業務効率化の基礎知識
まずは基礎知識として、業務効率化の意味や生産性向上との違いについて確認していきましょう。
業務効率化とは？
業務効率化とは、業務工程から「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、業務を効率的に遂行できる状態に改善することを指します。
業務のムリ・ムダ・ムラとは、たとえば以下のような状態を指します。
- ムリ…担当者や機械・設備などの負担が過度に大きい状態
- ムダ…不要な作業工程や、形骸化しているルール・慣習が残っている状態
- ムラ…従業員の負担や成果物の質にバラつきがある状態
業務効率化に取り組んで上記のような「ムリ・ムダ・ムラ」を解消することで、同じ業務であっても少ない労働力や作業工数で対応することが可能になります。
生産性向上との違いや関係性とは？
業務効率化と混同されがちな用語に、「生産性向上」があります。
そもそも生産性とは、「投入（インプット）」に対する「成果（アウトプット）」の割合を指します。
そして生産性向上とは、より少ない「投入」で多くの「成果」を得られる状態にすることです。
先述の通り、業務効率化は仕事のプロセスから「ムリ・ムダ・ムラ」を排除する取り組みであり、業務効率化に取り組むことで労働力や作業工数などの投入資源を削減することができます。
つまり、業務効率化は生産性向上を実現するための手段のひとつと言えます。
業務効率化に取り組むメリット
企業が業務効率化に取り組むメリットとして、以下の3点を挙げることができます。
- コストの削減
- 働き方改革の促進
- 持続的な成長基盤の構築
次は、業務効率化のメリットを詳しく確認していきましょう。
コストの削減
業務効率化に取り組むことで、コストの削減につながります。
従業員の作業時間や機械・設備の稼働時間を短縮できれば、人件費や光熱費などの経費を削減することができます。
また、後述する働き方改革促進の効果によって人材の定着率が高まれば採用コストを抑えることができますし、ITツール・システムの導入によってペーパーレス化が進めば書類の印刷・郵送などのコストも削減することもできるでしょう。
働き方改革の促進
業務効率化に取り組むことは、働き方改革の促進にもつながります。
業務効率化によって作業時間を短縮することができれば、従業員の長時間労働を防ぐことができ、場合によっては時短勤務などの柔軟な働き方にも対応することができるでしょう。
長時間労働の是正や多様な働き方への対応は働き方改革の重要課題であり、従業員のワークライフバランスの実現という面でも重要です。
また、従業員にとって働きやすい環境が整うことで、人材獲得や離職防止の面でも効果が期待できるでしょう。
持続的な成長基盤の構築
業務効率化の取り組みは、持続的な成長基盤の構築という面でも有効です。
業務効率化によって削減した人的リソースを、より付加価値の高い業務に割り当てることで、生産性を高めていくことができます。
また、削減したコストを事業成長のための投資に充てることもできます。たとえば、新たなITツール・システムや設備への投資、人材獲得や育成への投資、商品・サービス開発への投資などです。
業務効率化によって余裕が生じたリソースを有効活用することで好循環が生まれ、持続的な成長につなげることができるでしょう。
業務効率化に取り組む際のポイント
業務効率化に取り組む際には、押さえておくべきポイントが存在します。
- 業務フローの整理・可視化
- ボトルネック工程の見直し・対策
- ITツール・システムの活用
- 検証と改善を継続することが大切
次は、業務効率化のポイントについて、詳しく確認していきましょう。
業務フローの整理・可視化
業務効率化の取り組みで重要なポイントは、既存の業務フローを整理・可視化することです。
業務がブラックボックス化していて全体像を客観的に評価することができない場合、どこから手を付けるべきか、どのように対策するべきかを決定することができません。
まずは業務の一連の流れを見直して、「どのような工程が存在するのか」、「各工程で誰が何を行っているのか」、「各工程の作業完了までの所要時間はどれくらいか」を整理し、フローチャートなどで可視化してみましょう。
ボトルネック工程の見直し・対策
可視化した業務フローのなかで、どの工程がボトルネックとなっているのかを分析・検討していきましょう。
ボトルネックとは業務の停滞を招いてる工程を指し、優先的に業務効率化を行うべき対象となります。
業務効率化を行う対象工程が決まったら、「人員の数や配置は適切か」「無駄な作業はないか」などを確認して、「ムリ・ムラ・ムダ」の解消に有効な対策を講じましょう。
