受注書とは？受注確認書や注文請書との違い、作成のポイントを解説

帳票の基礎知識更新日：2025.11.28

企業間の取引において、商品の注文やサービスの依頼は日常的に行われます。そのなかで、スムーズな取引を実現するために重要な役割を果たす書類の一つが「受注書」です。

しかし、
「受注書とは具体的にどのような書類なの？」
「注文請書や受注確認書と何が違う？」
といった疑問をお持ちの方も少なくないでしょう。また、日々の受注業務に追われ、「もっと効率的に作成・管理したい」と考えている担当者の方もいらっしゃるかもしれません。

本記事では、受注書の基本的な役割から、混同されがちな関連書類との違い、具体的な記載項目と書き方のポイント、そして業務を効率化する電子化のメリットまで、網羅的に解説します。受注書の電子化に有効なソリューションや成功事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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受注書とは？

受注書（じゅちゅうしょ）とは、顧客からの注文に対し、その内容を正式に承諾したことを示すために受注側が発行する書類です。受注内容を文書として残すことで、発注者と受注者双方の認識の齟齬を防ぎ、後のトラブルを回避する重要な役割を担います。

受注書の必要性と役割

受注書は、法的に発行が義務付けられている書類ではありません。

しかし、受注書は以下のような役割を果たすことから、多くの取引で発行されています。

取引内容の明確化とトラブル防止

口頭でのやり取りでは、数量や金額、納期などの細かい部分で認識の違いが生まれがちです。受注書を発行し、注文内容を書面で確認することで、「言った・言わない」といったトラブルを防ぎ、取引の安全性を高めます。

契約の証拠

受注書は、発注者が発行する「注文書（発注書）」と対になる書類です。この2つの書類が揃うことで、双方の合意があった客観的な証拠となり、契約が成立したことの証明になります。

社内での情報共有

受注書は、営業部門だけでなく、経理部門や製造・開発部門など、社内の関連部署に対して正確な注文情報を共有するためのツールとしても機能します。これにより、納品までのプロセスがスムーズに進行します。

受注確認書や注文請書との違い

受注業務では、「受注確認書（じゅちゅうかくにんしょ）」や「注文請書（ちゅうもんうけしょ）」といった類似の書類も使われます。

受注確認書とは、その名の通り注文内容（受注内容）を確認するための書類で、受注側が発行します。注文請書は、注文を請け負った（引き受けた）ことを証明する書類で、こちらも受注側が発行します。

実務上、受注書と受注確認書、そして注文請書はほぼ同じ役割を持つ書類として扱われることがほとんどであり、どちらの名称を使うかは企業や業界の慣習によります。大切なのは、名称の違いよりも「注文を正式に確認・承諾した」という意思表示がなされているかどうかだと言えます。

受注書の記載項目と書き方

次は、一般的な受注書に記載すべき項目と、それぞれの書き方のポイントを解説します。

受注書の主な記載項目

受注書には決まったフォーマットはありませんが、以下の項目を網羅しておくことで、取引上の誤解やトラブルを防ぐことができます。

書類名：「受注書」であることを明確に記載します。
発行日：受注書を発行した日付を記載します。
受注番号：社内で管理するための番号です。連番などで管理すると後から探しやすくなります。
発注者情報：取引相手の会社名、部署名、担当者名、住所、連絡先などを正確に記載します。
受注者情報：自社の会社名、住所、電話番号、担当者名などを記載します。社判や担当者印を押印する欄も設けます。
件名：「〇〇システム開発の件」「商品Aのご注文」など、どの取引に関する書類か一目でわかるように記載します。
合計金額：見積もりと同じ金額を記載します。消費税額も明記し、税込価格が明確にわかるようにしましょう。
納期・納品場所：商品やサービスをいつまでに、どこへ納品するのかを具体的に記載します。（例：2025年9月30日、貴社本社ビル3階）
支払条件：「月末締め翌月末払い」「納品後1週間以内に銀行振込」など、支払いサイトや方法を記載します。
明細：「品番・品名」「数量」「単価」「金額」など、受注した商品やサービスの具体的な内容を記載します。
備考欄：上記以外の特記事項や補足情報があれば記載します。（例：送料別途、分割納品など）

