請求書発行システムとは?
請求書発行システム(請求書発行サービス)とは、請求書発行に関わる業務を電子化・自動化するためのシステムです。
製品によって機能や特徴は異なりますが、システム上で請求書を作成したり、取引先へと配信したり、さらには外部システムと連携して請求書発行を自動化したり、といったことが可能です。
近年、テレワークの普及やSDGsへの関心の高まりとともに、請求書発行システムを利用して請求書発行におけるペーパーレス化を促進する企業は増えつつあります。
また、電子帳簿保存法の改正、そして2023年10月に開始されたインボイス制度も、請求書発行システムへの注目度が高まっている要因と言えます。
2022年1月に実施された電子帳簿保存法の改正によって、請求書を含む国税関係帳簿書類を電子保存するための要件が従来よりも大幅に緩和されました。
一方で、インボイス制度の開始後、請求業務は今まで以上に負担が増加すると予想されており、その負担を解消するには請求書の電子化が有効です。
つまり、請求書を電子化することのハードルが低くなったとともに、電子化によって請求業務を効率化する必要性が高まっていると言えるでしょう。
電子帳簿保存法やインボイス制度について知りたい方は、以下の記事をあわせてお読みください。
請求書発行システムを利用するメリット
請求書発行システムを利用することで、以下のようなメリットが期待できます。
- 請求業務の効率化
- 請求業務に関わるコスト削減
- テレワークの促進
では、請求書発行システムを利用するメリットについて詳しく確認していきましょう。
請求書発行の効率化・迅速化
請求書発行システムを導入することで、請求書発行に関わる業務の効率化・迅速化を図ることができます。
たとえば、紙ベースの請求書発行で発生していた印刷や押印、封入封緘などの作業が不要になり、請求書の発行をPCなどのデバイス上で完結することができます。
手作業や目視による確認作業で発生しがちなヒューマンエラーのリスクを軽減でき、外部システムとの連携によって請求書発行自体を自動化することも可能です。
請求業務に関わるコスト削減
請求書発行システムを利用することで、紙ベースの請求書で発生していたコストを削減することが可能です。
たとえば、紙やインク代などの印刷費や、封筒代や郵送費などの配送コストを削減できるほか、発行済みの請求書写しを保管しておくための備品代や設備コストも節約することができます。
また、先述した業務効率化・迅速化によって請求書発行に関わる作業工数が短縮されれば、人的コストの削減にもつなげることができるでしょう。
テレワークの促進
請求書発行システムを導入することで、テレワークの促進につなげることができます。
先述の通り、紙ベースで請求書を発行していると、印刷や押印、封入封緘などの作業が発生するため、自宅などのテレワーク環境では作業を完結できないケースが珍しくありません。
請求書発行システムを導入し、ノートPCなどのモバイル端末から請求書を発行できる環境が整えば、テレワーク時でもオフィスと同じように請求書発行業務を行うことができるでしょう。
請求書発行システム選びのポイント
次は、請求書発行システムの選定時にチェックすべきポイントとして、以下の3点について説明します。
- JIIMA認証の有無を確認
- インボイス制度への対応可否
- 電子化できる業務範囲や拡張性
では、各ポイントについて見ていきましょう。
JIIMA認証の有無を確認
請求書発行システムを選ぶ際は、「JIIMA認証」の有無がひとつの基準となります。
JIIMA認証とは、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会による認証制度で、電子帳簿保存法(通称:電帳法)の法的要件を満たすソフトウェア・サービスに与えられます。
JIIMA認証を取得している請求書発行システムであれば、請求書発行の電子化に伴い必要になる電帳法対応の運用体制をスムーズに整えることができるでしょう。
インボイス制度への対応可否
インボイス制度への対応可否についても、請求書発行システムの選定時に確認すべきポイントと言えます。
インボイス制度が開始した2023年10月以降、請求書の形式や、請求処理のフローに変更が生じます。
