請求書をPDFで送るのは法的に有効？メリットや注意点、PDF化の方法を解説！

請求書のPDF化に関するよくある疑問

まずは、請求書のPDF化に関する4つの疑問点について解説していきます。

PDFの請求書は法的に有効？

「従来の紙の請求書ではなく、PDFのような電子データでも法的に有効なの？」という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

じつは、請求書の発行は法的に義務付けられているものではなく、紙に印刷された請求書でも、PDF化した請求書データであっても有効です。

請求書をPDF化してメールで送付する場合も、あるいは電子帳票システムなどでWeb配信する場合でも、従来の紙による送付と法律上の有効性は同様です。

PDFの請求書に印鑑は必要？

紙・PDFを問わず、請求書に印鑑を押さなければならないという法的義務はありません。

とはいえ、請求書への押印は日本の商習慣として広く定着しており、偽造防止の観点でも一定の効果が期待できます。

請求書への押印を必須としている企業もあるため、PDF化した請求書であっても社印（角印）を付けることをおすすめします。

PDFの請求書に社印（角印）を付ける方法は、「請求書をPDFに変換する際に画像データの印影を貼り付ける」のが一般的です。

請求書をPDF化しても原本保存は必須？

税法上、請求書などの帳簿書類は7年間の保存が義務付けられています。

紙媒体での保管が原則ではありますが、電子帳簿保存法の「電子取引」要件を満たすことで、PDFなどの電子データとして保存することも可能です。

以下の記事では、2022年1月に改正された電子帳簿保存法の概要や、対応のポイントを詳しくご紹介しています。あわせてご確認ください。

なお、受け取り側の企業も請求書を電子データとして保存する場合には、送付側と同様に電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法への対応が難しい取引先に対しては、紙の請求書での対応を継続するなど、柔軟な対応を心掛けましょう。

請求書に必要な記載項目

紙の請求書であっても、PDF化した請求書であっても、記載するべき項目に違いはありません。そのため、請求書をPDFでの発行に切り替える際は、従来の請求書フォーマットをそのまま利用することが可能です。

ただし、2023年10月よりインボイス制度の開始に伴い、仕入額控除を受けるためにはこれまでの「区分記載請求書」にいくつかの記載項目が加わった「適格請求書（通称：インボイス）」が必要になります。

※太字部分が追加箇所

そして、インボイスもPDFファイルとして発行・授受することが可能です。
インボイス制度の開始後は請求業務がこれまで以上に煩雑化することが予想されており、請求・支払業務の効率化・負担軽減を目的に、インボイスをPDF化して送受信・管理する仕組み構築を検討する企業が増えてきています。

PDFで請求書を発行するメリット

請求書をPDFで送ることが可能だと分かりましたが、PDF化することでどのようなメリットが期待できるのでしょうか。

主なメリットとして、以下の5点を挙げることができます。

各メリットについて詳しくご説明します。

コスト削減

請求書発行を紙からPDFに移行することで、コストを削減することができます。

用紙代やインク代などの印刷コスト、封筒代や郵送代などの配送コスト、さらに保管スペースやキャビネット・ファイルなどの設備・備品コストを削減可能です。

また、これまで押印や封入、投函などの業務で発生していた人的コストの節約にもつながり、その工数を別の業務に割り当てることもできるでしょう。

請求業務の迅速化

請求書をPDF化することで、請求業務の迅速化にもつながります。

紙の請求書の場合、郵送手続きから取引先の手元に届くまでに、数日間のタイムラグが発生してしまいます。

また、紙の請求書の場合、修正や再発行が必要になった際に、内容を修正のうえプリントアウトし、封入や投函といった対応が必要になります。

一方で、PDFデータであれば、メールやクラウドサービスで取引先に配信することができ、発行した請求書をリアルタイムで共有できるでしょう。

記載内容に誤りがあった場合も、修正データを再送付するだけなので速やかに対応することが可能です。

検索性が高い

紙の請求書に比べて検索性が高い点も、PDF化した請求書のメリットだと言えます。

請求書を紙で管理している場合、過去の請求書を閲覧する際には大量の書類から探し出す必要があります。

PDF化した請求書であれば、ファイル名で検索することができ、必要なデータを速やかに確認することができます。
過去の発行・受領した請求書について社内から問い合わせがあった際や、監査などで提出を求められた際も速やかに必要なデータを参照・出力することができるでしょう。

また、請求書PDFをメールで送付する場合には、データの送信履歴を容易に確認することができます。さらに、Web配信サービスを利用していれば、相手先が請求書データをダウンロードしたかどうかも確認可能です。