上記はあくまで一般的な項目ですので、取引内容や自社や取引先との間のルールに応じて項目を調整しましょう。

受注書の書き方のポイント

受注書を書く際（作成する際）は、トラブル防止や業務効率の観点で押さえておくべきポイントがあります。

金額の明記：金額はトラブルになりやすい項目です。小計、消費税、合計金額をそれぞれ明確に分けて記載しましょう。
発注書との整合性：発注書を受け取ってから受注書を作成する場合、内容に相違がないか必ず確認してください。もし相違点があれば、発行前に相手方に確認を取ることが重要です。
テンプレートの活用：毎回ゼロから受注書を作成するのは非効率です。自社用のテンプレートを用意・一元管理しておくことで、作成時間を短縮でき、記載漏れも防げます。

上記のポイントを踏まえつつ、正確かつ効率的に受注書を作成できる仕組みを整えることが大切です。

収入印紙について

受注書は、記載される契約金額によって収入印紙の貼付が必要になる場合があります。

受注書は、印紙税法上の「契約書」に該当することがあるため、収入印紙の要否や金額について国税庁のウェブサイトで最新の情報を確認することをおすすめします。

なお、電子データで作成・送付した受注書には収入印紙は不要です。これは、印紙税法が「文書」の作成に対して課税するものであり、電子ファイルは「文書」に該当しないと解釈されているためです。

受注書を電子化するメリット

近年、多くの企業で請求書や契約書といった帳票の電子化が進んでいますが、受注書も例外ではありません。

受注書を電子化することは、コスト削減や業務効率化に直結し、以下のように多くのメリットをもたらします。

コストの大幅削減

紙の受注書を電子化することで、コスト削減につなげることが可能です。

たとえば、用紙代やプリンターのインク・トナー代といった印刷コストや、取引先や保管拠点への郵送コスト、ファイルやキャビネットなどの備品代、倉庫のレンタル代といった保管コストなど、紙ベースの運用で発生していたコストを削減することができるでしょう。

また、先述したように電子データとして受注書を発行する場合、収入印紙の貼付が不要となります。高額な取引が多い企業ほど、印紙代の削減効果は大きくなるでしょう。

業務効率の向上

電子化は、受注に関わる一連の業務プロセスを効率化します。

テンプレートの活用や受発注システムとの連携によってスピーディーかつ正確に受注書を作成することが可能になり、メールや専用システムですぐに相手方へ送付できます。

また、過去の受注データをファイル名、取引先、日付などで簡単に検索できるので、大量の書類のなかから必要な文書を探す手間がなくなります。これにより、社内外からの問い合わせ対応や監査での証跡の提出を効率化することができるでしょう。

多様な働き方の実現

受注書を含む帳票の電子化を進めることは、多様な働き方の実現にも寄与します。

紙ベースの受注業務では、オフィスにいなければ行えない作業が発生しがちですが、受注書や関連書類が電子化されていれば、ノートPCなどのデバイス上で作業を完結することも可能です。

これにより、テレワークや在宅勤務といった柔軟な働き方にも対応しやすくなり、事業継続計画（BCP）の観点からも有効です。

コンプライアンス強化とセキュリティ向上

紙の書類は、紛失、盗難、不正な持ち出し、改ざんといったリスクに対して物理的な対策が求められます。

一方、受注書を電子化し、適切な管理システムを導入することで、担当者ごとに閲覧・編集権限を設定できるほか、「いつ」「誰が」「何を」したかのログが残る証跡管理されるため、不正な操作を抑制し、内部統制を強化できます。

また、定期的なバックアップにより、災害時などのデータ消失リスクを低減できるでしょう。

受注書の電子化ならウイングアークのデジタル帳票基盤

次は、受注書の電子化を実現するソリューションとして、ウイングアークが提供するデジタル帳票基盤をご紹介します。

デジタル帳票基盤のイメージ

ウイングアークのデジタル帳票基盤は、「SVF Cloud」と「invoiceAgent」シリーズで構成されるソリューション群で、デジタル帳票の設計・出力や紙帳票のデータ化、法令に基づく一元管理、企業間での配信・受領まで一気通貫で実現します。

