請求書受領システムとは？
請求書受領システム（請求書受領サービス）とは、請求書の受領に関わる業務を電子化・自動化するためのシステムです。
製品によって機能や特徴に違いがありますが、システム上で請求書を受領したり、受領した請求書の仕分け・保存を自動化したり、外部システムと連携して仕訳・振込データを自動作成したり、といったことが可能です。
請求書受領システムが注目を集める要因として、新型コロナウイルス感染症の流行に伴うテレワークの拡大が挙げられます。
コロナ禍に入りテレワークが急速に広まるなか、紙で受け取る請求書の確認や管理のために出社せざるを得ない状況が多くの企業で発生しました。
こうした状況を受け、請求書の受け取りを電子化することで、テレワークの促進・定着を図る企業が増えつつあるのです。
また、2023年10月のインボイス制度開始後、請求処理は今まで以上に煩雑化することが予想されており、その負担を軽減するためには請求書の電子化が効果的だとされています。
2022年1月の電子帳簿保存法改正によって帳票電子化に取り組みやすくなったこともあり、請求書の受領に関わる業務の電子化・自動化を検討する企業が増えてきています。
インボイス制度や電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてお読みください。
請求書受領システムを利用するメリット
では、請求書受領システムを利用することで、具体的にどのようなメリットが期待できるのでしょうか。
ここでは、請求書受領システムの主なメリットとして以下の3点をご紹介します。
- 請求処理の効率化・迅速化
- 請求書の保管コスト削減
- テレワークの促進・定着
請求処理の効率化・迅速化
紙の請求書の場合、受領した請求書を目視で確認しながら手入力で会計システムなどに情報を入力する必要があり、取引先ごとに仕分け・ファイリングした上で保管スペースに格納する手間が発生します。
一方、請求書受領システムを利用している場合、受け取った請求情報をコピー＆ペーストして転記したり、システム連携によって自動で請求情報を取り込むことも可能です。
また、郵送の場合は請求書が手元に届くまでに数日のタイムラグが発生しますが、請求書受領システムであればタイムリーに請求情報が届くため、余裕をもって請求処理を行えます。
さらに、過去に受領した請求書について確認する際は、ファイル名や日付、請求金額などで検索することができ、管理や問い合わせ対応の負担も軽減することができるでしょう。
請求書の保管コスト削減
受領した請求書は一定期間の保存が義務付けられているため、保管用のスペースを確保する必要があるだけでなく、ファイルやキャビネットといった備品コストも発生します。
取引の数が多く大量に請求書を扱う企業の場合、文書保管用の倉庫を契約しているケースも珍しくありません。
請求書受領システムでデータとして請求書を受け取れば、物理的な保管スペースやキャビネット、ファイルなどが不要になり、設備・備品コストを削減することができます。
また、先述した業務効率化の効果によって請求書受領に関わる作業工数が短縮されれば、人的コストの節約にもつなげることができるでしょう。
テレワークの促進・定着
請求書受領システムは、テレワークの促進・定着にも有効です。
先述の通り、紙媒体で請求書を受領する場合、オフィスに届く請求書を確認して業務システムに請求情報を入力、さらに仕分け・ファイリングして保管スペースに移動といった作業を行う必要があり、在宅勤務などのテレワーク時には対応が困難です。
一方、請求書受領システムを利用すれば、システム上で請求書を受け取り、ノートPCなどのモバイルデバイスで請求内容を確認することができます。
受領する請求書の処理のためだけに出社する必要がなくなるため、テレワークの促進・定着につなげることができるでしょう。
請求書受領システム選びのポイント
次は、請求書受領システム選びで覚えておきたいポイントとして、以下の3点を紹介します。
- JIIMA認証の有無
- インボイス制度への対応可否
- システムの拡張性
それぞれ詳しく確認していきましょう。
JIIMA認証の有無
請求書受領システムの選定で必ず確認すべきポイントのひとつが、「JIIMA認証」の有無です。
請求書を電子的に受領・保存するためには、電子帳簿保存法の法的要件を満たす必要があります。
JIIMA認証とは電帳法の法的要件を満たすソフトウェア・サービスに与えられる認証のこと。
JIIMA認証を取得している請求書受領システムであれば、電帳法に対応するための運用体制をスムーズに整えることができるでしょう。
インボイス制度への対応可否
請求書受領システムの選定においては、インボイス制度への対応可否についても確認すべきだと言えます。
先述の通り、インボイス制度の開始後は今まで以上に請求処理の作業が煩雑化します。
たとえば、システム上で適格請求書発行事業者の登録番号を照合できたり、電子インボイスの標準仕様である「Peppol」経由のデータ送受に対応しているシステムであれば、インボイス制度開始後の請求処理の負担を軽減することができるでしょう。
電子化できる業務範囲と拡張性
請求書受領システムを導入して、請求書受領に関わるどの業務を電子化したいのかを明確にしておくことも大切です。
たとえば、請求書データを受領できればよいのか、あるいは請求情報をもとに仕訳・振込データを作成するところまで自動化したいのかなど、電子化の目的によって必要な機能は異なります。
また、システムの拡張性も重要なポイントです。
Web APIなどを用いて外部システムと連携することができれば、請求書の受領だけでなくさまざまな業務を電子化・自動化することが可能になります。
請求書の受領だけでなく発行・保存も電子化することが大切
ここまでは、請求書受領システムについての情報を紹介してきましたが、請求業務をさらに効率化していくためには、請求書の発行・保存についても電子化することが重要です。
多くの企業では、取引先から請求書を受け取るだけでなく、顧客に請求書を発行する機会があるはずです。
また、企業間取引では注文書や納品書、受領書といった請求書に紐づくさまざまな文書のやり取りが発生し、いずれも適切に保存する必要があります。
そのため、請求に関わる業務全般を効率化したいと考えるならば、請求書の受領だけでなく、請求書を含む関連帳票の発行・保存に関しても電子化を推進していくことをおすすめします。