そのため、インボイス制度で用いられる適格請求書(通称:インボイス)の要件を満たすフォーマットを利用できるかどうかはもちろん、電子インボイスの標準仕様である「Peppol」経由のデータ送受は可能かなど、インボイス制度を見据えた機能を備えているか確認することをおすすめします。
電子化できる業務範囲や拡張性
請求書発行システムを選ぶ際は、電子化・効率化したい業務範囲を明確にした上で自社にあったシステムを選定することが大切です。
請求書のフォーム設計・出力までを電子化したいのか、取引先への配信までを電子化したいのか、あるいは請求書以外の関連書類のやり取りも電子化したいのかなど、自社の目的にあった機能を持つシステムを比較・検討しましょう。
また、システムの拡張性についても確認すべきポイントです。
外部システムやクラウドサービスと柔軟に連携できる請求書発行システムであれば、業務を電子化・自動化できる範囲をさらに広げることができるでしょう。
請求書発行だけでなく受領・保存も電子化することが大切
ここまでは、請求書発行に焦点を当てて解説してきましたが、請求書の受領や保存に関しても一緒に電子化していくことが大切です。
自社で発行する請求書および写しはデータ、受領する請求書は紙媒体となると、かえって運用・管理が煩雑化してしまい、業務効率の低下や現場の混乱を招く恐れがあります。
また、紙媒体の請求書を受領したり確認したりするためだけに出社せざるを得ないなど、テレワークの定着・促進を妨げる要因にもなりかねません。
請求書の発行だけでなく、受領・保存に関しても電子化・ペーパーレス化を進めることで、上記のような事態を回避し、請求に関わる一連の業務を効率化していくことが可能になります。
請求業務の電子化なら「invoiceAgent」
次は、請求に関わる一連の業務を電子化するソリューションとして、ウイングアーク1stが提供する「invoiceAgent(インボイスエージェント)」をご紹介します。
請求書の送受信を電子化する「invoiceAgent 電子取引」
「invoiceAgent 電子取引」は、請求書などの企業間取引文書の送受信を電子化するソリューションです。
「invoiceAgent 電子取引」に帳票データのCSVファイルをアップロードするだけで、事前に作成した帳票設定に従ってPDFファイルを生成することができ、Web上での請求書の発行・受領が行えます。
さらに、送る側・受け取る側のどちらも電子帳簿保存法に対応することができ、2023年10月開始のインボイス制度に対応する機能も搭載予定となっています。
「Peppol」経由のデータ送受に対応しており、受領した適格請求書のデータ化や適格請求書発行事業者の登録確認も「invoiceAgent」上で行えるため、インボイス制度開始に向けた準備としても有効です。
文書データの一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」
「invoiceAgent 文書管理」は、請求書などの文書データの一元管理を実現するソリューションです。
「invoiceAgent」で発行・受領した文書データはもちろん、他システムで作成・出力した文書データもまとめて取り込み、指定したルールに基づき自動で仕分け・保存を行います。
高度な検索機能を備えており、複数条件を組み合わせた検索にも対応しているので、必要に応じて文書を速やかに参照・出力することができます。
さらに、文書の保存期間に応じた自動削除機能や、改ざんの防止・検知に役立つ証跡管理機能も搭載しているので、請求書をはじめとした文書のライフサイクルを効率的に管理することができるでしょう。
紙の請求書をデータ化するなら「invoiceAgent AI OCR」
「invoiceAgent AI OCR」は、紙の文書を高精度にデータ化するソリューションです。
5つのOCR/AI OCRエンジンを搭載しており、読み取り画像の歪みや傾きを自動補正する機能も備えています。
文書の種類に応じて適切なOCR/AI OCRエンジンの選択や、1つの読み取り項目に対して複数のOCR/AI OCRエンジンによる処理を実行することもできます。
これらの特徴により活字・手書きを問わず文字認識率の低下を防ぎ、紙媒体で受領したり保存したりしている請求書を高い精度でデータ化することが可能です。
「invoiceAgent」を活用した請求書発行の電子化事例
最後に、「invoiceAgent」を活用して請求書発行の電子化・効率化を実現した企業事例をご紹介します。