では、デジタル帳票基盤の各ソリューションについて見ていきましょう。

受注書の設計・出力なら「SVF Cloud」

「SVF Cloud（エスブイエフクラウド）」は、受注書などのデジタル帳票の設計・出力を叶えるソリューションです。

ノーコードの帳票設計ツールにより、直感的な操作で既存帳票を移行したり、新たに帳票フォーマットを設計したりすることが可能です。各種システム・アプリケーションとのデータ連携・マッピングにより、作成の効率化・自動化も目指せます。

さらに、プリンターでの直接印刷はもちろん、PDFやExcelなどの電子ファイル形式での出力や、メール・FAXでの配信にも対応しているため、自社の業務プロセスや取引先の要望に応じて適切な出力形式を選べます。

紙の受注書のデータ化なら「invoiceAgent AI OCR」

「invoiceAgent AI OCR（インボイスエージェントエーアイオーシーアール）」は、取引先から受領した注文書や保管している受注書の写しなど、紙の帳票をデータ化するソリューションです。

搭載している高精度な複数のOCR／AI OCRエンジンにより、活字・手書きを問わずデータ化を実現します。読み取り文書の特徴に応じて適切なOCR／AI OCRエンジンを選択したり、複数のOCR／AI OCRエンジンによる処理結果を比較したりすることも可能。

また、読み取り文書の歪みや傾きを自動補正する機能も備わっているので、認識率の低下を防ぎつつ効率的に文書のデータ化を推進します。

法令に準拠した一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」

「invoiceAgent 文書管理（インボイスエージェント文書管理）」は、受注書などの帳票類を法令に準拠する形での一元管理を実現するソリューションです。

「SVF Cloud」や「invoiceAgent」で出力・データ化した帳票はもちろん、他システムで出力した帳票もまとめて取り込み、自動で適切なフォルダに仕分け・保存を実行します。

保存したデータは、さまざまな条件で検索・参照することができ、電子帳簿保存法で求められる検索要件にも対応可能です。さらに、保存期間に応じた自動削除機能や証跡管理機能も備わっているので、文書のライフサイクルを効率的かつ安全に管理することができます。

受発注関連書類の配信・受領なら「invoiceAgent 電子取引」

「invoiceAgent 電子取引（インボイスエージェント電子取引）」は、注文書や受注書を含む企業間取引文書のWeb配信・受領を実現するソリューションです。

PDFファイルを「invoiceAgent 電子取引」にアップロードするだけで適切な宛先に配信することができ、取引先が発行する書類も「invoiceAgent 電子取引」を介して受け取ることができます。また、取引先ごとに私書箱が設置されるため、複数の取引先とのやり取りを「invoiceAgent 電子取引」上に集約可能です。

さらに、「invoiceAgent 電子取引」はインボイス制度への対応にも効果的です。デジタルインボイスの標準規格である「Peppol（ペポル）」経由のデータ送受信に対応しているほか、受領した適格請求書のデータ化や適格請求書発行事業者の登録確認も行えます。

ウイングアーク製品で受注書を電子化した事例

では、ウイングアーク製品で受注書を電子化した事例をご紹介します。

請求書や受注確認書などの電子配信を実現（三洋化成工業）

パフォーマンス・ケミカルス分野を牽引する三洋化成工業株式会社は、「SVF」と「invoiceAgent」の導入によりペーパーレス化を推進しました。

従来、紙ベースで業務を行っていた同社ですが、ホストコンピューターの保守期限切れを機に、基幹システム刷新に向けた「SAP S/4 HANA」導入プロジェクトを発足。その一環として、同社は帳票出力基盤を基軸とした新たな仕組みの構想を開始しました。

システム選定の結果、帳票出力基盤に「SVF」を、帳票に関わる周辺システムに「invoiceAgent」を採用することを決めました。

「SVF」および「invoiceAgent」の開発・導入を進め、2023年3月にホストコンピューターから「SAP S/4 HANA」への移行を完了。帳票全体の75%を電子化することに成功したほか、請求書や受注確認書など、月間2万通以上にのぼる帳票を電子配信に切り替えるなど、ペーパーレス化を大幅に推進することに成功しています。

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