業務効率化とガバナンス強化を実現する文書管理

※ 2022年6 月より「SPA」および「SPA Cloud」は「invoiceAgent 文書管理」ならびに「invoiceAgent AI OCR」に名称を変更しました。

PROBLEM
帳票業務にまつわる課題

課題 01

帳票の電子化は進んでもシステム間の連携は未整備で、結果的にアナログ業務が増加

帳票自体は電子化されていても、デジタル帳票を扱うシステム間の連携は未整備。そのため部署間やシステム間でデジタル帳票を移動したり、仕分けや照合などの業務は手作業のままとなっている。デジタル帳票を扱うシステムが新たに増えた分、付随するアナログ業務が増えてしまうことも。

課題 02

紙帳票と電子帳票が混在し、管理が煩雑

電子化の普及により電子帳票が増加したが、取引先や業務によってはこれまで通り紙で運用。結果的に帳票管理は従来よりも複雑化してしまっている。

課題 03

法対応の必要性などによりデータ入力業務が増加

帳票に記載された情報をシステムへに入力する作業に加えて今まであまりしてこなかった、文書の検索値や基幹システムとの紐づけ入力やチェック業務が法対応に伴って追加。データ入力業務の負荷が更に増している。

文書管理ソリューション
invoiceAgent 文書管理とは

invoiceAgent 文書管理は、あらゆる帳票の仕分けから
保管、検索、他システムとの連携も可能な文書管理ソリューションです。

社内の業務や、取引先とのやり取りで
発生するあらゆる帳票類の
全社的な文書管理システムとして
活用いただけます。

FUNCTION

invoiceAgent 文書管理でできること

幅広い機能を備えており、
全社の業務文書の保管ツール
として活用できます。

様々な方法で全社の文書を
手間なく収集

ファイルの取り込み方法を豊富にご用意しているため、全社で発生した文書を手間なく収集できます。収集したファイルはその後、自動仕分け機能を利用して更に効率的に保管が可能です。

大量の帳票を自動で仕分け

取り込んだファイルの自動仕分け機能を有しているため効率的に大量の帳票を保管できます。自動取り込みと併せて「特定のファイルサーバーを監視し、ルールに基づいて帳票ファイルを取り込んだ上で指定フォルダに仕分ける」といった設定も可能です。

さまざまな手段で発生した、
さまざまな形式の帳票を一元管理

システムからの発行、メール添付、郵送受領など、多岐にわたる手段で受領した帳票を一元管理できます。紙帳票のスキャン保存にも柔軟に対応するほか、Peppol形式（JP PINT）でもご利用いただけます。

AI OCRを利用した帳票業務の効率化

5つのAI OCRエンジンを利用して、文書内の文字情報のデータ抽出が可能です。

AI OCRについて詳しくはこちら

電子帳簿保存法への対応機能

検索要件に対応する多彩な検索機能、文書の非改ざんを証明するタイムスタンプ機能など、電子帳簿保存法に対応するための機能を標準搭載しています。

周辺システムとの連携により、帳票業務を大幅に効率化します。

多数のシステムと、専用アダプターなどを介した連携が可能です。
Web API も標準で用意しており、システム連携によるシームレスな帳票業務を実現します。

ウイングアークが提供する他システムと連携することで、更に発展的な業務の自動化・効率化を行うことができます。

文書連携・文書活用する色々なシーンに最適なWeb API を多数用意していますので、
どんなシステムからもinvoiceAgent 文書管理を利用した文書活用が実現可能です。

電子帳簿保存法への対応が可能

invoiceAgentは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」
「電子書類ソフト法的要件認証」「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しています。
電子帳簿保存法に対応するための法的要件を満たしているソフトウェアとなりますので安心です。

※認証ロゴは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。

保存要件に対応する機能

領収書や請求書などをSPAの指定するフォルダにアップロードすると自動的にタイムスタンプが付与されます。

高度な検索機能

ファイル名の一部を利用したりAI OCRによるデータ化、CSVで一括登録など様々な方法で検索値を自動付与できます。検索条件についても日付や取引先名、金額などの条件設定はもちろん、全文検索、項目検索、明細検索など文書の隅々まで検索が可能です。

証跡管理

請求書や領収書などのデータに対して､いつ､誰が､何をしたか､そのデータが改ざんされていないか､証跡情報を確認できます。

図面・技術文書や日報など、
自社内の業務で発生する文書も効率的に管理

請求書をはじめとした社外とのやり取りで発生する帳票類だけでなく、製造業における図面・技術文書など
自社内の業務で発生する文書を効率的に管理するための機能も多数ご用意しています。

課題 01

文書のバージョン管理や共有機能による、品質管理や生産工程の効率化

過去版から最新版までを一つの文書として管理する版管理機能や、文書の更新・承認完了タイミングでメール通知する共有機能をご用意しています。
製造プロセスや仕様変更が頻繁に行われても、最新情報をスピーディ、且つ容易に共有することが可能です。

課題 02

権限管理や文書へのマスク機能による、機密情報の流出防止

フォルダや文書ごとのアクセス制御設定や、個別の操作項目（例：文書のプレビューや印刷）への権限設定が可能です。文書へのマスクや透かしの設定も可能なため、情報の統制や機密情報の流出防止に寄与します。

課題 03

タイムスタンプ付与機能による、知財戦略への活用

タイムスタンプや長期署名付与や延長機能だけでなく、タイムスタンプの一括検証機能も用意しています。
保管文書に自動でタイムスタンプ付与することにより、知財情報の存在証明と非改ざん証明を容易に実現することができます。

課題 04

文書の一元管理による、情報の属人化防止と部門間のナレッジ共有

PDF以外の色々な形式のファイルを保存することが可能で、カスタムプロパティ機能を利用してファイルに属性情報が付与できます。
多種多様なファイルを属性情報やフォルダで紐づけることで、証跡情報を関連性を持った状態で一元管理が可能となり、再利用時にもより有効な情報を引き出すことが可能となります。

「機能」を知る

MERIT

invoiceAgent 文書管理の導入メリット

MERIT 01

業務の自動化・効率化

MERIT 02

証跡文書の長期保管による
ガバナンスへの寄与

invoiceAgent 文書管理の導入メリットは、帳票にまつわる業務の自動化・効率化および、
全社の証跡文書の長期保管によるガバナンスへの貢献です。

invoiceAgent 文書管理の強みを活かして周辺システムと幅広くシームレスに連携することで、帳票業務自体の一元管理や、
自社およびグループ会社全体の文書の一元管理が可能となります。

これらの一元管理が可能となることで、業務の自動化や、文書情報の全社的なナレッジ化につながります。

証跡管理を電子化することで企業活動の透明性の担保も実現し、ステークホルダーからの信頼を保ちます。

ESG経営にも有効です。

※文書管理ツールのESG経営への貢献について詳しくはこちら

帳票にまつわる業務効率化、全社の文書の長期保管の実現に向けたステップ

Step 1

Step 2

Step 3

帳票業務にまつわる各種システムのシームレスな連携

帳票の設計、生成、配信、受領といった直接的な業務のほか、帳票内のデータの他システムへの登録や、帳票内のデータに基づいたワークフローの起票・承認など周辺業務も含めてシステムを連携します。
周辺システムを連携することで各業務が手作業を介さずシステム間で完結するため、業務の全体把握が可能となり、その先の業務の自動化・効率化への道筋が立ちます。
各業務が自動化されることで、業務のミスや遅延が削減され、後続業務を含め業務の効率化が実現します。