タイトなスケジュールだった請求書発行業務から解放(JFEスチール)
世界有数の鉄鋼メーカーであるJFEスチール株式会社は、「invoiceAgent」の導入によって請求書のWeb配信を実現しました。
同社では従来、請求書を紙ベースで運用しており、請求書の発行や問い合わせ対応を人手で行っていました。
しかし、鉄鋼業界では「20日締め月末払い」という商習慣が強く根付いており、月末の請求業務はタイトなスケジュールで、郵送によるタイムラグが課題となっていました。
そうしたなか、新型コロナウイルス感染症の流行により、請求書を電子データで受け取りたいという取引先が増加。
連続帳票で出力される請求データを分割・PDF化して送る作業は負担が大きく、コロナ禍であっても出社対応しなければならない状況が発生していました。
そこで同社は、請求書をWebで配信する仕組みを構築するため、「invoiceAgent」の導入を決断しました。
連続帳票であっても自動で分割することができ、請求書発行当日に取引先に請求情報を配信可能になったことで、業務負荷が軽減されたと同時に、早急かつ正確に請求情報を取引先に届けなければならないという心理的プレッシャーからも解放されています。
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請求書の発行・郵送業務のデジタルシフト(三井住友ファイナンス&リース)
国内トップクラスの総合リース会社である三井住友ファイナンス&リース株式会社は、「invoiceAgent」の活用によって請求書の発行・郵送業務のデジタルシフトを推進しました。
同社では従来、請求書の発行・郵送業務を紙ベースで行っており、郵送によるタイムラグや印刷・発送コストが大きい点が課題視されていました。
さらに、コロナ化に突入したことでリモートワークが広まりつつあるなか、紙の請求書発行・郵送業務のために出社しなければならない状況が発生していました。
そこで同社は、請求書などの帳票を電子配信に切り替えるため、「invoiceAgent」導入を決定。
まずはメーカー・販売会社への支払通知書を、続いてリース契約者への請求書の一部の電子配信を開始しました。
第一弾の支払通知書はすでに1,200件の取引先が電子配信に切り替えており、第二弾の請求書に関しては約5万件の取引先への展開を目指しています。
今後、請求書や支払通知書以外の帳票にも適用範囲を拡大することを検討しており、従来の発送業務委託費と郵送料金のコストを年間で最大1億円削減することを目標にペーパーレス化を推進しています。
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請求書発行業務を紙からWeb配信に切り替え(エムオーテックス)
「LanScopeシリーズ」をはじめとしたソフトウェアの開発・販売を手掛けるエムオーテックス株式会社は、「invoiceAgent」の導入により請求書発行業務を紙からWeb配信に切り替えました。
従来の紙ベースでの請求書発行業務は、経理部門の担当者2名が毎月40時間程度かけて行っており、人的ミスの発生リスクも懸念されていました。
そうしたなか、新型コロナウイルス感染症の流行でリモートワークが普及し、一部の取引先に対してメールで請求書を送付することになりました。
紙の請求書発行業務に加えてメールの本文や送付先、添付ファイルのダブルチェックが必要になり、請求書発行業務の負担が増加してしまいました。
そこで同社は、「invoiceAgent」を活用して請求書をWeb配信するための仕組みを構築。
導入後、請求書発行業務の工数は従来の半分まで減少したほか、わざわざ出社して作業を行う必要がなくなるなど、大きな効果を実感されています。
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まとめ
今回は、請求書発行システムに焦点を当てて、そのメリットや選定時のポイント、請求業務の効率化に役立つソリューションをご紹介しました。
インボイス制度の開始に伴い、請求業務の効率化は多くの企業にとって優先的に取り組むべき課題となっています。
請求業務を効率化したいと考えている企業は、今回ご紹介した「invoiceAgent」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。