容易に改ざんできない

ExcelやWordを使って作成した請求書をそのままメールで送信すると、記載内容を簡単に変更することができてしまいます。

一方、PDFデータは修正や改ざんが難しく、請求書の電子データ化に適したフォーマットだと言えます。

また、電子帳票システムでタイムスタンプを付与することで、電子データの「存在時刻」と「非改ざん性」が担保され、より効果的な不正対策として機能します。

テレワークの促進

請求書をPDF形式で運用することで、テレワークの促進にもつなげることができます。

紙ベースの請求書関連業務では、印刷した請求書を封入封緘して投函する必要があるため、在宅勤務などのテレワークでは作業を完結するのが難しいケースもあるでしょう。
PDFの請求書であれば、印刷や封入封緘といった作業が不要で、インターネットを介して取引先に送付することができ、テレワークでも作業を完結することができます。

紙の請求書からPDFの請求書発行に変える方法

紙の請求書からPDF形式での請求書発行に切り替えるためには、どういった方法があるのでしょうか。

次は、紙での請求書発行方法を以下の2パターンに分け、PDF化する方法をご紹介します。

• ExcelやWordで作成後に印刷している場合
• 印刷機から紙の請求書が出力されるシステムの場合

ExcelやWordで作成後に印刷している場合

現状、ExcelやWordなどを使って請求書を作成している場合は、Excelファイルをそのまま取引先に送付するのではなく、PDFファイルとして書き出してから送付します。

ただし、PDFに変換したファイルがExcelやWord上の表示とは異なるケースもあるため、書き出したPDFファイルが正常に表示されることを送付前に確認しておきましょう。

印刷機から紙の請求書が出力されるシステムの場合

社内に導入されているシステムを操作し、印刷機から請求書をプリントアウトする仕組みとなっている場合、上位システムの出力設定をPDFに変更する必要があります。情報システム部門などの担当部門に依頼し、PDFで出力されるように設定変更してもらいましょう。

システム側の出力設定を変更することが難しい場合には、請求書の帳票データ（CSV）をもとに、帳票ツールを使ってPDFの請求書を作成する必要があります。

請求書をPDFで発行する際に気をつけるポイント

請求書をPDFで発行する体制へ移行する際には、いくつか注意点が存在します。
無用なトラブルを防ぐためにも、注意すべきポイントを事前に確認しておきましょう。

取引先の事前了承を得る

PDFによる請求書発行に切り替える際は、事前に取引先からの了承を得ておきましょう。

取引先の了承を得ないまま請求書のPDF化を進めてしまうと、取引先を戸惑わせてしまう恐れがあり、場合によっては請求書が送付されていることに気付かない可能性もあります。

また、紙の請求書原本を必須としている企業も少なくないため、引き続き紙での請求書発行が必要になるケースがあります。

事前に請求書をPDFで発行する旨を告知し、PDFでの送付に切り替え可能な取引先と、紙での送付を継続する取引先を把握しておきましょう。

PDFファイルにパスワードを設定する

請求書をPDF化して送付する際は、セキュリティ対策を徹底しましょう。

請求書には取引内容や金額、口座番号などの機密情報が含まれています。メールに添付して送付するのであれば、PDFファイルもしくは圧縮したzipファイルにパスワードを設定しましょう。もちろん、開封用のパスワードは同一メールに記載せず、別途送信する必要があります。

ただし、このようなメールにファイルを添付してパスワードを別途送信する方法、いわゆる「PPAP」というファイル共有方法は、近年セキュリティの脆弱性が指摘されています。
PPAPによるファイル共有を禁止している企業も増えてきているため、請求書電子化サービスやクラウドサービスによるファイル共有が推奨されます。

なお、請求書電子化サービスを利用する場合には、専用画面を介して請求書データをやり取りするため、個別にパスワードを設定する必要がありません。

取引先が増えるほど個別にパスワード設定を行う負担が大きくなるため、請求書をPDFで送付する取引先が数十社以上になるのであれば、請求書電子化サービスでのWeb配信を検討しましょう。

ツールの散在には注意が必要

2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正によって、電子取引で授受した取引情報は電子データとして保存することが義務付けられました。
つまり、PDFで請求書を発行・授受する場合には、書面に印刷して保存することは原則認められず、電子データのまま保存しなければなりません。

そのため、ツールを使って請求書発行をPDF化したいのであれば、請求書PDFの保存・管理も一貫して行えるツールを選択することをおすすめします。

ウイングアーク１ｓｔが2023年4月に行った調査によれば、請求書などの電子帳票の保管・管理と受け取りで異なるツールを利用している人のうち、90.8％が「業務効率の悪さ」を感じており、76.6%が「情報漏洩リスクの高まり」を実感しています。
請求書をPDF化して業務効率を高めていきたいと考えるならば、データの送受信と保管・管理をひとつのプラットフォーム上で行えるツールを選択することが大切と言えるでしょう。

