化することで、以下のような多くのメリットが得られます。
更新・版管理の効率化
作業要領書の内容を更新した際、サーバー上のデータを書き換えるだけで、全社で瞬時に最新版を共有できます。これにより、現場で古い要領書が使われ続けるといったミスを防ぎ、版管理の手間を大幅に削減できます。
検索性の向上
キーワード検索機能を使えば、膨大な文書の中からでも必要な情報を一瞬で見つけ出すことができます。「あの作業の手順はどこに書いてあったか…」とファイルを探し回ったり、該当箇所を探してページをめくる手間を削減できます。
場所を選ばずいつでも閲覧可能
スマートフォンやタブレット端末を活用すれば、作業現場で機械を操作しながらでも、手元のデバイスでいつでも作業要領書を確認できます。紙の書類をわざわざ持ち出したり、急遽必要になった作業要領書を確認するために拠点に戻ったりといった手間を解消可能です。
ペーパーレス化によるコスト削減
作業要領書のペーパーレス化が進むことで、紙ベースの運用で発生していた各種コストを削減できます。
たとえば、印刷にかかる紙やインクのコストだけでなく、ファイルを保管するためのキャビネットや倉庫スペース、文書を配布・回収するための人件費などの削減につながります。
利用状況を可視化できる
誰がいつどの要領書を閲覧したかのログを管理したり、内容の理解度を確認するための簡単なテストを組み込んだりすることも可能です。これにより、実際の利用状況を把握したり、内容の改善につなげたりすることができます。
セキュリティの強化
作業要領書をデジタル化することは、セキュリティ強化にもつながります。
紙ベースの文書管理では、文書の持ち出しや改ざんなどのリスクに対して物理的な対策を講じる必要がありますが、デジタル化した文書であれば、個別に閲覧・編集権限を設定することが容易です。そのため紙文書に比べて柔軟なアクセスコントロールを実現でき、強固なセキュリティ体制を築くことができるでしょう。
作業要領書のデジタル化を実現するソリューションは？
作業要領書をデジタル化することで、多くのメリットが期待できるとお伝えしました。
次は、作業要領書などの現場帳票をデジタル化するソリューションとして、ウイングアークのデジタル帳票基盤をご紹介します。
ウイングアークのデジタル帳票基盤は、「SVF Cloud」と「invoiceAgent」シリーズで構成されるソリューション群で、帳票の作成・データ化から一元管理、配信・受領まで一気通貫で実現可能です。
ここでは、デジタル帳票基盤を構成するソリューションのなかでも、「SVF Cloud」と「invoiceAgent AI OCR」、そして「invoiceAgent 文書管理」の特徴を見ていきましょう。
現場帳票の設計・出力に「SVF Cloud」
「SVF Cloud（エスブイエフ クラウド）」は、作業要領書などの現場帳票を含む、あらゆる帳票の設計・出力を実現するソリューションです。
搭載しているノーコードの帳票設計ツールを利用することで、既存の帳票を再現することはもちろん、自社の業務プロセスに最適化された帳票を新規作成することが容易にできます。また、各種アプリケーションとの連携・マッピングにより、帳票作成の手間を軽減することも可能です。
さらに、社内プリンターでの直接印刷はもちろん、PDFなどのデータ形式での出力や、メール・FAXでの配信など、自社の業務プロセスに合わせて最適な出力形態を選択できます。
紙の作業要領書をデータ化するなら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR（インボイスエージェント エーアイ オーシーアール）」は、紙で保存・管理している作業要領書などのデータ化を実現するソリューションです。
高精度なOCR／AI OCRエンジンを複数搭載しており、読み取り帳票の種類や特徴に応じて適切なOCR／AI OCRエンジンを選択することが可能。ひとつの読み取り項目に対して複数のOCR／AI OCRエンジンによる処理を実行し、結果を比較することもできます。
また、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能も備わっているので、認識率の低下を防ぎつつ効率的にデータ化を推進することができます。
作業要領書などの一元管理に「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理（インボイスエージェント 文書管理）」は、作業要領書を含むあらゆる帳票の一元管理を実現するソリューションです。
「SVF Cloud」や「invoiceAgent」で出力・データ化した帳票はもちろん、他システムで出力した帳票もまとめて取り込み、あらかじめ指定したルールに基づき自動で仕分け・保存を実行します。
保存した帳票データは、さまざまな条件で検索することが可能で、個別に閲覧権限を設定できます。また、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんなどの防止・検知に役立つ証跡管理機能も備わっているので、文書のライフサイクルを効率的かつ安全に管理することができます。
現場帳票のデジタル化推進事例
最後に、ウイングアーク製品を活用して現場帳票のデジタル化を推進した事例をご紹介します。
図面・マニュアル類の管理をデジタル化（京都電子工業）
分析計測機器の専門メーカーである京都電子工業株式会社は、「invoiceAgent 文書管理」を導入し、図面やマニュアル類の管理基盤をデジタル化しました。
従来、同社ではこれらの文書をスタンドアローン型のシステムと紙媒体の両方で管理していましたが、印刷や運搬の手間が大きく、コロナ禍における柔軟な働き方の実現を妨げていました。
こうした中、全社的なDX推進の流れを追い風に、同社は文書管理システムのクラウド化を決断。長年利用してきた製造系ERP「BIZXIM製番」とのシームレスな連携性などを評価し、「invoiceAgent 文書管理」の採用に至りました。
導入によって、図面やマニュアルを効率的に管理できる環境が実現し、現在では技術開発、生産、購買、修理部門で活用されているほか、今後は営業部門への展開も計画されています。
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図面・技術資料を一元管理する仕組みを構築（松井製作所）
プラスチック成形関連機器メーカーの株式会社松井製作所は、「invoiceAgent」の導入により、図面や技術資料を共有・閲覧するためのグローバルなネットワークを構築しました。
以前は、これらの技術文書を紙媒体で管理していたため、情報の更新や追加の都度、世界各地の拠点へ郵送する手間とコストが課題でした。また、管理方法が各拠点に一任されていたため、セキュリティ・ガバナンス上のリスクも懸念されていました。
「invoiceAgent」の活用によって、世界中のどこからでも必要な文書へ即座にアクセスできる環境が実現。これにより、従来の時間的・金銭的コストが大幅に削減されました。さらに、文書の一元管理と緻密なアクセス権限設定が可能になったことで、セキュリティ・ガバナンスの強化にも繋がっています。
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まとめ
今回は、作業要領書の基本的な知識からデジタル化のメリット、デジタル化を実現するソリューションや導入事例をご紹介しました。
作業要領書は、適切に作成・運用することで業務標準化や安全性の確保、ノウハウ・ナレッジの蓄積・継承に役立てることができます。そして、作業要領書の運用を効率化するにはデジタル化が有効です。
作業要領書の運用を効率化したいという方は、記事内でご紹介したウイングアーク製品の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