ITツール・システムの活用
業務を効率化するためには、ITツール・システムを活用することも重要です。
たとえば、契約手続きの効率化が課題であれば電子契約サービス、請求業務などの企業間取引の効率化が課題であれば帳票配信サービス、システム入力などの定型作業の効率化が課題であればRPAツールなどが有効です。
あらゆる業界でDXが加速する昨今、業務効率の改善、ひいては生産性向上・競争力強化を目指すために、ITツール・システムの活用は必要不可欠だと言えるでしょう。
検証と改善を継続することが大切
業務効率化は、中長期的な視点で継続的に取り組むことが大切です。
業務効率化のために実行した対策が有効に機能しているのかを評価・検証し、そこで見つかった新たな課題への対策を繰り返すことで、持続的成長につなげることができます。
業務効率化を進めるなら文書の電子化も重要
企業では日々さまざまな文書を扱いますが、文書を紙ベースで運用していると業務効率の低下を招いてしまう恐れがあります。
そのため、業務効率化を目指すのであれば、文書を電子化してペーパーレスを推進することも重要です。
次は、業務効率化の取り組みのなかでも、文書の電子化が重要な理由をご紹介します。
紙特有の非効率を解消
紙の文書を使った業務には、多くの非効率が潜んでいます。
たとえば、書面の印刷や手渡しによる回覧、ハンコによる押印、取引先への郵送準備、目視と手動による業務システムへの入力作業などはその代表例だと言えます。
これらの人手による作業は業務の停滞を招きやすく、ミスも起こりやすいため差し戻し・修正の工数が余計にかかってしまいます。
文書を電子化してペーパーレス化していれば、作成や回覧・承認、取引先への配信などをデバイス上で完結することができ、業務スピードの向上が見込めます。
また、文書内の情報をテキストデータとして扱えるため、業務システムへの入力や照合作業の工数を大幅に削減することができ、業務の正確性向上も期待できるでしょう。
自動化・データ分析の基盤構築
業務の自動化やデータ分析を行うための基盤づくりとしても、文書の電子化が不可欠です。
当然ではありますが、書面の情報はそのままではデータとして扱えないため、ITツール・システムとの連携や、データ分析への利活用ができません。
一方、電子化された文書であれば、文書内の情報をそのままデータとして扱えるため、RPAツールと連携して入力作業や照合作業を自動化したり、情報を集計してデータ分析に利用することも可能です。
こうして業務自動化・データ分析の基盤が整うことで、業務効率化の取り組みをさらに推進することができるでしょう。
業務効率化を実現する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」
ここまで、文書の電子化が業務効率化に役立つ理由をご紹介しました。
次は、文書の電子化を実現するソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。
「invoiceAgent」はJIIMA認証を取得しているため電子帳簿保存法に対応可能で、2023年10月から始まるインボイス制度に対応する機能も搭載予定です。
紙文書のデータ化を実現する「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙文書のデータ化を実現するソリューションです。
5つのOCR（光学的文字認識）エンジンと自動画像補正機能によって、活字・手書きの紙文書を高い精度でデータ化します。
目視で行っていた確認作業や手動での入力作業を効率化することができ、RPAなどのITツール・システムとの連携によりさらなる効率化・自動化を目指すことも可能です。
企業間取引の効率化を実現する「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、請求業務などの企業間取引の効率化を実現するソリューションです。
PDF形式の帳票データをアップロードするだけで送受信することができ、複数の取引先でも「invoiceAgent 電子取引」上でやり取りを完結することができます。
既存の帳票フォーマットを変更する必要がなく、電子印鑑によって紙の承認フローを再現することができるため、現場の混乱を防ぎつつスムーズに導入できる点もポイントです。
契約手続きの効率化を実現する「invoiceAgent 電子契約」
「invoiceAgent 電子契約」は、契約手続きの効率化を実現するソリューションです。
契約内容の社内確認や承認、契約書への署名捺印をクラウド上で完結できるため、面倒な契約手続きを効率化・迅速化することができます。