▼調査の詳細はこちら
「企業間取引の電子化に関する実態調査」を実施 | ウイングアーク１ｓｔコーポレートサイト

紙で保存している請求書をPDF化する方法

ここまでは、主に請求書をPDFで発行する方法や注意点についてお伝えしてきました。

では、取引先から受領した紙の請求書や、自社で保存している紙の請求書の写しをPDF化することはできるのでしょうか。

すでに紙媒体で保存している請求書（および写し）は、スキャナや複合機でスキャンすることでPDF化することができます。

ただし、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件への対応は必須となります。

JIIMA認証（電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証）を取得しているサービスを利用するなどして、スキャナ保存要件を満たす運用体制を整えましょう。

請求業務の電子化なら「invoiceAgent」

次は、請求書のPDF化から送受信、管理までを実現するソリューションとして、ウイングアーク１ｓｔが提供する「invoiceAgent（インボイスエージェント）」をご紹介します。

先述した通り、請求書をPDFファイルとして発行・保存するためには、電子帳簿保存法への対応が必要です。

「invoiceAgent」はJIIMA認証を取得しているソフトウェアなので、請求業務の電子化と同時に、電子帳簿保存法やインボイス制度などの関連法への対応も実現します。

では、「invoiceAgent」の特徴を見ていきましょう。

請求書PDFの送受信なら「invoiceAgent 電子取引」

PDF化した請求書の送受信を効率化したいのであれば、「invoiceAgent 電子取引」の活用をおすすめします。

「invoiceAgent 電子取引」は、ウイングアーク１ｓｔが提供する電子取引プラットフォームで、請求書などのPDFデータをアップロードするだけで取引先との間で送受信を行うことができます。

現状の業務フローやレイアウトを大きく変えずに電子化

「invoiceAgent 電子取引」は、現状の業務運用を大きく変えることなく電子化・自動化することが可能です。

簡易承認フロー機能や画像イメージ付与機能が備わっているため、請求書発行に伴う回覧・承認フローや押印作業をシステム上で再現することが可能です。

また、既存の請求書レイアウトを変更せずに利用できるので、現場の混乱を防ぎつつスムーズに運用開始することができます。

大量の書類も取引先ごとに自動で分割、作業負担と人的ミスを防止

請求書を紙ベースで運用している場合、取引先が増えるほど封入封緘や郵送手続きなどの業務負担が大きくなります。

「invoiceAgent 電子取引」は、請求書データが1つのファイルにまとまっていても取引先ごとに自動で仕分け可能です。

そのため、手作業による負担や人的ミスを軽減することができ、取引先の数に関わらず効率的に請求業務を行うことができます。

Web配信と郵送のハイブリッド運用が可能！

「invoiceAgent」では、専用サイトを介して請求書などの帳票書類をWeb配信できます。
PDFファイルをアップロードするだけで帳票データを配信・受信することができ、発行した帳票（写し）も受領する帳票も電子帳簿保存法対応が可能です。

また、書面での郵送サービスもあわせて利用できるため、Web配信と郵送のハイブリッド運用が可能です。

一度にすべての請求書をWeb配信に切り替える必要がないため、取引先の負担に配慮したスモールスタートを実現することができます。

紙の請求書をデータ化するなら「invoiceAgent AI OCR」

紙で受領・保存している請求書（および写し）をPDFデータ化するのであれば、「invoiceAgent AI OCR」の利用がおすすめです。

高精度な5つのOCR／AI OCRエンジンを搭載しており、読み取り項目に応じて最適なOCR／AI OCRエンジンを選択したり、1つの読み取り項目に対して複数のOCR／AI OCRエンジンによる処理を実行することもできます。

また、読み取り画像の歪みや傾きを自動で補正する機能を備え、文字認識率の低下を防止します。

これらの特徴により、活字・手書き文字を問わず高い精度で文書をデータ化し、データ入力の効率化やRPAによるデータ連携の自動化を実現可能です。

文書データの一元管理なら「invoiceAgent 文書管理」

PDF形式の請求書など、文書データの一元管理を目指すのであれば、「invoiceAgent 文書管理」の利用をおすすめします。

OCR機能でデータ化した文書や、他システムで作成・出力した文書をまとめて取り込み、設定したルールに基づき自動で仕分け・保存を実行します。

保存した文書は高度な検索機能によって速やかに参照・出力することが可能です。取引先名や日付、金額などの複数条件を組み合わせて検索することができます。

また、保存期間を満たした文書の自動削除機能や、改ざんの防止・検知に役立つ証跡管理機能も備えているため、安全かつ効率的な文書管理を実現します。

「invoiceAgent」で請求業務の電子化を実現した事例

最後に、「invoiceAgent」を利用して請求書の発行・保存を電子化した事例をご紹介します。

請求書のWeb配信で業務負担を削減（JFEスチール）

鉄鋼メーカーのJFEスチール株式会社は、「invoiceAgent」で請求書をWeb配信する仕組みを構築しました。

同社では以前、請求業務を紙ベースで行っており、請求書の発送や請求内容に関する問い合わせ対応を人手で対応していました。
鉄鋼業界では「20日締め・月末払い」という商習慣が浸透しており、請求業務のスケジュールはタイトで、郵送によるタイムラグが課題となっていました。
さらに、コロナ禍に突入したことで、請求書を紙ではなく電子データで受け取りたいという取引先の需要が増加。
連続帳票として出力される請求データを取引先ごとに分割し、PDF化して送付する作業が大きな負担となっていました。