請求業務の電子化なら「invoiceAgent」
次に、請求業務の電子化を実現する具体的なソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。
「invoiceAgent」はJIIMA認証を取得している電子帳票プラットフォームで、請求書をはじめとした帳票の発行・受領・保存を電子化することが可能です。
請求書の送受信を電子化する「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書をはじめとした企業間取引文書の送受信を電子化するソリューションです。
PDFファイルをアップロードするだけで帳票を送受信することができ、「invoiceAgent 電子取引」上で請求書や関連書類の発行・受領を行えます。
適格請求書のデータ化や登録番号の確認を行えるほか、電子インボイスの標準仕様である「Peppol」経由のデータ送受に対応しているため、インボイス制度に向けた準備としても効果的です。
文書データの一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、請求書をはじめとした文書データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent」で発行・受領した文書はもちろん、他システムで作成・出力した文書もまとめて取り込み、設定したルールに沿って自動で仕分け・保存を行います。
保存した文書は、取引先名や日付、金額はもちろん、さまざまな条件で検索することができ、必要に応じて速やかに文書を参照・出力することができます。
また、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんの防止・検知に役立つ証跡管理機能を備えているので、文書のライフサイクルを安全かつ効率的に管理することが可能です。
紙の帳票をデータ化する「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙の文書をデータ化するソリューションです。
紙媒体で受領・保管している請求書などの文書を読み取り、歪みや傾きを自動補正してOCR／AI OCR処理を行いデータ化することが可能です。
特徴の異なる5つのOCR／AI OCRエンジンを搭載しているので、文書の種類に応じてOCR／AI OCRエンジンを選択したり、1つの読み取り項目に対して複数のOCR／AI OCR処理を実行することも可能です。
活字・手書き文字を問わず紙の文書をデータ化することができ、ペーパーレス化と業務効率化を実現します。
「invoiceAgent」を活用した請求業務の電子化事例
最後に、「invoiceAgent」を活用して請求業務を電子化した企業事例をご紹介します。
受領する請求書の電子化から経理業務の改革を実現（西武ホールディングス）
株式会社西武ホールディングスは、「invoiceAgent」を活用して受領する請求書の電子化を推進し、経理業務の改革を実現しました。
グループ全体で推進している「デジタル経営」の一環として会計システムの刷新に取り組んできた同社では、2019年にNTTデータ･ビズインテグラルのERPパッケージ「Biz∫」を導入しました。
しかし、2019年時点では電子帳簿保存法の要件に対応するハードルが高く、受領した請求書の電子保存については先送りとなっていました。
ところが、2020年に入りコロナ禍となったことで急速にテレワークが普及。さらに、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたことで、ペーパーレス化に着手すべき状況と判断。
そこで同社は、すでに導入していたERPパッケージ「Biz∫」との連携が容易で、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応可能な「invoiceAgent」の導入を決定しました。
導入後、取引先にPDF形式の請求書をアップロードしてもらうだけで受領できる仕組みが整い、グループ会社間の請求書の授受にも「invoiceAgent」を活用。
現在、西武グループ内で「invoiceAgent」を利用しているのは23社ですが、最終的には40社まで利用を拡大する想定で、グループ全体のデジタル経営推進に役立てられています。
▼事例詳細はこちら
株式会社西武ホールディングスのinvoiceAgent導入事例をもっと見る
月7,000枚受領する紙の請求書を電子化（ロジクエスト）
配送代行・緊急配送・国際輸送という3つの物流事業を展開する株式会社ロジクエストは、「invoiceAgent」を活用して受領する請求書の電子化を実現しました。
同社では、全国5,500以上の契約ドライバーや協力会社から毎月約7,000枚届く月報兼請求書を紙媒体で運用しており、保管用の倉庫を2つ借りて管理していました。
しかし、過去の請求書を参照する際には大量の書類のなかから探し出さなければならず、請求書の管理フローが各支店で異なるため、原本の所在がわからなくなってしまうケースや、取り寄せるまでに数日かかってしまうケースも発生していました。
そこで同社は、請求書の電子化と電子帳簿保存法への対応を目指し、「invoiceAgent」の導入を決定しました。
導入後、各支店で受領した請求書をOCR機能でデータ化し、タイムスタンプを付与して保管する仕組みが完成。
過去の月報兼請求書に関する協力会社からの問い合わせにスムーズに対応できるようになり、過去に受領した書類の電子化が進むことでさらなる効果が生まれると見込んでいます。
▼事例詳細はこちら
株式会社ロジクエストのinvoiceAgent導入事例をもっと見る
まとめ
今回は、請求書受領システムのメリットや選定のポイント、請求業務を効率化するためのポイントについてご紹介しました。
請求書にまつわる業務を効率化していくためには、取引先から受領する請求書だけでなく、自社からの請求書発行や保管についても電子化することが大切です。
請求業務に課題を感じている企業は、今回ご紹介した「invoiceAgent」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