さらに、ウイングアーク１ｓｔが立会人となってタイムスタンプと電子署名を付与し、書面での契約と同等の法的効力を担保します。
文書管理の効率化を実現する「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、文書管理の効率化を実現するソリューションです。
「invoiceAgent AI OCR」でデータ化した文書はもちろん、他システムで出力・作成した文書データもまとめて取り込み、指定したルールに基づき自動で仕分け・保存を行います。
高度な検索機能が備わっているため、必要な情報を速やかに参照・出力することができ、監査や問い合わせ対応を効率化することが可能です。
また、文書の保存期間に応じた自動削除機能や証跡管理機能も搭載しているため、効率的に文書のライフサイクルマネジメントを行うことができます。
「invoiceAgent」で業務効率化を実現した企業事例
最後に、「invoiceAgent」を活用して業務効率化を実現した企業事例をご紹介します。
取引先の業務効率化にも貢献（三井住友ファイナンス＆リース）
総合リース会社である三井住友ファイナンス＆リース株式会社は、請求書や支払通知書などのやり取りを電子配信に切り替えるため、「invoiceAgent」を導入しています。
同社では以前、請求・支払関連業務を紙ベースで運用しており、郵送によるタイムラグや印刷・発送のコストが課題となっていました。
さらに、コロナ禍となりリモートワークに移行するなか、紙ベースの請求・支払関連業務のために出社しなければならない状況が発生していました。
「invoiceAgent」を導入して帳票のやり取りを電子配信に切り替えたことで、リモートワークの推進と印刷・郵送のコスト削減を実現。企業間取引がペーパーレス化されたことで、自社はもちろん取引先の業務効率化にも貢献しています。
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三井住友ファイナンス＆リース株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
印刷・封入・投函の工数を1/3に削減し、業務効率化を実現（フェリシモ）
ファッション・雑貨などの通信販売事業を営む株式会社フェリシモでは、帳票の電子配信を実現するため「invoiceAgent」を導入しました。
「invoiceAgent」の導入以前、同社では受領書兼請求書を紙ベースで運用しており、印刷・郵送に多くの手間とコストがかかっていました。
「invoiceAgent TrancePrint」を導入を導入したことで、これまで約1.5日を要していた印刷・郵送作業が約0.5日に短縮するなど、大幅な業務効率化を実現。
同社では電子配信の適用範囲拡大を見据えており、さらなる業務効率化に意欲を見せています。
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株式会社フェリシモのinvoiceAgent導入事例をもっと見る
AI OCRの活用で年間5,000時間の業務負担を削減（スルガ銀行）
静岡県・神奈川県を中心に展開しているスルガ銀行株式会社では、口座の不正利用や金融犯罪を抑止する「継続的顧客管理」の業務効率化に「invoiceAgent AI OCR」を役立てています。
「継続的顧客管理」には、対象のお客様から収集した「お客様情報確認書」の回答をCRMシステムで管理するフローがあり、回答方法は「スマートフォンで回答」と「手書きでの回答」の2種類が存在します。
このうち、「手書きでの回答」は月間平均1,000件以上であり、回答情報をデータ化する業務の効率化が課題となっていました。
「invoiceAgent AI OCR」の導入により、「手書きでの回答」をデータ化する工数・時間が従来の6分の1程度に減少。
作業負担の軽減効果は年間で5,000時間分に達すると見込んでおり、大幅な業務効率化を実現しています。
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スルガ銀行株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、業務効率化の意味やメリット、取り組みのポイントなどをご紹介しました。
業務効率化に取り組むことは、コスト削減や働き方改革の促進、持続的な成長基盤の整備といった面で非常に重要です。
そして、業務効率化に取り組む際は、あわせて文書の電子化を進めることが大切です。
今回ご紹介した情報も参考に、業務効率化と文書の電子化に着手してみてはいかがでしょうか。