これらの課題を解消するため、請求書をWeb配信する仕組みを構築するため、「invoiceAgent」を導入しました。
製品選定にあたっては、連続帳票を自動で分割可能な点、そして電帳法対応で必要になるOCR機能やタイムスタンプ機能を利用できる点が決め手となりました。

「invoiceAgent」の導入後、請求業務の負荷が軽減し、タイトな請求スケジュールによる心理的プレッシャーからも解放されています。

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JFEスチール株式会社のinvoiceAgent導入事例をもっと見る

電帳法対応で月7,000枚の請求書を電子化（ロジクエスト）

物流会社の株式会社ロジクエストは、紙で受領する請求書の電子化と電帳法対応を図り、「invoiceAgent」を導入しました。

同社には、全国5,500以上のドライバーや協力会社から毎月約7,000枚の月報兼請求書が各支店に届き、2ヶ所の倉庫を借りて保管していました。
しかし、過去の書類を参照する際に探し出す負担が大きく、支店によって請求書の管理フローが異なるなどの課題がありました。

そこで同社は、請求書兼月報の電子化および電帳法対応を目指し「invoiceAgent」を導入。
月報件請求書の電子データをOCR機能でデータ化し、タイムスタンプを付与して保管する仕組みを構築しました。

導入後、コピー用紙の発注量が削減されたほか、問い合わせ対応のための書類検索が効率化されるなど、ペーパーレス化の効果を得ています。

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取引先からの請求書受領を電子化（西武ホールディングス）

グループ一丸となって「デジタル経営」を推進する株式会社西武ホールディングスは、「invoiceAgent」の導入によって取引先からの請求書受領を電子化することに成功しました。

同社では、2019年にERPパッケージ「Biz∫」を導入するなど会計システムの刷新に取り組んできました。
しかし、2019年時点では電子帳簿保存法の要件ハードルが高く、取引先から受領する請求書の電子保存は見送りとなっていました。

そうしたなか、コロナ禍に突入してテレワークの必要性が高まったこと、そして電子帳簿保存法の改正が決まったこともあり、受領する請求書を電子保存する仕組み構築を決断。
すでに導入していたERPパッケージ「Biz∫」との連携が容易で、取引に紐づく文書の一元管理やインボイス制度・電子帳簿保存法に対応する点を評価し、「invoiceAgent」の導入に至りました。

取引先がPDF形式で請求書を発行・アップロードさえすればそのまま受領でき、「Biz∫」で起票された会計伝票に添付ファイルとして紐づけることによってスムーズな作業が可能になりました。
現在、グループ23社で「invoiceAgent」を利用しており、将来的にはグループ40社への展開を想定するなど、グループ全体の「デジタル経営」推進に「invoiceAgent」を役立てています。

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株式会社西武ホールディングスのinvoiceAgent導入事例をもっと見る

請求書などの書類をPDFで一括送信できる仕組みを構築（クリアコンサルティング）

税務顧問業務をはじめ、企業の状況に応じた多彩なサービスを提供する税理士法人クリアコンサルティングは、「invoiceAgent」の導入により請求書および関連書類を一括送付する仕組みを構築しました。

同社では、すでに利用している会計システムで請求書発行自体は電子化できていたものの、社会保険関係の手続きや給与計算などの業務を代行した場合にはエクセルで作成した請求明細も添付しなければならず、請求書・請求明細・事務所通信の3点を封入封緘して発送する作業が発生していました。
この作業は毎月150～200件ほど発生し、担当者の負担が大きく休暇が取りにくい状況となっていました。

そこで同社は「invoiceAgent」を導入し、請求書および関連書類をPDFで一括送信できる仕組みを構築。
請求書の送付作業が大幅に効率化されたことで担当者の負担が減少し、印刷・郵送コストの削減にも効果を実感しています。

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税理士法人クリアコンサルティングのinvoiceAgent導入事例をもっと見る

まとめ

今回は、請求書のPDF化に焦点を当て、基礎知識や対応方法についてご紹介しました。

ペーパーレス促進によるコスト削減や業務効率化が重要視される昨今、請求書のPDF化に着手する企業はますます増加することが予想されます。

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度への対応に向けて、記事内で紹介した「invoiceAgent」を活用した請求業務の電子化・効率化を検討してみてはいかがでしょうか。